QMP thường được phát triển bởi một nhà thầu và được xem xét bởi khách hàng. Chất lượng là mức độ mà dự án đáp ứng các yêu cầu.

• Định nghĩa: Quản lý chất lượng là hành động giám sát tất cả các hoạt động và nhiệm vụ phải được hoàn thành để duy trì mức độ xuất sắc mong muốn. Điều này bao gồm việc xác định chính sách chất lượng, tạo và thực hiện lập kế hoạch và đảm bảo chất lượng, kiểm soát chất lượng và cải tiến chất lượng.
• Định nghĩa: Kế hoạch quản lý chất lượng (QMP) ghi lại quá trình đảm bảo đo lường chất lượng được thực hiện trong một dự án bằng cách xác định phương pháp luận chất lượng, tiêu chuẩn, tiêu chí, hoạt động, kỳ vọng, công cụ và nguồn lực, báo cáo và hành động khắc phục. QMP đóng vai trò là nền tảng để quản lý chất lượng cho bất kỳ dự án nào.

Mục đích của Kế hoạch quản lý chất lượng (QMP)

Mục đích của QMP là mô tả chất lượng sẽ được quản lý như thế nào trong suốt vòng đời của dự án. Lập kế hoạch quản lý chất lượng xác định các chính sách và thủ tục chất lượng liên quan đến dự án đối với cả sản phẩm bàn giao và quy trình dự án, xác định ai chịu trách nhiệm về việc gì và lập tài liệu tuân thủ.

Mẫu Kế hoạch Quản lý Chất lượng (QMP)

Mẫu là một nơi tuyệt vời để bắt đầu khi phát triển QMP. Nó cung cấp một nền tảng nhất quán cho người quản lý chương trình và các thành viên trong nhóm trong việc phát triển kế hoạch. Nó đảm bảo rằng tất cả các yếu tố chính của một kế hoạch được viết tốt đều được giải quyết.

Một tổ chức nên áp dụng mẫu QMP riêng cho các chương trình của mình để mang lại sự nhất quán và đáp ứng các nhu cầu cụ thể của mình.

Bản mẫu tham khảo: Mẫu Kế hoạch Quản Lý Chất Lượng Dự Án.

Tại sao phải có Kế hoạch quản lý chất lượng (QMP)

Chất lượng là thước đo cung cấp các sản phẩm không có khiếm khuyết, thiếu sót và các biến thể đáng kể trong giao dịch mua-người mua. Chất lượng cao có được nhờ tuân thủ nghiêm ngặt và nhất quán các tiêu chuẩn có thể đo lường và kiểm chứng để đạt được tính đồng nhất của đầu ra đáp ứng các yêu cầu cụ thể của khách hàng hoặc người dùng.

Điều này đảm bảo rằng sản phẩm tốt nhất đang được phát triển và giao cho khách hàng của bạn. Một QMP tốt sẽ đảm bảo:

• Kỳ vọng của khách hàng được đáp ứng và thỏa mãn
• Giảm chi phí làm lại
• Cải thiện hiệu quả
• Đảm bảo tính thống nhất
• Giảm chi phí!

Các thành phần chính của Kế hoạch quản lý chất lượng (QMP)

Kế hoạch quản lý chất lượng xác định các thành phần chất lượng chính được liệt kê dưới đây:

• Sản phẩm bàn giao dự án & Quy trình dự án: Sản phẩm bàn giao và quy trình chính của dự án phải được đánh giá chất lượng.
• Tiêu chuẩn chất lượng có thể bàn giao: Các tiêu chuẩn chất lượng là “thước đo” được sử dụng để xác định kết quả thành công cho một sản phẩm có thể bàn giao. Các tiêu chuẩn này có thể khác nhau tùy thuộc vào loại dự án công nghệ thông tin.
• Sự hài lòng của khách hàng: Các tiêu chí về sự hài lòng của khách hàng mô tả thời điểm mỗi sản phẩm bàn giao được hoàn thiện và có thể chấp nhận được theo định nghĩa của khách hàng. Sản phẩm bàn giao được đánh giá theo các tiêu chí này.
• Các hoạt động kiểm soát chất lượng: Các hoạt động kiểm soát chất lượng theo dõi và xác minh rằng các sản phẩm bàn giao của dự án đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã xác định.
• Tiêu chuẩn chất lượng quy trình: Tiêu chuẩn chất lượng là “thước đo” được sử dụng để xác định xem các quy trình làm việc của dự án có được tuân thủ hay không.
• Kỳ vọng của các bên liên quan: Kỳ vọng của các bên liên quan mô tả khi một quy trình dự án có hiệu quả như được xác định bởi các bên liên quan của dự án. Một ví dụ là việc xem xét và phê duyệt tất cả các thay đổi có tác động lớn đối với dự án.
• Các hoạt động đảm bảo chất lượng: Các hoạt động đảm bảo chất lượng theo dõi và xác minh rằng các quy trình được sử dụng để quản lý và tạo ra các sản phẩm được tuân thủ và có hiệu quả.

4 bước của phương pháp kế hoạch quản lý chất lượng (QMP)

Bước 1: Lập kế hoạch phát triển QMP

• Xác định các Mục tiêu Chất lượng của khách hàng. Giúp khách hàng thể hiện mong đợi về chất lượng một cách khách quan và định lượng.
• Xác định các tiêu chuẩn nghề nghiệp, bao gồm luật pháp, môi trường, kinh tế, quy tắc, an toàn tính mạng và sức khỏe.
• Cân bằng nhu cầu và mong đợi của khách hàng và các bên liên quan với chi phí, lịch trình và tiêu chuẩn chuyên nghiệp. Đánh giá chi phí và lợi ích của các mục tiêu chất lượng đã chọn và các quá trình được sử dụng để đạt được các mục tiêu.
• Phát triển một kế hoạch và quy trình hiệu quả, bao gồm các quy trình đảm bảo chất lượng và kiểm soát chất lượng, để đạt được các mục tiêu. Xem xét các yếu tố rủi ro/nguy hiểm và mức độ phức tạp của dự án và điều chỉnh các quy trình để cung cấp mức chất lượng cần thiết. Tài liệu trong kế hoạch quản lý rủi ro về bất kỳ thay đổi nào của dự án so với các yêu cầu QMP địa phương.
• Phát triển các ngưỡng đo lường hiệu suất để đảm bảo thống nhất về định nghĩa thành công liên quan đến Mục tiêu chất lượng.
• Đảm bảo sự chứng thực của khách hàng đối với tất cả các mục tiêu chất lượng có trong Kế hoạch quản lý chất lượng.

Bước 2: Thực hiện QMP

• Thực hiện công việc theo Kế hoạch quản lý chương trình (PMP) đã được phê duyệt và các quy trình vận hành tiêu chuẩn.
• Thực hiện dự án là một quá trình năng động. Nhóm quản lý chương trình phải liên lạc, gặp gỡ thường xuyên và thích ứng với các điều kiện thay đổi. Kế hoạch quản lý chất lượng và PMP có thể yêu cầu sửa đổi để đảm bảo rằng các mục tiêu của dự án được đáp ứng.
• Ghi chú lại trong bài học kinh nghiệm.

Bước 3: Thực hiện kiểm tra chất lượng

• Thực hiện đánh giá kỹ thuật độc lập, giám sát quản lý và xác minh để đảm bảo rằng các mục tiêu chất lượng được đáp ứng nhất quán với Kế hoạch quản lý chất lượng của Học khu.
• Kiểm tra hiệu suất so với PMP và các ngưỡng đo lường hiệu suất của Mục tiêu Chất lượng Khách hàng để xác minh rằng hiệu suất sẽ hoàn thành Mục tiêu Chất lượng và để xác minh tính đầy đủ của kế hoạch.
• Chia sẻ kết quả với tất cả các bên liên quan của dự án để tạo điều kiện cải tiến liên tục.

Bước 4: Thực hiện hành động khắc phục nếu cần thiết

• Nếu các ngưỡng đo lường hiệu suất bị vượt quá, hãy thực hiện các hành động khắc phục cụ thể để khắc phục nguyên nhân mang tính hệ thống của bất kỳ sự không tuân thủ, thiếu sót hoặc các tác động không mong muốn nào khác.
• Cải thiện chất lượng tài liệu có thể bao gồm các sửa đổi thích hợp đối với kế hoạch quản lý chất lượng, thay đổi quy trình kiểm soát và đảm bảo chất lượng cũng như điều chỉnh phân bổ nguồn lực.

Kế hoạch Quản lý Chất lượng (QMP) Vai trò và Trách nhiệm

Người quản lý chương trình chịu trách nhiệm cuối cùng trong việc đảm bảo dự án tuân thủ QMP, nhưng họ không phải là người duy nhất. Mọi người tham gia vào một dự án đều có vai trò tích cực trong việc đảm bảo các hoạt động và chức năng có chất lượng được giải quyết.

Một số thành viên khác có vai trò quản lý chất lượng của một chương trình được liệt kê dưới đây.

• Lãnh đạo tổ chức: Lãnh đạo của một tổ chức phải đảm bảo quản lý chất lượng là ưu tiên hàng đầu, đồng thời luôn sẵn có các công cụ và nguồn lực.
• Người quản lý dự án: Phát triển kế hoạch và phương pháp quản lý chất lượng được tuân theo trong một dự án. Chịu trách nhiệm cuối cùng về chất lượng được đáp ứng.
• Người quản lý kiểm soát chất lượng: Đảm bảo rằng tất cả các tiêu chuẩn quản lý chất lượng đang được thực hiện và nêu rõ những thiếu sót cho PM.
• Các thành viên: Tất cả các thành viên dự án chịu trách nhiệm đảm bảo các tiêu chuẩn chất lượng và các quy trình chất lượng tuân theo được đáp ứng trong một dự án.
• Các bên liên quan: Đặt kỳ vọng về chất lượng của một dự án và phê duyệt việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ đó.
• Khách hàng: Cũng đặt ra tiêu chuẩn về chất lượng.

Kiến thức cơ bản cho những người tìm hiểu: Quản lý dự án là gì?

Bài viết Kế hoạch Quản lý Chất lượng (QMP) trong Quản lý dự án đã xuất hiện đầu tiên vào ngày Top 10 bí ấn.

Các kỹ thuật ước tính rất hữu ích để đưa ra quyết định về khả năng tồn tại của dự án của bạn. Nếu bạn quyết định tiếp tục, chúng rất cần thiết để dự báo các dự án một cách chính xác. Hãy xác định các kỹ thuật ước tính dự án, bao gồm danh sách kiểm tra những gì cần ước tính và đưa ra một số kỹ thuật phổ biến hơn mà bạn có thể thực hiện.

Kỹ thuật ước tính dự án là gì?

Kỹ thuật ước tính dự án là công cụ giúp người quản lý dự án dự báo chi phí, thời gian và các biến số khác khi chúng liên quan đến một dự án sắp tới.

Các kỹ thuật ước tính này cho phép dự báo chính xác hơn các yếu tố chính trong mọi dự án và bao gồm chi phí, thời gian, phạm vi, rủi ro, nguồn lực và chất lượng. Các ước tính phân bổ tài nguyên có xu hướng được sử dụng nhiều hơn trong các hoạt động CNTT linh hoạt.

Mục đích của kỹ thuật ước tính dự án là giúp khách hàng hiểu được khoản đầu tư cần thiết để thực hiện dự án. Người quản lý dự án phải bán dự án cho khách hàng và thuyết phục họ rằng họ sẽ nhận được lợi tức từ khoản đầu tư của mình.

Nếu dự án được chấp thuận, người quản lý dự án cần các kỹ thuật ước tính này để tìm ra một kế hoạch khả thi nhằm cung cấp dự án đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.

Cụ thể, các kỹ thuật ước tính dự án bao gồm tính toán sơ bộ về giá cả, thời gian hoặc các khía cạnh khác của dự án có thể đo lường được.

Các kỹ thuật ước tính này cần thiết cho khách hàng, các bên liên quan và quá trình lập kế hoạch dự án bởi vì nếu không có chúng, bạn chỉ đang phỏng đoán. Thay vào đó, các kỹ thuật ước tính dự án cho phép bạn tính toán một con số thực tế.

Danh sách kiểm tra ước tính dự án

Chúng ta đã xem xét các hạng mục thiết yếu nên là một phần của kỹ thuật ước tính dự án của bạn, nhưng sẽ rất hữu ích nếu bạn biết thêm về chúng. Như đã nói ở trên, có 6 lĩnh vực chính cần được ước tính khi nghiên cứu hoặc lập kế hoạch một dự án. Đó là chi phí, thời gian, phạm vi, rủi ro, nguồn lực và chất lượng. Chúng ta hãy xem xét từng yếu tố dự án này kỹ hơn.

1. Chi phí

Chi phí là điều mà hầu hết mọi người nghĩ đến khi họ nghĩ về các kỹ thuật ước tính. Điều này là dễ hiểu vì hầu hết các dự án được thảo luận bằng số tiền. Dự án là một khoản đầu tư và nếu bạn không thể thu được lợi tức từ khoản đầu tư đó, bạn đã không thực hiện một dự án thành công.

Nếu bạn đã quen thuộc với quản lý dự án, thì bạn biết 3 hạn chế: chi phí, phạm vi và thời gian. Đây là 3 lực lượng chính tác động đến bất kỳ dự án nào. Chi phí chỉ đơn giản là tiền; bạn không có đủ để hoàn thành dự án hoặc bạn chi tiêu quá nhiều và dự án kết thúc với chi phí cao hơn nhiều so với dự đoán. Không có kịch bản nào là lý tưởng.

Dự báo chính xác chi phí của dự án trước khi thực hiện là rất quan trọng đối với khách hàng và các bên liên quan của bạn. Con số đó thường xác định xem họ có tiến về phía trước với dự án hay không. Nó cũng giúp bạn quản lý kỳ vọng của khách hàng về dự án, vì vậy việc tìm ra số lượng bạn cần và khi nào bạn cần là những ước tính quan trọng của dự án.

2. Thời gian

Một trụ cột khác của 3 hạn chế là thời gian. Điều này đề cập đến tổng thời gian cần để hoàn thành dự án và các nhiệm vụ kèm theo. Nếu bạn biết nhóm của mình sẽ mất bao lâu để thực hiện nhiệm vụ của họ, những nhiệm vụ đó có thể được đưa vào để đưa ra ước tính thời gian khá chính xác.

Điều này cực kỳ quan trọng đối với người quản lý dự án khi họ bắt đầu hình thành kế hoạch và lịch trình của dự án. Trong khi các nhà quản lý dự án muốn biết một dự án mất bao lâu và các bên liên quan của dự án chắc chắn quan tâm đến thời hạn, có những lý do khác khiến thời gian là một ước tính dự án quan trọng.

Cũng giống như tiền quyết định việc cấp vốn cho dự án, việc biết dự án sẽ mất bao lâu sẽ cho phép người quản lý dự án lên lịch các nguồn lực cần thiết. Việc điều phối các nguồn lực phụ thuộc vào dòng thời gian được phát triển. Thời gian cũng thông báo khi nào sẽ nhận được chìa khóa.

3. Phạm vi

Ràng buộc cuối cùng là phạm vi. Phạm vi dự án chỉ đơn giản là mọi thứ phải được thực hiện trong dự án để nó được chuyển giao thành công. Nói cách khác, các nhà quản lý dự án cần ước tính lượng công việc cần làm để nhận được sản phẩm cuối cùng có thể giao được. Bằng cách thực hiện điều này, bao gồm những nhiệm vụ liên quan, bạn sẽ biết các vật liệu cần thiết để thực hiện dự án.

Phạm vi kết hợp hài hòa với thời gian và chi phí để tạo ra ba ràng buộc và là nền tảng mà bất kỳ kỹ thuật ước tính dự án chính xác nào cũng phải dựa trên đó. Trên thực tế, phạm vi, thời gian và chi phí phụ thuộc lẫn nhau đến mức chúng là chìa khóa để quản lý một dự án.

Ví dụ, nếu một dự án đòi hỏi nhiều thời gian hơn, thì phạm vi hoặc chi phí sẽ phải thay đổi. Điều này cũng đúng nếu chi phí phụ xảy ra. Nó giống như một hành động cân bằng với sự thành công của dự án được nâng đỡ bởi ba chân này. Nhưng điều đó không có nghĩa là chúng là những ước tính duy nhất cần thiết cho các kỹ thuật ước tính.

4. Rủi ro

Không thuộc 3 ràng buộc nhưng tác động không kém là rủi ro dự án. Rủi ro là bất cứ điều gì không mong muốn xảy ra và ảnh hưởng đến dự án. Rủi ro có thể là xấu và hầu hết được coi là tiêu cực, nhưng có những rủi ro tích cực có thể là cơ hội.

Cho dù bạn muốn giảm thiểu hay tận dụng rủi ro, bạn cần phải ước tính những gì có thể xảy ra để chuẩn bị sẵn sàng. Các kỹ thuật ước tính rủi ro liên quan đến việc xác định những gì có thể xảy ra và đưa ra kế hoạch ứng phó với nó. Điều này có thể không bao gồm tất cả các cơ sở, nhưng nó giúp bạn có một vị trí tốt hơn để hành động.

Đây là bước khởi đầu của một kế hoạch quản lý rủi ro. Cũng sẽ có các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm xác định rủi ro và nếu một vấn đề xuất hiện, sẽ có các thành viên trong nhóm sở hữu nó. Điều đó có nghĩa là họ chịu trách nhiệm theo dõi tiến trình của nó khi nó được giảm nhẹ hoặc được sử dụng để tạo lợi thế cho dự án.

5. Nguồn lực

Tài nguyên là bất cứ thứ gì bạn cần để hoàn thành dự án bao gồm nhóm của bạn, vật liệu, thiết bị, v.v. Đương nhiên, các nguồn lực cũng cần các kỹ thuật ước tính. Bạn không muốn bắt đầu thực hiện một dự án mà không biết bạn sẽ cần bao nhiêu nhà thầu phụ hoặc nhóm của bạn sẽ sử dụng phần mềm nào.

Quản lý tài nguyên giúp bạn biết bạn cần gì và khi nào bạn cần để không bị chậm trễ khi các nhóm chờ đợi thiết bị khi làm nhiệm vụ. Bạn cũng cần biết ai có mặt và khi nào để họ có thể được giao công việc. Điều quan trọng là phải biết ai được giao công việc gì để đảm bảo cân đối việc phân bổ của họ.

Rõ ràng là trong khi ba hạn chế đặc trưng cho ba trong số các yếu tố quan trọng nhất để đưa một dự án kết thúc thành công, chúng không đơn độc. Chắc chắn, các nguồn lực là rất quan trọng. Chúng thậm chí có thể khó ước tính hơn vì chúng thường đến từ nhiều nhà cung cấp nằm ngoài tầm kiểm soát của người quản lý dự án.

6. Chất lượng

Cuối cùng, dự án không thành công trừ khi đáp ứng được các kỳ vọng về chất lượng. Bạn có thể giao dự án đúng thời hạn và thậm chí dưới ngân sách, nhưng không đáp ứng được các yêu cầu mà khách hàng của khách hàng hoặc các bên liên quan đặt ra, đó là một dự án thất bại.

Chất lượng được cung cấp dựa trên các quy định hoặc kỳ vọng nhất định, tùy thuộc vào dự án. Có thể có những hạn chế về môi trường hoặc sản phẩm phải hoạt động như quảng cáo. Bất kể những ràng buộc về chất lượng nào, chúng có thể dẫn đến việc đổ nhiều thời gian và tiền bạc hơn vào dự án.

Việc đưa ra một ước tính chính xác về mức chất lượng dự kiến ​​sẽ thông báo cho năm ước tính khác ở trên. Theo một nghĩa nào đó, tất cả 6 ước tính dự án này đều có liên quan hoặc ít nhất là có mối liên hệ với nhau.

Bất kỳ ước tính chất lượng nào mà bạn đưa ra đều chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến chi phí và thời gian, phạm vi có thể xảy ra, rủi ro và nguồn lực của bạn.

Các loại kỹ thuật ước tính dự án

Bây giờ chúng ta đã hiểu những gì chúng ta đang ước tính, hãy xem xét một số kỹ thuật ước tính dự án phổ biến hơn. Các dự án có thể sẽ sử dụng một hoặc nhiều trong số này khi lập ước tính và bạn càng sử dụng nhiều, ước tính của bạn càng có khả năng chính xác.

1. Ước tính từ trên xuống

Ước tính từ trên xuống là một kỹ thuật ước tính bắt đầu với thời gian tổng thể cho dự án và sau đó chia nhỏ thành các giai đoạn, sau đó được chia nhỏ hơn thành các nhiệm vụ. Đây là một kỹ thuật ước tính cổ điển sử dụng giao diện như cấu trúc phân tích công việc (WBS).

Điều này thường được sử dụng khi khách hàng yêu cầu dự án được hoàn thành trong một khung thời gian nhất định. Kỹ thuật ước tính dự án này hoạt động tốt cho tình huống này vì bạn có một khối thời gian và có thể chia nó thành các hoạt động để đáp ứng thời hạn.

2. Ước tính từ dưới lên

Đây là mặt trái của kỹ thuật ước lượng trên. Thay vì chia nhỏ dòng thời gian thành các nhiệm vụ, bạn ước tính từng nhiệm vụ và kết hợp chúng thành một ước tính cho toàn bộ dự án.

Đây là một phương pháp chính xác hơn vì sử dụng các nhiệm vụ nhỏ hơn để xây dựng lịch trình lớn hơn sẽ cho bạn ước tính tốt hơn về thời gian cần để hoàn thành dự án. Vấn đề là kỹ thuật ước lượng này mất nhiều thời gian hơn.

3. Ước tính tương tự

Ước tính tương tự là một kỹ thuật trong đó người quản lý dự án xem xét một dự án tương tự trước đó và nghiên cứu các biến của nó để đưa ra ước tính cho thời gian và chi phí của dự án hiện tại. So sánh này hoạt động tốt nhất khi có nhiều dữ liệu hơn dẫn đến độ chính xác cao hơn.

Đây là một kỹ thuật ước tính từ trên xuống vì người quản lý dự án đầu tiên ước tính chi phí của dự án và sau đó chia nó thành các phần nhỏ hơn. Sẽ rất hữu ích khi sử dụng kỹ thuật ước tính này khi bạn có nguồn lực ước tính hạn chế.

4. Ước tính tham số

Đây là một kỹ thuật ước tính khác tận dụng dữ liệu dự án trong quá khứ. Trong kỹ thuật ước tính này, có những nỗ lực điều chỉnh dữ liệu để phản ánh sự khác biệt giữa dự án cũ và dự án mới mà bạn đang ước tính.

Bằng cách lấy các chi tiết từ dự án trước đó và đánh giá theo tỷ lệ, người quản lý dự án có thể ước tính dự án hiện tại chính xác hơn. Điều này đôi khi được gọi là mô hình tham số.

5. Ước tính 3 điểm

Thường thì khi ước lượng từ dưới lên, ước lượng 3 điểm sẽ được sử dụng. Trong trường hợp này, thay vì ước tính thời gian của một nhiệm vụ đơn lẻ, 3 ước tính được áp dụng. Một là ước tính lạc quan, ước lượng còn lại là bi quan, và cuối cùng là dự đoán có khả năng xảy ra nhất. Giá trị trung bình của chúng sẽ được sử dụng làm ước tính thực tế.

Bạn có thể quen với ước lượng 3 điểm nếu bạn đã từng sử dụng chương trình, kỹ thuật đánh giá và xem xét (PERT). Nó cũng sử dụng cái được gọi là trung bình có trọng số như một kỹ thuật ước tính để dự báo chính xác hơn.

6. Đánh giá của chuyên gia

Tìm kiếm sự trợ giúp của các chuyên gia hoặc những người có kinh nghiệm quản lý loại dự án cho đến nay là kỹ thuật ước tính phổ biến nhất. Nó chắc chắn nhanh hơn và dễ dàng hơn so với việc tính toán. Mọi người có xu hướng tin tưởng những người khác đã trải qua trải nghiệm tương tự.

Đó là một kỹ thuật ước tính linh hoạt mà bạn có thể sử dụng nó để ước tính từ trên xuống hoặc từ dưới lên. Trong một số trường hợp, các chuyên gia và kinh nghiệm không phù hợp với dự án hiện tại của bạn. Các chuyên gia vẫn có thể hữu ích, nhưng ý kiến ​​của họ nên được khắc phục bằng các kỹ thuật ước tính khác.

Tìm hiểu thêm: Nghiên cứu tính khả thi của dự án.

Bài viết Kỹ thuật ước tính dự án: Hướng dẫn nhanh đã xuất hiện đầu tiên vào ngày Top 10 bí ấn.

Do đó, có thể dễ dàng lập luận rằng 3 ràng buộc có thể là khái niệm quan trọng nhất trong lịch sử quản lý dự án. Khi được sử dụng kết hợp với phần mềm quản lý dự án hiệu quả, nó có thể cung cấp cho bạn khả năng thúc đẩy các dự án của bạn thành công.

3 ràng buộc trong Quản lý Dự án là gì?

Vậy, 3 ràng buộc là gì? Điều đó thật dễ dàng, đó là một mô hình về những ràng buộc vốn có trong việc quản lý một dự án. Những ràng buộc đó bao gồm:

1. Chi phí: Các ràng buộc tài chính của một dự án, còn được gọi là ngân sách dự án
2. Phạm vi: Các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành các mục tiêu của dự án
3. Thời gian: Tiến độ hoàn thành dự án

Về cơ bản, 3 ràng buộc nói rằng sự thành công của dự án bị ảnh hưởng bởi chi phí, thời gian và phạm vi của nó. Với tư cách là người quản lý dự án, bạn có thể giữ quyền kiểm soát 3 hạn chế này thông qua sự cân bằng.

Mặc dù đúng là 3 ràng buộc là một phần quan trọng của bất kỳ dự án thành công nào, nhưng nó không quyết định sự thành công. Các dự án được thực hiện từ nhiều phần, nhiều hơn cả 3 phần tạo nên Tam giác dự án. Đó là lý do tại sao một số chuyên gia quản lý dự án đã thêm 3 ràng buộc nữa vào mô hình, để phản ánh tốt hơn các khu vực quan trọng nhất của dự án.

• Chất lượng: Có các tiêu chuẩn chất lượng cho mọi dự án, cho dù sản phẩm cuối cùng của nó là sản phẩm hữu hình hay vô hình. Người quản lý dự án cần có kế hoạch quản lý chất lượng để kiểm soát chất lượng.
• Rủi ro: Rủi ro là cố hữu đối với bất kỳ dự án nào. Đó là lý do tại sao các nhà quản lý dự án cần phải lập một kế hoạch quản lý rủi ro để giải thích các rủi ro của dự án sẽ được xử lý như thế nào
• Lợi ích: Có nhiều loại lợi ích khác nhau thu được từ một dự án. Các nhà quản lý dự án phải đảm bảo rằng các bên liên quan của dự án nhận được lợi ích tài chính tốt nhất có thể.

Bộ ba ràng buộc hoạt động như thế nào?

Như đã nêu ở trên, các nhà quản lý dự án có thể tăng hoặc giảm chi phí, thời gian và phạm vi của một dự án với sự đánh đổi để giữ cho nó đúng tiến độ và ngân sách. Hãy xem cách thức hoạt động của những sự cân bằng trong tam giác dự án này với một số ví dụ.

• Thời gian và Phạm vi: Bạn có thể giảm phạm vi dự án của mình để cũng giảm thời lượng dự án nếu bạn đang chạy chậm tiến độ. Trong trường hợp ngược lại, bạn có thể tăng độ dài của dòng thời gian dự án của mình trong trường hợp các bên liên quan đến dự án đưa ra các hoạt động dự án bổ sung.
• Chi phí và Phạm vi: Bằng cách giảm phạm vi dự án, bạn sẽ cần thực hiện ít nhiệm vụ hơn, có nghĩa là chi phí thấp hơn. Trong trường hợp ngược lại, phạm vi dự án lớn hơn đồng nghĩa với chi phí cao hơn.
• Chi phí và thời gian: Trong một số dự án, thời gian và chi phí có thể liên quan trực tiếp. Ví dụ, chi phí thuê thiết bị hoặc nhân công tỷ lệ thuận với thời gian bạn cần chúng.

Tất cả các kịch bản này đều đang áp dụng 3 ràng buộc để quản lý dự án, nhưng có nhiều khả năng đánh đổi hơn có thể xảy ra trong một dự án, cũng liên quan đến chất lượng, rủi ro và lợi ích.

Bằng cách sử dụng bảng điều khiển quản lý dự án, người quản lý có thể theo dõi dự án khi nó tiến triển. Các chỉ số như lịch trình, chi phí và phạm vi của dự án rất dễ theo dõi. Với thông tin này, người quản lý dự án có thể xác định các vấn đề và điều chỉnh 3 ràng buộc để ngăn những vấn đề đó phát triển thành vấn đề.

Cách quản lý ba ràng buộc

Ràng buộc bộ ba có vẻ đơn giản, nhưng đó chỉ là trên bề mặt.

Phí tổn

Cam kết tài chính của dự án phụ thuộc vào một số biến số. Có các nguồn lực liên quan, từ vật liệu đến con người, tất cả đều bao gồm chi phí.

Ngoài ra còn có các chi phí cố định và biến đổi vốn có trong bất kỳ dự án nào, chẳng hạn như thiết bị hoặc lao động, phải được tính toán. Điều này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc sử dụng lao động hợp đồng hoặc thuê ngoài.

Đây là những gì các nhà quản lý dự án làm để kiểm soát chi phí:

• Ước tính chi phí cho tất cả các nhiệm vụ trong phạm vi dự án
• Tạo ngân sách dự án dựa trên chi phí ước tính của dự án
• Sử dụng ngân sách dự án làm đường cơ sở chi phí, được sử dụng để kiểm soát chi phí trong quá trình thực hiện dự án
• Kiểm soát tất cả các chi phí của dự án để duy trì chi tiêu trong ngân sách dự án
• Điều chỉnh ngân sách dự án khi cần thiết

Phạm vi

Như đã đề cập, phạm vi dự án đề cập đến tất cả các công việc dự án cần thiết để hoàn thành dự án. Quản lý công việc đó là rất quan trọng cho sự thành công của dự án. Khi quản lý phạm vi, điều quan trọng là bạn phải sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của mình, cho phép bạn lập kế hoạch và phân công nguồn lực một cách hiệu quả.

Để quản lý phạm vi, người quản lý dự án:

• Sử dụng kế hoạch quản lý phạm vi để xác định rõ những hoạt động dự án sẽ được thực hiện
• Chia sẻ kế hoạch quản lý phạm vi với tất cả các bên liên quan để mọi người đều ở trên cùng một trang
• Sử dụng các lệnh thay đổi để tránh phạm vi thay đổi và theo dõi tất cả các thay đổi được thực hiện đối với phạm vi dự án
• Quản lý kỳ vọng của các bên liên quan để duy trì phạm vi dự án
• Sử dụng các công cụ và kỹ thuật quản lý tác vụ để theo dõi tất cả các hoạt động của dự án trong phạm vi

Các hành động quản lý phạm vi này được thực hiện bởi các nhà quản lý dự án đều rất cần thiết vì lượng thời gian mà mỗi nhiệm vụ yêu cầu sẽ rất quan trọng đối với chi phí và chất lượng của sản phẩm cuối cùng. Điều này có thể ảnh hưởng lớn đến tiến độ và chi phí, đặc biệt là nếu dự án có quy mô lớn.

Thời gian

Về cơ bản, lịch trình dự án là tiến độ thời gian ước tính được phân bổ để hoàn thành dự án hoặc sản xuất sản phẩm cuối cùng có thể giao được. Thông thường, điều này được xác định bằng cách ước tính đầu tiên thời gian mà mỗi nhiệm vụ dự án sẽ thực hiện.

Cấu trúc phân chia công việc (WBS) được sử dụng để xác định tất cả các hoạt động của dự án. Sau đó, các nhà quản lý dự án có thể sử dụng các kỹ thuật lập lịch trình khác nhau như phương pháp đường dẫn quan trọng hoặc biểu đồ PERT để xác định tổng thời gian của dự án.

Đây là những gì người quản lý dự án làm để kiểm soát tiến độ dự án:

• Sử dụng biểu đồ Gantt để trực quan hóa lịch trình dự án, xác định trình tự nhiệm vụ và theo dõi thời lượng của từng nhiệm vụ
• Tạo chính sách, thủ tục và tài liệu để lập kế hoạch, thực hiện và giám sát tiến độ dự án
• Phân bổ tài nguyên hiệu quả bằng cách sử dụng lịch trình tài nguyên để tránh tắc nghẽn
• So sánh đường cơ sở của lịch trình với tiến độ thực tế để xác định xem các dự án có đang đi đúng hướng hay không

Tìm hiểu thêm: Quản lý dự án là gì?

Bài viết 3 ràng buộc trong Quản lý Dự án: Thời gian, Phạm vi & Chi phí đã xuất hiện đầu tiên vào ngày Top 10 bí ấn.

Lập kế hoạch chiến lược kinh doanh là gì?

Hoạch định chiến lược kinh doanh là quá trình tạo ra một chiến lược kinh doanh và một kế hoạch chiến lược kinh doanh đi kèm để thực hiện tầm nhìn của công ty và đạt được các mục tiêu của công ty theo thời gian. Mục tiêu chính của hoạch định chiến lược là đưa một công ty từ trạng thái hiện tại đến trạng thái mong muốn thông qua một loạt các hành động kinh doanh.

Quá trình hoạch định chiến lược kinh doanh thường bao gồm xác định mục tiêu kinh doanh, thực hiện phân tích SWOT để đánh giá môi trường kinh doanh của công ty và phát triển chiến lược kinh doanh. Đội ngũ lãnh đạo chịu trách nhiệm hoạch định chiến lược kinh doanh, vì nó có ảnh hưởng rất quan trọng đến định hướng chung của một công ty.

Để giám sát việc thực hiện kế hoạch chiến lược kinh doanh, các nhà quản lý cần quản lý thời gian, chi phí và nhiệm vụ. Lập kế hoạch công việc của bạn với các công cụ chuyên nghiệp như biểu đồ Gantt, bảng kanban, danh sách nhiệm vụ và lịch. Sau đó, theo dõi tiến trình của bạn trong thời gian thực để bám sát kế hoạch chiến lược của bạn.

Quy trình lập kế hoạch chiến lược trong 3 bước

Lập kế hoạch chiến lược là rất quan trọng, nhưng nó không cần phải quá phức tạp. Hãy đơn giản hóa quy trình này bằng cách chia nhỏ thành 3 bước đơn giản.

1. Đặt mục tiêu kinh doanh

Mục tiêu kinh doanh chỉ đơn giản là một thành tích mà công ty muốn đạt được trong ngắn hạn, trung hạn hoặc dài hạn. Các mục tiêu kinh doanh có thể có nhiều hình thức như tăng doanh số bán hàng, doanh thu, mức độ hài lòng của khách hàng và định vị thương hiệu, trong số nhiều thứ khác.

2. Tiến hành Phân tích SWOT

Mục tiêu của chiến lược kinh doanh là tận dụng điểm mạnh của doanh nghiệp và giảm thiểu tác động của điểm yếu. Hai thứ đó là yếu tố bên trong. Các điểm mạnh của một công ty có thể trở thành lợi thế cạnh tranh có thể dẫn đến tăng trưởng kinh doanh. Có rất nhiều loại điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp như quy mô, tốc độ hoặc R&D, chỉ cần nêu tên một số loại.

Các mối đe dọa và cơ hội đề cập đến các yếu tố bên ngoài như đối thủ cạnh tranh hoặc một thị trường chưa được khai thác. Một chiến lược kinh doanh thành công xem xét tất cả các yếu tố này để xác định cách một sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ được tạo ra, tiếp thị và bán, và phân tích SWOT là một điểm khởi đầu tuyệt vời.

3. Xây dựng Chiến lược Kinh doanh & Kế hoạch Chiến lược

Sau khi hoàn thành phân tích SWOT, bạn có thể tạo một chiến lược kinh doanh được thiết kế để giúp định vị công ty của bạn trên thị trường. Chiến lược kinh doanh của bạn hướng dẫn cách bạn sản xuất, tiếp thị và bán sản phẩm hoặc dịch vụ của mình dựa trên phân tích bên trong và bên ngoài.

Sau đó, bạn sẽ cần một kế hoạch chiến lược để giải thích cách bạn dự định thực hiện chiến lược kinh doanh đó.

Kế hoạch Chiến lược Kinh doanh là gì?

Kế hoạch chiến lược kinh doanh là một kế hoạch thực hiện nhằm biến một chiến lược kinh doanh thành các hạng mục hành động có thể được thực hiện theo thời gian. Các kế hoạch chiến lược kinh doanh thường được thực hiện trong vòng 3-5 năm.

Làm thế nào để phát triển một kế hoạch chiến lược

Để phát triển một kế hoạch chiến lược, bạn nên tự hỏi mình 3 câu hỏi sau.

1. Doanh nghiệp hiện đang ở đâu? Thu thập càng nhiều thông tin về doanh nghiệp của bạn càng tốt, bao gồm cả hoạt động nội bộ và những yếu tố thúc đẩy lợi nhuận của doanh nghiệp. So sánh doanh nghiệp với các đối thủ cạnh tranh và lưu ý những điểm giống và khác nhau một cách chi tiết. Đây không phải là một nghiên cứu hoạt động hàng ngày, mà là một cái nhìn rộng hơn về doanh nghiệp trong bối cảnh của chính nó và môi trường của nó. Nhưng đừng phát điên lên; thực tế về mục tiêu kinh doanh của bạn. Hãy tách biệt và chỉ trích trong phân tích của bạn.
2. Bạn muốn đi đâu? Bây giờ đã đến lúc quyết định mục tiêu cấp cao nhất của bạn cho tương lai. Bắt đầu với tuyên bố tầm nhìn, mục tiêu, giá trị, kỹ thuật và mục tiêu. Nhìn về phía trước từ 5 năm trở lên để dự báo vị trí bạn muốn doanh nghiệp tại thời điểm đó. Điều này có nghĩa là tìm ra trọng tâm của doanh nghiệp trong tương lai. Liệu trọng tâm đó có khác với hiện tại không, và bạn có những lợi thế cạnh tranh nào trên thị trường? Đây là nơi bạn xây dựng nền tảng và bắt đầu thay đổi.
3. Bạn tới đó bằng cách nào? Khi bạn biết mình đang ở đâu và muốn đi đâu, đã đến lúc bạn phải lập kế hoạch. Những thay đổi nào đối với cơ cấu, tài chính, v.v., cần thiết để doanh nghiệp đạt được điều đó? Quyết định cách tốt nhất để thực hiện những thay đổi đó, khung thời gian với thời hạn và cách tài trợ cho nó. Hãy nhớ rằng, điều này đang xem xét công việc kinh doanh nói chung, vì vậy hãy xem xét những nỗ lực chính như đa dạng hóa, tăng trưởng hiện tại, mua lại và các vấn đề chức năng khác. Phân tích khoảng cách có thể là một trợ giúp lớn ở đây.

Khi bạn đã trả lời các câu hỏi trên và có cách để đạt được các mục tiêu dài hạn được đề ra trong kế hoạch chiến lược, bước tiếp theo là đảm bảo bạn có người phù hợp để quản lý tất cả các bộ phận chuyển động của nó. Họ phải có óc phân tích, tư duy sáng tạo và có thể nắm bắt chi tiết hoạt động.

Điều đó không có nghĩa là kế hoạch chiến lược được chỉ đạo bởi một người. Tốt nhất là không nên làm điều đó một mình; tìm kiếm ý kiến ​​khác. Những người trong tổ chức của bạn, từ dưới lên trên, đều là những nguồn lực tuyệt vời để đưa ra các quan điểm từ quan điểm của họ. Đừng quên tiếp thu lời khuyên của các bên liên quan, bao gồm khách hàng, thân chủ, cố vấn và chuyên gia tư vấn.

Các thành phần chính của Kế hoạch Chiến lược Kinh doanh

Để tạo ra một kế hoạch chiến lược mạnh mẽ, trước tiên người ta phải hiểu rõ về lĩnh vực kinh doanh sẽ mở rộng. Làm thế nào để kinh doanh hoạt động? Doanh nghiệp đứng ở đâu so với các đối thủ cạnh tranh trên thương trường? Một kế hoạch chiến lược được xây dựng dựa trên các yếu tố cơ bản sau:

1. Tuyên bố sứ mệnh: Tuyên bố sứ mệnh mô tả những gì công ty của bạn thực hiện.
2. Tuyên bố tầm nhìn: Tuyên bố tầm nhìn giải thích vị trí mà công ty của bạn mong đợi sẽ ở trong tương lai.
3. Giá trị cốt lõi: Các nguyên tắc hướng dẫn hình thành văn hóa tổ chức của công ty bạn.
4. Mục tiêu kinh doanh: Xem xét sử dụng kỹ thuật thiết lập mục tiêu SMART. Điều này đơn giản có nghĩa là thiết lập các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn mà công ty của bạn muốn đạt được.
5. Phân tích SWOT: Các yếu tố bên ngoài và bên trong tạo nên môi trường cạnh tranh kinh doanh của công ty bạn.
6. Kế hoạch hành động: Kế hoạch phác thảo các bước sẽ được thực hiện để đạt được các mục tiêu kinh doanh của tổ chức bạn.
7. Tài chính: Phần trình bày các kỳ vọng về hiệu suất tài chính và các nguồn lực cần thiết để thực hiện kế hoạch hành động.
8. Đo lường hiệu suất: Các chỉ số hoạt động sẽ được sử dụng để đo lường hiệu quả của kế hoạch hành động.

Đừng bao giờ quên kiểm tra kế hoạch chiến lược của bạn so với thực tế. Ngoài việc có thể đạt được, nó phải thiết thực đối với môi trường kinh doanh, nguồn lực và thị trường của bạn.

Ví dụ về kế hoạch chiến lược kinh doanh

Bây giờ chúng ta hãy xem xét một ví dụ kế hoạch chiến lược kinh doanh đơn giản. Đây là một kế hoạch chiến lược cho một công ty xây dựng nhỏ.

1. Sứ mệnh, Tầm nhìn & Giá trị cốt lõi

• Tuyên bố sứ mệnh: Xây dựng không gian dân cư mang lại cuộc sống an lành cho khách hàng của chúng tôi.
• Tuyên bố Tầm nhìn: Mang đến trải nghiệm xây dựng tốt nhất cho khách hàng và mở rộng thương hiệu của chúng tôi trên toàn cầu.
• Giá trị cốt lõi: Đổi mới bền vững và tôn trọng môi trường.

2. Mục tiêu kinh doanh

• Mục tiêu kinh doanh 1: Tăng tỷ suất lợi nhuận hoạt động từ 15% lên 20% trong năm tới.
• Mục tiêu kinh doanh 2: Giảm chi phí hoạt động 5% trong quý tiếp theo
• Mục tiêu kinh doanh 3: Tăng 10% số lượng hợp đồng mới được tạo ra trong năm tới

3. Phân tích SWOT

• Điểm mạnh: Nguồn tài chính sẵn có, khả năng hiển thị thương hiệu và bí quyết.
• Điểm yếu: Thiếu PPE, vốn nhân lực và chuyên môn trong các lĩnh vực xây dựng như hệ thống ống nước, công trình điện và xây dựng, đòi hỏi nhà thầu phụ.
• Cơ hội: Thiếu các công ty xây dựng thân thiện với môi trường trên thị trường.
• Đe doạ: Các công ty xây dựng lớn hơn cạnh tranh để giành được hợp đồng trong khu vực.

4. Kế hoạch hành động

• Mục tiêu kinh doanh 1: Để tăng tỷ suất lợi nhuận hoạt động, nhân viên mới có kinh nghiệm về hệ thống ống nước, điện và xây dựng sẽ được thuê để cắt giảm chi phí nhà thầu phụ. Việc này phải được thực hiện vào cuối quý đầu tiên.
• Mục tiêu kinh doanh 2: Để giảm chi phí hoạt động, công ty sẽ mua lại tài sản, nhà máy và thiết bị. Bằng cách này, công ty sẽ không còn thuê thiết bị từ bên thứ ba, điều này sẽ giảm đáng kể chi phí hoạt động trong trung và dài hạn.
• Mục tiêu kinh doanh 3: Để tăng số lượng hợp đồng mới được tạo ra, đội ngũ lãnh đạo sẽ đầu tư nhiều hơn vào bộ phận PR, tiếp thị và quảng cáo. Công ty cũng sẽ đầu tư vào các vị trí quan trọng cho quá trình đấu thầu xây dựng như người lập dự toán hợp đồng.
• Tài chính: Phần này sẽ giải thích chi tiết những chi phí liên quan đến các hạng mục công việc trong kế hoạch hành động cũng như lợi ích tài chính dự kiến ​​cho công ty.

Kế hoạch chiến lược so với Kế hoạch kinh doanh

Kế hoạch chiến lược là một loại kế hoạch kinh doanh, nhưng có sự khác biệt giữa 2 loại kế hoạch này. Trong khi kế hoạch chiến lược là để thực hiện và quản lý định hướng chiến lược của một doanh nghiệp, thì kế hoạch kinh doanh thường là tài liệu để bắt đầu một hoạt động kinh doanh.

Một kế hoạch kinh doanh được sử dụng chủ yếu để lấy vốn cho liên doanh hoặc chỉ đạo hoạt động và 2 kế hoạch nhắm mục tiêu vào các khung thời gian khác nhau trong lịch sử kinh doanh.

Một kế hoạch chiến lược được sử dụng để điều tra một giai đoạn trong tương lai, thường là từ 3 đến 5 năm. Một kế hoạch kinh doanh thường xuyên hơn 1 năm.

Một ý định khác

Một kế hoạch chiến lược đưa ra trọng tâm, phương hướng và hành động kinh doanh để giúp doanh nghiệp phát triển từ vị trí hiện tại lên thị phần lớn hơn trong tương lai. Mặt khác, một kế hoạch kinh doanh tập trung hơn vào việc đưa ra một cấu trúc để nắm bắt và thực hiện các ý tưởng ban đầu xác định một doanh nghiệp.

Với một kế hoạch chiến lược, các nguồn lực hiện có được ưu tiên để tăng doanh thu và lợi tức đầu tư. Kế hoạch kinh doanh khác ở chỗ nó đang tìm kiếm nguồn vốn cho một dự án kinh doanh chưa tồn tại. Trường hợp kế hoạch chiến lược đang xây dựng lợi thế cạnh tranh bền vững trong tương lai, thì kế hoạch kinh doanh được thiết kế để tận dụng cơ hội kinh doanh hiện tại.

Vì vậy, một kế hoạch chiến lược là truyền đạt định hướng cho các nhóm và các bên liên quan để đạt được các mục tiêu trong tương lai. Kế hoạch kinh doanh không được trao đổi với nhân viên, điều này có thể không tồn tại hoặc tối thiểu vào thời điểm này. Nó đang nói với các ngân hàng và những người hỗ trợ tài chính khác.

Tìm hiểu thêm: Cách tạo Kế hoạch quản lý dự án.

Bài viết Lập kế hoạch chiến lược trong kinh doanh đã xuất hiện đầu tiên vào ngày Top 10 bí ấn.

Một trường hợp kinh doanh là một tài liệu dự án quan trọng để chứng minh cho khách hàng, khách hàng hoặc các bên liên quan của bạn rằng dự án bạn đang quảng cáo là một khoản đầu tư đúng đắn. Dưới đây, chúng tôi minh họa các bước để viết một bài viết sẽ khiến họ lung lay.

Sự cần thiết của một trường hợp kinh doanh là nó thu thập đánh giá tài chính, đề xuất, chiến lược và kế hoạch tiếp thị trong một tài liệu và cung cấp một cái nhìn đầy đủ về cách dự án sẽ mang lại lợi ích cho tổ chức. Sau khi trường hợp kinh doanh của bạn được các bên liên quan của dự án chấp thuận, bạn có thể bắt đầu giai đoạn lập kế hoạch dự án.

Lưu ý: Trường hợp Kinh doanh không phải là Tóm tắt kinh doanh, nhiều người sẽ nhầm lẫn giữa Bussiness Case với Brief Case.

Tại sao bạn cần một trường hợp kinh doanh?

Các công ty không chỉ tìm kiếm các nhà quản lý dự án mà còn cả các thành viên trong nhóm của họ để hiểu rõ hơn về kinh doanh và nhiều hơn nữa về sự nhạy bén trong kinh doanh ý tưởng. Vì vậy, trường hợp kinh doanh này cung cấp lý do cho sự thay đổi hoặc kế hoạch kinh doanh được đề xuất.

Nó phác thảo sự phân bổ vốn mà bạn có thể đang tìm kiếm và các nguồn lực cần thiết để thực hiện nó. Sau đó, nó có thể là một kế hoạch hành động. Nó có thể chỉ đóng vai trò là một tầm nhìn thống nhất. Và sau đó nó cũng cung cấp cho người ra quyết định các lựa chọn khác nhau.

Vì vậy, chúng ta hãy xem xét thêm các bước cần thiết để ghép các trường hợp kinh doanh này lại với nhau. Có 4 bước chính.

Một, bạn muốn nghiên cứu thị trường của mình. Thực sự hãy nhìn vào những gì ở ngoài kia, đâu là nhu cầu, đâu là khoảng trống mà bạn có thể phục vụ? Nhìn vào sự cạnh tranh của bạn. Làm thế nào họ tiếp cận điều này và làm thế nào bạn có thể cung cấp một số lựa chọn thay thế khác?

Bạn muốn so sánh và hoàn thiện các phương pháp tiếp cận khác nhau mà bạn có thể sử dụng để tiếp cận thị trường. Sau đó, bạn biên dịch dữ liệu đó và trình bày các chiến lược, mục tiêu của bạn và các tùy chọn khác cần được xem xét.

Và sau đó bạn ghi lại nó theo đúng nghĩa đen.

Đây chỉ là bản tóm tắt về công ty của bạn, đội ngũ quản lý của bạn có thể trông như thế nào, bản tóm tắt về sản phẩm và dịch vụ cũng như thị trường của bạn.

Mô tả doanh nghiệp cung cấp thêm một chút lịch sử về công ty của bạn và tuyên bố sứ mệnh cũng như thực sự là công ty của bạn là gì và sản phẩm hoặc dịch vụ này phù hợp như thế nào.

Sau đó, bạn phác thảo các chi tiết của sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đang muốn mở rộng hoặc triển khai hoặc triển khai. Bạn thậm chí có thể đưa vào bằng sáng chế của họ có thể là bạn có các nhãn hiệu đang chờ xử lý hoặc các nhãn hiệu khác.

Sau đó, bạn muốn xác định và vạch ra chiến lược tiếp thị của mình. Như, làm thế nào bạn sẽ đưa điều này đến khách hàng của bạn? Bạn sắp có một cửa hàng truyền thống? Bạn sẽ làm điều này trực tuyến? Và, bạn có kế hoạch gì để đưa nó ra thị trường?

Bạn cũng muốn bao gồm thông tin chi tiết về phân tích đối thủ cạnh tranh của mình. Họ đang làm mọi việc như thế nào? Và, tôi đoán bạn dự định đánh bại đối thủ của mình như thế nào?

Bạn cũng muốn xem xét và xác định SWOT của mình. Và SWOT là thế mạnh của bạn. Điểm mạnh mà bạn có trong việc tiếp cận thị trường là gì? Và đâu là điểm yếu? Có thể một số lỗ hổng của bạn. Và xa hơn nữa, đâu là cơ hội của bạn và có thể là những mối đe dọa mà bạn cần lên kế hoạch?

Sau đó, tổng quan về hoạt động bao gồm thông tin hoạt động như sản xuất của bạn, thậm chí cả nguồn nhân lực, thông tin về hoạt động hàng ngày của công ty bạn.

Và sau đó, kế hoạch tài chính của bạn bao gồm báo cáo lợi nhuận, lãi và lỗ của bạn, bất kỳ khoản tài chính nào của bạn, bất kỳ tài sản thế chấp nào mà bạn có thể có và bất kỳ loại đầu tư nào mà bạn có thể đang tìm kiếm.

Cách viết một trường hợp kinh doanh

Các dự án thất bại mà không có một trường hợp kinh doanh vững chắc để tiếp tục, vì tài liệu này là cần thiết để bắt đầu dự án và là cơ sở cho điều lệ dự án và kế hoạch dự án. Nhưng nếu một trường hợp kinh doanh dự án không phù hợp với thực tế và không giải quyết được nhu cầu phù hợp với các mục tiêu kinh doanh lớn hơn của tổ chức, thì nó không phù hợp.

Nghiên cứu bạn sẽ cần để tạo ra một trường hợp kinh doanh mạnh mẽ là lý do tại sao, cái gì, như thế nào và ai trong dự án của bạn. Điều này phải được thông báo rõ ràng. Các yếu tố trong trường hợp kinh doanh của bạn sẽ giải quyết lý do tại sao nhưng chi tiết hơn.

Hãy coi trường hợp nghiệp vụ như một tài liệu được tạo trong giai đoạn bắt đầu dự án nhưng sẽ được sử dụng làm tài liệu tham khảo trong suốt vòng đời của dự án.

Cho dù bạn đang bắt đầu một dự án mới hay đang giữa chừng, hãy dành thời gian viết một tình huống kinh doanh để biện minh cho việc chi tiêu cho dự án bằng cách xác định những lợi ích kinh doanh mà dự án của bạn sẽ mang lại và các bên liên quan của bạn quan tâm nhất đến việc gặt hái được từ công việc.

Bốn bước sau đây sẽ chỉ cho bạn cách viết một trường hợp kinh doanh:

Bước 1: Xác định vấn đề kinh doanh

Dự án không được tạo ra vì lợi ích của dự án. Nó có một mục tiêu. Thông thường, chúng được khởi xướng để giải quyết một vấn đề kinh doanh cụ thể hoặc tạo cơ hội kinh doanh.

Bạn nên “Dẫn đầu với nhu cầu.” Công việc đầu tiên của bạn là tìm ra vấn đề hoặc cơ hội đó là gì, mô tả nó, tìm hiểu xem nó đến từ đâu và sau đó đưa ra khung thời gian cần thiết để giải quyết nó.

Đây có thể là một tuyên bố đơn giản nhưng được kết hợp tốt nhất với một số nghiên cứu về môi trường kinh tế và bối cảnh cạnh tranh để biện minh cho thời gian của dự án.

Bước 2: Xác định các giải pháp thay thế

Làm thế nào để bạn biết liệu dự án bạn đang thực hiện có phải là giải pháp tốt nhất có thể cho vấn đề được xác định ở trên hay không Đương nhiên, việc lựa chọn giải pháp phù hợp là rất khó, và con đường dẫn đến thành công không được mở bằng những giả định vô căn cứ.

Một cách để thu hẹp trọng tâm để đưa ra giải pháp phù hợp là làm theo 6 bước sau (tất nhiên là sau khi nghiên cứu có liên quan):

1. Lưu ý các giải pháp thay thế.
2. Đối với mỗi giải pháp, hãy định lượng lợi ích của nó.
3. Ngoài ra, dự báo các chi phí liên quan đến từng giải pháp.
4. Sau đó, tìm ra tính khả thi của nó.
5. Phân biệt các rủi ro và các vấn đề liên quan đến từng giải pháp.
6. Cuối cùng, ghi lại tất cả những điều này trong trường hợp kinh doanh của bạn.

Bước 3: Đề xuất giải pháp ưa thích

Tiếp theo, bạn sẽ cần phải xếp hạng các giải pháp, nhưng trước khi làm điều đó, tốt nhất là thiết lập các tiêu chí, có thể có một cơ chế tính điểm để giúp bạn ưu tiên các giải pháp để chọn đúng một cách tốt nhất.

Một số phương pháp bạn có thể áp dụng bao gồm:

• Tùy thuộc vào chi phí và lợi ích của giải pháp, cho điểm từ 1-10.
• Căn cứ điểm số của bạn vào những gì quan trọng đối với bạn.
• Thêm phức tạp hơn vào xếp hạng của bạn để bao gồm tất cả các cơ sở.

Bất kể cách tiếp cận của bạn là gì, một khi bạn đã cộng các con số của mình, giải pháp tốt nhất cho vấn đề của bạn sẽ trở nên rõ ràng. Một lần nữa, bạn sẽ muốn ghi lại quá trình này trong trường hợp kinh doanh của mình.

Bước 4: Mô tả phương pháp tiếp cận triển khai

Vì vậy, bạn đã xác định được vấn đề hoặc cơ hội kinh doanh của mình và cách tiếp cận nó, bây giờ bạn phải thuyết phục các bên liên quan rằng bạn đúng và có cách tốt nhất để thực hiện một quy trình nhằm đạt được mục tiêu của mình. Đó là lý do tại sao tài liệu rất quan trọng; nó cung cấp một con đường thực tế để giải quyết vấn đề cốt lõi mà bạn đã xác định.

Giờ đây, nó không chỉ là một bài tập để xoa dịu lãnh đạo cấp cao. Ai biết bạn có thể khám phá điều gì trong nghiên cứu mà bạn đưa vào khám phá vấn đề cơ bản và xác định các giải pháp thay thế? Bạn có thể tiết kiệm cho tổ chức hàng chục triệu đồng bằng một giải pháp thay thế so với giải pháp được đề xuất ban đầu.

Khi bạn thực hiện một tình huống kinh doanh mạnh mẽ, bạn có thể mời các nhà tài trợ hoặc ban lãnh đạo tổ chức đồng hành cùng bạn và có tầm nhìn rõ ràng về cách đảm bảo mang lại lợi ích kinh doanh mà họ mong đợi.

Các yếu tố chính của một tình huống kinh doanh

Một trong những bước quan trọng để bắt đầu một trường hợp kinh doanh là có một danh sách kiểm tra các trường hợp kinh doanh. Sau đây là phác thảo chi tiết cần tuân theo khi phát triển trường hợp kinh doanh của bạn. Bạn có thể chọn yếu tố nào trong số các yếu tố này phù hợp nhất với các bên liên quan trong dự án của bạn và thêm chúng vào mẫu tình huống kinh doanh của chúng tôi.

1. Tóm tắt

Bản tóm tắt điều hành là một phiên bản ngắn của từng phần trong trường hợp kinh doanh của bạn. Nó được sử dụng để cung cấp cho các bên liên quan một cái nhìn tổng quan nhanh chóng về dự án của bạn.

2. Định nghĩa dự án

Phần này nhằm cung cấp thông tin chung về các dự án của bạn, chẳng hạn như các mục tiêu kinh doanh sẽ đạt được và phác thảo kế hoạch dự án.

3. Tầm nhìn và Mục tiêu

Trước tiên, bạn phải tìm ra những gì bạn đang cố gắng làm và vấn đề bạn muốn giải quyết là gì. Bạn sẽ cần xác định tầm nhìn và mục tiêu dự án của mình. Điều này sẽ giúp bạn định hình phạm vi dự án của mình và xác định các sản phẩm dự án được giao.

4. Phạm vi dự án

Phạm vi dự án xác định tất cả các nhiệm vụ và công việc sẽ được thực hiện trong dự án của bạn để đạt được các mục tiêu kinh doanh của bạn.

5. Thông tin cơ bản

Tại đây, bạn có thể cung cấp bối cảnh cho dự án của mình, giải thích vấn đề cần giải quyết và cách nó phù hợp với tầm nhìn và kế hoạch chiến lược của tổ chức bạn.

6. Tiêu chí thành công và yêu cầu của các bên liên quan

Tùy thuộc vào loại dự án bạn đang thực hiện, các yêu cầu chất lượng sẽ khác nhau, nhưng chúng rất quan trọng đối với sự thành công của dự án. Thu thập tất cả chúng, tìm ra yếu tố quyết định xem bạn có gặp chúng thành công hay không và báo cáo kết quả.

7. Kế hoạch dự án

Đã đến lúc tạo kế hoạch dự án. Tìm ra các nhiệm vụ bạn sẽ phải thực hiện để hoàn thành dự án. Bạn có thể sử dụng mẫu cấu trúc phân tích công việc để đảm bảo rằng bạn đã hoàn thành. Khi bạn đã thu thập được tất cả các nhiệm vụ, hãy ước tính xem mất bao lâu để hoàn thành từng nhiệm vụ.

8. Ngân sách Dự án

Ngân sách của bạn là ước tính về mọi thứ trong kế hoạch dự án của bạn và chi phí để hoàn thành dự án theo thời gian đã định.

9. Lịch trình dự án

Lập thời gian biểu cho dự án bằng cách ước tính thời gian hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Để có một lịch trình dự án hiệu quả hơn, hãy sử dụng một công cụ để tạo biểu đồ Gantt và in nó ra. Điều này sẽ cung cấp thêm khả năng trực quan hóa dữ liệu và kỹ năng mà các trang tính Excel thiếu.

10. Quản trị dự án

Quản trị dự án đề cập đến tất cả các quy tắc và thủ tục quản lý dự án áp dụng cho dự án của bạn. Ví dụ, nó xác định vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong nhóm dự án và khuôn khổ để ra quyết định.

11. Kế hoạch truyền thông

Có các mốc quan trọng để đăng ký và cập nhật trạng thái, cũng như xác định cách các bên liên quan sẽ nhận thức được tiến độ trong vòng đời dự án.

12. Báo cáo Tiến độ

Có sẵn một kế hoạch để theo dõi và theo dõi tiến độ của bạn trong suốt dự án để so sánh với tiến độ thực tế. Có các công cụ theo dõi nhiệm vụ có thể giúp bạn theo dõi tiến độ và hiệu suất.

13. Thẩm định tài chính

Đây là phần rất quan trọng trong trường hợp kinh doanh của bạn vì đây là nơi bạn giải thích lợi ích tài chính lớn hơn chi phí như thế nào. So sánh chi phí tài chính và lợi ích của dự án của bạn. Bạn có thể làm điều này bằng cách thực hiện phân tích độ nhạy và phân tích chi phí – lợi ích.

14. Đánh giá thị trường

Nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh và ngành của bạn, để tìm cơ hội và mối đe dọa.

15. Phân tích đối thủ cạnh tranh

Xác định các đối thủ cạnh tranh trực tiếp và gián tiếp và đánh giá sản phẩm, sức mạnh, lợi thế cạnh tranh và chiến lược kinh doanh của họ.

16. Phân tích SWOT

Phân tích SWOT giúp bạn xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa của tổ chức. Điểm mạnh và điểm yếu là bên trong, trong khi các cơ hội và mối đe dọa là bên ngoài.

17. Chiến lược Tiếp thị

Mô tả sản phẩm, kênh phân phối, giá cả, khách hàng mục tiêu trong số các khía cạnh khác của kế hoạch hoặc chiến lược tiếp thị của bạn.

18. Đánh giá rủi ro

Có nhiều loại rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án của bạn. Bước đầu tiên để giảm thiểu chúng là xác định và đánh giá các rủi ro liên quan đến các hoạt động dự án của bạn.

Tìm hiểu thêm về quản lý dự án:

• Quản lý dự án là gì?
• Những phương pháp quản lý dự án hàng đầu mà bạn nên biết

Bài viết Cách viết Trường hợp kinh doanh (Business Case) đã xuất hiện đầu tiên vào ngày Top 10 bí ấn.

Đối với các dự án, Cơ cấu phân chia công việc (WBS) là công cụ sử dụng kỹ thuật này và là một trong những tài liệu quản lý dự án quan trọng nhất. Nó tích hợp đơn lẻ các đường cơ sở về phạm vi, chi phí và lịch trình để đảm bảo rằng các kế hoạch dự án được phù hợp.

Sách Kiến thức Quản lý Dự án (PMBOK) của Viện Quản lý Dự án (PMBOK) định nghĩa: Cấu trúc Phân tích Công việc là sự phân tách thứ bậc theo định hướng có thể phân phối của công việc sẽ được thực hiện bởi nhóm dự án.

Có 2 loại WBS:

• Dựa trên phân phối
• Dựa trên giai đoạn

Cách tiếp cận phổ biến và được ưa thích nhất là cách tiếp cận Dựa trên phân phối. Sự khác biệt chính giữa 2 cách tiếp cận là Các yếu tố được xác định trong Cấp đầu tiên của WBS.

Cơ cấu phân chia công việc dựa trên khả năng phân phối

Cấu trúc phân chia công việc dựa trên khả năng phân phối thể hiện rõ ràng mối quan hệ giữa các sản phẩm của dự án (tức là sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả) và phạm vi (tức là công việc được thực hiện). Hình 1 là một ví dụ về WBS dựa trên khả năng phân phối để xây dựng một ngôi nhà. Hình 2 là một ví dụ về WBS theo giai đoạn cho cùng một dự án.

Trong Hình 1, các Phần tử Cấp 1 là các mô tả tóm tắt có thể phân phối. Các Phần tử Cấp 2 trong mỗi Chân của WBS là tất cả các vật phẩm duy nhất được yêu cầu để tạo ra Cấp độ 1 tương ứng có thể phân phối.

Cơ cấu phân chia công việc theo giai đoạn

Trong Hình 2, một WBS dựa trên giai đoạn, Mức 1 có 5 yếu tố. Mỗi phần tử này là các giai đoạn điển hình của một dự án. Các Phần tử Cấp 2 là những vật phẩm duy nhất trong mỗi giai đoạn. Bất kể loại WBS nào, các Phần tử Cấp thấp hơn đều là các sản phẩm có thể phân phối được.

Lưu ý rằng các Phần tử trong các Chân khác nhau có cùng tên. Một WBS Dựa trên Giai đoạn yêu cầu công việc liên quan đến nhiều phần tử được chia thành công việc duy nhất cho mỗi Phần tử Cấp 1. Một Từ điển WBS được tạo ra để mô tả công việc trong mỗi Phần tử.

WBS tốt chỉ đơn giản là một WBS giúp dự án dễ quản lý hơn. Mỗi dự án đều khác nhau; mọi người quản lý dự án đều khác nhau và mọi WBS đều khác nhau. Vì vậy, WBS phù hợp là công cụ trả lời tốt nhất cho câu hỏi “Cấu trúc nào giúp dự án dễ quản lý hơn?”.

Cách lập cấu trúc phân chia công việc

Cấu trúc phân tích công việc tốt được tạo bằng quy trình lặp lại bằng cách làm theo các bước sau và đáp ứng các nguyên tắc sau:

1. THU THẬP TÀI LIỆU QUAN TRỌNG
   1. Thu thập các tài liệu quan trọng của dự án.
   2. Xác định nội dung có chứa các phân phối dự án, chẳng hạn như Điều lệ dự án, Tuyên bố phạm vi và kế hoạch phụ của Kế hoạch quản lý dự án (PMP).
2. XÁC ĐỊNH CÁC THÀNH VIÊN CHÍNH TRONG NHÓM
   1. Xác định các thành viên nhóm dự án thích hợp.
   2. Phân tích các tài liệu và xác định các sản phẩm được giao.
3. XÁC ĐỊNH CÁC PHẦN TỬ CẤP 1
   1. Xác định các yếu tố cấp 1. Phần tử Cấp độ 1 là các mô tả tóm tắt có thể phân phối phải nắm bắt được 100% phạm vi dự án.
   2. Xác minh 100% phạm vi được nắm bắt. Yêu cầu này thường được gọi là Quy tắc 100% .
4. PHẦN TỬ PHÂN HỦY (BREAKDOWN)
   1. Bắt đầu quá trình chia các sản phẩm Cấp 1 thành các sản phẩm Cấp thấp hơn duy nhất. Kỹ thuật “chia nhỏ” này được gọi là Phân rã.
   2. Tiếp tục chia nhỏ công việc cho đến khi công việc được đề cập trong mỗi Phần tử được quản lý bởi một cá nhân hoặc tổ chức duy nhất. Đảm bảo rằng tất cả các Phần tử đều loại trừ lẫn nhau.
   3. Hãy đặt câu hỏi, liệu có bất kỳ sự phân hủy bổ sung nào làm cho dự án dễ quản lý hơn không? Nếu câu trả lời là “không”, WBS đã hoàn thành.
5. TẠO TỪ ĐIỂN WBS
   1. Xác định nội dung của Từ điển WBS. Từ điển WBS là một mô tả tường thuật về công việc được đề cập trong mỗi Phần tử trong WBS. Các Phần tử Cấp thấp nhất trong WBS được gọi là Gói công việc.
   2. Tạo các mô tả Từ điển WBS ở Cấp độ gói công việc với đủ chi tiết để đảm bảo rằng 100% phạm vi dự án được bao phủ. Các mô tả phải bao gồm các thông tin như, ranh giới, cột mốc quan trọng, rủi ro, chủ sở hữu, chi phí, v.v.
6. TẠO LỊCH BIỂU ĐỒ GANTT
   1. Phân tách các Gói công việc thành các hoạt động nếu thích hợp.
   2. Xuất hoặc nhập Cấu trúc phân chia công việc vào biểu đồ Gantt để lập lịch trình và theo dõi dự án thêm.

Thận trọng: Có thể chia nhỏ công việc quá nhiều. Bao nhiêu là quá nhiều? Vì chi phí và lịch trình thu thập, phân tích và báo cáo được kết nối với WBS, một WBS rất chi tiết có thể đòi hỏi một lượng lớn nỗ lực không cần thiết để quản lý.

Có rất nhiều công cụ phần mềm WBS có sẵn. Một số trong số chúng dựa trên bản đồ tư duy và một số khác là công cụ vẽ. Bạn có thể đọc về các công cụ này trong bài đánh giá phần mềm WBS này.

Tìm hiểu thêm: Quản lý dự án là gì?

Bài viết Cấu trúc phân chia công việc (WBS) là gì? đã xuất hiện đầu tiên vào ngày Top 10 bí ấn.

Sau khi sử dụng Biểu đồ Gantt đầu tiên, tiền thân của Biểu đồ Gantt hiện đại, các phương pháp lập lịch trình đã phát triển và sau đó kiểm soát dự án trở thành một lĩnh vực chuyên môn. Không giống như Biểu đồ Gantt đầu tiên, sơ đồ mạng lịch trình được tạo ra bằng cách thiết lập các liên kết hợp lý giữa các hoạt động trong các dự án hiện đại.

Lập lịch biểu đồ mạng

Một sơ đồ mạng dự án của một lịch trình làm việc thể hiện thứ tự hợp lý mà các hoạt động sẽ tuân theo. Nó cho thấy một chuỗi các nhiệm vụ và các công việc cần thiết để hoàn thành dự án. Về cơ bản, có 2 kỹ thuật phổ biến để tạo sơ đồ mạng. Các kỹ thuật này là Phương pháp sơ đồ mũi tên (ADM) (hoặc Hoạt động trên mũi tên) và Phương pháp sơ đồ ưu tiên (PDM) (hoặc Hoạt động trên nút).

Lập biểu sơ đồ mạng cho phép chúng tôi xác định đường dẫn quan trọng của dự án. Con đường quan trọng là con đường dài nhất mà sự chậm trễ trên nó dẫn đến sự chậm trễ của dự án.

Tìm hiểu thêm: Phương pháp đường dẫn quan trọng.

Phương pháp sơ đồ mũi tên (Hoạt động trên phương pháp mũi tên) trong quản lý dự án

Phương pháp sơ đồ mũi tên (ADM) là một kỹ thuật sơ đồ mạng dự án giống như Phương pháp sơ đồ ưu tiên (PDM). Không giống như PDM, các hoạt động được hiển thị dưới dạng mũi tên trên sơ đồ trong phương pháp này.

Nó đã được sử dụng trong một thời gian dài để xác định con đường quan trọng, xác định các vấn đề về nguồn lực và phân tích các giải pháp khả thi khi đã biết khoảng thời gian gần đúng và yêu cầu về nguồn lực của tất cả các hoạt động.

Có 2 yếu tố chính của Phương pháp Sơ đồ Mũi tên (ADM) là các mũi tên và các nút. Một mũi tên đại diện cho một hoạt động sẽ được thực hiện. Điểm bắt đầu của mũi tên biểu thị sự bắt đầu của hoạt động và điểm kết thúc của mũi tên biểu thị sự kết thúc của hoạt động. Độ dài của mũi tên thể hiện thời lượng của hoạt động.

Để hiểu rõ hơn, chúng ta hãy phân tích lược đồ dưới đây.

Các vòng tròn được đánh số 1, 2, 3 và 4 là các nút của hệ thống mạng này. Chúng là thành tựu có thể xác định được trong dự án. Các nút không có thời lượng cũng như tài nguyên. Các hoạt động A, B, C, D được biểu diễn bằng các mũi tên. Mỗi hoạt động có thời lượng và tài nguyên được phân bổ.

Phương pháp sơ đồ mũi tên – Hoạt động giả

Một tác vụ giả không phải là một hoạt động thực sự được thêm vào để thể hiện sự phụ thuộc giữa các tác vụ. Nó có thể được sử dụng để tách các nhiệm vụ hoặc để giữ cho trình tự chính xác. Thời gian của một nhiệm vụ giả thường bằng không.

Khi nào sử dụng phương pháp sơ đồ mũi tên (ADM)

Phương pháp Sơ đồ Mũi tên (ADM) cho thấy thứ tự hợp lý của các hoạt động giúp xác định đường đi quan trọng và xác định các vấn đề chính liên quan đến tài nguyên và sự chậm trễ. Từ khía cạnh này, nó có thể được sử dụng cho các thực hành nén lịch trình như theo dõi nhanh và gặp sự cố.

Phương pháp Sơ đồ Mũi tên (ADM) có thể được sử dụng để lập kế hoạch và theo dõi các hoạt động trong một lịch trình phức tạp bao gồm nhiều nguồn lực. Để thực hiện thành công, thời lượng hoạt động, trình tự của chúng và chiến lược thực hiện dự án phải rõ ràng.

Cách sử dụng phương pháp sơ đồ mũi tên (ADM)

Các bước dưới đây được sử dụng trong Phương pháp Sơ đồ Mũi tên (ADM)

• Xác định tất cả các hoạt động cần thiết để hoàn thành dự án và liệt kê chúng.
• Ước tính thời lượng hoạt động xem xét các đội và số lượng công việc. Ước tính thời lượng hoạt động là một quá trình quan trọng vì thời lượng hoạt động ảnh hưởng đến độ dài của con đường tới hạn. Có một số kỹ thuật để ước tính thời lượng hoạt động. Đánh giá của chuyên gia, ước tính tương tự, ước lượng tham số và ước lượng 3 điểm là những kỹ thuật được sử dụng rộng rãi để ước tính thời lượng hoạt động. Không giống như các kỹ thuật khác, ước lượng 3 điểm cung cấp các ước tính có khả năng xảy ra nhất, lạc quan và bi quan được sử dụng cho phương pháp PERT.
• Xác định hoạt động tiền nhiệm, hoạt động kế thừa và trình tự hợp lý. Trong khi thực hiện bước này, hãy hỏi các câu hỏi bên dưới trong khi sử dụng phương pháp sơ đồ mũi tên;

– Hoạt động nào sẽ bắt đầu trước?

– Những hoạt động nào sẽ được thực hiện đồng thời?

– Hoạt động nào sẽ kết thúc sau hoạt động này?

– Hoạt động nào sẽ bắt đầu sau hoạt động này?

Tạo bảng và sắp xếp các cột với thông tin này có thể hữu ích để tiết kiệm thời gian.

• Vẽ sơ đồ mạng bằng cách sử dụng dữ liệu đã tạo trong các bước trước đây. Vẽ các nút cho các sự kiện đại diện cho sự bắt đầu hoặc kết thúc của một hoạt động. Các nút này tách biệt các hoạt động. Sử dụng các hoạt động giả khi cần thiết và hiển thị chúng dưới dạng đường đứt nét.
• Xác định đường dẫn tới hạn của sơ đồ mạng bằng cách thực hiện các phép tính chuyển tiếp và chuyển lùi.
• Tính ngày ES (Bắt đầu sớm nhất), EF (Kết thúc sớm nhất), LS (Bắt đầu muộn nhất), LF (Kết thúc muộn nhất) cho mỗi hoạt động.
• Tính Tổng số lượt nổi và Số lượt nổi miễn phí cho mỗi hoạt động. Tổng số float là khoảng thời gian mà một nhiệm vụ (hoặc một hoạt động) có thể được hoãn lại mà không làm dự án bị trì hoãn. Free float là khoảng thời gian mà một tác vụ có thể bị hoãn lại mà không làm chậm trễ ES của hoạt động kế nhiệm. Phao còn được gọi là chùng.

Tổng số nổi (TF): LS – ES, LF – EF

Free Float (FF): ES (của những người kế nhiệm) – EF của hoạt động hiện tại -1

Sơ đồ mũi tên là một phương pháp lập sơ đồ mạng phổ biến và thực tế được sử dụng trong quá khứ, được phát triển sau Biểu đồ Gantt (hoặc biểu đồ thanh). Nó đã được sử dụng rộng rãi trong quá khứ để xác định đường dẫn quan trọng của một dự án phức tạp.

Là một kỹ thuật quản lý dự án truyền thống, tính phổ biến của Phương pháp Sơ đồ Mũi tên (ADM) đã không còn do sự ra đời của các giải pháp phần mềm có thể tính toán đường đi quan trọng của một lịch trình dự án một cách dễ dàng và tự động.

Trong bài đăng này, chúng tôi thực hiện một đánh giá ngắn về phương pháp lập biểu đồ mạng quan trọng này. Điều quan trọng là phải hiểu logic của sơ đồ mạng để tạo lịch trình tốt hơn.

Bài viết Giải thích về phương pháp sơ đồ mũi tên (ADM) đã xuất hiện đầu tiên vào ngày Top 10 bí ấn.

Hãy lấy một dự án thiết kế web trong một cơ quan sáng tạo làm ví dụ. Một dự án tiêu chuẩn có thể liên quan đến nhà thiết kế web và đồ họa, nhà phát triển front-end, người viết quảng cáo, nhà chiến lược tiếp thị và người quản lý dự án. Nhóm có thể đang làm việc trên nhiều múi giờ và lục địa, làm cho động lực làm việc trở nên phức tạp hơn.

Việc sử dụng các kỹ thuật và công cụ hỗ trợ thích hợp là điều đáng giá trong việc phát triển các thực hành quản lý dự án tốt. Phương pháp sơ đồ ưu tiên (PDM) là một trong những công cụ hỗ trợ như vậy.

Bài viết này giải thích PDM trong quản lý dự án là gì. Chúng tôi sẽ chia sẻ một ví dụ và chỉ ra cách phần mềm quản lý dự án có thể giúp các nhà quản lý dự án sử dụng PDM để lập kế hoạch cho các dự án thành công.

Tìm hiểu thêm: Quản lý dự án là gì?

PDM trong quản lý dự án là gì?

Phương pháp sơ đồ ưu tiên (PDM) là một công cụ đồ họa được sử dụng để lập lịch các hoạt động trong một kế hoạch dự án. PDM vạch ra sự phát triển của dự án bằng cách tạo ra một biểu diễn trực quan về các đường dẫn và sự phụ thuộc quan trọng.

Đầu ra chính của PDM là một sơ đồ mạng lịch trình dự án. Sơ đồ mạng lịch trình dự án là một đầu vào trong quá trình “phát triển lịch trình” của các dự án mới. Sơ đồ ưu tiên sử dụng các nút để đại diện cho các hoạt động và liên kết chúng bằng các đường và mũi tên minh họa các đường dẫn và sự phụ thuộc. Đó là một công cụ lập lịch trực quan nhanh chóng và dễ dàng cho các nhà quản lý dự án.

Tìm hiểu thêm: Những phương pháp quản lý dự án.

Ưu điểm của Phương pháp Sơ đồ ưu tiên (PDM)

Bạn đạt được nhiều lợi ích từ việc sử dụng PDM. Một số lợi thế là:

• Phương pháp sơ đồ ưu tiên (PDM) giúp các nhà quản lý dự án xác định một trình tự rõ ràng và phù hợp của các nhiệm vụ và hoạt động dự án
• PDM nêu bật các con đường, mối quan hệ và sự phụ thuộc giữa các hoạt động để đảm bảo phân phối thành công 
• PDM giúp các nhóm biết các ưu tiên và nhiệm vụ của họ trong nháy mắt
• PDM phục vụ như một công cụ giao tiếp trực quan và cập nhật dự án cho các nhà quản lý dự án, các nhóm và các bên liên quan
• PDM giúp xác định các hoạt động còn thiếu và phát triển một lịch trình dự án chính xác

Ví dụ về phương pháp lập sơ đồ ưu tiên

Mọi ví dụ về phương pháp lập sơ đồ ưu tiên phải bao gồm các hoạt động, thời lượng và ngày tháng. Người quản lý dự án bắt đầu bằng cách xác định các hoạt động với một lộ trình quan trọng và tìm kiếm và kết nối các yếu tố phụ thuộc để đảm bảo quy trình làm việc được sắp xếp một cách tối ưu. 

Có bốn cách để minh họa một sơ đồ mạng lịch trình dự án. Những điều này tạo thành kết nối giữa các hoạt động trong một sơ đồ ưu tiên. Họ đang:

• Finish-to-Start (FS): Trong trường hợp này, nhiệm vụ B không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ A đã được hoàn thành
• Start-to-Start (SS): Trong trường hợp này, nhiệm vụ B không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ A bắt đầu
• Finish-to-Finish (FF): Trong trường hợp này, nhiệm vụ A không thể hoàn thành cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ B
• Start-to-Finish (SF): Trong trường hợp này, nhiệm vụ B không thể được hoàn thành cho đến khi nhiệm vụ A bắt đầu

Có thể có các dự án mà tất cả các hoạt động đều độc lập với nhau. Tuy nhiên, thông thường, hầu hết các dự án đều thuộc một trong bốn trường hợp trên. 

Cách triển khai phần mềm sơ đồ mức độ ưu tiên

Việc triển khai phần mềm sơ đồ mức độ ưu tiên dễ dàng hơn so với âm thanh. Bạn có thể sử dụng các công cụ trực tuyến như diagrams.net hoặc Edraw để vẽ sơ đồ ưu tiên và chia sẻ chúng với các nhóm và các bên liên quan một cách dễ dàng. 

Bạn có thể phải tải xuống ứng dụng hoặc gói phần mềm và làm theo các bước để tạo sơ đồ ưu tiên của mình. Hầu hết các phần mềm sơ đồ ưu tiên cho phép bạn chọn từ các hình dạng, biểu mẫu và lưới khác nhau. Bạn cũng có thể mã màu và đánh số các nút của mình theo tiêu chí cho sơ đồ ưu tiên của bạn. Bây giờ bạn đã sẵn sàng để lưu, chia sẻ và sử dụng lại nó làm mẫu cho dự án tương tự tiếp theo của mình. 

Biểu đồ ưu tiên có tốt hơn biểu đồ Gantt không?

Biểu đồ ưu tiên và biểu đồ Gantt thể hiện lịch trình dự án một cách trực quan. Biểu đồ Gantt hiển thị các lịch trình xen kẽ trên một dòng thời gian, trong khi biểu đồ mức độ ưu tiên sử dụng sơ đồ mạng để hiển thị các nhiệm vụ của dự án và cách chúng kết nối. 

Cả 2 phương pháp lập lịch trình đều cho thấy ai chịu trách nhiệm về các hoạt động đã lên lịch và quy trình công việc cần thiết để hoàn thành chúng. Biểu đồ Gantt đơn giản với các hoạt động được liệt kê theo kiểu bảng tính, trong khi sơ đồ mức độ ưu tiên trực quan hơn với các nút (hoặc hộp) và mũi tên hiển thị thứ tự tuần tự của nhiệm vụ.

Không có cách tiếp cận nào là tốt hơn cách khác. Cả 2 đều tỏa sáng trong những trường hợp khác nhau. Người quản lý dự án phải xác định phương pháp phù hợp hơn tùy thuộc vào giai đoạn dự án và cách họ chia sẻ và truyền đạt các báo cáo và tiến độ dự án với các bên liên quan.

Biểu đồ Gantt hữu ích để quản lý các nhiệm vụ và tiến trình trong các dự án đang thực hiện, trong khi biểu đồ ưu tiên có giá trị hơn trong việc lập kế hoạch dự án.

Tìm hiểu thêm: Kiến thức cơ bản về quản lý dự án.

Bài viết Giải thích về phương pháp sơ đồ ưu tiên (PDM) đã xuất hiện đầu tiên vào ngày Top 10 bí ấn.

Sơ đồ tổ chức phân cấp có giám đốc điều hành ở trên cùng. Giám đốc điều hành và giám đốc tài chính ở ngay bên dưới họ. Các nhà quản lý bộ phận sau đó tách ra khỏi vai trò lãnh đạo cao nhất, với các nhà quản lý dự án sẽ tách ra từ đó.

Tổ chức ma trận khác với cấu trúc cổ điển này vì các thành viên trong nhóm báo cáo cho cả người quản lý dự án và trưởng bộ phận. Trong hướng dẫn bên dưới, chúng ta sẽ thảo luận về tổ chức ma trận là gì và cách bạn có thể sử dụng tổ chức ma trận cho các dự án phức tạp.

Tìm hiểu thêm: Quản lý dự án là gì? 

Tổ chức ma trận (Maxtrix Structure) là gì?

Tổ chức ma trận là một cấu trúc công việc mà các thành viên trong nhóm báo cáo với nhiều nhà lãnh đạo. Trong một tổ chức ma trận, các thành viên trong nhóm (cho dù từ xa hay nội bộ) báo cáo cho người quản lý dự án cũng như trưởng bộ phận của họ. Cơ cấu quản lý này có thể giúp công ty của bạn tạo ra các sản phẩm và dịch vụ mới mà không cần sắp xếp lại đội ngũ.

Các tổ chức ma trận hoạt động như thế nào?

Các tổ chức ma trận có 2 hoặc nhiều cấu trúc báo cáo quản lý. Mặc dù điều này thoạt đầu có vẻ khó hiểu, nhưng các thành viên trong nhóm thường có 1 người quản lý chính cho bộ phận của họ. 

Báo cáo cho người quản lý bộ phận có chức năng tương tự như cấu trúc công việc truyền thống.

Ví dụ, các thành viên trong nhóm làm việc trong lĩnh vực CNTT báo cáo cho trưởng bộ phận CNTT. Trưởng bộ phận IT báo cáo với phó chủ tịch bộ phận của mình. Cuối cùng, tất cả các mối quan hệ báo cáo đều dẫn đến Giám đốc điều hành. 

Sự khác biệt trong cấu trúc ma trận là các thành viên trong nhóm cũng báo cáo cho người quản lý dự án. Các dự án thường yêu cầu công việc từ các thành viên của các bộ phận khác nhau như CNTT, tiếp thị và tài chính, đó là lý do tại sao việc có một người quản lý riêng cho các dự án riêng lẻ lại có ý nghĩa.

Các loại quản lý ma trận

Có 3 loại quản lý ma trận, với mỗi loại trao quyền nhiều hơn hoặc ít hơn cho người quản lý dự án. Bạn có thể hình dung các kiểu quản lý này trên thang điểm với người quản lý dự án ở một đầu và người quản lý bộ phận ở đầu kia.

Ma trận yếu

Trong một ma trận yếu, người quản lý dự án có ít quyền ra quyết định nhất so với các kiểu quản lý ma trận khác. Khi người quản lý dự án có quyền hạn đối với dự án, ma trận trở nên yếu vì ngân sách và thời gian của dự án nằm trong tay của trưởng bộ phận. Lập một kế hoạch giao tiếp có thể giữ cho giao tiếp không bị lạc trong một ma trận yếu. 

Ma trận cân bằng

Trong một ma trận cân bằng, trưởng bộ phận và giám đốc dự án có quyền hạn ngang nhau và các thành viên trong nhóm báo cáo cho cả 2. Điều này giúp giao tiếp cởi mở giữa tất cả mọi người trong vai trò lãnh đạo và cho phép dự án tiến triển thuận lợi. 

Ma trận mạnh

Trong một ma trận mạnh, giám đốc dự án có hầu hết quyền ra quyết định đối với dự án, trong khi trưởng bộ phận có quyền hạn chế hơn. Điều này tạo ra một cơ cấu tổ chức mạnh mẽ vì người quản lý dự án có toàn quyền sở hữu đối với dự án. Trưởng bộ phận có thể giám sát dự án nhưng không đưa ra các quyết định quan trọng.

Tìm hiểu thêm: Những phương pháp quản lý dự án.

Ưu điểm của cơ cấu tổ chức ma trận

Cơ cấu tổ chức ma trận phức tạp hơn cơ cấu thứ bậc, nhưng nó có nhiều ưu điểm. Một số ưu điểm của thiết kế ma trận bao gồm các mục tiêu dự án rõ ràng, sử dụng hiệu quả các nguồn lực, thông tin lưu chuyển tự do và đào tạo cho các nhà quản lý dự án. 

Mục tiêu dự án rõ ràng

Thiết kế tổ chức ma trận có thể đảm bảo rõ ràng hơn về các mục tiêu của dự án. Khi nhóm của bạn báo cáo tiến độ của họ cho cả người quản lý dự án và trưởng bộ phận, việc củng cố các mục tiêu dự án là rất quan trọng. Khi người quản lý dự án cảm thấy được hỗ trợ bởi các thành viên khác của ban quản lý cấp cao, việc tổ chức dự án trở thành một ưu tiên.

Tình huống: Giả sử nhóm của bạn đang làm việc trong một dự án phát triển ứng dụng. Bởi vì bạn đang sử dụng cấu trúc ma trận, các nhà phát triển CNTT sẽ báo cáo cho bạn với tư cách là người quản lý dự án và trưởng bộ phận CNTT. Mục tiêu của dự án là tạo ra một ứng dụng tìm kiếm từ khóa cho các nhà tiếp thị sử dụng khi đang di chuyển. Khi trưởng bộ phận CNTT và người quản lý dự án thông báo mục tiêu dự án rõ ràng cho các nhà phát triển CNTT, ứng dụng sẽ được phát triển nhanh hơn. 

Sử dụng hiệu quả các nguồn lực

Cấu trúc ma trận cho phép sử dụng hiệu quả các nguồn lực vì các nhóm bao gồm các chuyên gia từ các phòng ban khác nhau. Điều này làm giảm chi phí chung và lượng thời gian cần thiết để hoàn thành một dự án. Trong cấu trúc phân cấp mà mỗi nhóm chỉ báo cáo cho một người quản lý, sẽ có ít người quản lý hơn trong mỗi nhóm.

Các nhóm này có thể cần nhiều thời gian hơn để tạo một dự án có thể thực hiện được vì họ không có các thành viên có chuyên môn khác nhau.

Tình huống: Nhóm tạo ứng dụng nghiên cứu từ khóa có thể bao gồm các chuyên gia từ bộ phận CNTT, bộ phận tài chính và bộ phận tiếp thị. Khi các thành viên trong nhóm này báo cáo thành công với trưởng bộ phận và người quản lý dự án của họ, họ sẽ tăng năng suất của nhóm, tiết kiệm thời gian và hoàn thành dự án hiệu quả hơn. 

Nhóm ma trận giảm chi phí vì nếu không có một nhóm chuyên gia kết hợp, các công ty sẽ phải cơ cấu lại các nhóm và có khả năng thuê các thành viên mới trong nhóm mỗi khi một sản phẩm hoặc dịch vụ mới được phát triển.

Thông tin lưu chuyển tự do

Làm việc theo cấu trúc ma trận tạo ra luồng thông tin tự do giữa các nhóm vì nhóm báo cáo cho nhiều nhà lãnh đạo. Trong khi các thành viên trong nhóm phải nhớ chuyển tiếp thông tin trong một hệ thống phân cấp, ma trận làm cho luồng thông tin trở thành một yêu cầu.

Báo cáo thông tin cho nhiều nhà lãnh đạo có vẻ tẻ nhạt, nhưng với hệ thống quản lý dự án phù hợp, nó yêu cầu ít hoặc không cần thêm công việc từ các thành viên trong nhóm.

Tình huống: Nếu nhóm phát triển trên ứng dụng nghiên cứu từ khóa chỉ báo cáo với người quản lý dự án, thông tin về bản sửa lỗi có thể bị mất. Tuy nhiên, việc chuyển tiếp thông tin cho trưởng bộ phận CNTT rất dễ nhớ khi nó là một phần của quy trình ma trận. 

Đào tạo cho các nhà quản lý dự án

Cấu trúc độc đáo của tổ chức ma trận mang lại cho các nhà quản lý dự án một lượng lớn trách nhiệm. Người quản lý dự án phải dẫn dắt nhóm của họ thông qua vòng đời của dự án. Cấu trúc này thách thức các nhà quản lý dự án và đào tạo những người muốn trở thành nhà quản lý chức năng chéo trong các bộ phận khác.

Tình huống: Trong dự án này, nhóm của bạn gặp phải một số bản sửa lỗi và tiến trình dự án bị trì hoãn. Là người quản lý dự án, bạn có trách nhiệm làm việc với trưởng bộ phận CNTT để xử lý thành công tất cả các vấn đề. Khi làm như vậy, bạn phát hiện ra sở thích cá nhân đối với CNTT – và một cơ hội nghề nghiệp tiềm năng trong tương lai. 

Duy trì đội ngũ

Tổ chức ma trận có một hồ sơ theo dõi tuyệt vời từ việc giữ chân thành viên trong nhóm bởi vì khi các chuyên gia được đặt cùng nhau, nhóm sản phẩm sẽ luôn vững mạnh. Các thành viên trong nhóm này làm việc dưới quyền của các trưởng bộ phận chức năng và sau đó được giao cho các giám đốc dự án. Các chuyên gia thường thích làm việc cùng nhau và nó có thể cải thiện hiệu suất dự án. 

Tình huống: Trong dự án ứng dụng nghiên cứu từ khóa, nhóm dự án bao gồm các chuyên gia CNTT, tiếp thị và tài chính khác nhau bởi vì các thành viên trong nhóm này hiểu rõ cơ bản của việc tạo ứng dụng cho người dùng điện thoại. Đội ngũ chuyên gia này có thể sẽ gắn bó với nhau để thực hiện nhiều dự án trong tương lai.

Nhược điểm của cơ cấu tổ chức ma trận

Giống như cấu trúc báo cáo phân cấp, tổ chức ma trận cũng có những nhược điểm. Hầu hết các nhược điểm bắt nguồn từ việc cấu trúc này phức tạp. Mặc dù các thiết kế phức tạp có thể mang lại lợi ích khi chúng hoạt động, nhưng chúng cũng có khả năng gây ra xung đột và khiến mọi thứ trở nên lộn xộn.

Kiểu báo cáo phức tạp

Sự phức tạp của tổ chức ma trận có thể là một bất lợi vì các nhóm có thể gặp khó khăn khi biết phải báo cáo cho ai và khi nào. Mặc dù mục đích của ma trận là mang lại lợi ích cho các nhóm, nhưng nó có thể làm phức tạp các dự án và làm xáo trộn quá trình tổng thể. 

Giải pháp: Cách tốt nhất để ngăn chặn lỗi báo cáo là đảm bảo mọi thành viên của ma trận đều hiểu ai phải báo cáo cho ai và làm như thế nào. Sử dụng nền tảng quản lý dự án trực quan tạo điều kiện làm việc giữa các nhóm có thể làm cho cấu trúc ma trận ít phức tạp hơn. 

Thời gian phản hồi chậm

Sự phức tạp của ma trận có thể dẫn đến thời gian phản hồi chậm, có thể làm trì hoãn các dự án. Thời gian phản hồi chậm xuất phát từ nhu cầu báo cáo thông tin cho nhiều người. Có nhiều người tham gia là một điều tốt, nhưng nhược điểm là việc chuyển tải thông tin đến nhiều người hơn sẽ mất thời gian. 

Giải pháp: Sử dụng hệ thống quản lý dự án sẽ giải quyết được vấn đề thời gian phản hồi chậm với cấu trúc ma trận. Ngăn chặn công việc trùng lặp và tăng khả năng hiển thị giữa các nhóm và ban lãnh đạo. 

Hướng dẫn xung đột

Hướng dẫn xung đột xảy ra nếu người quản lý dự án và trưởng bộ phận không ở trên cùng 1 trang. Mặc dù cấu trúc ma trận nhằm khuyến khích làm việc theo nhóm, nhưng nó có thể làm điều ngược lại tùy thuộc vào các tính cách có liên quan. 

Giải pháp: Để ngăn chặn hướng dẫn xung đột, hãy thiết lập một hệ thống cho phép các nhà quản lý tương tác trực tiếp với nhau. Các thành viên trong nhóm có thể tránh cảm giác như họ bị kẹt giữa chừng nếu các nhà quản lý phù hợp với các mục tiêu của dự án và ở trên cùng 1 trang.

Ma sát tiềm ẩn

Sự khác biệt chính giữa cấu trúc ma trận và cấu trúc phân cấp là các thành viên trong nhóm báo cáo cho 2 người quản lý theo cấu trúc ma trận. Điều này làm cho tổ chức ma trận trở nên phức tạp hơn và đặt nhiều trách nhiệm hơn cho các thành viên trong nhóm. Có 2 người quản lý có thể cung cấp cho các thành viên trong nhóm nhiều phản hồi và hướng dẫn hơn, nhưng cũng có thể dẫn đến xích mích.

Giải pháp: Để ngăn ngừa xích mích tiềm ẩn, điều cần thiết là trưởng bộ phận và giám đốc dự án phải giao tiếp. Vai trò của nhóm không phải là lựa chọn giữa các nhà quản lý khi xung đột xảy ra. Cho dù trực tiếp hay thông qua các hệ thống ảo, các nhà quản lý có thể ngăn chặn xích mích bằng cách đặt ra các mục tiêu dự án rõ ràng ngay từ ngày đầu tiên và làm việc cùng nhau để tạo ra một sản phẩm thành công. 

Ưu tiên tung hứng

Các thành viên trong nhóm có thể khó sắp xếp các ưu tiên trong một cấu trúc ma trận nếu các nhà quản lý không làm việc cùng nhau. Nếu trưởng bộ phận tin rằng nhiệm vụ của họ là quan trọng nhất và người quản lý dự án cũng nghĩ như vậy, nhóm có thể gặp khó khăn khi xác định ưu tiên hướng dẫn của người quản lý nào. 

Giải pháp: Khi các thành viên trong nhóm gặp khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ do thông tin sai lệch giữa các nhà quản lý, các nhà quản lý phải thảo luận về các nhiệm vụ của nhóm và xác định việc gì nên làm trước. Hầu hết các vấn đề có khả năng nảy sinh từ cấu trúc ma trận đều có thể được giải quyết với sự cộng tác mạnh mẽ, giao tiếp và rõ ràng giữa các nhóm.

Tìm hiểu thêm: Kiến thức cơ bản về quản lý dự án.

Bài viết Tổ chức ma trận (Maxtrix) là gì và hoạt động như thế nào? đã xuất hiện đầu tiên vào ngày Top 10 bí ấn.

Theo: Viện Quản Lý Dự Án PMI.

Việc phát triển phần mềm để cải thiện quy trình kinh doanh, xây dựng một tòa nhà, nỗ lực cứu trợ sau thiên tai, mở rộng hoạt động bán hàng sang một thị trường địa lý mới – đây đều là những ví dụ về các dự án.

Tất cả các dự án là một nỗ lực tạm thời để tạo ra giá trị thông qua một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất. Tất cả các dự án đều có bắt đầu và kết thúc. Họ có một đội, một ngân sách, một lịch trình và một loạt các kỳ vọng mà nhóm cần đáp ứng. Mỗi dự án là duy nhất và khác với các hoạt động thông thường – các hoạt động đang diễn ra của một tổ chức – bởi vì các dự án đi đến kết luận sau khi đạt được mục tiêu.

Tính chất thay đổi của công việc do tiến bộ công nghệ, toàn cầu hóa và các yếu tố khác có nghĩa là ngày càng có nhiều tổ chức công việc xoay quanh các dự án với các nhóm được tập hợp lại dựa trên các kỹ năng cần thiết cho các nhiệm vụ cụ thể.

Tìm hiểu thêm: Kiến thức cơ bản về quản lý dự án.

Dự án là gì?

Một dự án là một nỗ lực duy nhất, nhất thời, được thực hiện để đạt được các mục tiêu đã hoạch định, có thể được xác định về đầu ra, kết quả hoặc lợi ích. Một dự án thường được coi là thành công nếu nó đạt được các mục tiêu theo các tiêu chí chấp nhận của họ, trong khoảng thời gian và ngân sách đã thỏa thuận. Thời gian, chi phí và chất lượng là những yếu tố cấu thành nên mọi dự án.

• Thời gian: lập kế hoạch là một tập hợp các kỹ thuật được sử dụng để phát triển và trình bày các lịch trình cho biết khi nào công việc sẽ được thực hiện.
• Chi phí: các quỹ cần thiết được mua và quản lý tài chính như thế nào?
• Chất lượng: làm thế nào để đảm bảo tính phù hợp cho mục đích của quá trình phân phối và quản lý?

Khi nào chúng ta sử dụng quản lý dự án?

Các dự án tách biệt với các hoạt động kinh doanh thông thường và xảy ra khi một tổ chức muốn cung cấp một giải pháp để đặt ra các yêu cầu trong một ngân sách và khung thời gian đã thỏa thuận. Các dự án yêu cầu một nhóm người tạm thời đến với nhau để tập trung vào các mục tiêu dự án cụ thể. Kết quả là, làm việc nhóm hiệu quả là trọng tâm của các dự án thành công.

Kết quả là, làm việc nhóm hiệu quả là trọng tâm của các dự án thành công. Quản lý dự án liên quan đến việc quản lý các gói công việc rời rạc để đạt được các mục tiêu cụ thể. Cách thức quản lý công việc phụ thuộc vào nhiều yếu tố.

Quy mô, ý nghĩa và độ phức tạp của công việc là những yếu tố rõ ràng. Mục tiêu có thể được thể hiện dưới dạng:

• đầu ra (chẳng hạn như một tòa nhà mới);
• kết quả (chẳng hạn như nhân viên được chuyển từ nhiều địa điểm đến Trụ sở mới);
• lợi ích (chẳng hạn như giảm chi phí đi lại và quản lý cơ sở vật chất);
• các mục tiêu chiến lược (chẳng hạn như tăng gấp đôi giá cổ phiếu của tổ chức trong 3 năm).

Ai sử dụng quản lý dự án?

Bất kỳ ai và mọi người đều quản lý các dự án, ngay cả khi họ không được chính thức gọi là ‘người quản lý dự án’. Bạn đã bao giờ tổ chức một sự kiện? Đó là một dự án mà bạn đã quản lý với một nhóm người và quản lý dự án là một kỹ năng sống cho tất cả mọi người. Chính thức hơn, các dự án mọc lên trong tất cả các ngành và lĩnh vực kinh doanh:

• Giao thông và Cơ sở hạ tầng
• IT
• Sản xuất sản phẩm
• Xây dựng
• Tài chính và Luật

Các thành phần cốt lõi của quản lý dự án

• xác định lý do tại sao một dự án là cần thiết;
• nắm bắt các yêu cầu của dự án, xác định chất lượng của các sản phẩm, ước tính nguồn lực và thời gian;
• chuẩn bị một trường hợp kinh doanh để biện minh cho khoản đầu tư;
• đảm bảo thỏa thuận và tài trợ của công ty;
• dẫn dắt và tạo động lực cho nhóm giao dự án;
• xây dựng và triển khai kế hoạch quản lý cho dự án;
• quản lý rủi ro, các vấn đề và thay đổi trong dự án;
• giám sát tiến độ so với kế hoạch;
• quản lý ngân sách dự án;
• duy trì thông tin liên lạc với các bên liên quan và tổ chức dự án;
• quản lý nhà cung cấp;
• đóng dự án theo cách có kiểm soát khi thích hợp.

Tìm hiểu thêm: Các phương pháp quản lý dự án.

Bài viết Quản lý dự án là gì? Project Management đã xuất hiện đầu tiên vào ngày Top 10 bí ấn.