Phương pháp đường dẫn quan trọng – Biểu đồ Gantt trong dự án

0
30
Phương pháp đường dẫn quan trọng trong dự án
Phương pháp đường dẫn quan trọng trong dự án

Phương pháp đường dẫn tới hạn (CPM) là một thuật toán sử dụng tài nguyên để lập lịch cho một tập hợp các hoạt động của dự án. Kỹ thuật cơ bản để sử dụng CPM là xây dựng một mô hình của dự án bao gồm những điều sau:

  • Danh sách tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án
  • Sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ
  • Ước tính thời gian (khoảng thời gian) mà mỗi hoạt động sẽ mất để hoàn thành

Với thông tin này, bạn có thể xác định con đường quan trọng bằng cách xác định khoảng thời gian dài nhất của các hoạt động phụ thuộc và đo lường chúng từ đầu đến cuối.

Khi bạn đã xác định được hoạt động nào trên con đường quan trọng hoặc dài nhất, bạn có thể dễ dàng phân biệt hoạt động nào có tổng số float hoặc có thể bị trì hoãn mà không làm cho dự án kéo dài hơn.

Sử dụng phương pháp đường dẫn quan trọng trong một dự án

Bây giờ chúng ta sẽ cố gắng chứng minh khái niệm về phương pháp con đường quan trọng bằng một ví dụ thực tế, đơn giản: lập kế hoạch cho một bữa tiệc giết người. Bạn nên lập kế hoạch và thực hiện dự án này như thế nào?

1. Xác định phạm vi dự án

Đầu tiên, chúng ta cần xác định tất cả các nhiệm vụ phải hoàn thành để hoàn thành dự án. Đối với ví dụ bên của chúng tôi, nó có thể trông như thế này:

  • Chọn ngày và địa điểm
  • Tạo danh sách phát cuối cùng
  • Thiết lập hệ thống âm thanh
  • Mời bạn bè của bạn
  • Mua đồ ăn và thức uống
  • Nấu món thịt hầm
  • Tổ chức bữa tiệc

Khi chúng tôi xem xét từng nhiệm vụ này, chúng tôi nhận ra rằng một số trong số chúng không thể được bắt đầu trước khi những công việc khác được hoàn thành. Đó là, một số nhiệm vụ phụ thuộc vào những người khác. Chúng tôi đã chỉ định các mối quan hệ này trong bảng dưới đây:

 Tên công việc Phụ thuộc vào
 Chọn ngày và địa điểm – 
 Tạo danh sách phát cuối cùng –
 Thiết lập hệ thống âm thanh của bạn –
 Mời bạn bè của bạn Chọn ngày và địa điểm
 Mua đồ ăn và thức uống Mời bạn bè của bạn
 Nấu món thịt hầm Mua đồ ăn và thức uống
 Tổ chức bữa tiệc Nấu món ăn & hệ thống âm thanh 

Các hành động “mời bạn bè của bạn”, “mua thức ăn và đồ uống”, “nấu món thịt hầm” và “tổ chức bữa tiệc” tạo thành một chuỗi các nhiệm vụ phải được thực hiện theo một thứ tự cụ thể, nối tiếp nhau, để đảm bảo một kết quả thành công. Các nhiệm vụ như vậy được gọi là các hoạt động tuần tự.

Những công việc này, cùng với việc bắt đầu dự án của chúng tôi (“chọn ngày và địa điểm”) là những bước quan trọng nhất để hoàn thành dự án của chúng tôi. Như vậy, những hành động này sẽ được đặt vào con đường trọng yếu.

2. Phân tích và xác định đường dẫn tới hạn

Khái niệm cơ bản đằng sau phân tích đường dẫn quan trọng là bạn không thể bắt đầu một số công việc nhất định cho đến khi những công việc khác hoàn thành. Những nhiệm vụ này cần được hoàn thành theo một trình tự, với mỗi giai đoạn phải được hoàn thành trước khi giai đoạn tiếp theo có thể bắt đầu.

Chúng tôi đã sử dụng Biểu đồ Gantt để hiển thị lịch biểu mẫu có thể trông như thế nào:

Ví dụ biểu đồ Gantt
Ví dụ biểu đồ Gantt

Lộ trình quan trọng bao gồm chuỗi dài nhất của các hoạt động từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án phải được hoàn thành để đảm bảo dự án kết thúc vào một thời gian nhất định. Các hoạt động trên con đường trọng yếu phải được quản lý rất chặt chẽ. Nếu công việc trên con đường quan trọng bị trượt, hãy hành động ngay lập tức để đưa dự án trở lại đúng tiến độ. Nếu không, toàn bộ dự án có thể bị trì hoãn.

Hãy tưởng tượng rằng bạn có một dự án sẽ mất 30 ngày để hoàn thành. Nếu hoạt động đầu tiên trên đường tới hạn trễ 1 ngày, thì dự án sẽ mất 31 ngày để hoàn thành, trừ khi một hoạt động khác trên đường tới hạn có thể hoàn thành sớm hơn 1 ngày. Đường dẫn quan trọng về cơ bản xác định ngày kết thúc trong lịch trình dự án của bạn.

3. Các đường dẫn dự án khác nhau

Bạn có thể có nhiều hơn một đường dẫn quan trọng trong một dự án để một số đường dẫn chạy đồng thời. Điều này có thể là kết quả của nhiều sự phụ thuộc giữa các tác vụ hoặc các chuỗi riêng biệt chạy trong cùng một khoảng thời gian.

Đường dẫn quan trọng trong quản lý dự án có thể chứa tất cả các hoạt động quan trọng liên quan đến dự án hoặc có thể không. Trên thực tế, các hoạt động trên con đường quan trọng không phải lúc nào cũng là những phần quan trọng nhất của dự án. Đồng thời, sẽ có những nhiệm vụ không nằm trên con đường quan trọng, nhưng điều đó vẫn quyết định sự thành công của dự án của bạn.

Hiểu được phương pháp đường dẫn quan trọng liên quan đến việc xác định những hoạt động nào là quan trọng để hoàn thành đúng thời hạn. Nhưng các hoạt động khác nằm ngoài con đường quan trọng cũng có thể rất quan trọng và cần được chú ý thêm.

Các hạn chế về nguồn lực là gì và tại sao chúng lại quan trọng?

Lịch trình đường dẫn quan trọng truyền thống trong quản lý dự án chỉ dựa trên các mối quan hệ phụ thuộc nhân quả. Chúng tôi đã đánh dấu những phần phụ thuộc này trong kế hoạch của mình. (ví dụ, không thể nấu món thịt hầm mà không mua nguyên liệu).

Tuy nhiên, một dự án có thể có các nguồn lực hạn chế cần được xem xét, chẳng hạn như cách tính tải trong quy hoạch tài nguyên. Những hạn chế này sẽ tạo ra nhiều phụ thuộc hơn, thường được gọi là hạn chế tài nguyên.

Nếu bạn làm việc theo nhóm, bạn có thể chia công việc dự án giữa các thành viên trong nhóm. Trong ví dụ của chúng tôi, trong khi bạn đang chọn ngày và địa điểm và mời mọi người, một trong những người bạn của bạn có thể tạo một danh sách phát và một người khác có thể lấy đồ ăn và thức uống. Các nhiệm vụ có thể được thực hiện song song, như trên biểu đồ của chúng tôi ở trên.

Tuy nhiên, nếu bạn là người duy nhất chịu trách nhiệm cho dự án, bạn sẽ gặp hạn chế về nguồn lực vì bạn không thể ở hai nơi cùng một lúc. Trong trường hợp này, đường dẫn quan trọng của bạn sẽ khác.

Trên biểu đồ trên, chúng tôi giả định rằng trước tiên bạn cần chọn ngày và địa điểm, sau đó bạn mới có thể tạo danh sách phát. Tuy nhiên, tùy thuộc vào điều kiện dự án, các nhiệm vụ này có thể được thực hiện theo một thứ tự khác nhau.

Loại đường dẫn tới hạn này được gọi là đường dẫn tới hạn tài nguyên. Phương pháp này được đề xuất như một phần mở rộng cho phân tích đường dẫn quan trọng truyền thống để cho phép bao gồm các nguồn lực liên quan đến từng hoạt động. Lịch trình cấp tài nguyên có thể bao gồm sự chậm trễ do tắc nghẽn tài nguyên (tức là không có tài nguyên vào thời điểm cần thiết) và nó có thể khiến đường dẫn quan trọng trước đây ngắn hơn dài ra.

Tính toán độ dài của dự án của bạn

Trong quản lý dự án, một lộ trình quan trọng là chuỗi các nhiệm vụ phụ thuộc tạo thành khoảng thời gian dài nhất, cho phép bạn xác định mốc thời gian hiệu quả nhất có thể để hoàn thành một dự án. Dưới đây là tóm tắt về cách tính toán đường dẫn quan trọng trong dự án của bạn.

Quay trở lại ví dụ về bữa tiệc của chúng ta, hãy giả sử rằng bạn phải làm mọi thứ một mình. Chúng tôi đã ước tính khoảng thời gian mà mỗi hoạt động sẽ diễn ra. Ngoài ra, chúng tôi đã xác định thời gian bắt đầu gần đúng cho mỗi nhiệm vụ trên đường dẫn tới hạn. Đây là những gì chúng tôi nghĩ ra:

 Nhiệm vụ Khoảng thời gian Bắt đầu
 Chọn ngày và địa điểm 2 giờ Thứ hai
 Tạo danh sách phát cuối cùng 3 giờ Thứ hai
 Thiết lập hệ thống âm thanh của bạn 1 giờ Thứ hai
 Mời bạn bè của bạn 2 ngày Thứ hai
 Mua đồ ăn và thức uống 1 ngày Thứ ba
 Nấu món thịt hầm 2 giờ Thứ tư
 Tổ chức bữa tiệc 2 giờ Thứ tư

Bây giờ, nếu chúng ta cộng tất cả thời lượng của các nhiệm vụ quan trọng của mình, chúng ta sẽ có được khoảng thời gian gần đúng mà chúng ta cần để hoàn thành toàn bộ dự án. Trong trường hợp của chúng tôi, 3 ngày và 6 giờ, vì “tạo danh sách phát cuối cùng” và “thiết lập hệ thống âm thanh” không phải là con đường quan trọng.

Nếu cộng thời lượng vào thời gian bắt đầu, chúng ta có thể tính được thời gian hoàn thành dự án sớm nhất. Việc hiểu CPM cho phép chúng tôi thực hiện phép tính này một cách nhanh chóng và chính xác.

Tính linh hoạt trong phương pháp đường dẫn quan trọng

Phương pháp đường dẫn quan trọng được phát triển cho các dự án phức tạp, nhưng khá dễ đoán. Tuy nhiên, trong cuộc sống thực, chúng tôi hiếm khi được quản lý các dự án như vậy. Một lịch trình được tạo bằng cách sử dụng các kỹ thuật phương pháp đường dẫn quan trọng thường không được tuân thủ một cách chính xác.

Như chúng tôi đã đề cập, bất kỳ sự chậm trễ nào của một hoạt động trên con đường quan trọng đều ảnh hưởng trực tiếp đến ngày hoàn thành. Các yêu cầu kỹ thuật mới có thể xuất hiện và các hạn chế tài nguyên mới có thể xuất hiện.

Giả sử bạn đang có kế hoạch trang trí lại phòng khách của mình với một người bạn. Danh sách nhiệm vụ của bạn có thể trông như thế này:

  1. Loại bỏ đồ nội thất cũ
  2. Sơn tường
  3. Sửa chữa trần nhà
  4. Lắp đặt đồ nội thất mới

Bạn của bạn có trách nhiệm:

  1. Chọn rèm cửa mới
  2. Treo rèm mới

Các nhiệm vụ song song trong con đường quan trọng

Trong ví dụ của chúng tôi, các nhiệm vụ song song tạo thành một dự án con và có thể được coi là một đường dẫn không quan trọng. Bạn của bạn có thể “chọn nhiệm vụ mới” và “làm nhiệm vụ mới” bất kỳ lúc nào trước khi kết thúc dự án của bạn. Các nhiệm vụ song song có sự linh hoạt trong ngày bắt đầu và ngày kết thúc, được coi là “nổi”.

Những nhiệm vụ này song song và sẽ không được đặt trên con đường quan trọng.

Nếu bất kỳ nhiệm vụ song song nào bị trì hoãn đáng kể, điều đó sẽ khiến toàn bộ dự án của chúng tôi không thể hoàn thành đúng hạn. Vì vậy, bạn hãy luôn để mắt đến các công việc song song.

Những thay đổi trong đường dẫn quan trọng

Bây giờ, hãy giả sử rằng việc chọn nhiệm vụ song song khiến bạn của chúng ta mất nhiều thời gian hơn chúng ta dự kiến ​​ban đầu. Điều này sẽ làm trì hoãn việc kết thúc dự án.

Việc nấu món thịt hầm sẽ không hoàn thiện nếu không mua được thịt, vì vậy con đường trước đây không quan trọng sẽ trở nên quan trọng. Đường dẫn quan trọng ban đầu thay đổi.

Để theo dõi các nhiệm vụ không quan trọng của bạn, hãy cập nhật lịch trình dự án của bạn. Đó là cách duy nhất bạn sẽ biết chính xác dự án của mình đang ở đâu vào bất kỳ thời điểm nào và liệu nó có được thực hiện như kế hoạch ban đầu hay không.

Xem thêm về quản lý dự án: