Có nhiều phương pháp quản lý dự án. Trên thực tế, có khá nhiều trong số chúng, và một số thậm chí còn kết hợp với nhau để tạo thành các phương pháp kết hợp mới. Nhưng chúng chính xác là gì? Làm thế nào để họ giúp các nhóm dự án hoạt động tốt hơn? Và điều gì làm cho một phương pháp này tốt hơn một phương pháp khác?
Các phương pháp luận quản lý dự án về cơ bản là những cách khác nhau để tiếp cận một dự án. Mỗi người có một quy trình và quy trình làm việc riêng.
Ở đây, chúng tôi xem xét một số phương pháp quản lý dự án hàng đầu, được nhóm lại theo sự tương đồng và phổ biến.
Xem thêm: Cách tạo quản lý dự án.
A. Các phương pháp luận tuần tự, truyền thống
Phương pháp quản lý dự án thác nước
Cách phổ biến nhất để lập kế hoạch cho một dự án là sắp xếp các nhiệm vụ dẫn đến kết quả cuối cùng có thể thực hiện được và thực hiện chúng theo thứ tự. Quá trình này còn được gọi là phương pháp thác nước – phương pháp truyền thống để quản lý các dự án và là phương pháp dễ hiểu nhất.
Bạn phải hoàn thành một nhiệm vụ trước khi nhiệm vụ tiếp theo bắt đầu trong một chuỗi các mục được kết nối với nhau để tạo thành tổng thể có thể giao. Đó là một phương pháp lý tưởng cho các dự án tạo ra các đối tượng vật lý (tòa nhà, máy tính) và bạn có thể dễ dàng sao chép các kế hoạch dự án để sử dụng trong tương lai.
Sức mạnh của phương pháp này là mọi bước đều được lập kế hoạch trước và sắp xếp theo trình tự thích hợp. Mặc dù đây có thể là phương pháp đơn giản nhất để thực hiện ban đầu, nhưng bất kỳ thay đổi nào về nhu cầu hoặc ưu tiên của các bên liên quan sẽ làm gián đoạn chuỗi nhiệm vụ, gây khó khăn cho việc quản lý. Phương pháp luận này vượt trội về khả năng dự đoán nhưng thiếu tính linh hoạt.
Phương pháp đường dẫn tới hạn (CPM)
Phương pháp đường dẫn quan trọng được phát triển vào những năm 1950, dựa trên ý tưởng rằng có một số nhiệm vụ bạn không thể bắt đầu cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ trước đó. Khi bạn xâu chuỗi các nhiệm vụ phụ thuộc này lại với nhau từ đầu đến cuối, bạn vạch ra con đường quan trọng của mình.
Việc xác định và tập trung vào con đường quan trọng này cho phép người quản lý dự án ưu tiên và phân bổ nguồn lực để hoàn thành công việc quan trọng nhất và lên lịch lại cho bất kỳ nhiệm vụ ưu tiên nào thấp hơn có thể làm tắc nghẽn băng thông của nhóm của bạn. Bằng cách này, nếu bạn cần thay đổi lịch trình dự án, bạn có thể tối ưu hóa quy trình làm việc của nhóm mà không làm chậm trễ kết quả.
Tìm hiểu thêm: Phương pháp đường dẫn quan trọng – Biểu đồ Gantt trong dự án.
Quản lý dự án chuỗi quan trọng (CCPM)
Quản lý dự án chuỗi quan trọng đưa phương pháp đường dẫn quan trọng tiến thêm một bước. CCPM là một phương pháp luận tập trung vào các nguồn lực cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ của dự án bằng cách bổ sung nguồn lực sẵn có vào đường dẫn quan trọng. Nó cũng xây dựng vùng đệm về thời gian xung quanh các nhiệm vụ này trong lịch trình của dự án, đảm bảo dự án đáp ứng thời hạn của nó.
B. Dự án Agile
Các phương pháp quản lý dự án Agile đang ngày càng phổ biến, nhờ vào môi trường kinh doanh cạnh tranh cao và sự đổi mới ngày càng tăng. Nói chung, các phương pháp Agile ưu tiên các chu kỳ ngắn hơn, lặp đi lặp lại và tính linh hoạt.
Hãy cùng điểm qua một số framework Agile phổ biến nhất.
Phương pháp quản lý dự án Agile
Cốt lõi của phương pháp Agile được phát triển vào năm 2001 với 4 giá trị trung tâm:
- Các cá nhân và tương tác qua các quy trình và công cụ
- Làm việc phần mềm trên tài liệu toàn diện
- Sự hợp tác của khách hàng trong quá trình đàm phán hợp đồng
- Đáp ứng sự thay đổi so với việc tuân theo một kế hoạch
Tuyên ngôn Phát triển Phần mềm Agile đưa ra một tư duy đột phá về việc cung cấp giá trị và hợp tác với khách hàng. Ngày nay, Agile có thể đề cập đến các giá trị này cũng như các khuôn khổ để thực hiện chúng, bao gồm Scrum, Kanban, lập trình cực đoan và khuôn khổ dự án thích ứng.
Điểm chung của các khuôn khổ Agile khác nhau này là gì?
Các mục tiêu của dự án được khách hàng nêu rõ (nội bộ hoặc bên ngoài), trong khi mục tiêu cuối cùng có thể thay đổi khi dự án tiến triển. Nhóm dự án làm việc theo chu kỳ lặp đi lặp lại, luôn đánh giá kết quả khi kết thúc. Tùy thuộc vào kết quả của những đánh giá này, sản phẩm cuối cùng có thể được sửa đổi để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Hợp tác liên tục là chìa khóa, cả trong nhóm dự án và với các bên liên quan của dự án.
Tìm hiểu thêm:
- 8 thái độ cần có để hoàn thành nhanh các dự án
- Tương lai và thách thức của PMOs – Bộ phận quản lý dự án
Scrum
Scrum là khung phát triển Agile phổ biến nhất vì nó tương đối đơn giản để triển khai. Nó cũng giải quyết nhiều vấn đề mà các nhà phát triển phần mềm phải vật lộn trong quá khứ, chẳng hạn như chu kỳ phát triển phức tạp, kế hoạch dự án không linh hoạt và thay đổi lịch trình sản xuất.
Trong Scrum, một nhóm nhỏ được dẫn dắt bởi một chuyên gia Scrum với công việc chính là xóa bỏ mọi trở ngại để làm việc hiệu quả. Nhóm làm việc theo chu kỳ ngắn trong 2 tuần được gọi là “nước rút”, mặc dù các thành viên trong nhóm gặp nhau hàng ngày để thảo luận về công việc của họ và bất kỳ rào cản nào cần giải phóng. Phương pháp này cho phép phát triển và thử nghiệm nhanh chóng, đặc biệt là trong các nhóm nhỏ.
Tìm hiểu thêm: Các nguyên tắc cơ bản của Phương pháp Scrum.
Kanban
Kanban là một khuôn khổ khác để triển khai Agile dựa trên năng lực của một nhóm. Nó bắt nguồn từ các nhà máy của Toyota trong những năm 1940. Các phòng ban đã sử dụng một hệ thống thẻ trực quan (“Kanban”) để báo hiệu rằng nhóm của họ đã sẵn sàng cho nhiều nguyên liệu thô hơn và có nhiều năng lực hơn để sản xuất.
Ngày nay, cách tiếp cận trực quan này để quản lý một dự án rất phù hợp với công việc đòi hỏi đầu ra ổn định. Các nhóm dự án tạo ra các trình bày trực quan về nhiệm vụ của họ, thường sử dụng ghi chú dán và bảng trắng (hoặc bảng Kanban trực tuyến), di chuyển các ghi chú hoặc nhiệm vụ qua các giai đoạn định trước để xem tiến độ khi nó xảy ra và xác định nơi có thể xảy ra rào cản.
Lập trình cực đoan (XP)
Lập trình cực đoan (XP) là một nhánh khác của Agile. XP là một phương pháp luận được thiết kế để nâng cao chất lượng phần mềm (và tính đơn giản) và khả năng của nhóm phát triển để thích ứng với nhu cầu của khách hàng. Giống như công thức Agile ban đầu, XP có tính năng chạy nước rút trong công việc ngắn, lặp lại thường xuyên và cộng tác liên tục với các bên liên quan. Thay đổi có thể xảy ra trong vòng một nước rút. Nếu công việc không bắt đầu trên một tính năng cụ thể, nó có thể được hoán đổi và thay thế bằng một nhiệm vụ tương tự.
Khung dự án thích ứng (APF)
Khung dự án thích ứng phát triển do khó khăn trong việc quản lý hầu hết các dự án CNTT sử dụng các phương pháp quản lý dự án truyền thống do các yêu cầu không chắc chắn và thay đổi.
APF bắt đầu với cấu trúc phân tích yêu cầu (RBS) để xác định các mục tiêu chiến lược của dự án dựa trên các yêu cầu, chức năng, chức năng phụ và tính năng của sản phẩm. Dự án tiến hành theo các giai đoạn lặp đi lặp lại và ở cuối mỗi bước, các nhóm đánh giá kết quả trước đó để cải thiện hiệu suất và thực hành. Các bên liên quan cũng có thể thay đổi phạm vi của dự án khi bắt đầu mỗi giai đoạn để nhóm có thể tạo ra giá trị kinh doanh cao nhất.
C. Các phương pháp luận quản lý sự thay đổi
Một số phương pháp giải quyết vấn đề quản lý dự án, nhưng tập trung nhiều hơn vào quản lý thay đổi – đặc biệt là lập kế hoạch cho các rủi ro và kiểm soát sự thay đổi khi nó xảy ra. Các phương pháp đáng chú ý bao gồm:
Phương pháp chuỗi sự kiện (ECM)
Ý tưởng cơ bản đằng sau phương pháp luận chuỗi sự kiện là các rủi ro tiềm ẩn thường nằm ngoài phạm vi của dự án. Điều cần thiết là chuẩn bị cho những rủi ro này và lập kế hoạch ứng phó vì các sự kiện bất ngờ sẽ ảnh hưởng đến lịch trình, sản phẩm và khả năng thành công của dự án.
Quản lý dự án cực đoan (XPM)
Quản lý dự án cực đoan (XPM) ngược lại với thác nước. Nó cung cấp cho bạn một cách để quản lý sự thay đổi lớn và vẫn tiếp tục hoàn thành dự án. Trong XPM, bạn có thể thay đổi kế hoạch dự án, ngân sách và thậm chí cả những thứ có thể phân phối cuối cùng để phù hợp với nhu cầu đang thay đổi, bất kể dự án có bao xa. Đó là một lựa chọn tốt khi quản lý các dự án với thời gian ngắn từ vài tuần đến vài ngày.
Tìm hiểu thêm: Quản lý dự án cực đoan (Extreme) là gì và có phù hợp với bạn?
D. Các phương pháp luận dựa trên quá trình
Tiếp theo, chúng tôi có các phương pháp quản lý dự án thực tế chuyển sang quản lý quy trình kinh doanh (BPM), trong đó mỗi cách tiếp cận tập trung vào công việc như một tập hợp các quy trình. Mặc dù những người theo chủ nghĩa thuần túy về quản lý dự án có thể cho rằng những phương pháp này thuộc một danh sách khác, nhưng chúng tôi nghĩ rằng đây vẫn là những cách tốt để lập kế hoạch và thực hiện một dự án.
Độ nghiêng
Lean là một phương pháp luận tập trung vào việc sắp xếp hợp lý và cắt giảm lãng phí. Bước đầu tiên là tạo bản phân tích quy trình làm việc để xác định và loại bỏ các nút thắt cổ chai và sự chậm trễ. Mục tiêu là làm nhiều hơn với ít hơn – mang lại giá trị cho khách hàng bằng cách sử dụng ít nhân lực hơn, ít tiền hơn và ít thời gian hơn.
Tìm hiểu thêm: Công ty khởi nghiệp nên dựa vào Quản lý dự án tinh gọn (Lean).
Six Sigma
Six sigma là một phương pháp dựa trên thống kê nhằm cải thiện chất lượng của một quy trình bằng cách đo lường các khiếm khuyết hoặc lỗi có mặt và loại bỏ càng nhiều càng tốt. Một quy trình có thể đạt được xếp hạng six sigma nếu 99,99966% sản phẩm cuối cùng – dự án của bạn có thể phân phối – không có sai sót.
Lean six sigma
Kết hợp phương pháp tiếp cận tối giản của Lean (“không lãng phí!”) Và cải tiến chất lượng của six sigma (“không có khuyết điểm!”), Lean Six sigma tập trung vào việc loại bỏ lãng phí để các dự án hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí hơn và thực sự trả lời khách hàng ‘nhu cầu.
Quản lý dự án dựa trên quy trình
Quản lý dự án dựa trên quy trình là một phương pháp điều chỉnh tất cả các mục tiêu của dự án với sứ mệnh lớn hơn của công ty và các giá trị của công ty. Tất cả các mục tiêu và nhiệm vụ của dự án vẫn mang tính chiến lược và phải hoàn thành các mục tiêu lớn hơn của công ty.
Các bước liên quan bao gồm xác định quy trình, thiết lập số liệu, phương pháp đo lường, điều chỉnh mục tiêu khi chúng không ổn định, lập kế hoạch cải tiến và thực hiện chúng.
E. Các phương pháp luận khác
PRINCE2
PRINCE2 là viết tắt của Dự án trong môi trường được kiểm soát. Đó là một phương pháp quản lý các dự án được chính phủ Vương quốc Anh sử dụng và được đặc trưng bởi phương pháp lập kế hoạch dựa trên sản phẩm. Trong PRINCE2, một ban dự án có cấu trúc phụ trách các hoạt động cấp cao như thiết lập biện pháp kinh doanh và phân bổ nguồn lực. Người quản lý dự án chăm sóc cấp dưới, các hoạt động hàng ngày như lập lịch trình. Phương pháp luận này cho phép các nhóm kiểm soát tốt hơn các nguồn lực và khả năng giảm thiểu rủi ro một cách hiệu quả.
Tìm hiểu thêm: PRINCE2 – Phương pháp luận quản lý dự án tái thiết.
PRiSM
PRiSM là viết tắt của Dự án Tích hợp các Phương pháp Bền vững và nhằm mục đích quản lý sự thay đổi trong khi kết hợp tính bền vững của môi trường vào các quy trình của nó. Mục tiêu của PRiSM là hoàn thành nhiệm vụ trong khi giảm tác động tiêu cực đến môi trường và xã hội của công ty. Theo nghĩa đen, nó là quản lý dự án xanh.
Nhận ra lợi ích
Từ khi hình thành đến khi thực hiện đến giao hàng và hơn thế nữa, phương pháp luận hiện thực hóa lợi ích tập trung vào việc liệu sản phẩm của bạn có đáp ứng được lợi ích mà khách hàng mong đợi hay không, chứ không chỉ là bạn có giao hàng đúng thời hạn hay trong ngân sách hay không. Phương pháp luận này đảm bảo rằng bạn cung cấp giá trị thực cho khách hàng và các bên liên quan.
F. “Phương pháp” PMBOK
Mặc dù có thể gây tranh cãi về việc liệu đây có phải là một phương pháp quản lý dự án thực sự hay không, nhưng bạn sẽ thấy các tổ chức cho biết họ sử dụng phương pháp quản lý dự án của cơ quan tri thức (PMBOK) để quản lý dự án.
Mặc dù không phải là một phương pháp luận chính thức, nhưng hệ thống này liên quan đến việc chia nhỏ các dự án thành năm nhóm quy trình được thống nhất bởi Viện Quản lý Dự án (PMI) và được ghi lại trong Hướng dẫn về Cơ quan Kiến thức Quản lý Dự án (PMBOK).
5 giai đoạn bao gồm:
- Khởi xướng
- Lập kế hoạch
- Đang thực thi
- Kiểm soát
- Đóng cửa
Có gì bên trong hướng dẫn PMBOK
WThe PMBOK thu thập các quy trình, phương pháp hay nhất, thuật ngữ và hướng dẫn mà ngành quản lý dự án chấp nhận làm tiêu chuẩn. Bạn sẽ tìm thấy nó được ghi lại trong cuốn sách Hướng dẫn về Cơ quan Kiến thức Quản lý Dự án (PMBOK Guide) , do Viện Quản lý Dự án (PMI) biên soạn và giám sát.
Hướng dẫn PMBOK cung cấp cho các nhà quản lý dự án các hướng dẫn và thực tiễn tốt nhất, xác định mọi thứ từ vòng đời dự án đến các chiến lược và khái niệm quản lý dự án. Hướng dẫn PMBOK nêu chi tiết các quy trình quản lý dự án khác nhau tương tác và chồng chéo trong suốt vòng đời của dự án.
10 lĩnh vực kiến thức quản lý dự án của PMBOK
PMBOK chính thức công nhận 47 quy trình quản lý dự án tiêu biểu, được sắp xếp thành 10 lĩnh vực kiến thức:
- Quản lý truyền thông dự án: Các quy trình phổ biến thông tin giữa các thành viên trong nhóm và các bên liên quan bên ngoài, đảm bảo rằng dữ liệu được trao đổi liên tục và quan trọng hơn là tất cả những người có liên quan đều hiểu.
- Quản lý chi phí dự án: Các quy trình liên quan đến ngân sách, tài trợ, phân bổ chi tiêu và thời gian. Quản lý chi phí phụ thuộc vào ước tính hoạt động từ quản lý thời gian.
- Quản lý nguồn nhân lực dự án: Các quy trình liên quan đến quản lý nhóm dự án của bạn, như tìm nguồn cung ứng, tuyển dụng, phân công vai trò, phát triển chuyên môn và bồi dưỡng tinh thần đồng đội.
- Quản lý tích hợp dự án: Các quy trình cần thiết để xác định, củng cố và điều phối tất cả các quy trình khác và các hoạt động quản lý dự án. Những quy trình này rất quan trọng trong việc thiết lập các kỳ vọng và giữ cho các đường dây liên lạc luôn mở.
- Quản lý mua sắm dự án: Các quy trình lập kế hoạch, lập ngân sách và mua các nguồn lực – dù là vật chất hay thông tin – để hoàn thành công việc.
- Quản lý chất lượng dự án: Các quy trình xác định sự thành công của dự án hoặc các tiêu chí để xem xét nhiệm vụ đã hoàn thành. Nhóm quản lý chất lượng ở mọi giai đoạn của dự án, từ lập kế hoạch đến cải tiến hiệu suất liên tục.
- Quản lý rủi ro dự án: Các quy trình liên quan đến việc chuẩn bị và quản lý các rủi ro không mong muốn.
- Quản lý phạm vi dự án: Các quy trình quản lý phạm vi hoặc các thông số của một dự án. Các quy trình này đảm bảo phạm vi được xác định rõ ràng và tất cả các yêu cầu vẫn nằm trong giới hạn.
- Quản lý các bên liên quan của dự án: Các quy trình xác định những ai sẽ bị tác động bởi dự án và quản lý các mối quan hệ với họ, bao gồm các chiến lược hợp tác với các bên liên quan trong việc chỉ đạo và thực hiện dự án.
- Quản lý thời gian dự án: Các quy trình cần thiết để đảm bảo dự án được hoàn thành trước thời hạn quy định.
Chọn phương pháp quản lý dự án phù hợp
Làm thế nào để bạn chọn đúng phương pháp luận cho dự án của mình với rất nhiều tùy chọn khác nhau có sẵn? Bạn nên chọn dựa trên nhu cầu của dự án và nhóm của bạn. Hai mẹo có liên quan ở đây:
A. Bắt đầu với kết thúc trong tâm trí
Hãy xem xét các yêu cầu, mục tiêu dự án và mục tiêu của bạn. Sản phẩm cuối cùng của bạn cần trông như thế nào? Nó nên cung cấp những lợi ích gì? Dưới đây là một số ví dụ:
- Nếu đó là một đối tượng vật lý, chẳng hạn như một tòa nhà hoặc một sản phẩm gia dụng với các vật liệu rất rõ ràng và kỳ vọng của các bên liên quan, nó có thể được hưởng lợi từ phương pháp luận tuần tự như thác nước hoặc đường dẫn quan trọng.
- Nếu đó là một sản phẩm hoặc ứng dụng phần mềm không được thiết lập sẵn, thì một phương pháp Agile linh hoạt có thể chính là thứ mà dự án cần.
- Nếu tính bền vững về môi trường là giá trị cốt lõi của tổ chức bạn và cần thiết cho việc phân phối sản phẩm của bạn, hãy thử PRiSM.
- Các phương pháp luận dựa trên quy trình như Lean hoặc Lean Six sigma hỗ trợ sự phát triển nhanh chóng của một sản phẩm khả thi tối thiểu.
B. Đánh giá những gì đã hoạt động
Đừng quên xem xét các quy trình bạn đã thực hiện đã được chứng minh là thành công cho nhóm của bạn. Nhóm của bạn nổi trội trong môi trường làm việc nào?
- Nếu họ phát triển mạnh nhờ sự hợp tác, kết hợp các ý tưởng mới khi chúng hoạt động và thậm chí là những trục trặc vào phút cuối do nhu cầu thay đổi, hãy xem xét các phương pháp luận như Scrum, Kanban, XP hoặc APF.
- Hay họ thích một kế hoạch có cấu trúc, có trật tự để hoàn thành các nhiệm vụ một cách tuần tự? Sau đó, xem xét các phương pháp luận như thác nước, đường dẫn quan trọng và quản lý dự án chuỗi quan trọng.
Bây giờ bạn đã được giới thiệu với các phương pháp khác nhau, bước tiếp theo là hiểu từng giai đoạn của vòng đời dự án, vì vậy bạn có thể bắt đầu lập kế hoạch cho dự án của mình từ đầu đến cuối.
Trong phần tiếp theo, chúng tôi phác thảo mọi thứ bạn cần biết về vòng đời của dự án.
Xem thêm: Các bước lập kế hoạch dự án đơn giản.
