Dự án trong môi trường được kiểm soát (thường được gọi là PRINCE2) là phương pháp quản lý dự án được thực hành rộng rãi nhất trên toàn thế giới, được các nhóm ở hơn 150 quốc gia sử dụng.
Nhưng quản lý dự án PRINCE2 là gì và tại sao nó lại phổ biến như vậy? Và quan trọng hơn, đó có phải là cách tiếp cận phù hợp cho các dự án của bạn? Đây là những câu hỏi khó trả lời mà không cần chọn lọc qua vô số bài báo và định nghĩa mơ hồ, vì vậy chúng tôi đã thu thập những điều cơ bản về quản lý dự án PRINCE2.
Các nguyên tắc cơ bản của PRINCE2
Quản lý dự án PRINCE2 là cách tiếp cận dựa trên quy trình tập trung vào tổ chức và kiểm soát toàn bộ dự án, từ đầu đến cuối. Điều đó có nghĩa là các dự án được lên kế hoạch kỹ lưỡng trước khi bắt đầu, mỗi giai đoạn của quy trình đều được cấu trúc rõ ràng và bất kỳ đầu lỏng lẻo nào cũng được ràng buộc chặt chẽ sau khi dự án kết thúc.
Bạn có thể tự hỏi: Điều gì với 2? Phương pháp PRINCE ban đầu được phát triển vào cuối những năm 1980 như một cách để chính phủ Vương quốc Anh quản lý các dự án CNTT. Vào năm 1996, phương pháp này đã được một nhóm chuyên gia quản lý dự án và một hội đồng đánh giá gồm 150 tổ chức công và tư xem xét và cập nhật để làm cho phương pháp này được áp dụng rộng rãi hơn cho nhiều ngành khác nhau. Do đó, PRINCE2 mới và cải tiến đã ra đời.
7 nguyên tắc của PRINCE2
Phương pháp PRINCE2 được xây dựng dựa trên 7 nguyên tắc sau:
1. Các dự án phải có luận chứng kinh doanh
Mỗi dự án khách hàng phải có nhu cầu rõ ràng, khách hàng xác định, lợi ích thực tế và đánh giá chi phí chi tiết.
2. Các đội nên học hỏi từ mọi giai đoạn
Các bài học được tìm kiếm và ghi lại ở mọi bước trong quy trình PRINCE2 và sau đó được sử dụng để cải thiện công việc trong tương lai.
3. Vai trò và trách nhiệm được phân định rõ ràng
Mọi người nên biết chính xác những gì họ chịu trách nhiệm – và những gì đồng đội của họ phải chịu trách nhiệm.
4. Công việc được lập kế hoạch theo từng giai đoạn
Các dự án PRINCE2 được chia thành các giai đoạn công việc riêng lẻ, với các đánh giá định kỳ để ghi lại các bài học kinh nghiệm và xác nhận dự án vẫn đang đi đúng hướng để đáp ứng các yêu cầu.
5. Ban dự án “quản lý bằng ngoại lệ.”
Vì các thành viên hội đồng quản trị thường là các giám đốc điều hành cấp cao, những người không có thời gian để quản lý các hoạt động hàng ngày của dự án, họ thiết lập các yêu cầu cơ bản cho những thứ như thời gian, chi phí, rủi ro và phạm vi, sau đó ủy quyền giám sát hàng ngày cho người quản lý dự án.
Người quản lý dự án có quyền đưa dự án trở lại đúng tiến độ nếu nó chạy trễ hoặc vượt quá ngân sách. Nhưng nếu các vấn đề phát sinh sẽ ảnh hưởng đến các yêu cầu đã thiết lập, thì đó là “ngoại lệ” và ban dự án quyết định cách tốt nhất để tiến hành.
6. Các đội luôn tập trung vào chất lượng
Sản phẩm được phân phối liên tục được kiểm tra theo yêu cầu thông qua việc sử dụng sổ đăng ký chất lượng.
7. Cách tiếp cận được điều chỉnh cho từng dự án
Bản thân phương pháp PRINCE2 cần được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu của từng dự án khách hàng, thay đổi số lượng giám sát và lập kế hoạch để phù hợp với quy mô của dự án, số lượng người tham gia, ủy quyền gói công việc, v.v.
7 vai trò trong PRINCE2
Có ba vai trò chính đối với PRINCE2: ban dự án, người quản lý dự án và nhóm dự án. Nhưng có nhiều vai trò bổ sung giúp đảm bảo các yêu cầu và tiêu chuẩn được đáp ứng và công việc chạy trơn tru.
- Khách hàng là người trả tiền để dự án được hoàn thành.
- Người dùng sẽ sử dụng các sản phẩm của dự án hoặc sẽ bị ảnh hưởng bởi kết quả của dự án. (Đối với một số dự án, khách hàng và người dùng có thể là cùng một người.)
- Nhà cung cấp là một chuyên gia về chủ đề, người cung cấp kiến thức cần thiết để hoàn thành dự án bằng cách thiết kế hoặc xây dựng kết quả cuối cùng.
- Người quản lý dự án chịu trách nhiệm tổ chức, lập kế hoạch và giám sát công việc trong dự án. Họ chọn và quản lý những người hoàn thành các nhiệm vụ của dự án và họ chịu trách nhiệm đảm bảo công việc được thực hiện một cách chính xác và đúng thời gian.
- Nhóm dự án và người quản lý nhóm thực sự xắn tay áo lên và hoàn thành các nhiệm vụ của dự án. Người quản lý nhóm giám sát các khía cạnh chi tiết của công việc hàng ngày và báo cáo trực tiếp cho người quản lý dự án.
- Quản trị viên tổ chức các cuộc họp, cập nhật mọi người, theo dõi tài liệu, v.v. Trong các dự án nhỏ, người quản lý dự án thường sẽ đảm nhận trách nhiệm này, nhưng nếu có nhiều dự án chạy cùng một lúc hoặc dự án lớn / phức tạp, thì văn phòng hỗ trợ dự án sẽ thường được thiết lập để quản lý các nhiệm vụ này.
Một trong 3 vai trò chính, ban dự án thường bao gồm nhiều người: khách hàng (thường là giám đốc điều hành cấp cao), người dùng cuối (hoặc đại diện) và nhà cung cấp. Nó kiểm tra sự đảm bảo của dự án từ ba quan điểm duy nhất:
- Khách hàng đảm bảo dự án vẫn khả thi về mặt tài chính, thường là thông qua phân tích chi phí – lợi ích.
- Người dùng đảm bảo nhu cầu của người dùng đang được đáp ứng.
- Nhà cung cấp kiểm tra xem dự án có đang hướng tới một giải pháp thực tế, phù hợp thực tế hay không.
Trong một số dự án, đảm bảo PRINCE2 được thực hiện bởi một nhóm bên thứ ba, không thiên vị.
Quy trình 7 giai đoạn của PRINCE2
Quá trình PRINCE2 được chia thành 7 giai đoạn:
1. Khởi động một dự án
- Ai đó gửi yêu cầu cho một dự án mới, được gọi là ủy nhiệm dự án. Nhiệm vụ của dự án rất ngắn gọn, chỉ bao gồm lý do tại sao dự án là cần thiết và những gì nó sẽ hoàn thành một cách lý tưởng.
- Một người nào đó đánh giá mọi nhiệm vụ của dự án để đảm bảo rằng công ty có khả năng thực hiện dự án.
- Nếu được chấp thuận, người khởi xướng dự án sẽ đệ trình một bản tóm tắt dự án chi tiết hơn, trong đó bao gồm các hành động, nguồn lực, nhân lực, v.v. cần thiết để thực hiện dự án.
2. Chỉ đạo một dự án
- Ban dự án xem xét và đánh giá tóm tắt dự án dựa trên sự biện minh của doanh nghiệp và khả năng tồn tại cho một vòng phê duyệt / không chấp thuận khác.
- Ban dự án quyết định những gì họ cần làm để tổ chức và thực hiện từng dự án đã được phê duyệt và họ sẽ ủy quyền những gì / như thế nào cho người quản lý dự án.
3. Bắt đầu một dự án
- Người quản lý dự án tạo Tài liệu Khởi đầu Dự án, bao gồm một kế hoạch dự án toàn diện và các đường cơ sở cho 6 mục tiêu thực hiện: thời gian, chi phí, chất lượng, phạm vi, rủi ro và lợi ích.
- Các tài liệu khởi xướng được gửi đến ban dự án để phê duyệt. Một khi hội đồng quản trị tin tưởng vào kế hoạch dự án, họ sẽ phê duyệt một lần nữa và công việc bắt đầu.
4. Kiểm soát một giai đoạn
- Người quản lý dự án chia dự án thành các “gói công việc” nhỏ hơn và chuyển chúng cho người quản lý nhóm và nhóm để hoàn thành.
- Người quản lý dự án giám sát tiến độ của các gói công việc trong từng giai đoạn và các bước để giúp khắc phục các rào cản hoặc sửa chữa bất kỳ sai lầm nào, nếu cần thiết.
- Người quản lý nhóm điều phối công việc chi tiết hàng ngày và đóng vai trò là liên kết giữa người quản lý dự án và các thành viên trong nhóm, giúp đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch.
5. Quản lý việc phân phối sản phẩm
- Người quản lý dự án kiểm tra tiến độ so với bản tóm tắt dự án và đảm bảo các sản phẩm được phân phối đáp ứng kỳ vọng về chất lượng của PRINCE2.
- Ban dự án đánh giá các gói công việc đã hoàn thành và phê duyệt chúng hoặc yêu cầu sửa đổi / thay đổi.
6. Quản lý ranh giới giai đoạn
- Người quản lý dự án và ban dự án xem xét từng giai đoạn để đảm bảo dự án đang tiến triển theo đúng kế hoạch và đáp ứng các yêu cầu đảm bảo của dự án.
- Tại mỗi lần xem xét, ban dự án quyết định tiếp tục giai đoạn tiếp theo hay từ bỏ dự án hoàn toàn.
- Các nhà quản lý dự án tổ chức một cuộc hồi tưởng với nhóm dự án để ghi lại bất kỳ bài học kinh nghiệm nào và cải thiện giai đoạn tiếp theo.
7. Kết thúc dự án
- Khi dự án hoàn tất, người quản lý dự án kết thúc mọi chuỗi lỏng lẻo, bao gồm tài liệu, kết quả và báo cáo PRINCE2.
Các loại tài liệu PRINCE2
Trong suốt 7 giai đoạn của PRINCE2, hồ sơ được lưu giữ để dự án luôn có tổ chức và đi đúng hướng. Các hồ sơ này cũng được sử dụng để báo cáo với ban dự án, kiểm tra các sản phẩm được phân phối theo yêu cầu chất lượng và cải tiến các quy trình làm việc trong tương lai.
- Trường hợp kinh doanh: Mô tả chi tiết lý do tại sao cần có dự án và những lợi ích mong đợi của nó đối với người dùng và doanh nghiệp.
- Sổ đăng ký rủi ro: Liệt kê xác suất và tác động tiềm tàng của rủi ro và cơ hội.
- Sổ đăng ký chất lượng: Một nhật ký đang chạy kiểm tra chất lượng để đảm bảo các sản phẩm được phân phối đáp ứng mong đợi.
- Sổ đăng ký vấn đề: Danh sách các vấn đề và mối quan tâm từ các thành viên trong nhóm dự án.
- Nhật ký bài học: Ghi chú về các bài học kinh nghiệm để áp dụng cho giai đoạn công việc tiếp theo và / hoặc các dự án trong tương lai.
- Nhật ký hàng ngày: Nhật ký hàng ngày do người quản lý dự án viết để báo cáo hoạt động và tiến độ.
Yêu cầu ứng dụng trong phần mềm quản lý của PRINCE2
Vì PRINCE2 là một phương pháp quản lý dự án có thể tùy chỉnh và thích ứng cao, bạn có thể tạo khuôn mẫu cho nó để phù hợp với bất kỳ dự án nào – bạn chỉ cần một phần mềm quản lý dự án thích ứng để trợ giúp. Các tính năng bao gồm bảng Kanban có thể tùy chỉnh, biểu đồ Gantt, biểu mẫu yêu cầu tự động.
PRINCE2 trong quản lý dự án
Bây giờ bạn đã biết những điều cần thiết của PRINCE2! Vậy nó so với các phương pháp quản lý dự án phổ biến khác như thế nào? Những lợi ích của cách tiếp cận này và những cạm bẫy tiềm ẩn là gì?
Tìm hiểu thêm: Các phương pháp quản lý dự án hàng đầu.
