Hãy thử tưởng tượng: Giám đốc điều hành của bạn gọi bạn đến một cuộc họp để thảo luận về một số sáng kiến chính mà họ hy vọng sẽ đạt được trong quý này. Bạn được giao nhiệm vụ tập hợp một kế hoạch dự án tiện dụng và công phu để nhóm của bạn thực hiện các sáng kiến này. Họ muốn nó vào cuối tuần. Nhưng bạn bắt đầu từ đâu?
Đừng hoảng loạn! Bạn không cần phải biết tất cả các kiến thức cơ bản về quản lý dự án để thực hiện một kế hoạch dự án thành công. Thực hiện theo 6 bước sau để biết cách lập kế hoạch quản lý dự án và tự tin lãnh đạo nhóm của bạn.
Bước 1: Xác định và gặp gỡ các bên liên quan
Một bên liên quan là bất kỳ ai bị ảnh hưởng bởi kết quả của kế hoạch dự án của bạn. Điều đó bao gồm khách hàng và người dùng cuối của bạn. Đảm bảo rằng bạn xác định tất cả các bên liên quan và ghi nhớ lợi ích của họ khi tạo kế hoạch dự án của bạn.
Gặp gỡ các nhà tài trợ dự án và các bên liên quan chính để thảo luận về nhu cầu của họ và kỳ vọng của dự án, đồng thời thiết lập đường cơ sở phạm vi, ngân sách và thời gian. Sau đó, tạo tài liệu tuyên bố phạm vi để hoàn thiện và ghi lại chi tiết phạm vi dự án, đưa mọi người vào cùng một trang và giảm nguy cơ thông tin sai lệch tốn kém. Đặc biệt, kiểm soát chi phí cũng rất quan trọng trong giai đoạn này của quá trình.
Mẹo: Nhìn xa hơn những nhu cầu đã nêu của các bên liên quan để xác định những lợi ích mong muốn cơ bản. Những lợi ích này là mục tiêu mà dự án của bạn phải thực hiện.
Bước 2: Đặt và ưu tiên các mục tiêu
Khi bạn đã có danh sách các nhu cầu của các bên liên quan, hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên cho chúng và đặt ra các mục tiêu cụ thể của dự án. Chúng phải phác thảo các mục tiêu của dự án hoặc các chỉ số và lợi ích mà bạn hy vọng đạt được. Viết các mục tiêu của bạn và các bên liên quan cần họ giải quyết trong kế hoạch dự án của bạn để nó được truyền đạt rõ ràng và dễ dàng chia sẻ.
Mẹo: Nếu bạn gặp khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên, hãy bắt đầu xếp hạng các mục tiêu dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng hoặc xem các mẹo ra quyết định hữu ích này.
Bước 3: Xác định các sản phẩm phân phối
Xác định các sản phẩm được giao và các bước lập kế hoạch dự án cần thiết để đáp ứng các mục tiêu của dự án. Đầu ra cụ thể mà bạn dự kiến tạo ra là gì?
Tiếp theo, ước tính ngày đến hạn cho từng sản phẩm có thể phân phối trong kế hoạch dự án của bạn. (Bạn có thể chốt những ngày này khi ngồi xuống để xác định lịch trình dự án của mình trong bước tiếp theo.)
Mẹo: Đặt các mốc quan trọng cho thời hạn và công việc cần thiết. Bạn sẽ có thể theo dõi tiến độ của mình khi công việc bắt đầu để đảm bảo bạn hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn và giữ cho các bên liên quan luôn hài lòng.
Bước 4: Tạo lịch trình dự án
Xem xét từng nhiệm vụ có thể giao và xác định chuỗi nhiệm vụ phải hoàn thành để hoàn thành từng nhiệm vụ. Đối với mỗi tác vụ, hãy xác định lượng thời gian cần thực hiện, các nguồn lực cần thiết và ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện.
Tiếp theo, xác định bất kỳ phụ thuộc nào. Bạn có cần phải hoàn thành một số nhiệm vụ trước khi những người khác có thể bắt đầu không? Nhập các phân phối, phụ thuộc và các mốc quan trọng vào biểu đồ Gantt của bạn hoặc chọn từ nhiều mẫu và ứng dụng trực tuyến có sẵn. Hãy chắc chắn rằng bạn cũng hiểu cách viết báo cáo quản lý dự án để có một cái nhìn tổng quan tóm tắt về tình trạng hiện tại của dự án.
Mẹo: Cho nhóm của bạn tham gia vào quá trình lập kế hoạch. Những người thực hiện công việc có những hiểu biết quan trọng về cách hoàn thành nhiệm vụ, thời gian thực hiện và ai là người tốt nhất để giải quyết chúng. Rút ra từ kiến thức của họ. Bạn sẽ cần họ đồng ý với tiến độ dự án và đặt kỳ vọng để công việc diễn ra suôn sẻ.
Bước 5: Xác định các vấn đề và hoàn thành đánh giá rủi ro
Không có dự án nào là không có rủi ro. Khoanh tay và hy vọng những điều tốt đẹp nhất không mang lại lợi ích gì cho bạn. Có bất kỳ vấn đề nào bạn biết trước sẽ ảnh hưởng đến quá trình lập kế hoạch dự án, chẳng hạn như kỳ nghỉ sắp tới của một thành viên chủ chốt trong nhóm không? Những trường hợp không lường trước nào có thể tạo ra sự tắt nghẽn? (Hãy nghĩ đến các ngày lễ quốc tế, các bộ phận được đặt hàng lại hoặc các mùa bận rộn.)
Khi xây dựng kế hoạch dự án, bạn nên biết cách quản lý rủi ro trong dự án và cân nhắc các bước bạn nên thực hiện để ngăn ngừa một số rủi ro nhất định xảy ra hoặc hạn chế tác động tiêu cực của chúng. Tiến hành đánh giá rủi ro và phát triển chiến lược quản lý rủi ro để đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị sẵn sàng.
Mẹo: Xử lý sớm các hạng mục rủi ro cao trong tiến trình dự án của bạn, nếu có thể. Hoặc tạo một khoảng đệm thời gian nhỏ xung quanh nhiệm vụ để giúp dự án của bạn đi đúng hướng trong trường hợp có sự chậm trễ.
Bước 6: Trình bày kế hoạch dự án cho các bên liên quan
Điều quan trọng là bạn phải hiểu cách trình bày một dự án hiệu quả. Giải thích cách kế hoạch của bạn giải quyết kỳ vọng của các bên liên quan và trình bày các giải pháp của bạn cho bất kỳ xung đột nào. Đảm bảo rằng bản trình bày của bạn không phải là một chiều. Thay vào đó, hãy thảo luận cởi mở với các bên liên quan.
Tiếp theo, bạn cần xác định các vai trò: Ai cần xem báo cáo nào, và tần suất ra sao? Những quyết định nào sẽ cần được phê duyệt, và bởi ai?
Làm cho kế hoạch dự án của bạn rõ ràng và có thể truy cập được cho tất cả các bên liên quan để họ không phải đuổi theo bạn để cập nhật đơn giản. Đặt tất cả dữ liệu kế hoạch dự án ở một vị trí duy nhất, giống như một công cụ cộng tác, giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ, chia sẻ cập nhật và thực hiện chỉnh sửa mà không cần lấp đầy lịch của bạn bằng các cuộc họp.
Giao tiếp rõ ràng. Đảm bảo rằng các bên liên quan biết chính xác những gì họ mong đợi và những hành động họ cần thực hiện. Chỉ vì nó hiển nhiên với bạn không có nghĩa là nó hiển nhiên với họ!
Không mong muốn có một cuộc thảo luận cởi mở với các bên liên quan của bạn? Dưới đây là một số chiến lược giúp bạn chống lại các bên liên quan khó khăn để giữ cho quá trình lập kế hoạch dự án tiếp tục tiến triển.
Mẹo: Nếu kế hoạch hoặc lịch trình của bạn không phù hợp với kỳ vọng ban đầu của các bên liên quan, hãy thông báo điều đó ngay bây giờ để tránh mọi bất ngờ khó chịu hoặc các cuộc trò chuyện căng thẳng.
Thay vì nói với các bên liên quan kỳ vọng hoặc yêu cầu của họ là không thực tế, hãy nói với họ những gì cần thiết để biến điều đó thành hiện thực, bao gồm cả thời gian, tiền bạc hoặc nhân lực. Hãy để họ quyết định xem điều đó có đáng để dành các nguồn lực bổ sung hay không.
Sau khi bạn tạo kế hoạch dự án của mình
Xin chúc mừng, bạn đã hoàn thành kế hoạch dự án của mình! Bước tiếp theo: Lên lịch cuộc họp khởi động dự án.
Xem thêm: Những kiến thức cơ bản về quản lý dự án.
