Khả năng cung cấp các dự án đúng tiến độ, ngân sách và phù hợp với mục tiêu kinh doanh là chìa khóa để đạt được lợi thế trong môi trường kinh doanh toàn cầu cạnh tranh cao hiện nay. Đây là lý do tại sao điều quan trọng đối với người phụ trách dự án là phải có hiểu biết toàn diện về quản lý dự án, từ kiến thức cơ bản về quản lý dự án đến kinh nghiệm dày dặn.
Các nhà quản lý dự án có một nhiệm vụ vô cùng phức tạp, một công việc kết hợp giữa các kỹ năng tổ chức, óc phân tích và khả năng giao tiếp giữa các cá nhân với nhau.
Trong phần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn những kiến thức cơ bản về quản lý dự án và ý nghĩa của việc trở thành người quản lý dự án.
Làm thế nào để bạn xác định một dự án?
Trước khi tìm hiểu những điều cơ bản về quản lý dự án, chúng ta cần xác định chính xác “dự án” là gì. Chắc chắn, bạn có thể đã được giao vô số “dự án” ở trường học hoặc trong công việc, nhưng định nghĩa thực tế là gì?
Viện Quản lý Dự án định nghĩa “dự án” là “một nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất”.
Có một số điều chính cần lưu ý trong định nghĩa này:
- Từ “tạm thời” có nghĩa là các dự án phải có phần đầu và phần cuối xác định. Điều này có nghĩa là mọi dự án phải bao gồm tiến trình, phạm vi và nguồn lực. Thực tế là nó là tạm thời với sự bắt đầu và kết thúc cũng có nghĩa là nó không phải là một phần của các hoạt động đang diễn ra. Điều này đưa chúng ta đến điểm thứ hai…
- Mục đích của một dự án phải là “tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất”. Điều này có nghĩa là một dự án sẽ được bắt đầu để hoàn thành một mục tiêu cụ thể thường nằm ngoài phạm vi hoạt động kinh doanh hàng ngày thông thường. Điều này có nghĩa là, nhóm dự án có thể bao gồm những người thường không làm việc cùng nhau và yêu cầu các nguồn lực thường nằm ngoài phạm vi hoạt động hàng ngày.
Tuy nhiên, Dictionary.com định nghĩa một dự án theo những thuật ngữ hơi lỏng lẻo: “một công việc lớn hoặc chính, đặc biệt là một dự án liên quan đến tiền bạc, nhân sự và thiết bị đáng kể”.
Bất kể dự án nào cũng phải có các thành phần sau:
- Mục tiêu: Bạn đang cố gắng đạt được điều gì?
- Dòng thời gian: Bạn đang cố gắng đạt được nó vào lúc nào?
- Ngân sách: Cần bao nhiêu để đạt được?
- Các bên liên quan: Những người chơi chính quan tâm đến dự án này là ai?
- Người quản lý dự án: Ai sẽ đảm bảo mọi thứ cần hoàn thành đều được hoàn thành?
Một dự án không phải là một cái gì đó thông thường. Các hoạt động hoặc bảo trì hàng ngày không được coi là một dự án vì nó không có điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng.
Quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án là thực hành áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để hoàn thành một dự án theo các yêu cầu cụ thể. Hiểu về quản lý dự án bao gồm việc xác định vấn đề, lập kế hoạch giải quyết vấn đề và sau đó thực hiện kế hoạch đó cho đến khi vấn đề đã được giải quyết. Điều đó nghe có vẻ đơn giản, nhưng có rất nhiều thứ liên quan đến nó ở mọi giai đoạn của quá trình.
Nguồn gốc của quản lý dự án có thể được bắt nguồn từ việc xây dựng các Kim tự tháp ở Giza và Vạn lý trường thành của Trung Quốc. Tuy nhiên, sự phát triển hiện đại của quản lý dự án bắt đầu vào thế kỷ 19 khi các công ty đường sắt mua hàng tấn nguyên liệu thô và tuyển dụng hàng nghìn người làm việc trên tuyến đường sắt xuyên lục địa.
Vào đầu thế kỷ 20, Frederick Taylor đã áp dụng các khái niệm về quản lý dự án vào ngày làm việc, phát triển các chiến lược để làm việc thông minh hơn và cải thiện tình trạng kém hiệu quả, thay vì yêu cầu người lao động làm việc chăm chỉ hơn và lâu hơn.
Henry Gantt, một cộng sự của Taylor, đã lấy những khái niệm đó và sử dụng các thanh và biểu đồ để vẽ biểu đồ khi một số nhiệm vụ nhất định hoặc một loạt nhiệm vụ được hoàn thành, tạo ra một cách mới để trực quan hóa việc quản lý dự án.
Trong Chiến tranh thế giới thứ hai, các nhà lãnh đạo quân sự và công nghiệp đã áp dụng các chiến lược quản lý chi tiết hơn, cuối cùng dẫn đến các quy trình được tiêu chuẩn hóa hơn như phương pháp đường dẫn quan trọng.
Những thực hành này ngày càng phổ biến trong các ngành công nghiệp, và vào năm 1965 và 1969, Hiệp hội Quản lý Dự án Quốc tế và Viện Quản lý Dự án lần lượt được thành lập. Vào năm 2001, các phương pháp luận quản lý dự án Agile được hệ thống hóa bằng cách tạo ra Tuyên ngôn Agile.
Lĩnh vực quản lý dự án tiếp tục thay đổi khi bối cảnh ngày càng cạnh tranh, nhu cầu thay đổi nhanh chóng và các công nghệ mới (tự động hóa, AI, v.v.) gia nhập thị trường.
Tìm hiểu thêm về:
- Khái niệm brainstorming.
- 6 bước lập kế hoạch dự án đơn giản.
- Quản lý dự án từ trên xuống, từ dưới lên và kết hợp cả 2.
Quản lý dự án gồm những giai đoạn nào?
5 nhóm quy trình quản lý dự án là:
- Khởi xướng: Mục tiêu cho giai đoạn này là xác định dự án.
- Lập kế hoạch: Giai đoạn này bao gồm việc phát triển một lộ trình để mọi người tuân theo.
- Thực hiện & Giám sát: Trong giai đoạn này, nhóm dự án được xây dựng và các sản phẩm được phân phối được tạo ra. Người quản lý dự án sẽ theo dõi và đo lường hiệu suất của dự án để đảm bảo nó luôn đi đúng hướng.
- Kết thúc: Dự án hoàn thành, khám nghiệm tử thi được tổ chức và dự án được chuyển giao cho một nhóm khác sẽ duy trì nó.
Tìm hiểu thêm:
- Phương pháp cho giai đoạn đầu của dự án.
- Những bên liên quan nên tham khảo ý kiến trước khi bắt đầu dự án.
- Lời khuyên của chuyên gia cho một dự án.
Tại sao quản lý dự án lại quan trọng?
Người quản lý dự án sẽ giúp tổ chức của bạn:
- Có một quy trình lập kế hoạch và thực hiện dự án dễ dự đoán hơn
- Tuân thủ ngân sách, lịch trình và các nguyên tắc về phạm vi dự án
- Giải quyết các rào cản của dự án và báo cáo vấn đề nhanh hơn và dễ dàng hơn
- Xác định và chấm dứt các dự án không có giá trị kinh doanh liên quan
- Trở nên hiệu quả hơn
- Cải thiện sự cộng tác giữa và trong các nhóm
- Xác định và lập kế hoạch cho rủi ro
Tìm hiểu thêm: Quản lý tài nguyên là gì và tại sao nó quan trọng?
Người quản lý dự án làm gì?
Nói tóm lại, người quản lý dự án chịu trách nhiệm lập kế hoạch, thực hiện, giám sát, kiểm soát và hoàn thành dự án, vì vậy họ phải có hiểu biết đầy đủ về quản lý dự án. Tuy nhiên, đó chỉ là phần nổi của tảng băng cơ bản về quản lý dự án. Dưới đây là một số trách nhiệm chính của người quản lý dự án:
- Xây dựng kế hoạch: Các nhà quản lý dự án chịu trách nhiệm vạch ra lộ trình thực tế nhất cho dự án. Kế hoạch phải bao gồm phạm vi dự án, tiến trình và ngân sách. Điều này cũng có thể bao gồm việc xác định các công cụ phù hợp cho công việc.
- Tập hợp nhóm: Việc xác định nhóm phù hợp là rất quan trọng đối với những điều cơ bản của quản lý dự án. Mỗi nhóm dự án sẽ khác nhau tùy thuộc vào phạm vi của sáng kiến và các chức năng cần thiết để hoàn thành dự án. Tìm kiếm các chuyên gia và các chuyên gia về chủ đề cho mỗi nhiệm vụ cần thiết là lý tưởng.
- Giao nhiệm vụ: Người quản lý dự án phải cung cấp cho nhóm của họ một định nghĩa rõ ràng về các nhiệm vụ cụ thể và tiến trình cho mọi phần của dự án. Mặc dù mỗi thành viên trong nhóm sẽ chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ của riêng họ, nhưng nhiều nhiệm vụ sẽ yêu cầu sự hợp tác từ cả các thành viên bên trong và bên ngoài nhóm.
- Dẫn dắt nhóm: Bây giờ nhóm đã được tập hợp và nhiệm vụ của họ đã được giao, người quản lý dự án phải giữ cho máy luôn được bôi trơn, bao gồm các kiến thức cơ bản về quản lý dự án và hơn thế nữa. Điều này sẽ bao gồm việc kiểm tra các cá nhân để cập nhật trạng thái, xác định và xóa các rào cản, thương lượng các bất đồng, giữ tinh thần đồng đội cao và cung cấp đào tạo và cố vấn.
- Quản lý ngân sách: Hầu hết các dự án sẽ yêu cầu một số chi phí, điều đó có nghĩa là hiểu cách lập ngân sách dự án và quản lý chi phí là rất quan trọng để thành công. Điều này sẽ liên quan đến việc so sánh các khoản chi tiêu trong đời thực với ước tính và điều chỉnh kế hoạch dự án nếu cần.
- Quản lý lịch trình: Cũng như ngân sách, người quản lý dự án có nhiệm vụ giữ mọi thứ đúng tiến độ để nhóm đang đáp ứng thời hạn hoàn thành dự kiến của họ. Điều này sẽ yêu cầu thiết lập thời hạn thực tế trong suốt vòng đời của dự án, liên lạc nhất quán với nhóm của họ để cập nhật trạng thái và duy trì một lịch trình chi tiết.
- Thu hút các bên liên quan: Các bên liên quan đóng một vai trò lớn trong dự án của bạn. Họ thường là những người có ảnh hưởng bị ảnh hưởng bởi dự án. Một phần thiết yếu của kiến thức cơ bản về quản lý dự án, người quản lý dự án cần duy trì mối quan hệ tốt và đường dây liên lạc cởi mở với các bên liên quan, những người không chỉ có thể giúp xóa các rào cản và trao quyền cho nhóm của bạn, mà còn tạo ra các nút thắt không cần thiết và khiến dự án bị trật bánh nếu họ không hài lòng với phương hướng.
- Bàn giao dự án: Chỉ vì các mục tiêu của dự án đã được giao không có nghĩa là công việc của người quản lý dự án đã kết thúc. Người quản lý dự án bây giờ phải giao dự án cho nhóm, những người sẽ quản lý, duy trì và vận hành dự án trong tương lai. Tại thời điểm này, người quản lý dự án sẽ không còn là người “đi đến” nữa, và sẽ được chỉ định cho một dự án mới.
- Ghi lại quá trình: Xác định và ghi lại “bài học kinh nghiệm” không chỉ là một phương pháp hay để phát triển người quản lý dự án cá nhân mà còn để chuyển giao kinh nghiệm đó cho các nhóm khác trong tổ chức để sử dụng trong tương lai. Điều này sẽ giúp những người khác tránh mắc phải những sai lầm tương tự hoặc lợi dụng các phím tắt được phát hiện.
Tìm hiểu thêm: Sự khác biệt giữa lãnh đạo và quản lý.
