Giả sử bạn bị mắc kẹt trên một hòn đảo. Bạn muốn 3 điều gì với bạn?
Có những món đồ của bạn để sinh tồn? Làm tốt lắm – bạn vừa thực hành quản lý tài nguyên. Bạn có một mục tiêu (để tồn tại), và bạn phải quyết định làm thế nào để hoàn thành mục tiêu đó với càng ít tài nguyên càng tốt (điều thứ 3).
Tuy nhiên, trong kinh doanh không phải lúc nào cũng đơn giản như vậy. Quản lý nguồn lực đòi hỏi sự hiểu biết thấu đáo và minh bạch về các mục tiêu và năng lực của bạn. Bằng cách thiết lập một quy trình tốt để lập kế hoạch quản lý tài nguyên, bạn đang tối đa hóa hiệu quả và giám sát việc sử dụng các tài nguyên đó.
Quản lý tài nguyên là gì?
Vậy quản lý tài nguyên là gì? Quản lý nguồn lực là quá trình lập kế hoạch trước, lên lịch và phân bổ các nguồn lực của bạn để tối đa hóa hiệu quả.
Tài nguyên là bất cứ thứ gì cần thiết để thực hiện một nhiệm vụ hoặc dự án – đây có thể là bộ kỹ năng của nhân viên hoặc việc áp dụng phần mềm. Do đó, có nhiều kiểu quản lý tài nguyên, tùy thuộc vào loại dự án bạn đang thực hiện.
Ví dụ: nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện, một số tài nguyên bao gồm sắp xếp nhân viên cho sự kiện, lập kế hoạch sử dụng nhà cung cấp nào cho tài liệu quảng cáo, đầu tư phần mềm cho phép người tham dự đăng ký và lập ngân sách cho mọi thứ từ quà tặng đến phục vụ ăn uống.
Tại sao quản lý tài nguyên hiệu quả lại quan trọng?
Quản lý tài nguyên như một phần của quản lý dự án là làm được nhiều hơn với ít hơn. Không ai thích lãng phí, đặc biệt là trong kinh doanh. Quản lý tài nguyên tập trung vào tối ưu hóa và hiệu quả. Khi bạn biết những gì bạn cần để làm cho một dự án thành công, bạn có thể hiểu được cách lập kế hoạch nguồn lực một cách hiệu quả.
Đối với một số công ty, hiệu quả tối ưu quan trọng đến mức họ thuê một người chỉ dành riêng cho việc quản lý nguồn lực; còn được gọi là người quản lý tài nguyên. Người quản lý tài nguyên làm gì? Trong khi người quản lý dự án chịu trách nhiệm tạo và giao nhiệm vụ để hoàn thành dự án, người quản lý nguồn lực có trách nhiệm phân bổ các nguồn lực cần thiết để dự án thành công.
Ưu điểm của quản lý tài nguyên là gì?
- Tránh những trục trặc không lường trước được: Bằng cách hiểu trước các nguồn lực của bạn và lập kế hoạch sử dụng chúng, bạn có thể khắc phục những khoảng trống hoặc sự cố trước khi chúng xảy ra.
- Ngăn chặn tình trạng kiệt sức: Quản lý tài nguyên hiệu quả cho phép bạn tránh “phân bổ tổng thể” hoặc “phụ thuộc” vào các nguồn lực bằng cách hiểu rõ về khối lượng công việc của nhóm bạn.
- Cung cấp mạng lưới an toàn: Giả sử dự án không thành công do thiếu nguồn lực (nó xảy ra). Lập kế hoạch và quản lý nguồn lực chứng tỏ rằng bạn đã làm mọi thứ có thể với những gì bạn có.
- Xây dựng tính minh bạch: Các nhóm khác có thể biết được băng thông của nhóm của bạn và lập kế hoạch phù hợp nếu nhóm của bạn đang ở mức công suất tối đa hoặc sẵn sàng đảm nhận các dự án mới.
- Đo lường hiệu quả: Với sự hiểu biết cấp cao về những gì cần thiết để quản lý và thực hiện một dự án sắp tới, bạn có thể lập kế hoạch và đo lường hiệu quả ROI và hiệu suất sử dụng so với hiệu quả.
Một số kỹ thuật quản lý tài nguyên là gì?
Bây giờ bạn đã hiểu quản lý tài nguyên là gì, hãy thảo luận về cách bạn có thể bắt đầu triển khai nó trong các dự án của mình.
1. Phân bổ nguồn lực
Phân bổ nguồn lực giúp bạn tận dụng tối đa các nguồn lực sẵn có của mình. Dựa trên kỹ năng và năng lực của các thành viên trong nhóm, phân bổ nguồn lực là quá trình giải quyết các dự án bằng cách sử dụng các nguồn lực bạn có theo cách hiệu quả nhất có thể.
Để có một cái nhìn rõ ràng về việc phân bổ, các nhà quản lý dự án thường sẽ sử dụng các báo cáo phân bổ nguồn lực. Những thứ này có thể cung cấp cho mọi nơi từ chế độ xem cấp cao đến bản tóm tắt chi tiết về khả năng sẵn có của tài nguyên – giúp bạn tránh bị trễ lịch trình và vượt quá ngân sách. Khả năng báo cáo theo ý của bạn càng tốt thì bạn càng có được sự minh bạch và hiệu quả hơn đối với các dự án của mình.
2. San lấp mặt bằng tài nguyên
Mức độ tài nguyên trong một dự án là gì và mục tiêu của nó là gì? Kỹ thuật này nhằm mục đích khám phá các nguồn lực được sử dụng thiếu hoặc được sử dụng không hiệu quả trong tổ chức và làm cho chúng có lợi cho bạn.
Một ví dụ về mức độ tài nguyên là có một người viết nội dung có kinh nghiệm trong thiết kế đồ họa giúp đỡ nhóm thiết kế bằng cách đảm nhận các nhiệm vụ nội dung nhỏ yêu cầu công việc thiết kế. Nếu một thành viên trong nhóm có thể linh hoạt các kỹ năng thiết kế của họ, nhóm thiết kế sẽ không cần thuê một freelancer nếu họ đột nhiên nhận được yêu cầu thiết kế
3. Dự báo nguồn lực
Có một kế hoạch quản lý tài nguyên là rất quan trọng để tối ưu hóa con người, vật liệu và hiệu quả ngân sách. Dự báo nguồn lực cho phép bạn dự đoán các yêu cầu về nguồn lực trong tương lai của mình trước khi một dự án bắt đầu.
Trong các giai đoạn lập kế hoạch của một dự án, bạn có thể xem xét phần mềm quản lý tài nguyên dự báo phạm vi của dự án, các ràng buộc có thể xảy ra, chi phí không lường trước và rủi ro tiềm ẩn.
Để đưa ra những dự đoán này, các nhà quản lý dự án phải cực kỳ quen thuộc với vòng đời và các mục tiêu của dự án và có cái nhìn tổng quan về các nguồn lực sẵn có trong tổ chức. Phần mềm quản lý dự án cung cấp mức độ hiển thị này, cũng như dễ dàng truy cập vào các dự án và tài nguyên của bạn ở cùng một nơi.
Tìm hiểu thêm: Kiến thức cơ bản về quản lý dự án.
