Kế hoạch Quản lý Dự án (PMP – không nên nhầm lẫn với chứng chỉ Chuyên gia Quản lý Dự án) xác định không chỉ khi nào một dự án sẽ được chuyển giao, mà còn xác định cách thức nó sẽ được chuyển giao. Nếu một tài liệu chỉ bao gồm những gì sẽ được thực hiện và khi nào thì nó không phải là một Kế hoạch Quản lý Dự án thực sự.
Điều này có thể gây nhầm lẫn, vì có một số người giải thích về cách tạo kế hoạch quản lý dự án hoặc kế hoạch dự án loại bỏ các thành phần chính. Một kế hoạch quản lý dự án hoàn chỉnh phải bao gồm các hướng dẫn về cách một dự án được thực hiện, giám sát và kiểm soát. Theo Viện Quản lý Dự án, cần trả lời tất cả các câu hỏi được liệt kê dưới đây:
- Điều gì sẽ được thực hiện?
- Khi nào nó sẽ xảy ra?
- Nó có giá bao nhiêu?
- Ai sẽ làm điều đó?
- (Các) sản phẩm hoặc (các) dịch vụ nào sẽ được cung cấp là kết quả của nỗ lực?
- Trách nhiệm của cả nhà phát triển và người dùng là gì?
- Ai là người chịu trách nhiệm chấp nhận sản phẩm đã hoàn thành?
- Điều gì quyết định việc hoàn thành nhiệm vụ?
- Chuyên môn nào sẽ được tuyển dụng để xử lý kỹ thuật một cách chính thức?
- Tiến độ thực tế sẽ được đo lường như thế nào?
Xem thêm: Kiến thức cơ bản về quản lý dự án.
Cách viết kế hoạch quản lý dự án
Việc tạo kế hoạch của bạn nên bắt đầu với một mẫu kế hoạch quản lý dự án. Độ dài và mức độ chi tiết trong kế hoạch sẽ phụ thuộc vào tổ chức và dự án của bạn. Nhiều công ty sẽ có sẵn một mẫu nội bộ mà họ thích sử dụng, mẫu này phác thảo mức độ thông tin mà họ cần. Kế hoạch phải luôn bắt đầu bằng trang tiêu đề, lịch sử phiên bản và mục lục. Một kế hoạch quản lý dự án mạnh mẽ sẽ bao gồm tất cả các thông tin sau:
- Kế hoạch quản lý phạm vi & cơ sở phạm vi dự án
- Đường cơ sở lịch trình dự án & kế hoạch quản lý lịch trình
- Đường cơ sở chi phí dự án & kế hoạch quản lý chi phí
- Kế hoạch quản lý nguồn nhân lực
- Kế hoạch quản lý thông tin liên lạc
- Kế hoạch quản lý rủi ro
Tùy thuộc vào từng dự án, cũng có thể có các phương án bổ sung khác như:
- Kế hoạch quản lý vấn đề
- Kế hoạch quản lý chất lượng
- Kế hoạch quản lý đấu thầu
- Kế hoạch quản lý yêu cầu
- Kế hoạch quản lý cấu hình
- Kế hoạch quản lý quy trình
- Thay đổi kế hoạch quản lý
- Kế hoạch quản lý các bên liên quan
- Kế hoạch đào tạo
Các phụ lục của kế hoạch cũng có thể bao gồm:
- Trường hợp kinh doanh được phê duyệt cho kế hoạch
- Điều lệ dự án đã được phê duyệt
- Các thuật ngữ chính và từ viết tắt
- Mọi thông tin bổ sung có liên quan như:
- Tuyên bố công việc
- Tài liệu yêu cầu của khách hàng
- RACI (ma trận trách nhiệm)
- Kế hoạch quản lý các bên liên quan
Cách phát triển kế hoạch quản lý dự án
Rõ ràng, rất nhiều thông tin đi vào việc tạo ra một kế hoạch quản lý dự án. Thật hợp lý khi tự hỏi làm thế nào một người quản lý dự án lại kết hợp tất cả lại với nhau.
Trước tiên, bạn nên biết rằng kế hoạch dự án thường được coi là tài liệu “sống”. Điều này có nghĩa là chúng sẽ được cập nhật và thay đổi khi dự án trưởng thành và / hoặc bạn phát hiện ra thông tin mới yêu cầu thay đổi kế hoạch.
Thứ hai, cần có thời gian và nỗ lực để có được một kế hoạch quản lý dự án vững chắc. Bạn có thể làm theo các bước sau để làm điều đó hiệu quả nhất có thể:
Bước 1: Gặp gỡ các bên liên quan của dự án
Ngay cả khi các bên liên quan của dự án đã được xác định trong một tài liệu khác, chẳng hạn như trường hợp kinh doanh hoặc điều lệ dự án, điều quan trọng là phải xem lại danh sách và đảm bảo nó vẫn chính xác. Sau đó, gặp gỡ tất cả các bên liên quan của dự án để thảo luận về các mục tiêu và phạm vi của dự án.
Điều này đảm bảo mọi người đều ở trên cùng 1 trang, đặc biệt liên quan đến các giả định, ràng buộc và kết quả mong đợi. Thảo luận về quá trình lập kế hoạch với các bên liên quan và đảm bảo rằng bạn cam kết giúp đỡ họ trong quá trình này.
Bước 2: Xác định các vai trò chính của dự án
Tất cả các bên liên quan chính cần được yêu cầu cung cấp đầu vào cho các phần của dự án liên quan đến họ. Để xử lý điều này, điều quan trọng là phải xác định các bên liên quan nào tham gia vào từng lĩnh vực của dự án. Đây thường là một phần của kế hoạch quản lý các bên liên quan hoặc thậm chí là một phần của kế hoạch quản lý truyền thông.
Các bên liên quan có liên quan bao gồm nhà tài trợ dự án, các thành viên trong nhóm, người dùng cuối và bất kỳ người nào khác có liên quan trực tiếp, chẳng hạn như các chuyên gia kinh doanh, đánh giá viên hoặc người kiểm tra chất lượng.
Bước 3: Tổ chức cuộc họp khởi động
Cuộc họp khởi động tập hợp các bên liên quan lại với nhau để thảo luận về dự án và bắt đầu lập kế hoạch. Một số chủ đề thường được thảo luận trong cuộc họp khởi động là:
- Trường hợp kinh doanh cho dự án
- Kết quả mong đợi và lợi ích của dự án
- Vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan
- Thông tin liên lạc và báo cáo (tần suất các cuộc họp dự án, v.v.)
- Thời gian và quy trình hoàn thành kế hoạch dự án
Bước 4: Xây dựng đường cơ sở của dự án
Tại thời điểm này, bạn đã sẵn sàng để phát triển phạm vi, lịch trình và ngân sách cơ sở của mình. Thường dễ nhất là bắt đầu với phạm vi, sau đó hoàn thành lịch trình và kết thúc với đường cơ sở ngân sách. Tuy nhiên, 3 yếu tố này phụ thuộc lẫn nhau, vì vậy hãy lưu ý rằng bất kỳ thay đổi nào đối với 1 thay đổi sẽ có thể ảnh hưởng đến 2 yếu tố kia.
Bước 5: Tạo kế hoạch quản lý đường cơ sở
Khi đường cơ sở của bạn được tạo, bạn cần có kế hoạch quản lý chúng. Điều này bao gồm báo cáo chống lại chúng, giám sát và quản lý các phương sai, và vạch ra các trường hợp yêu cầu một đường cơ sở cập nhật.
Bước 6: Tạo các kế hoạch quản lý khác
Như bạn đã biết, lập kế hoạch là một phần rất lớn trong vai trò của người quản lý dự án. Kế hoạch của bạn càng mạnh, dự án của bạn càng có nhiều khả năng thành công. Vì vậy, chỉ cần lập kế hoạch bạn sẽ quản lý các đường cơ sở như thế nào là chưa đủ. Các kế hoạch cũng cần được tạo ra để quản lý tất cả các khía cạnh quan trọng khác của hoặc các yếu tố đầu vào của dự án.
Như đã thảo luận trước đó, có thể có nhiều loại kế hoạch quản lý, nhưng tối thiểu phải bao gồm quản lý nguồn lực, quản lý rủi ro và quản lý thông tin liên lạc.
Tìm hiểu thêm: Các bước lập kế hoạch dự án đơn giản.
