Đặt kỳ vọng cho dự án sẽ đơn giản nếu bạn sử dụng các công cụ và kỹ thuật giao tiếp phù hợp. Nhưng mọi dự án, khách hàng và nhóm đều khác nhau, vì vậy không có một quy mô nào phù hợp với tất cả các giải pháp. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã phác thảo nghệ thuật về cách đặt kỳ vọng cho dự án bên dưới.
Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu thêm về cách thêm tính minh bạch và khả năng hiển thị vào quy trình quản lý dự án của bạn sẽ giúp cải thiện việc điều chỉnh mục tiêu. Sau đó, hãy xem một số mẹo quản lý dự án sáng tạo và độc đáo mà bạn có thể thực hiện ngay lập tức. Cuối cùng, khám phá các kỳ vọng quản lý dự án phổ biến nhất và cách giao tiếp tốt nhất với các bên liên quan.
Tìm hiểu thêm: Giai đoạn bắt đầu của dự án.
Tại sao minh bạch là chìa khóa
Minh bạch trong quản lý dự án có nghĩa là giao tiếp cởi mở và trung thực trong mọi lĩnh vực. Nó cũng liên quan đến việc cho phép các bên liên quan và khách hàng chính tham gia vào quá trình của mỗi dự án.
Tính minh bạch là chìa khóa trong quản lý dịch vụ chuyên nghiệp vì nó giúp các nhóm đạt được mục tiêu của họ và quản lý các mối quan hệ với khách hàng. Dưới đây chỉ là một số lợi ích của việc tương tác với khách hàng và học cách quản lý kỳ vọng của họ:
- Nó xây dựng lòng trung thành. Tính minh bạch cho phép các bên liên quan tin tưởng rằng nhóm của bạn luôn quan tâm đến lợi ích cao nhất của họ. Khi họ có thể xem các bản trình bày trực quan về thời gian và ngân sách của họ đang được sử dụng như thế nào, khách hàng có thể thấy cách các nỗ lực của nhóm hướng đến các mục tiêu danh mục đầu tư cao hơn.
- Nó cải thiện phản hồi. Khi các nhiệm vụ và mục tiêu của dự án được sắp xếp gọn gàng, khách hàng và các thành viên trong nhóm có thể cung cấp phản hồi nhanh chóng và dễ tiếp cận.
- Nó ngăn cản phạm vi creep. Bạn có biết rằng gần một nửa phạm vi trải nghiệm của dự án không? Tránh sai lầm quản lý dự án phổ biến hiện nay với sự minh bạch. Đặt kỳ vọng cho dự án ngay bây giờ để khách hàng có thể hiểu những yêu cầu nào trong tương lai của họ có thể và không thể đáp ứng.
Cách tốt nhất để quản lý kỳ vọng dự án của khách hàng
Dự án khách hàng là gì? Đây là chiến lược được xác định bởi chiến lược quản lý dự án đặt kỳ vọng của khách hàng lên hàng đầu. Quản lý kỳ vọng của khách hàng là tất cả về việc truyền đạt thông tin theo cách thú vị và dễ nhớ bằng các công cụ trực quan, biểu đồ và dữ liệu giúp thu hút mọi người trên cùng một trang.
Hãy áp dụng các mẹo sáng tạo này nếu quản lý các kỳ vọng trong quản lý dự án là ưu tiên hàng đầu đối với bạn và nhóm của bạn:
1. Thử biểu đồ Gantt
Sử dụng biểu đồ Gantt để tạo bản trình bày trực quan về phân tích tài nguyên và tiến trình dự án của bạn. Truyền đạt những hạn chế và gia tăng giá trị bằng các giải pháp sáng tạo đã được đưa vào biểu đồ Gantt của bạn.
2. Đưa ra các câu hỏi thường gặp của khách hàng và tổ chức hội thảo về từ ngữ
Đào tạo nhân viên dịch vụ chuyên nghiệp về cách truyền đạt thông tin liên lạc đặt kỳ vọng thông qua email, cuộc gọi điện thoại và chương trình họp hiệu quả. Cung cấp cho nhóm của bạn 3-5 kỳ vọng và câu hỏi thường gặp về dự án từ các khách hàng trước đây. Điều này thưởng cho những phản hồi tốt hơn, rõ ràng hơn.
Hãy dành thời gian này để cùng nhau giải quyết cách bạn sẽ quản lý các kỳ vọng của dự án với tư cách là một nhóm. Với tư cách là một nhóm, hãy đưa ra phản hồi mẫu cho truyền thông kỹ thuật số mà mọi người có thể cá nhân hóa nếu cần.
Giao tiếp với các bên liên quan
Rõ ràng thông báo kỳ vọng của dự án với các bên liên quan bằng cách sử dụng các giải pháp thiết thực sau:
- Làm cho các báo cáo trạng thái hàng tuần dễ dàng truy cập. Cung cấp cho các bên liên quan cái nhìn riêng của họ về bảng điều khiển dự án của bạn, nơi hiển thị thông tin nhanh nhất về dữ liệu cập nhật. Điều này giúp tiết kiệm thời gian gửi đi gửi lại thông tin mới qua email.
- Tập trung tất cả các ghi chú, tài liệu và tài nguyên. Thêm tất cả chúng vào một cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm được mà các bên liên quan của bạn có thể tham khảo khi cần.
- Đặt mục tiêu quá trình. Mục tiêu dự án tập trung vào sản phẩm cuối cùng trong khi mục tiêu quy trình dựa trên hành trình để đạt được điều đó. Đặt kỳ vọng với các bên liên quan của bạn thông qua các mục tiêu quy trình cụ thể chẳng hạn như thời hạn nhiệm vụ cá nhân để họ có ý tưởng về cách nhóm của bạn thực hiện từ đầu đến cuối.
Tìm hiểu thêm: Các bước để lập kế hoạch dự án đơn giản.
