Giai đoạn bắt đầu của Quản lý dự án

0
33
Giai đoạn bắt đầu của quản lý dự án
Giai đoạn bắt đầu của quản lý dự án

Mỗi dự án đều là duy nhất về mục tiêu cũng như thách thức của nó. Vì vậy, để cải thiện cách quản lý dự án, chúng tôi chia chúng thành các giai đoạn, còn được gọi là các giai đoạn của quản lý dự án. Điều này giúp các nhóm đánh giá dễ dàng hơn và nếu cần, điều chỉnh quá trình trên phạm vi của một dự án – đôi khi thậm chí còn xoay chuyển khỏi kế hoạch ban đầu.

Hướng dẫn về Cơ quan Kiến thức Quản lý Dự án chính thức công nhận 5 giai đoạn hoặc nhóm quy trình quản lý dự án. Đó là: Khởi xướng, Lập kế hoạch, Thực thi, Kiểm soát và Kết thúc. Và chúng cùng nhau tạo nên toàn bộ vòng đời quản lý dự án.

Đối với bài viết này, chúng tôi đề cập đến các phương pháp hay nhất cho bước đầu tiên trong vòng đời: giai đoạn bắt đầu quản lý dự án.

Tìm hiểu thêm: Kiến thức cơ bản về quản lý dự án.

Giai đoạn Khởi động Quản lý Dự án là gì?

Bởi vì giai đoạn bắt đầu có thể có ý nghĩa khác nhau đối với các tổ chức khác nhau, một cách đơn giản để tách nó khỏi phần còn lại của vòng đời dự án là: đó là mọi thứ xảy ra trước khi dự án được phê duyệt và trước khi bắt đầu lập kế hoạch chi tiết.

Thông thường, giai đoạn bắt đầu là khi nhà tài trợ dự án cùng với người quản lý dự án làm rõ 3 điều chính: mục tiêu, phạm vi, các ràng buộc của dự án. Sau đó, họ chuẩn bị điều lệ dự án. Trước khi giai đoạn lập kế hoạch dự án hoàn chỉnh bắt đầu, các bên liên quan phê duyệt điều lệ này, sau đó các mốc thời gian và ngân sách được trình bày chi tiết hơn.

Các phương pháp hay nhất cho giai đoạn bắt đầu quản lý dự án

Biết tại sao dự án tồn tại

Điều này nghe có vẻ triết lý, nhưng đó là thông tin cơ bản cần phải rõ ràng trước khi thực hiện bất kỳ công việc nào. Bạn phải trả lời được 3 câu hỏi sau:

  • Mục tiêu của dự án này là gì?
  • Tại sao bây giờ?
  • Điều này sẽ mang lại cho chúng ta những lợi ích kinh doanh nào?

Tùy thuộc vào việc dự án có phải là dự án đã được thực hiện trước đó hay không, bạn có thể đã có hoặc chưa có một trường hợp kinh doanh được phát triển cho dự án. Đây là lúc để tạo một cái nếu nó chưa tồn tại. Trường hợp kinh doanh sẽ giúp làm rõ lý do đằng sau dự án và nên trả lời 3 câu hỏi trên.

Xác định sớm các bên liên quan chính

Nhiều dự án bắt đầu với một ý tưởng mờ nhạt về việc ai là các bên liên quan chính. Danh sách đầy đủ những người bị ảnh hưởng bởi dự án có thể được đưa ra sau, nhưng ở giai đoạn bắt đầu, điều quan trọng là phải xác định và thống nhất với các bên liên quan chính; họ là những người có quyết định sẽ ảnh hưởng lớn đến dự án trong suốt vòng đời của nó.

Bao gồm các chủ sở hữu quy trình kinh doanh và các nhà quản lý điều hành chính, cũng như những người ra quyết định quan trọng khác của bạn.

Một công cụ tuyệt vời để sử dụng cho quá trình này là biểu đồ RASCI (hay còn gọi là Ma trận phân công trách nhiệm), trong đó nêu chi tiết ai là người có trách nhiệm (những người đang thực hiện công việc), có trách nhiệm (người đảm bảo công việc được hoàn thành), Sign-Offs (những người sẽ phê duyệt công việc), Được tư vấn (những người có đầu vào là cần thiết để hoàn thành công việc), và Được thông báo (những người nhận được cập nhật trạng thái về công việc).

Tài liệu cam kết của các bên liên quan

Hãy hỏi bất kỳ người quản lý dự án nào và họ có thể sẽ nói rằng sự tham gia của các bên liên quan luôn là một thách thức. Đây là lý do tại sao bạn cần phải ghi lại và khiến họ ký tên vào tất cả các cam kết của họ. Hãy coi nó như một hợp đồng xác định vai trò của các bên liên quan trong dự án. Những cam kết này được chính thức đưa vào điều lệ dự án mà họ sẽ ký vào cuối giai đoạn.

Một số cam kết thường có thể bao gồm số lượng các bên liên quan cần thiết để đưa ra quyết định hoặc hình thành túc số, và họ có thể cân nhắc trong bao lâu trước khi phải đưa ra quyết định.

Hoàn thành danh sách kiểm tra giai đoạn bắt đầu quản lý dự án

Tạo điều lệ dự án của bạn

Nhiều người chỉ đơn giản xem điều lệ dự án (hoặc kế hoạch dự án) như một bước mà bạn điền vào một mẫu với thông tin cơ bản về dự án – nhưng nó còn nhiều hơn thế nữa. Điều lệ dự án đưa ra tầm nhìn ban đầu mà nhà tài trợ dự án và người quản lý dự án có cho một dự án.

Nó sẽ hướng dẫn công việc trong suốt vòng đời quản lý dự án và bất kỳ thay đổi nào đối với nó sẽ cần phải trải qua một quá trình phê duyệt kỹ lưỡng. Do đó, điều quan trọng là điều lệ được soạn thảo cẩn thận với càng rõ ràng và chi tiết càng tốt.

Có lẽ phần quan trọng nhất của điều lệ dự án sẽ là phạm vi dự án – đây là nơi mà các ranh giới chính xác xung quanh dự án là gì và không được làm rõ ràng. Trong giai đoạn bắt đầu, phạm vi sẽ được thảo luận và các điểm của nó được thương lượng cho đến khi tất cả các bên liên quan chính thấy các mục tiêu của họ được đáp ứng.

Phạm vi cuối cùng sau đó được ghi lại trong điều lệ dự án và được ký kết bởi các bên liên quan chính.

Các hạng mục khác mà điều lệ dự án cần bao gồm

  • Sản phẩm được giao: Đây là những sản phẩm công việc, được giao vào một ngày xác định và ở trạng thái đã được các bên liên quan đồng ý.
  • Nhu cầu kinh doanh: Trường hợp kinh doanh xác định lợi ích cấp cao của dự án cũng như chi phí của nó.
  • Ràng buộc: Đây là những hạn chế của dự án của bạn, bao gồm: chi phí, nguồn nhân lực, thời hạn, chất lượng và ROI tiềm năng.
  • Giả định: Niềm tin về những gì bạn dự đoán sẽ đúng trong tương lai.
  • Rủi ro: Đây là những sự kiện bất ngờ có thể ảnh hưởng đến con người, quy trình, công nghệ và nguồn lực tham gia vào một dự án. Những điều này có khả năng làm trật bánh hoặc trì hoãn việc hoàn thành dự án.

Cách bạn bắt đầu Xác định cách bạn kết thúc

Vấn đề của tất cả những điều này là: cách bạn bắt đầu dự án của mình thường sẽ quyết định sự thành công hay thất bại của dự án của bạn. Đánh dấu mọi thứ trong danh sách kiểm tra bắt đầu quản lý dự án cho phép bạn trình bày tầm nhìn của dự án với những người sẽ phê duyệt công việc và làm rõ phạm vi công việc sắp tới.

Rất đơn giản, giai đoạn bắt đầu – và đặc biệt là điều lệ dự án – mở đường cho sự thành công của dự án của bạn. Đừng bắt đầu một dự án mà không có một dự án.

Cùng xác định: 6 bước lập một kế hoạch dự án đơn giản.