Quản lý dự án là việc áp dụng các quy trình, phương pháp, kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm để đạt được các mục tiêu cụ thể của dự án theo các tiêu chí nghiệm thu của dự án trong các thông số đã thỏa thuận. Quản lý dự án có các sản phẩm cuối cùng bị giới hạn trong khoảng thời gian và ngân sách hữu hạn.
Theo: Viện Quản Lý Dự Án PMI.
Việc phát triển phần mềm để cải thiện quy trình kinh doanh, xây dựng một tòa nhà, nỗ lực cứu trợ sau thiên tai, mở rộng hoạt động bán hàng sang một thị trường địa lý mới – đây đều là những ví dụ về các dự án.
Tất cả các dự án là một nỗ lực tạm thời để tạo ra giá trị thông qua một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất. Tất cả các dự án đều có bắt đầu và kết thúc. Họ có một đội, một ngân sách, một lịch trình và một loạt các kỳ vọng mà nhóm cần đáp ứng. Mỗi dự án là duy nhất và khác với các hoạt động thông thường – các hoạt động đang diễn ra của một tổ chức – bởi vì các dự án đi đến kết luận sau khi đạt được mục tiêu.
Tính chất thay đổi của công việc do tiến bộ công nghệ, toàn cầu hóa và các yếu tố khác có nghĩa là ngày càng có nhiều tổ chức công việc xoay quanh các dự án với các nhóm được tập hợp lại dựa trên các kỹ năng cần thiết cho các nhiệm vụ cụ thể.
Tìm hiểu thêm: Kiến thức cơ bản về quản lý dự án.
Dự án là gì?
Một dự án là một nỗ lực duy nhất, nhất thời, được thực hiện để đạt được các mục tiêu đã hoạch định, có thể được xác định về đầu ra, kết quả hoặc lợi ích. Một dự án thường được coi là thành công nếu nó đạt được các mục tiêu theo các tiêu chí chấp nhận của họ, trong khoảng thời gian và ngân sách đã thỏa thuận. Thời gian, chi phí và chất lượng là những yếu tố cấu thành nên mọi dự án.
- Thời gian: lập kế hoạch là một tập hợp các kỹ thuật được sử dụng để phát triển và trình bày các lịch trình cho biết khi nào công việc sẽ được thực hiện.
- Chi phí: các quỹ cần thiết được mua và quản lý tài chính như thế nào?
- Chất lượng: làm thế nào để đảm bảo tính phù hợp cho mục đích của quá trình phân phối và quản lý?
Khi nào chúng ta sử dụng quản lý dự án?
Các dự án tách biệt với các hoạt động kinh doanh thông thường và xảy ra khi một tổ chức muốn cung cấp một giải pháp để đặt ra các yêu cầu trong một ngân sách và khung thời gian đã thỏa thuận. Các dự án yêu cầu một nhóm người tạm thời đến với nhau để tập trung vào các mục tiêu dự án cụ thể. Kết quả là, làm việc nhóm hiệu quả là trọng tâm của các dự án thành công.
Kết quả là, làm việc nhóm hiệu quả là trọng tâm của các dự án thành công. Quản lý dự án liên quan đến việc quản lý các gói công việc rời rạc để đạt được các mục tiêu cụ thể. Cách thức quản lý công việc phụ thuộc vào nhiều yếu tố.
Quy mô, ý nghĩa và độ phức tạp của công việc là những yếu tố rõ ràng. Mục tiêu có thể được thể hiện dưới dạng:
- đầu ra (chẳng hạn như một tòa nhà mới);
- kết quả (chẳng hạn như nhân viên được chuyển từ nhiều địa điểm đến Trụ sở mới);
- lợi ích (chẳng hạn như giảm chi phí đi lại và quản lý cơ sở vật chất);
- các mục tiêu chiến lược (chẳng hạn như tăng gấp đôi giá cổ phiếu của tổ chức trong 3 năm).
Ai sử dụng quản lý dự án?
Bất kỳ ai và mọi người đều quản lý các dự án, ngay cả khi họ không được chính thức gọi là ‘người quản lý dự án’. Bạn đã bao giờ tổ chức một sự kiện? Đó là một dự án mà bạn đã quản lý với một nhóm người và quản lý dự án là một kỹ năng sống cho tất cả mọi người. Chính thức hơn, các dự án mọc lên trong tất cả các ngành và lĩnh vực kinh doanh:
- Giao thông và Cơ sở hạ tầng
- IT
- Sản xuất sản phẩm
- Xây dựng
- Tài chính và Luật
Các thành phần cốt lõi của quản lý dự án
- xác định lý do tại sao một dự án là cần thiết;
- nắm bắt các yêu cầu của dự án, xác định chất lượng của các sản phẩm, ước tính nguồn lực và thời gian;
- chuẩn bị một trường hợp kinh doanh để biện minh cho khoản đầu tư;
- đảm bảo thỏa thuận và tài trợ của công ty;
- dẫn dắt và tạo động lực cho nhóm giao dự án;
- xây dựng và triển khai kế hoạch quản lý cho dự án;
- quản lý rủi ro, các vấn đề và thay đổi trong dự án;
- giám sát tiến độ so với kế hoạch;
- quản lý ngân sách dự án;
- duy trì thông tin liên lạc với các bên liên quan và tổ chức dự án;
- quản lý nhà cung cấp;
- đóng dự án theo cách có kiểm soát khi thích hợp.
Tìm hiểu thêm: Các phương pháp quản lý dự án.
