Tài liệu tham khảo này ghi lại các quy trình kiểm soát chất lượng và đảm bảo chất lượng dành riêng cho dự án phù hợp với quy mô, độ phức tạp và tính chất của dự án.
Các cải tiến về chất lượng cũng được ghi lại và có thể được đưa vào như một phần không thể thiếu trong Kế hoạch quản lý dự án (PMP). Các kế hoạch được phát triển đồng thời trong Giai đoạn Lập kế hoạch Chương trình/Dự án lặp đi lặp lại.
Ngoài các mục tiêu quản lý chất lượng được phát triển như một phần của PMP cho các dự án, hệ thống Quản lý chất lượng được xác định trong Kế hoạch quản lý chất lượng cấp tổ chức (QMP).
Các mục tiêu Quản lý chất lượng dành riêng cho dự án đi kèm với mỗi PMP phải nhất quán với QMP của tổ chức trừ khi được lập thành văn bản.
Chất lượng được lập kế hoạch và quản lý thông qua chu trình “Lập kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động” để thực hiện dự án, quản lý chương trình và quy trình kinh doanh.
Kiến thức cơ bản cho những người tìm hiểu: Quản lý dự án là gì?
Người quản lý dự án (PM) chịu trách nhiệm về
- Ghi lại các kỳ vọng của khách hàng và các mục tiêu quản lý chất lượng đồng thuận ở cấp dự án hỗ trợ việc triển khai PMP.
- Sử dụng chuyên môn của các nhóm phân phối dự án của họ để xác định các thủ tục cần thiết (chẳng hạn như đánh giá kỹ thuật độc lập) để đạt được mức chất lượng mục tiêu.
- Đảm bảo khách hàng tán thành tất cả các mục tiêu chất lượng có trong Kế hoạch quản lý chất lượng.
- Hiểu vai trò của khách hàng trong sự thành công của dự án; mối quan hệ của PM với khách hàng là mấu chốt để cung cấp dịch vụ chất lượng
- Làm việc sớm với khách hàng trong Quy trình xác định phạm vi dự án và yêu cầu của khách hàng để xác định nhu cầu của khách hàng và tinh chỉnh các yêu cầu đó theo các ràng buộc về an toàn, tài chính, lịch trình và các ràng buộc khác; xem xét chi phí/lợi ích của tất cả các cải tiến chất lượng.
Nhóm thực hiện dự án (PDT) chịu trách nhiệm
- Cung cấp một dự án chất lượng
- Thực hiện vai trò tích cực để đảm bảo các mục tiêu chất lượng của khách hàng được trình bày rõ ràng và khách hàng hiểu các tiêu chuẩn, luật và quy tắc nghề nghiệp cần thiết phải được đưa vào dự án
- Giám sát chất lượng công việc của chính họ
- Giữ các cam kết hoàn thành phần của họ trong dự án, như được ghi lại trong Kế hoạch quản lý chất lượng
Nhà cung cấp Tài nguyên chịu trách nhiệm về
- Giám sát chất lượng của các sản phẩm và dịch vụ được sản xuất bởi các thành viên trong nhóm của họ phục vụ trên PDT hoặc các nhà thầu mà họ sử dụng để bổ sung năng lực nội bộ của họ
- Giảng dạy, huấn luyện, cố vấn và đào tạo nhân viên để họ có nhân viên có năng lực kỹ thuật để giao cho PDT
- Tham gia tuyển chọn tư vấn bên ngoài và nhà cung cấp dịch vụ/hàng hóa đảm bảo đủ năng lực thực hiện công việc được giao
- Phân công các thành viên trong nhóm vào các nhóm dự án tương xứng với khả năng và kinh nghiệm của họ
- Tham vấn định kỳ với các thành viên PDT để nhận phản hồi và điều chỉnh khi cần thiết
- Đảm bảo rằng có sẵn các quy trình và nhân viên hoặc nhà thầu có trình độ luôn sẵn sàng để đảm bảo rằng việc đánh giá kỹ thuật độc lập được tiến hành
- Phục vụ trong một nhóm đánh giá kỹ thuật độc lập, khi thích hợp.
| Quản lý Chất Lượng | Kế hoạch chất lượng (Plan) | Kiểm soát chất lượng (Do) | Đảm bảo chất lượng (Check) | Cải thiện chất lượng (Act) |
|---|---|---|---|---|
| Những gì được thực hiện | Xác định chất lượng của dự án là gì và chất lượng sẽ được đo lường như thế nào | Giám sát các sản phẩm cụ thể của dự án để xác định xem chúng có đáp ứng các ngưỡng đo lường hiệu suất được xác định trong kế hoạch quản lý chất lượng hay không | Xác định xem việc đo lường chất lượng có phù hợp hay không bằng cách đánh giá hiệu suất tổng thể một cách thường xuyên để đảm bảo dự án sẽ đáp ứng mong đợi về chất lượng của khách hàng | Tăng hiệu quả và hiệu quả của dự án khi các hành động khắc phục như Yêu cầu thay đổi được xác định. Các thay đổi đối với Kế hoạch quản lý chất lượng và PMP có thể được yêu cầu. |
| Khi nào thực hiện | Giai đoạn lập kế hoạch dự án Quy trình – Phát triển PMP – Phạm vi dự án & Yêu cầu của khách hàng – Định nghĩa thành lập đội – Phát triển hoạt động / lịch trình – Phát triển ước tính tài nguyên – Chiến lược mua lại phân phối dự án | Giai đoạn thực hiện và kiểm soát dự án Quy trình – Thực thi & Kiểm soát dự án – Bài học kinh nghiệm | Giai đoạn thực hiện và kiểm soát dự án Quy trình Thực thi & Kiểm soát dự án | Giai đoạn Thực thi & Kiểm soát Dự án và Giai đoạn Lập kế hoạch Dự án Quy trình – Thay đổi cách quản lý – Phát triển PMP |
Tìm hiểu thêm: Tại sao bạn cần phải ghi lại bài học kinh nghiệm trong quản lý dự án?
Nội dung kế hoạch quản lý chất lượng
- Tổng quan về kế hoạch quản lý chất lượng
- Mục đích
- Tổng quan về Plan, Do, Check, Act
- Mục tiêu chất lượng khách hàng
- Xác định mục tiêu chất lượng của khách hàng
- Xác định Ngưỡng chất lượng cho từng Mục tiêu chất lượng
- Kế hoạch kiểm soát chất lượng
- Giải quyết từng sản phẩm bàn giao chính
- Xác định (các) Nhóm đánh giá kỹ thuật độc lập
- Đảm bảo chất lượng
- Yêu cầu hệ thống chất lượng của tổ chức (Kế hoạch quản lý chất lượng của tổ chức)
- Yêu cầu cụ thể của dự án
- Thông tin cụ thể của dự án khác theo yêu cầu
Tìm hiểu thêm: Những phương pháp quản lý dự án hàng đầu hiện nay.
Phương pháp kế hoạch quản lý chất lượng
Plan
Xác định mục tiêu chất lượng của khách hàng. Giúp khách hàng thể hiện mong đợi về chất lượng một cách khách quan và định lượng.
Xác định các tiêu chuẩn nghề nghiệp bao gồm luật pháp, môi trường, kinh tế, quy tắc, an toàn tính mạng và sức khỏe.
Cân bằng nhu cầu và mong đợi của khách hàng và các bên liên quan với chi phí, lịch trình và tiêu chuẩn chuyên nghiệp. Đánh giá chi phí và lợi ích của các mục tiêu chất lượng đã chọn và các quá trình được sử dụng để đạt được các mục tiêu.
Phát triển một kế hoạch và quy trình hiệu quả, bao gồm các quy trình đảm bảo chất lượng và kiểm soát chất lượng, để đạt được các mục tiêu. Xem xét các yếu tố rủi ro/nguy hiểm và mức độ phức tạp của dự án và điều chỉnh các quy trình để cung cấp mức chất lượng cần thiết. Lưu lại trong kế hoạch quản lý rủi ro về bất kỳ thay đổi nào của dự án so với các yêu cầu QMP địa phương.
Phát triển các ngưỡng đo lường hiệu suất để đảm bảo thống nhất về định nghĩa thành công liên quan đến Mục tiêu chất lượng.
Đảm bảo sự chứng thực của khách hàng đối với tất cả các mục tiêu chất lượng có trong Kế hoạch quản lý chất lượng.
Do
Thực hiện công việc theo PMP đã được phê duyệt và các quy trình vận hành tiêu chuẩn.
Thực hiện dự án là một quá trình năng động. PDT phải liên lạc, gặp gỡ thường xuyên và thích ứng với các điều kiện thay đổi. Kế hoạch quản lý chất lượng và PMP có thể yêu cầu sửa đổi để đảm bảo rằng các mục tiêu của dự án được đáp ứng.
Lưu lại trong bài học kinh nghiệm
Check
Thực hiện đánh giá kỹ thuật độc lập, giám sát quản lý và xác minh để đảm bảo rằng các mục tiêu chất lượng được đáp ứng phù hợp với Kế hoạch quản lý chất lượng.
Kiểm tra hiệu suất so với PMP và các ngưỡng đo lường hiệu suất của Mục tiêu Chất lượng Khách hàng để xác minh rằng hiệu suất sẽ hoàn thành Mục tiêu Chất lượng và để xác minh tính đầy đủ của kế hoạch. Chia sẻ kết quả với tất cả các bên liên quan của dự án để tạo điều kiện cải tiến liên tục.
Act
Nếu các ngưỡng đo lường hiệu suất bị vượt quá, hãy thực hiện các hành động khắc phục cụ thể để khắc phục nguyên nhân hệ thống của bất kỳ sự không tuân thủ, thiếu sót hoặc tác động không mong muốn nào khác.
Cải thiện chất lượng tài liệu có thể bao gồm các sửa đổi thích hợp đối với kế hoạch quản lý chất lượng, thay đổi quy trình kiểm soát và đảm bảo chất lượng cũng như điều chỉnh phân bổ nguồn lực.
Xem thêm: Mục tiêu trong quản lý dự án là gì?
