Tại sao cần ghi lại bài học quản lý dự án của mình: Mẹo và mẫu

0
494
Tại sao cần ghi lại bài học quản lý dự án
Tại sao cần ghi lại bài học quản lý dự án

Bạn đã đánh dấu một vài nhiệm vụ cuối cùng trong danh sách việc cần làm của mình, gửi công việc cuối cùng có thể giao được. Đã đến lúc chúc mừng nhóm dự án của bạn đã hoàn thành tốt công việc! 

Nhưng công đoạn các bước dự án vẫn chưa kết thúc? Bạn đã bỏ quen giai đoạn: Ghi lại bài học kinh nghiệm?!!!

Có thể rất khó để dành thời gian cho bất kỳ hình thức hồi tưởng nào khi bạn có một loạt các nhiệm vụ và dự án mới khẩn cấp đang chờ đợi. Và nếu nhóm của bạn đã chuyển sang công việc mới.

Nhưng lợi ích của việc ghi lại các bài học quản lý dự án đã học nói lên chính bản thân họ: bạn có thể xác định các phương pháp thực hành để sử dụng trong tương lai, thông qua chúng với phần còn lại của công ty để mọi người có thể học hỏi từ kinh nghiệm của những người khác. Cuộc sống của bạn trở nên dễ dàng hơn theo cấp số nhân về sau và công ty của bạn trở nên cạnh tranh hơn trên thị trường . 

Sử dụng hướng dẫn cách thực hiện đơn giản này, cùng với các mẫu “Bài học Quản lý Dự án Học”, để làm cho quá trình ghi lại các bài học dự án nhanh chóng và dễ dàng. 

1. Đừng lưu tất cả cho đến cuối dự án

Đính kèm các cuộc họp đánh giá nhanh với các mốc quan trọng của dự án để hỗ trợ học tập liên tục. Đánh giá định kỳ được biết là có tác động tích cực đến động lực của nhóm, vì họ sẽ trực tiếp hưởng lợi từ các bài học kinh nghiệm thay vì vị tha truyền lại các mẹo cho các nhóm khác.

Điều này cũng có nghĩa là bạn sẽ nhận được thông tin chi tiết chất lượng hơn, vì mọi người không cố nhớ những gì đã xảy ra cách đây vài tuần hoặc vài tháng. Thêm vào đó, thật dễ dàng để tập hợp mọi người trong khi dự án vẫn đang hoạt động. (Điều này đặc biệt đúng với nhân viên hợp đồng hoặc nhà tư vấn, những người thường phân tán khi một dự án kết thúc.) 

2. Tập trung vào lý do tại sao và như thế nào

Một tài liệu rút ra bài học không chỉ đơn giản là một bản báo cáo hoặc mô tả kết quả của dự án. Tìm hiểu sâu hơn: bạn đã gặp phải những vấn đề gì và bạn đã giải quyết chúng như thế nào? Bạn nhận thấy những mối quan hệ nguyên nhân – kết quả nào? Bạn đã thu thập được những hiểu biết sâu sắc nào về cách có thể cải thiện quy trình làm việc? 

3. Nhấn mạnh những thành công

Những chiến lược và thủ tục nào đã góp phần vào thành công? Biết những gì hoạt động tốt cũng hữu ích như biết những gì không! Trả lời những câu hỏi này: 

  • Chúng ta nên bắt đầu làm gì?
  • Chúng ta nên ngừng làm gì?
  • Chúng ta nên tiếp tục làm gì? 
  • Điều gì vẫn khiến chúng ta gặp rắc rối?       

4. Đánh giá từng giai đoạn của dự án 

Nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu, hãy thảo luận những khía cạnh này của dự án với nhóm của bạn để cuộc trò chuyện diễn ra và đảm bảo bạn đạt được tất cả các điểm quan trọng:

5. Tìm sự đồng thuận

Toàn bộ nhóm của bạn nên thống nhất về các bài học kinh nghiệm và mọi người nên đóng góp. Những người cá nhân tham gia vào công việc là những người có những hiểu biết sâu sắc mà bạn cần!

6. Làm cho những điều rút ra có thể hành động được và có thể áp dụng rộng rãi

Khi bạn đã thu thập các bài học kinh nghiệm với nhóm nội bộ của mình, bạn cần đóng gói lại chúng để sử dụng chung và áp dụng chúng cho công việc sau này của mình. Chúng không nên quá cụ thể đến mức không liên quan đến các dự án mới, hoặc chung chung đến mức khiến mọi người nhầm lẫn. Tạo một kế hoạch sơ bộ: những cải tiến trông như thế nào và ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện chúng?

7. Làm cho kết luận của bạn có thể truy cập được

Sẽ không đáng tiếc khi trải qua quá trình suy ngẫm và ghi lại những bài học kinh nghiệm chỉ để những hiểu biết của bạn bị mất hoặc bị lãng quên? Thiết lập cơ sở kiến ​​thức  hoặc mạng nội bộ nơi mọi nhóm có thể lưu trữ các bài học kinh nghiệm của họ và truy cập lời khuyên từ các nhóm khác.

Học cách viết báo cáo quản lý dự án cũng sẽ có lợi khi không chỉ ghi lại tất cả các chi tiết của dự án mà còn xác định những thay đổi tiềm năng để thực hiện trong dự án tiếp theo của bạn.

Sử dụng các mẫu có sẵn này để ghi lại và chia sẻ các mẹo dự án hữu ích nhất của nhóm bạn:

Tải xuống mẫu số 1: Quản lý dự án – Đánh giá cột mốc định kỳ
Tải xuống mẫu số 2: Quản lý dự án – Đánh giá cuối kỳ