Mục tiêu của dự án là những mục tiêu rõ ràng và đơn giản. Đây là những mục tiêu kinh doanh mà bạn muốn dự án hoàn thành. Trong quản lý dự án, điều quan trọng nhất là phải nêu rõ các mục tiêu của dự án, vì những mục tiêu này sẽ ảnh hưởng đến mọi quyết định trong vòng đời của dự án.
Các mục tiêu của dự án phải có thể đo lường được và chứa các chỉ số hoạt động chính sẽ được sử dụng để đánh giá thành công chung của dự án. Các chỉ số này thường sẽ bao gồm các tiêu chí như ngân sách, chất lượng và thời gian hoàn thành.
Vậy, mục tiêu dự án trong quản lý dự án là gì? Nói một cách đơn giản, chúng là những cột mốc và thành tích cụ thể cần thiết để hoàn thành mục tiêu dự án của bạn.
Tìm hiểu thêm: Giai đoạn bắt đầu của quản lý dự án.
Những điều cần cân nhắc khi viết mục tiêu dự án của bạn
Các mục tiêu quản lý dự án phục vụ một mục đích rất cụ thể. Họ chia nhỏ các bước quan trọng để đạt được thành công chung của dự án.
Ví dụ: nếu mục tiêu dự án chính của bạn là tăng 20% số lần gia hạn của khách hàng mỗi năm, thì mục tiêu của bạn sẽ bao gồm các cột mốc nhỏ hơn và các kết quả chính để phục vụ mục tiêu chính này.
Các mục tiêu dự án cũng cho các nhóm biết họ nên tập trung vào điều gì, họ nên dành nguồn lực cho việc gì và cách hoạt động của họ phục vụ các mục tiêu kinh doanh và tổ chức rộng lớn hơn.
Khi đặt mục tiêu, hãy đảm bảo tránh ngôn ngữ mơ hồ hoặc khó hiểu.
Ví dụ: “Làm cho việc kinh doanh thành công hơn vào năm tới” sẽ không phải là một mục tiêu tốt của dự án. Để viết các mục tiêu dự án hiệu quả hơn, các trưởng nhóm có thể sử dụng khung thiết lập mục tiêu SMART.
Cách viết các mục tiêu quản lý dự án SMART
Mục tiêu SMART là các mục tiêu được vạch ra bằng cách sử dụng hệ thống mục tiêu SMART. Trong khuôn khổ này, SMART là viết tắt của Cụ thể, Có thể đo lường được, Có thể đạt được, Có liên quan, Có thời hạn. Khi viết ra các mục tiêu dự án của bạn, hãy đảm bảo gắn chúng vào bức tranh toàn cảnh hơn về dự án và doanh nghiệp của bạn nói chung.
Các mục tiêu SMART của bạn phải là những tuyên bố ngắn gọn, thực tế và cụ thể gắn liền với các mục tiêu tổng thể của dự án hoặc doanh nghiệp. Chúng không nên dài dòng, bao quát hoặc không thực tế.
Khi viết các mục tiêu dự án của mình, bạn có thể xem những gì thực tế dựa trên những gì đã hoàn thành trong các dự án tương tự trước đó. Ngoài ra, bạn có thể kiểm tra KPI bạn đã sử dụng lần trước mà bạn có thể sử dụng để đo lường kết quả lần này.
Các ví dụ về mục tiêu dự án
Ví dụ A: Nhóm sẽ duy trì dưới ngân sách 5.000 đô la khi họ hoàn thành chiến dịch tiếp thị được thiết lập để khởi chạy vào ngày 30 của tháng.
- Cụ thể: Chi dưới 5.000 đô la để hoàn thành dự án tiếp thị
- Có thể đo lường: Có thể đo lường bằng cách theo dõi chi phí trên một tài liệu được chia sẻ
- Có thể đạt được: Bởi vì đây là một dự án lặp lại, chúng tôi biết rằng nó thường có giá 4899 đô la, vì vậy điều này có thể đạt được
- Có liên quan: Chiến dịch tiếp thị hỗ trợ các mục tiêu lớn hơn của công ty về khả năng hiển thị thương hiệu
- Thời hạn: Dự án sẽ bắt đầu vào ngày đầu tiên của tháng và kết thúc vào ngày 30 cùng tháng
Ví dụ B: Xử lý thêm 30% yêu cầu của khách hàng mỗi quý bằng cách sử dụng giải pháp quản lý dự án.
- Cụ thể: Sử dụng phần mềm quản lý dự án cho phép chúng tôi xử lý nhiều yêu cầu của khách hàng hơn
- Có thể đo lường: So sánh KPI mục tiêu của chúng tôi từ quý trước với quý này
- Có thể đạt được: Việc xác định các nút thắt cổ chai và sự kém hiệu quả sẽ giúp hợp lý hóa các quy trình cũ của chúng tôi và nhận được nhiều yêu cầu của khách hàng hơn
- Có liên quan: Điều này sẽ giúp đạt được sự hài lòng, giữ chân và mua lại của khách hàng – tất cả đều cần thiết cho doanh nghiệp
- Có thời hạn: Mục tiêu này nên sẵn sàng để đánh giá vào cuối quý
Khi bạn đã sẵn sàng thực hiện các mục tiêu dự án của mình, hãy lấy mẫu OKR và điền vào chỗ trống với các bước có thể hành động cho bạn và nhóm của bạn. Trước tiên, hãy tạo OKR (Mục tiêu và Kết quả chính) cho các phòng ban, sau đó là các nhóm, sau đó là các cá nhân.
Bố trí chúng trên một dòng thời gian trực quan hoặc biểu đồ Gantt và thêm ngày hoàn thành cho từng nhiệm vụ liên quan. Thêm đăng ký định kỳ vì những thay đổi trong tiến trình cũng có thể dẫn đến những thay đổi trong mục tiêu SMART của bạn.
Tìm hiểu thêm: Những bước cơ bản về quản lý dự án.
