Kế hoạch Quản lý Chất lượng (QMP) trong Quản lý dự án

Kế hoạch Quản lý Chất lượng (QMP) giúp hướng dẫn Người quản lý Chương trình (PM) và nhân viên dự án thực hiện các hoạt động quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng cho một dự án hoặc chương trình.

QMP thường được phát triển bởi một nhà thầu và được xem xét bởi khách hàng. Chất lượng là mức độ mà dự án đáp ứng các yêu cầu.

• Định nghĩa: Quản lý chất lượng là hành động giám sát tất cả các hoạt động và nhiệm vụ phải được hoàn thành để duy trì mức độ xuất sắc mong muốn. Điều này bao gồm việc xác định chính sách chất lượng, tạo và thực hiện lập kế hoạch và đảm bảo chất lượng, kiểm soát chất lượng và cải tiến chất lượng.
• Định nghĩa: Kế hoạch quản lý chất lượng (QMP) ghi lại quá trình đảm bảo đo lường chất lượng được thực hiện trong một dự án bằng cách xác định phương pháp luận chất lượng, tiêu chuẩn, tiêu chí, hoạt động, kỳ vọng, công cụ và nguồn lực, báo cáo và hành động khắc phục. QMP đóng vai trò là nền tảng để quản lý chất lượng cho bất kỳ dự án nào.

Mục đích của Kế hoạch quản lý chất lượng (QMP)

Mục đích của QMP là mô tả chất lượng sẽ được quản lý như thế nào trong suốt vòng đời của dự án. Lập kế hoạch quản lý chất lượng xác định các chính sách và thủ tục chất lượng liên quan đến dự án đối với cả sản phẩm bàn giao và quy trình dự án, xác định ai chịu trách nhiệm về việc gì và lập tài liệu tuân thủ.

Mẫu Kế hoạch Quản lý Chất lượng (QMP)

Mẫu là một nơi tuyệt vời để bắt đầu khi phát triển QMP. Nó cung cấp một nền tảng nhất quán cho người quản lý chương trình và các thành viên trong nhóm trong việc phát triển kế hoạch. Nó đảm bảo rằng tất cả các yếu tố chính của một kế hoạch được viết tốt đều được giải quyết.

Một tổ chức nên áp dụng mẫu QMP riêng cho các chương trình của mình để mang lại sự nhất quán và đáp ứng các nhu cầu cụ thể của mình.

Bản mẫu tham khảo: Mẫu Kế hoạch Quản Lý Chất Lượng Dự Án.

Tại sao phải có Kế hoạch quản lý chất lượng (QMP)

Chất lượng là thước đo cung cấp các sản phẩm không có khiếm khuyết, thiếu sót và các biến thể đáng kể trong giao dịch mua-người mua. Chất lượng cao có được nhờ tuân thủ nghiêm ngặt và nhất quán các tiêu chuẩn có thể đo lường và kiểm chứng để đạt được tính đồng nhất của đầu ra đáp ứng các yêu cầu cụ thể của khách hàng hoặc người dùng.

Điều này đảm bảo rằng sản phẩm tốt nhất đang được phát triển và giao cho khách hàng của bạn. Một QMP tốt sẽ đảm bảo:

• Kỳ vọng của khách hàng được đáp ứng và thỏa mãn
• Giảm chi phí làm lại
• Cải thiện hiệu quả
• Đảm bảo tính thống nhất
• Giảm chi phí!

Các thành phần chính của Kế hoạch quản lý chất lượng (QMP)

Kế hoạch quản lý chất lượng xác định các thành phần chất lượng chính được liệt kê dưới đây:

• Sản phẩm bàn giao dự án & Quy trình dự án: Sản phẩm bàn giao và quy trình chính của dự án phải được đánh giá chất lượng.
• Tiêu chuẩn chất lượng có thể bàn giao: Các tiêu chuẩn chất lượng là “thước đo” được sử dụng để xác định kết quả thành công cho một sản phẩm có thể bàn giao. Các tiêu chuẩn này có thể khác nhau tùy thuộc vào loại dự án công nghệ thông tin.
• Sự hài lòng của khách hàng: Các tiêu chí về sự hài lòng của khách hàng mô tả thời điểm mỗi sản phẩm bàn giao được hoàn thiện và có thể chấp nhận được theo định nghĩa của khách hàng. Sản phẩm bàn giao được đánh giá theo các tiêu chí này.
• Các hoạt động kiểm soát chất lượng: Các hoạt động kiểm soát chất lượng theo dõi và xác minh rằng các sản phẩm bàn giao của dự án đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã xác định.
• Tiêu chuẩn chất lượng quy trình: Tiêu chuẩn chất lượng là “thước đo” được sử dụng để xác định xem các quy trình làm việc của dự án có được tuân thủ hay không.
• Kỳ vọng của các bên liên quan: Kỳ vọng của các bên liên quan mô tả khi một quy trình dự án có hiệu quả như được xác định bởi các bên liên quan của dự án. Một ví dụ là việc xem xét và phê duyệt tất cả các thay đổi có tác động lớn đối với dự án.
• Các hoạt động đảm bảo chất lượng: Các hoạt động đảm bảo chất lượng theo dõi và xác minh rằng các quy trình được sử dụng để quản lý và tạo ra các sản phẩm được tuân thủ và có hiệu quả.

4 bước của phương pháp kế hoạch quản lý chất lượng (QMP)

Bước 1: Lập kế hoạch phát triển QMP

• Xác định các Mục tiêu Chất lượng của khách hàng. Giúp khách hàng thể hiện mong đợi về chất lượng một cách khách quan và định lượng.
• Xác định các tiêu chuẩn nghề nghiệp, bao gồm luật pháp, môi trường, kinh tế, quy tắc, an toàn tính mạng và sức khỏe.
• Cân bằng nhu cầu và mong đợi của khách hàng và các bên liên quan với chi phí, lịch trình và tiêu chuẩn chuyên nghiệp. Đánh giá chi phí và lợi ích của các mục tiêu chất lượng đã chọn và các quá trình được sử dụng để đạt được các mục tiêu.
• Phát triển một kế hoạch và quy trình hiệu quả, bao gồm các quy trình đảm bảo chất lượng và kiểm soát chất lượng, để đạt được các mục tiêu. Xem xét các yếu tố rủi ro/nguy hiểm và mức độ phức tạp của dự án và điều chỉnh các quy trình để cung cấp mức chất lượng cần thiết. Tài liệu trong kế hoạch quản lý rủi ro về bất kỳ thay đổi nào của dự án so với các yêu cầu QMP địa phương.
• Phát triển các ngưỡng đo lường hiệu suất để đảm bảo thống nhất về định nghĩa thành công liên quan đến Mục tiêu chất lượng.
• Đảm bảo sự chứng thực của khách hàng đối với tất cả các mục tiêu chất lượng có trong Kế hoạch quản lý chất lượng.

Bước 2: Thực hiện QMP

• Thực hiện công việc theo Kế hoạch quản lý chương trình (PMP) đã được phê duyệt và các quy trình vận hành tiêu chuẩn.
• Thực hiện dự án là một quá trình năng động. Nhóm quản lý chương trình phải liên lạc, gặp gỡ thường xuyên và thích ứng với các điều kiện thay đổi. Kế hoạch quản lý chất lượng và PMP có thể yêu cầu sửa đổi để đảm bảo rằng các mục tiêu của dự án được đáp ứng.
• Ghi chú lại trong bài học kinh nghiệm.

Bước 3: Thực hiện kiểm tra chất lượng

• Thực hiện đánh giá kỹ thuật độc lập, giám sát quản lý và xác minh để đảm bảo rằng các mục tiêu chất lượng được đáp ứng nhất quán với Kế hoạch quản lý chất lượng của Học khu.
• Kiểm tra hiệu suất so với PMP và các ngưỡng đo lường hiệu suất của Mục tiêu Chất lượng Khách hàng để xác minh rằng hiệu suất sẽ hoàn thành Mục tiêu Chất lượng và để xác minh tính đầy đủ của kế hoạch.
• Chia sẻ kết quả với tất cả các bên liên quan của dự án để tạo điều kiện cải tiến liên tục.

Bước 4: Thực hiện hành động khắc phục nếu cần thiết

• Nếu các ngưỡng đo lường hiệu suất bị vượt quá, hãy thực hiện các hành động khắc phục cụ thể để khắc phục nguyên nhân mang tính hệ thống của bất kỳ sự không tuân thủ, thiếu sót hoặc các tác động không mong muốn nào khác.
• Cải thiện chất lượng tài liệu có thể bao gồm các sửa đổi thích hợp đối với kế hoạch quản lý chất lượng, thay đổi quy trình kiểm soát và đảm bảo chất lượng cũng như điều chỉnh phân bổ nguồn lực.

Kế hoạch Quản lý Chất lượng (QMP) Vai trò và Trách nhiệm

Người quản lý chương trình chịu trách nhiệm cuối cùng trong việc đảm bảo dự án tuân thủ QMP, nhưng họ không phải là người duy nhất. Mọi người tham gia vào một dự án đều có vai trò tích cực trong việc đảm bảo các hoạt động và chức năng có chất lượng được giải quyết.

Một số thành viên khác có vai trò quản lý chất lượng của một chương trình được liệt kê dưới đây.

• Lãnh đạo tổ chức: Lãnh đạo của một tổ chức phải đảm bảo quản lý chất lượng là ưu tiên hàng đầu, đồng thời luôn sẵn có các công cụ và nguồn lực.
• Người quản lý dự án: Phát triển kế hoạch và phương pháp quản lý chất lượng được tuân theo trong một dự án. Chịu trách nhiệm cuối cùng về chất lượng được đáp ứng.
• Người quản lý kiểm soát chất lượng: Đảm bảo rằng tất cả các tiêu chuẩn quản lý chất lượng đang được thực hiện và nêu rõ những thiếu sót cho PM.
• Các thành viên: Tất cả các thành viên dự án chịu trách nhiệm đảm bảo các tiêu chuẩn chất lượng và các quy trình chất lượng tuân theo được đáp ứng trong một dự án.
• Các bên liên quan: Đặt kỳ vọng về chất lượng của một dự án và phê duyệt việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ đó.
• Khách hàng: Cũng đặt ra tiêu chuẩn về chất lượng.

Kiến thức cơ bản cho những người tìm hiểu: Quản lý dự án là gì?