Cách viết Trường hợp kinh doanh (Business Case)

0
408
Cách viết trường hợp kinh doanh
Cách viết trường hợp kinh doanh

Một trường hợp kinh doanh là một tài liệu quản lý dự án giải thích lợi ích của một dự án vượt hơn chi phí của nó như thế nào và tại sao nó nên được thực hiện. Các trường hợp nghiệp vụ được chuẩn bị trong giai đoạn bắt đầu dự án và mục đích của chúng là bao gồm tất cả các mục tiêu, chi phí và lợi ích của dự án để thuyết phục các bên liên quan về giá trị của nó.

Một trường hợp kinh doanh là một tài liệu dự án quan trọng để chứng minh cho khách hàng, khách hàng hoặc các bên liên quan của bạn rằng dự án bạn đang quảng cáo là một khoản đầu tư đúng đắn. Dưới đây, chúng tôi minh họa các bước để viết một bài viết sẽ khiến họ lung lay.

Sự cần thiết của một trường hợp kinh doanh là nó thu thập đánh giá tài chính, đề xuất, chiến lược và kế hoạch tiếp thị trong một tài liệu và cung cấp một cái nhìn đầy đủ về cách dự án sẽ mang lại lợi ích cho tổ chức. Sau khi trường hợp kinh doanh của bạn được các bên liên quan của dự án chấp thuận, bạn có thể bắt đầu giai đoạn lập kế hoạch dự án.

Lưu ý: Trường hợp Kinh doanh không phải là Tóm tắt kinh doanh, nhiều người sẽ nhầm lẫn giữa Bussiness Case với Brief Case.

Tại sao bạn cần một trường hợp kinh doanh?

Các công ty không chỉ tìm kiếm các nhà quản lý dự án mà còn cả các thành viên trong nhóm của họ để hiểu rõ hơn về kinh doanh và nhiều hơn nữa về sự nhạy bén trong kinh doanh ý tưởng. Vì vậy, trường hợp kinh doanh này cung cấp lý do cho sự thay đổi hoặc kế hoạch kinh doanh được đề xuất.

Nó phác thảo sự phân bổ vốn mà bạn có thể đang tìm kiếm và các nguồn lực cần thiết để thực hiện nó. Sau đó, nó có thể là một kế hoạch hành động. Nó có thể chỉ đóng vai trò là một tầm nhìn thống nhất. Và sau đó nó cũng cung cấp cho người ra quyết định các lựa chọn khác nhau.

Vì vậy, chúng ta hãy xem xét thêm các bước cần thiết để ghép các trường hợp kinh doanh này lại với nhau. Có 4 bước chính.

Một, bạn muốn nghiên cứu thị trường của mình. Thực sự hãy nhìn vào những gì ở ngoài kia, đâu là nhu cầu, đâu là khoảng trống mà bạn có thể phục vụ? Nhìn vào sự cạnh tranh của bạn. Làm thế nào họ tiếp cận điều này và làm thế nào bạn có thể cung cấp một số lựa chọn thay thế khác?

Bạn muốn so sánh và hoàn thiện các phương pháp tiếp cận khác nhau mà bạn có thể sử dụng để tiếp cận thị trường. Sau đó, bạn biên dịch dữ liệu đó và trình bày các chiến lược, mục tiêu của bạn và các tùy chọn khác cần được xem xét.

Và sau đó bạn ghi lại nó theo đúng nghĩa đen.

Đây chỉ là bản tóm tắt về công ty của bạn, đội ngũ quản lý của bạn có thể trông như thế nào, bản tóm tắt về sản phẩm và dịch vụ cũng như thị trường của bạn.

Mô tả doanh nghiệp cung cấp thêm một chút lịch sử về công ty của bạn và tuyên bố sứ mệnh cũng như thực sự là công ty của bạn là gì và sản phẩm hoặc dịch vụ này phù hợp như thế nào.

Sau đó, bạn phác thảo các chi tiết của sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đang muốn mở rộng hoặc triển khai hoặc triển khai. Bạn thậm chí có thể đưa vào bằng sáng chế của họ có thể là bạn có các nhãn hiệu đang chờ xử lý hoặc các nhãn hiệu khác.

Sau đó, bạn muốn xác định và vạch ra chiến lược tiếp thị của mình. Như, làm thế nào bạn sẽ đưa điều này đến khách hàng của bạn? Bạn sắp có một cửa hàng truyền thống? Bạn sẽ làm điều này trực tuyến? Và, bạn có kế hoạch gì để đưa nó ra thị trường?

Bạn cũng muốn bao gồm thông tin chi tiết về phân tích đối thủ cạnh tranh của mình. Họ đang làm mọi việc như thế nào? Và, tôi đoán bạn dự định đánh bại đối thủ của mình như thế nào?

Bạn cũng muốn xem xét và xác định SWOT của mình. Và SWOT là thế mạnh của bạn. Điểm mạnh mà bạn có trong việc tiếp cận thị trường là gì? Và đâu là điểm yếu? Có thể một số lỗ hổng của bạn. Và xa hơn nữa, đâu là cơ hội của bạn và có thể là những mối đe dọa mà bạn cần lên kế hoạch?

Sau đó, tổng quan về hoạt động bao gồm thông tin hoạt động như sản xuất của bạn, thậm chí cả nguồn nhân lực, thông tin về hoạt động hàng ngày của công ty bạn.

Và sau đó, kế hoạch tài chính của bạn bao gồm báo cáo lợi nhuận, lãi và lỗ của bạn, bất kỳ khoản tài chính nào của bạn, bất kỳ tài sản thế chấp nào mà bạn có thể có và bất kỳ loại đầu tư nào mà bạn có thể đang tìm kiếm.

Cách viết một trường hợp kinh doanh

Các dự án thất bại mà không có một trường hợp kinh doanh vững chắc để tiếp tục, vì tài liệu này là cần thiết để bắt đầu dự án và là cơ sở cho điều lệ dự án và kế hoạch dự án. Nhưng nếu một trường hợp kinh doanh dự án không phù hợp với thực tế và không giải quyết được nhu cầu phù hợp với các mục tiêu kinh doanh lớn hơn của tổ chức, thì nó không phù hợp.

Nghiên cứu bạn sẽ cần để tạo ra một trường hợp kinh doanh mạnh mẽ là lý do tại sao, cái gì, như thế nào và ai trong dự án của bạn. Điều này phải được thông báo rõ ràng. Các yếu tố trong trường hợp kinh doanh của bạn sẽ giải quyết lý do tại sao nhưng chi tiết hơn.

Hãy coi trường hợp nghiệp vụ như một tài liệu được tạo trong giai đoạn bắt đầu dự án nhưng sẽ được sử dụng làm tài liệu tham khảo trong suốt vòng đời của dự án.

Cho dù bạn đang bắt đầu một dự án mới hay đang giữa chừng, hãy dành thời gian viết một tình huống kinh doanh để biện minh cho việc chi tiêu cho dự án bằng cách xác định những lợi ích kinh doanh mà dự án của bạn sẽ mang lại và các bên liên quan của bạn quan tâm nhất đến việc gặt hái được từ công việc.

Bốn bước sau đây sẽ chỉ cho bạn cách viết một trường hợp kinh doanh:

Bước 1: Xác định vấn đề kinh doanh

Dự án không được tạo ra vì lợi ích của dự án. Nó có một mục tiêu. Thông thường, chúng được khởi xướng để giải quyết một vấn đề kinh doanh cụ thể hoặc tạo cơ hội kinh doanh.

Bạn nên “Dẫn đầu với nhu cầu.” Công việc đầu tiên của bạn là tìm ra vấn đề hoặc cơ hội đó là gì, mô tả nó, tìm hiểu xem nó đến từ đâu và sau đó đưa ra khung thời gian cần thiết để giải quyết nó.

Đây có thể là một tuyên bố đơn giản nhưng được kết hợp tốt nhất với một số nghiên cứu về môi trường kinh tế và bối cảnh cạnh tranh để biện minh cho thời gian của dự án.

Bước 2: Xác định các giải pháp thay thế

Làm thế nào để bạn biết liệu dự án bạn đang thực hiện có phải là giải pháp tốt nhất có thể cho vấn đề được xác định ở trên hay không Đương nhiên, việc lựa chọn giải pháp phù hợp là rất khó, và con đường dẫn đến thành công không được mở bằng những giả định vô căn cứ.

Một cách để thu hẹp trọng tâm để đưa ra giải pháp phù hợp là làm theo 6 bước sau (tất nhiên là sau khi nghiên cứu có liên quan):

  1. Lưu ý các giải pháp thay thế.
  2. Đối với mỗi giải pháp, hãy định lượng lợi ích của nó.
  3. Ngoài ra, dự báo các chi phí liên quan đến từng giải pháp.
  4. Sau đó, tìm ra tính khả thi của nó.
  5. Phân biệt các rủi ro và các vấn đề liên quan đến từng giải pháp.
  6. Cuối cùng, ghi lại tất cả những điều này trong trường hợp kinh doanh của bạn.

Bước 3: Đề xuất giải pháp ưa thích

Tiếp theo, bạn sẽ cần phải xếp hạng các giải pháp, nhưng trước khi làm điều đó, tốt nhất là thiết lập các tiêu chí, có thể có một cơ chế tính điểm để giúp bạn ưu tiên các giải pháp để chọn đúng một cách tốt nhất.

Một số phương pháp bạn có thể áp dụng bao gồm:

  • Tùy thuộc vào chi phí và lợi ích của giải pháp, cho điểm từ 1-10.
  • Căn cứ điểm số của bạn vào những gì quan trọng đối với bạn.
  • Thêm phức tạp hơn vào xếp hạng của bạn để bao gồm tất cả các cơ sở.

Bất kể cách tiếp cận của bạn là gì, một khi bạn đã cộng các con số của mình, giải pháp tốt nhất cho vấn đề của bạn sẽ trở nên rõ ràng. Một lần nữa, bạn sẽ muốn ghi lại quá trình này trong trường hợp kinh doanh của mình.

Bước 4: Mô tả phương pháp tiếp cận triển khai

Vì vậy, bạn đã xác định được vấn đề hoặc cơ hội kinh doanh của mình và cách tiếp cận nó, bây giờ bạn phải thuyết phục các bên liên quan rằng bạn đúng và có cách tốt nhất để thực hiện một quy trình nhằm đạt được mục tiêu của mình. Đó là lý do tại sao tài liệu rất quan trọng; nó cung cấp một con đường thực tế để giải quyết vấn đề cốt lõi mà bạn đã xác định.

Giờ đây, nó không chỉ là một bài tập để xoa dịu lãnh đạo cấp cao. Ai biết bạn có thể khám phá điều gì trong nghiên cứu mà bạn đưa vào khám phá vấn đề cơ bản và xác định các giải pháp thay thế? Bạn có thể tiết kiệm cho tổ chức hàng chục triệu đồng bằng một giải pháp thay thế so với giải pháp được đề xuất ban đầu.

Khi bạn thực hiện một tình huống kinh doanh mạnh mẽ, bạn có thể mời các nhà tài trợ hoặc ban lãnh đạo tổ chức đồng hành cùng bạn và có tầm nhìn rõ ràng về cách đảm bảo mang lại lợi ích kinh doanh mà họ mong đợi.

Các yếu tố chính của một tình huống kinh doanh

Một trong những bước quan trọng để bắt đầu một trường hợp kinh doanh là có một danh sách kiểm tra các trường hợp kinh doanh. Sau đây là phác thảo chi tiết cần tuân theo khi phát triển trường hợp kinh doanh của bạn. Bạn có thể chọn yếu tố nào trong số các yếu tố này phù hợp nhất với các bên liên quan trong dự án của bạn và thêm chúng vào mẫu tình huống kinh doanh của chúng tôi.

1. Tóm tắt

Bản tóm tắt điều hành là một phiên bản ngắn của từng phần trong trường hợp kinh doanh của bạn. Nó được sử dụng để cung cấp cho các bên liên quan một cái nhìn tổng quan nhanh chóng về dự án của bạn.

2. Định nghĩa dự án

Phần này nhằm cung cấp thông tin chung về các dự án của bạn, chẳng hạn như các mục tiêu kinh doanh sẽ đạt được và phác thảo kế hoạch dự án.

3. Tầm nhìn và Mục tiêu

Trước tiên, bạn phải tìm ra những gì bạn đang cố gắng làm và vấn đề bạn muốn giải quyết là gì. Bạn sẽ cần xác định tầm nhìn và mục tiêu dự án của mình. Điều này sẽ giúp bạn định hình phạm vi dự án của mình và xác định các sản phẩm dự án được giao.

4. Phạm vi dự án

Phạm vi dự án xác định tất cả các nhiệm vụ và công việc sẽ được thực hiện trong dự án của bạn để đạt được các mục tiêu kinh doanh của bạn.

5. Thông tin cơ bản

Tại đây, bạn có thể cung cấp bối cảnh cho dự án của mình, giải thích vấn đề cần giải quyết và cách nó phù hợp với tầm nhìn và kế hoạch chiến lược của tổ chức bạn.

6. Tiêu chí thành công và yêu cầu của các bên liên quan

Tùy thuộc vào loại dự án bạn đang thực hiện, các yêu cầu chất lượng sẽ khác nhau, nhưng chúng rất quan trọng đối với sự thành công của dự án. Thu thập tất cả chúng, tìm ra yếu tố quyết định xem bạn có gặp chúng thành công hay không và báo cáo kết quả.

7. Kế hoạch dự án

Đã đến lúc tạo kế hoạch dự án. Tìm ra các nhiệm vụ bạn sẽ phải thực hiện để hoàn thành dự án. Bạn có thể sử dụng mẫu cấu trúc phân tích công việc để đảm bảo rằng bạn đã hoàn thành. Khi bạn đã thu thập được tất cả các nhiệm vụ, hãy ước tính xem mất bao lâu để hoàn thành từng nhiệm vụ.

8. Ngân sách Dự án

Ngân sách của bạn là ước tính về mọi thứ trong kế hoạch dự án của bạn và chi phí để hoàn thành dự án theo thời gian đã định.

9. Lịch trình dự án

Lập thời gian biểu cho dự án bằng cách ước tính thời gian hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Để có một lịch trình dự án hiệu quả hơn, hãy sử dụng một công cụ để tạo biểu đồ Gantt và in nó ra. Điều này sẽ cung cấp thêm khả năng trực quan hóa dữ liệu và kỹ năng mà các trang tính Excel thiếu.

10. Quản trị dự án

Quản trị dự án đề cập đến tất cả các quy tắc và thủ tục quản lý dự án áp dụng cho dự án của bạn. Ví dụ, nó xác định vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong nhóm dự án và khuôn khổ để ra quyết định.

11. Kế hoạch truyền thông

Có các mốc quan trọng để đăng ký và cập nhật trạng thái, cũng như xác định cách các bên liên quan sẽ nhận thức được tiến độ trong vòng đời dự án.

12. Báo cáo Tiến độ

Có sẵn một kế hoạch để theo dõi và theo dõi tiến độ của bạn trong suốt dự án để so sánh với tiến độ thực tế. Có các công cụ theo dõi nhiệm vụ có thể giúp bạn theo dõi tiến độ và hiệu suất.

13. Thẩm định tài chính

Đây là phần rất quan trọng trong trường hợp kinh doanh của bạn vì đây là nơi bạn giải thích lợi ích tài chính lớn hơn chi phí như thế nào. So sánh chi phí tài chính và lợi ích của dự án của bạn. Bạn có thể làm điều này bằng cách thực hiện phân tích độ nhạy và phân tích chi phí – lợi ích.

14. Đánh giá thị trường

Nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh và ngành của bạn, để tìm cơ hội và mối đe dọa.

15. Phân tích đối thủ cạnh tranh

Xác định các đối thủ cạnh tranh trực tiếp và gián tiếp và đánh giá sản phẩm, sức mạnh, lợi thế cạnh tranh và chiến lược kinh doanh của họ.

16. Phân tích SWOT

Phân tích SWOT giúp bạn xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa của tổ chức. Điểm mạnh và điểm yếu là bên trong, trong khi các cơ hội và mối đe dọa là bên ngoài.

17. Chiến lược Tiếp thị

Mô tả sản phẩm, kênh phân phối, giá cả, khách hàng mục tiêu trong số các khía cạnh khác của kế hoạch hoặc chiến lược tiếp thị của bạn.

18. Đánh giá rủi ro

Có nhiều loại rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án của bạn. Bước đầu tiên để giảm thiểu chúng là xác định và đánh giá các rủi ro liên quan đến các hoạt động dự án của bạn.

Tìm hiểu thêm về quản lý dự án: