Một dự án thành công bắt đầu với một ước tính thành công. Để lập lịch trình công việc phù hợp để thực hiện dự án của mình, bạn cần biết tiến trình, chi phí, phạm vi, rủi ro và hơn thế nữa. Tất cả những cân nhắc này là một phần của kỹ thuật ước tính dự án.
Các kỹ thuật ước tính rất hữu ích để đưa ra quyết định về khả năng tồn tại của dự án của bạn. Nếu bạn quyết định tiếp tục, chúng rất cần thiết để dự báo các dự án một cách chính xác. Hãy xác định các kỹ thuật ước tính dự án, bao gồm danh sách kiểm tra những gì cần ước tính và đưa ra một số kỹ thuật phổ biến hơn mà bạn có thể thực hiện.
Kỹ thuật ước tính dự án là gì?
Kỹ thuật ước tính dự án là công cụ giúp người quản lý dự án dự báo chi phí, thời gian và các biến số khác khi chúng liên quan đến một dự án sắp tới.
Các kỹ thuật ước tính này cho phép dự báo chính xác hơn các yếu tố chính trong mọi dự án và bao gồm chi phí, thời gian, phạm vi, rủi ro, nguồn lực và chất lượng. Các ước tính phân bổ tài nguyên có xu hướng được sử dụng nhiều hơn trong các hoạt động CNTT linh hoạt.
Mục đích của kỹ thuật ước tính dự án là giúp khách hàng hiểu được khoản đầu tư cần thiết để thực hiện dự án. Người quản lý dự án phải bán dự án cho khách hàng và thuyết phục họ rằng họ sẽ nhận được lợi tức từ khoản đầu tư của mình.
Nếu dự án được chấp thuận, người quản lý dự án cần các kỹ thuật ước tính này để tìm ra một kế hoạch khả thi nhằm cung cấp dự án đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.
Cụ thể, các kỹ thuật ước tính dự án bao gồm tính toán sơ bộ về giá cả, thời gian hoặc các khía cạnh khác của dự án có thể đo lường được.
Các kỹ thuật ước tính này cần thiết cho khách hàng, các bên liên quan và quá trình lập kế hoạch dự án bởi vì nếu không có chúng, bạn chỉ đang phỏng đoán. Thay vào đó, các kỹ thuật ước tính dự án cho phép bạn tính toán một con số thực tế.
Danh sách kiểm tra ước tính dự án
Chúng ta đã xem xét các hạng mục thiết yếu nên là một phần của kỹ thuật ước tính dự án của bạn, nhưng sẽ rất hữu ích nếu bạn biết thêm về chúng. Như đã nói ở trên, có 6 lĩnh vực chính cần được ước tính khi nghiên cứu hoặc lập kế hoạch một dự án. Đó là chi phí, thời gian, phạm vi, rủi ro, nguồn lực và chất lượng. Chúng ta hãy xem xét từng yếu tố dự án này kỹ hơn.
1. Chi phí
Chi phí là điều mà hầu hết mọi người nghĩ đến khi họ nghĩ về các kỹ thuật ước tính. Điều này là dễ hiểu vì hầu hết các dự án được thảo luận bằng số tiền. Dự án là một khoản đầu tư và nếu bạn không thể thu được lợi tức từ khoản đầu tư đó, bạn đã không thực hiện một dự án thành công.
Nếu bạn đã quen thuộc với quản lý dự án, thì bạn biết 3 hạn chế: chi phí, phạm vi và thời gian. Đây là 3 lực lượng chính tác động đến bất kỳ dự án nào. Chi phí chỉ đơn giản là tiền; bạn không có đủ để hoàn thành dự án hoặc bạn chi tiêu quá nhiều và dự án kết thúc với chi phí cao hơn nhiều so với dự đoán. Không có kịch bản nào là lý tưởng.
Dự báo chính xác chi phí của dự án trước khi thực hiện là rất quan trọng đối với khách hàng và các bên liên quan của bạn. Con số đó thường xác định xem họ có tiến về phía trước với dự án hay không. Nó cũng giúp bạn quản lý kỳ vọng của khách hàng về dự án, vì vậy việc tìm ra số lượng bạn cần và khi nào bạn cần là những ước tính quan trọng của dự án.
2. Thời gian
Một trụ cột khác của 3 hạn chế là thời gian. Điều này đề cập đến tổng thời gian cần để hoàn thành dự án và các nhiệm vụ kèm theo. Nếu bạn biết nhóm của mình sẽ mất bao lâu để thực hiện nhiệm vụ của họ, những nhiệm vụ đó có thể được đưa vào để đưa ra ước tính thời gian khá chính xác.
Điều này cực kỳ quan trọng đối với người quản lý dự án khi họ bắt đầu hình thành kế hoạch và lịch trình của dự án. Trong khi các nhà quản lý dự án muốn biết một dự án mất bao lâu và các bên liên quan của dự án chắc chắn quan tâm đến thời hạn, có những lý do khác khiến thời gian là một ước tính dự án quan trọng.
Cũng giống như tiền quyết định việc cấp vốn cho dự án, việc biết dự án sẽ mất bao lâu sẽ cho phép người quản lý dự án lên lịch các nguồn lực cần thiết. Việc điều phối các nguồn lực phụ thuộc vào dòng thời gian được phát triển. Thời gian cũng thông báo khi nào sẽ nhận được chìa khóa.
3. Phạm vi
Ràng buộc cuối cùng là phạm vi. Phạm vi dự án chỉ đơn giản là mọi thứ phải được thực hiện trong dự án để nó được chuyển giao thành công. Nói cách khác, các nhà quản lý dự án cần ước tính lượng công việc cần làm để nhận được sản phẩm cuối cùng có thể giao được. Bằng cách thực hiện điều này, bao gồm những nhiệm vụ liên quan, bạn sẽ biết các vật liệu cần thiết để thực hiện dự án.
Phạm vi kết hợp hài hòa với thời gian và chi phí để tạo ra ba ràng buộc và là nền tảng mà bất kỳ kỹ thuật ước tính dự án chính xác nào cũng phải dựa trên đó. Trên thực tế, phạm vi, thời gian và chi phí phụ thuộc lẫn nhau đến mức chúng là chìa khóa để quản lý một dự án.
Ví dụ, nếu một dự án đòi hỏi nhiều thời gian hơn, thì phạm vi hoặc chi phí sẽ phải thay đổi. Điều này cũng đúng nếu chi phí phụ xảy ra. Nó giống như một hành động cân bằng với sự thành công của dự án được nâng đỡ bởi ba chân này. Nhưng điều đó không có nghĩa là chúng là những ước tính duy nhất cần thiết cho các kỹ thuật ước tính.
4. Rủi ro
Không thuộc 3 ràng buộc nhưng tác động không kém là rủi ro dự án. Rủi ro là bất cứ điều gì không mong muốn xảy ra và ảnh hưởng đến dự án. Rủi ro có thể là xấu và hầu hết được coi là tiêu cực, nhưng có những rủi ro tích cực có thể là cơ hội.
Cho dù bạn muốn giảm thiểu hay tận dụng rủi ro, bạn cần phải ước tính những gì có thể xảy ra để chuẩn bị sẵn sàng. Các kỹ thuật ước tính rủi ro liên quan đến việc xác định những gì có thể xảy ra và đưa ra kế hoạch ứng phó với nó. Điều này có thể không bao gồm tất cả các cơ sở, nhưng nó giúp bạn có một vị trí tốt hơn để hành động.
Đây là bước khởi đầu của một kế hoạch quản lý rủi ro. Cũng sẽ có các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm xác định rủi ro và nếu một vấn đề xuất hiện, sẽ có các thành viên trong nhóm sở hữu nó. Điều đó có nghĩa là họ chịu trách nhiệm theo dõi tiến trình của nó khi nó được giảm nhẹ hoặc được sử dụng để tạo lợi thế cho dự án.
5. Nguồn lực
Tài nguyên là bất cứ thứ gì bạn cần để hoàn thành dự án bao gồm nhóm của bạn, vật liệu, thiết bị, v.v. Đương nhiên, các nguồn lực cũng cần các kỹ thuật ước tính. Bạn không muốn bắt đầu thực hiện một dự án mà không biết bạn sẽ cần bao nhiêu nhà thầu phụ hoặc nhóm của bạn sẽ sử dụng phần mềm nào.
Quản lý tài nguyên giúp bạn biết bạn cần gì và khi nào bạn cần để không bị chậm trễ khi các nhóm chờ đợi thiết bị khi làm nhiệm vụ. Bạn cũng cần biết ai có mặt và khi nào để họ có thể được giao công việc. Điều quan trọng là phải biết ai được giao công việc gì để đảm bảo cân đối việc phân bổ của họ.
Rõ ràng là trong khi ba hạn chế đặc trưng cho ba trong số các yếu tố quan trọng nhất để đưa một dự án kết thúc thành công, chúng không đơn độc. Chắc chắn, các nguồn lực là rất quan trọng. Chúng thậm chí có thể khó ước tính hơn vì chúng thường đến từ nhiều nhà cung cấp nằm ngoài tầm kiểm soát của người quản lý dự án.
6. Chất lượng
Cuối cùng, dự án không thành công trừ khi đáp ứng được các kỳ vọng về chất lượng. Bạn có thể giao dự án đúng thời hạn và thậm chí dưới ngân sách, nhưng không đáp ứng được các yêu cầu mà khách hàng của khách hàng hoặc các bên liên quan đặt ra, đó là một dự án thất bại.
Chất lượng được cung cấp dựa trên các quy định hoặc kỳ vọng nhất định, tùy thuộc vào dự án. Có thể có những hạn chế về môi trường hoặc sản phẩm phải hoạt động như quảng cáo. Bất kể những ràng buộc về chất lượng nào, chúng có thể dẫn đến việc đổ nhiều thời gian và tiền bạc hơn vào dự án.
Việc đưa ra một ước tính chính xác về mức chất lượng dự kiến sẽ thông báo cho năm ước tính khác ở trên. Theo một nghĩa nào đó, tất cả 6 ước tính dự án này đều có liên quan hoặc ít nhất là có mối liên hệ với nhau.
Bất kỳ ước tính chất lượng nào mà bạn đưa ra đều chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến chi phí và thời gian, phạm vi có thể xảy ra, rủi ro và nguồn lực của bạn.
Các loại kỹ thuật ước tính dự án
Bây giờ chúng ta đã hiểu những gì chúng ta đang ước tính, hãy xem xét một số kỹ thuật ước tính dự án phổ biến hơn. Các dự án có thể sẽ sử dụng một hoặc nhiều trong số này khi lập ước tính và bạn càng sử dụng nhiều, ước tính của bạn càng có khả năng chính xác.
1. Ước tính từ trên xuống
Ước tính từ trên xuống là một kỹ thuật ước tính bắt đầu với thời gian tổng thể cho dự án và sau đó chia nhỏ thành các giai đoạn, sau đó được chia nhỏ hơn thành các nhiệm vụ. Đây là một kỹ thuật ước tính cổ điển sử dụng giao diện như cấu trúc phân tích công việc (WBS).
Điều này thường được sử dụng khi khách hàng yêu cầu dự án được hoàn thành trong một khung thời gian nhất định. Kỹ thuật ước tính dự án này hoạt động tốt cho tình huống này vì bạn có một khối thời gian và có thể chia nó thành các hoạt động để đáp ứng thời hạn.
2. Ước tính từ dưới lên
Đây là mặt trái của kỹ thuật ước lượng trên. Thay vì chia nhỏ dòng thời gian thành các nhiệm vụ, bạn ước tính từng nhiệm vụ và kết hợp chúng thành một ước tính cho toàn bộ dự án.
Đây là một phương pháp chính xác hơn vì sử dụng các nhiệm vụ nhỏ hơn để xây dựng lịch trình lớn hơn sẽ cho bạn ước tính tốt hơn về thời gian cần để hoàn thành dự án. Vấn đề là kỹ thuật ước lượng này mất nhiều thời gian hơn.
3. Ước tính tương tự
Ước tính tương tự là một kỹ thuật trong đó người quản lý dự án xem xét một dự án tương tự trước đó và nghiên cứu các biến của nó để đưa ra ước tính cho thời gian và chi phí của dự án hiện tại. So sánh này hoạt động tốt nhất khi có nhiều dữ liệu hơn dẫn đến độ chính xác cao hơn.
Đây là một kỹ thuật ước tính từ trên xuống vì người quản lý dự án đầu tiên ước tính chi phí của dự án và sau đó chia nó thành các phần nhỏ hơn. Sẽ rất hữu ích khi sử dụng kỹ thuật ước tính này khi bạn có nguồn lực ước tính hạn chế.
4. Ước tính tham số
Đây là một kỹ thuật ước tính khác tận dụng dữ liệu dự án trong quá khứ. Trong kỹ thuật ước tính này, có những nỗ lực điều chỉnh dữ liệu để phản ánh sự khác biệt giữa dự án cũ và dự án mới mà bạn đang ước tính.
Bằng cách lấy các chi tiết từ dự án trước đó và đánh giá theo tỷ lệ, người quản lý dự án có thể ước tính dự án hiện tại chính xác hơn. Điều này đôi khi được gọi là mô hình tham số.
5. Ước tính 3 điểm
Thường thì khi ước lượng từ dưới lên, ước lượng 3 điểm sẽ được sử dụng. Trong trường hợp này, thay vì ước tính thời gian của một nhiệm vụ đơn lẻ, 3 ước tính được áp dụng. Một là ước tính lạc quan, ước lượng còn lại là bi quan, và cuối cùng là dự đoán có khả năng xảy ra nhất. Giá trị trung bình của chúng sẽ được sử dụng làm ước tính thực tế.
Bạn có thể quen với ước lượng 3 điểm nếu bạn đã từng sử dụng chương trình, kỹ thuật đánh giá và xem xét (PERT). Nó cũng sử dụng cái được gọi là trung bình có trọng số như một kỹ thuật ước tính để dự báo chính xác hơn.
6. Đánh giá của chuyên gia
Tìm kiếm sự trợ giúp của các chuyên gia hoặc những người có kinh nghiệm quản lý loại dự án cho đến nay là kỹ thuật ước tính phổ biến nhất. Nó chắc chắn nhanh hơn và dễ dàng hơn so với việc tính toán. Mọi người có xu hướng tin tưởng những người khác đã trải qua trải nghiệm tương tự.
Đó là một kỹ thuật ước tính linh hoạt mà bạn có thể sử dụng nó để ước tính từ trên xuống hoặc từ dưới lên. Trong một số trường hợp, các chuyên gia và kinh nghiệm không phù hợp với dự án hiện tại của bạn. Các chuyên gia vẫn có thể hữu ích, nhưng ý kiến của họ nên được khắc phục bằng các kỹ thuật ước tính khác.
Tìm hiểu thêm: Nghiên cứu tính khả thi của dự án.
