Trước khi bất kỳ nhà điều hành nào bật đèn xanh cho một dự án có thể tiêu tốn hàng trăm (hoặc hàng tỷ) đồng, bạn có thể đặt cược rằng họ sẽ muốn xem một nghiên cứu khả thi. Vậy nghiên cứu tính khả thi trong quản lý dự án là gì?
Nó quyết định liệu dự án có khả năng thành công ngay từ đầu hay không. Nó thường được tiến hành trước khi thực hiện bất kỳ bước ban đầu nào với một dự án, bao gồm cả việc lập kế hoạch. Nó là một trong những – nếu không phải nói là quan trọng nhất, để các yếu tố trong việc xác định liệu dự án có thể tiến lên phía trước hay không.
Nghiên cứu xác định thị trường dự án (nếu có); nêu bật các mục tiêu chính của dự án; vạch ra các rào cản tiềm năng và đưa ra các giải pháp thay thế; và các yếu tố về thời gian, ngân sách, pháp lý và các yêu cầu về nhân lực để xác định xem dự án không chỉ khả thi mà còn thuận lợi cho công ty thực hiện hay không.
Mặc dù các nhà quản lý dự án có thể không phải là người thực hiện nghiên cứu khả thi, nhưng họ có thể đóng vai trò là những hướng dẫn quan trọng khi dự án được tiến hành. Các nhà quản lý dự án có thể sử dụng nghiên cứu khả thi để hiểu các thông số của dự án, các mục tiêu kinh doanh và các yếu tố rủi ro đang diễn ra.
Những điểm chính của một nghiên cứu tính khả thi
Một nghiên cứu khả thi trong quản lý dự án thường đánh giá các lĩnh vực sau:
- Khả năng kỹ thuật: Tổ chức có đủ nguồn lực kỹ thuật để thực hiện dự án không?
- Ngân sách: Tổ chức có đủ nguồn lực tài chính để thực hiện dự án không và việc phân tích chi phí / lợi ích có đủ để đảm bảo tiến tới không?
- Tính pháp lý: Các yêu cầu pháp lý của dự án là gì và doanh nghiệp có thể đáp ứng được các yêu cầu đó không?
- Rủi ro: Rủi ro liên quan đến việc thực hiện dự án này là gì? Rủi ro có đáng giá đối với công ty dựa trên lợi ích được nhận thức không?
- Tính khả thi trong hoạt động: Dự án, trong phạm vi đề xuất của nó, có đáp ứng nhu cầu của tổ chức bằng cách giải quyết các vấn đề và / hoặc tận dụng các cơ hội đã xác định không?
- Thời gian: Dự án có thể được hoàn thành trong một mốc thời gian hợp lý không?
Thực hiện một nghiên cứu khả thi
Bất kỳ ai tiến hành một nghiên cứu khả thi sẽ thực hiện một số bước để tổng hợp báo cáo. Các hoạt động nghiên cứu này thường bao gồm:
- Phân tích sơ bộ: Trước khi tiến hành quá trình nghiên cứu khả thi tốn nhiều thời gian, nhiều tổ chức sẽ tiến hành phân tích sơ bộ, giống như sàng lọc trước dự án. Phân tích sơ bộ nhằm mục đích phát hiện ra những trở ngại không thể vượt qua sẽ khiến một nghiên cứu khả thi trở nên vô ích. Nếu không có rào cản chính nào được phát hiện trong quá trình sàng lọc trước này, một nghiên cứu khả thi chuyên sâu hơn sẽ được tiến hành.
- Xác định phạm vi: Điều quan trọng là phải phác thảo phạm vi của dự án để bạn có thể xác định phạm vi của nghiên cứu khả thi. Phạm vi của dự án sẽ bao gồm số lượng và thành phần của cả các bên liên quan nội bộ và khách hàng hoặc khách hàng bên ngoài. Đừng quên kiểm tra tác động tiềm tàng của dự án đối với tất cả các lĩnh vực của tổ chức.
- Nghiên cứu thị trường: Không có dự án nào được thực hiện trong môi trường chân không. Những người thực hiện nghiên cứu khả thi sẽ đi sâu vào bối cảnh cạnh tranh hiện có và xác định liệu có vị trí khả thi cho dự án trong thị trường đó hay không.
- Đánh giá tài chính: Nghiên cứu khả thi sẽ xem xét các chi phí kinh tế liên quan đến dự án, bao gồm thiết bị hoặc các nguồn lực khác, giờ công, lợi ích đề xuất của dự án, tiến độ hòa vốn, rủi ro tài chính và – quan trọng nhất – tiềm năng ảnh hưởng tài chính của sự thất bại của dự án.
- Các rào cản và các giải pháp thay thế: Nếu bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào xuất hiện trong quá trình nghiên cứu, nó sẽ xem xét các giải pháp để dự án tiếp tục thành công.
- Đánh giá lại kết quả: Cần phải có một cái nhìn tổng thể về nghiên cứu khả thi với con mắt mới mẻ, đặc biệt nếu đã mất một khoảng thời gian đáng kể kể từ khi nó được thực hiện lần đầu tiên, là điều cần thiết.
- Quyết định cuối cùng: Khía cạnh cuối cùng của nghiên cứu khả thi là quá trình hành động được khuyến nghị – nói cách khác, liệu dự án có nên tiến hành hay không.
Xem thêm: Kiến thức cơ bản về quản lý dự án.
