Điều lệ Dự án trong Quản lý Dự án là gì?

0
532
Điều lệ dự án
Điều lệ dự án

Điều lệ dự án là một tài liệu chính thức, thường ngắn, mô tả toàn bộ dự án của bạn – bao gồm mục tiêu là gì, nó sẽ được thực hiện như thế nào và các bên liên quan là ai. Nó là một thành phần quan trọng trong việc lập kế hoạch dự án vì nó được sử dụng trong suốt vòng đời của dự án.

Điều lệ dự án trong quản lý dự án là gì? Tổng quan về điều lệ

Điều lệ dự án thường ghi:

  • Lý do cho dự án
  • Mục tiêu và ràng buộc của dự án
  • Các bên liên quan chính
  • Rủi ro được xác định
  • Lợi ích của dự án
  • Tổng quan chung về ngân sách

Cách tạo điều lệ dự án

  1. Hiểu mục tiêu và mục tiêu của dự án: Xác định tầm nhìn dự án và xác định phạm vi của dự án
  2. Xác định tổ chức dự án: Liệt kê tất cả các vai trò thiết yếu đối với dự án, bao gồm khách hàng, các bên liên quan và nhóm dự án hàng ngày
  3. Lập kế hoạch thực hiện: Vạch ra các mốc quan trọng, các yếu tố phụ thuộc và tiến trình cho toàn bộ nhóm và các bên liên quan
  4. Liệt kê các khu vực có vấn đề tiềm ẩn: Đây không phải là việc trở thành một kẻ suy sụp, mà thay vào đó là việc trở nên thực tế. Việc thêm các vấn đề và rủi ro tiềm ẩn vào điều lệ dự án giúp mọi người suy nghĩ trước và thậm chí ngăn chặn những trở ngại tiềm ẩn.

Mẹo viết điều lệ quản lý dự án

Sẵn sàng tạo điều lệ dự án của riêng bạn? Dưới đây là một số mẹo hữu ích khác cần ghi nhớ khi bạn thực hiện các bước trên. 

1. Dựa vào thông tin chi tiết từ nhóm của bạn: Đừng cảm thấy như bạn cần phải tự tìm hiểu tất cả thông tin này. Tập hợp một số thành viên trong nhóm dự án của bạn để chọn ra những mục tiêu, sự kiện quan trọng và các lĩnh vực tiềm ẩn vấn đề. Thu thập những hiểu biết sâu sắc của họ sẽ giúp bạn tạo ra một bản điều lệ dự án chính xác hơn rất nhiều. 

2. Giữ cho nó ngắn gọn và đơn giản: Bạn sẽ dễ bị mất đi lượng thông tin có sẵn. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng điều lệ dự án của bạn được coi là tổng quan cấp cao về dự án của bạn chứ không phải là bản phân tích bao gồm mọi chi tiết. Mỗi phần của điều lệ của bạn chỉ nên yêu cầu 1 hoặc 2 câu. Ngoài ra, biểu đồ và danh sách có dấu đầu dòng sẽ giúp bạn trình bày thông tin một cách có tổ chức và dễ hiểu. 

3. Tạo một bản mẫu: Sau khi bạn nhận ra bản điều lệ dự án hữu ích như thế nào, chắc chắn bạn sẽ muốn một bản mẫu cho tất cả các dự án của nhóm mình. Đừng lãng phí thời gian để phát minh lại bánh xe. Tạo một mẫu đơn giản mà bạn có thể sao chép và sử dụng cho tất cả các sơ đồ dự án của mình. Nó không chỉ giúp loại bỏ một số nỗ lực thủ công mà còn đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ yếu tố nào.   

Ví dụ điều lệ dự án

Hãy tưởng tượng rằng bạn và nhóm của bạn đang tổ chức hội thảo trên web để tạo ra một số khách hàng tiềm năng mới. Đây là những gì một điều lệ dự án đơn giản có thể trông như thế nào.

Điều lệ Dự án XYZ của Công ty

Tên dự án: Hội thảo trên web “Xây dựng Văn hóa Công ty Tích cực”

Mô tả dự án: Hội thảo trên web kéo dài 1 giờ với thông tin chi tiết từ 3 chuyên gia tham gia của nhân viên 

Trường hợp kinh doanh: Hỗ trợ các mục tiêu toàn công ty của chúng tôi về:

1. Tăng doanh số bán hàng lên 28% trong quý này
2. Thành lập Công ty XYZ như một nhà lãnh đạo tư tưởng trong không gian gắn kết nhân viên

Dự án có thể bàn giao:

1. Trang đích để đăng ký hội thảo trên web
2. Hội thảo trên web kéo dài 1 giờ
3. Ghi lại hội thảo trên web để tiếp tục tạo khách hàng tiềm năng

Lợi ích dự án:

1. Tăng cường danh tiếng
2. Tạo khách hàng tiềm năng
3. Nguồn lực mà chúng tôi có thể tiếp tục quảng bá

Rủi ro dự án: 

1. Khó khăn về kỹ thuật
2. Đây là hội thảo trên web đầu tiên của chúng tôi và nhóm thiếu chuyên môn này

Ngân sách Dự án: 

Không vượt quá 10 triệu đồng.

Mốc dự án: 

  • Trang đích ra mắt: ngày 15 tháng 10 năm 2022
  • Hoàn thành trang trình bày: ngày 26 tháng 10 năm 2022
  • Hội thảo trên web trực tiếp: ngày 4 tháng 11 năm 2022

Thành viên nhóm dự án:

  • Quản lý dự án: Trần Văn A
  • Thiết kế: Nguyễn Văn B
  • Người tham gia hội thảo trên web / Chuyên gia: Huỳnh C
  • Người tham gia hội thảo trên web / Chuyên gia: Trần D
  • Người tham gia hội thảo trên web / Chuyên gia: Lê E
  • Người chủ trì hội thảo trên web: Tom F.
  • Điều phối viên truyền thông xã hội: Ander G.
  • Điều phối viên Tiếp thị qua Email: Nancy H.

Xem thêm: Kiến thức cơ bản về quản lý dự án.