Kế hoạch Dự phòng trong Quản lý Dự án là gì?

0
508
Kế hoạch dự phòng trong quản lý dự án
Kế hoạch dự phòng trong quản lý dự án

Kế hoạch dự phòng trong quản lý dự án là một kế hoạch đã xác định, có thể hành động được và sẽ được ban hành nếu một rủi ro đã xác định trở thành hiện thực. Về cơ bản, nó là một “Kế hoạch B”, được thực hiện khi mọi thứ diễn ra khác với dự kiến.

Viện Quản lý Dự án định nghĩa việc lập kế hoạch dự phòng là “xác định các bước hành động cần thực hiện nếu một sự kiện rủi ro đã xác định sẽ xảy ra.” Kế hoạch dự phòng trong quản lý dự án là một thành phần của quản lý rủi ro và phải là một phần của kế hoạch quản lý rủi ro.

Khi nào sử dụng kế hoạch dự phòng

Các kế hoạch dự phòng chỉ có thể được tạo ra cho những rủi ro đã được xác định, chứ không phải những rủi ro không xác định hoặc chưa biết – nếu bạn không biết rủi ro của mình là gì thì không thể lập kế hoạch cho nó. Cần lưu ý rằng các kế hoạch dự phòng không chỉ được đưa ra để lường trước khi mọi việc diễn ra không như ý muốn – chúng còn có thể được tạo ra để tận dụng các cơ hội chiến lược.

Ví dụ: giả sử bạn đã xác định rằng một phần mềm đào tạo mới sẽ sớm được phát hành. Nếu nó xảy ra trong dự án của bạn, bạn có thể có một kế hoạch dự phòng về cách kết hợp nó vào giai đoạn đào tạo của dự án của bạn.

Sự khác biệt giữa kế hoạch dự phòng và kế hoạch giảm thiểu

Một kế hoạch giảm thiểu cố gắng giảm khả năng rủi ro xảy ra hoặc giảm tác động của rủi ro nếu nó xảy ra. Nó được thực hiện trước. Kế hoạch dự phòng giải thích các bước cần thực hiện sau khi rủi ro đã xác định xảy ra, để giảm tác động của nó. Hãy coi phương án dự phòng là phòng tuyến cuối cùng.

Cách chuẩn bị kế hoạch dự phòng của bạn

Khi chuẩn bị kế hoạch dự phòng của bạn, hãy xem xét 4 nguyên tắc sau:

  1. Xác định những sự kiện hoặc sự kiện cụ thể nào cần xảy ra để kích hoạt việc thực hiện kế hoạch.
  2. Bao gồm 5 cơ sở trong mỗi bước của kế hoạch của bạn: ai sẽ tham gia, họ cần làm gì, khi nào cần thực hiện, kế hoạch sẽ diễn ra ở đâu và nó sẽ được thực hiện như thế nào.
  3. Có hướng dẫn rõ ràng về báo cáo và thông tin liên lạc trong quá trình thực hiện kế hoạch. Các bên liên quan bên trong và bên ngoài sẽ được thông báo như thế nào? Ai sẽ soạn thảo và gửi thông báo, và bao lâu sau khi sự việc xảy ra, nó sẽ được công bố? Các bản cập nhật sẽ được cung cấp bao lâu một lần?
  4. Theo dõi kế hoạch một cách thường xuyên để đảm bảo nó được cập nhật.

Ngoài ra, bạn nên biết 4 thách thức phổ biến này mà các nhà quản lý dự án phải đối mặt với việc lập kế hoạch dự phòng:

  1. Lập kế hoạch dự phòng được coi là mức độ ưu tiên thấp: Vì kế hoạch có thể không bao giờ cần thiết, có thể có xu hướng trì hoãn việc tạo ra nó. Tuy nhiên, không có kế hoạch dự phòng đúng cách có thể dẫn đến thất bại của dự án.
  2. Các thành viên trong nhóm có thể quá tự tin hoặc đầu tư quá mức vào Kế hoạch A: Do đó, họ có thể không có động lực để tạo ra một Kế hoạch B chi tiết và có thể hành động được.
  3. Thiếu nhận thức về kế hoạch của toàn doanh nghiệp và sự mua vào có thể cản trở việc thực hiện: Các dự án không diễn ra một cách riêng lẻ. Nếu tất cả các bên liên quan trong tổ chức không nhận thức và đầu tư vào kế hoạch, có thể có sự chậm trễ trong việc thực hiện nó.
  4. Không dành đủ thời gian để xác định tất cả các rủi ro: Nếu một rủi ro không được xác định đúng cách, thì không thể chuẩn bị một kế hoạch dự phòng khả thi.

Xem thêm: Kiến thức cơ bản về quản lý dự án.