Hợp nhất nhóm và chuẩn bị cho họ hoạt động như một đơn vị là yếu tố không thể thiếu đối với sự thành công của các dự án của bạn. Nhưng nếu không có phần mềm quản lý dự án phù hợp, bạn có thể đang tăng gấp đôi nỗ lực của mình thay vì tối ưu hóa chúng. Hãy nghĩ về tất cả thời gian bạn đã dành để sắp xếp các bảng tính và quản lý hộp thư đến tràn ngập của mình. Với các công cụ phù hợp, bạn có thể có chiến lược hơn với các nguồn lực của mình.
Có 2 nhóm công cụ được thiết kế để quản lý công việc hiệu quả hơn: công cụ quản lý / cộng tác công việc và công cụ năng suất cá nhân.
Các công cụ quản lý dự án có thể khác nhau giữa các nhóm, nhưng hầu hết đều là các chương trình máy tính giúp người dùng lập kế hoạch, thực thi và quản lý các dự án tại một vị trí ảo tập trung.
Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý dự án cho bất kỳ mục nào sau đây:
- Lập kế hoạch dự án
- Lập dòng thời gian cho dự án
- Phân bổ nguồn lực và lập kế hoạch năng lực
- Lập ngân sách và giám sát chi phí dự án
- Quản lý danh mục dự án
- Quản lý quy trình kinh doanh
- Quản lý công việc
- Quản lý chất lượng
- Lưu trữ và chia sẻ tài liệu và hồ sơ dự án
- Tạo và xuất bản báo cáo dự án
- Theo dõi thời gian thực tế dành cho các nhiệm vụ dự án
- Phân tích xu hướng và dự báo
Tìm hiểu thêm qua infographic: Những công ty khởi nghiệp lớn nhất thế giới theo vốn hoá khi vừa ra đời.
Ai nên sử dụng các công cụ quản lý dự án?
Bất kỳ ai quản lý dự án đều có thể hưởng lợi từ phần mềm quản lý dự án. Ngay cả khi bạn không chạy các dự án chính thức hoặc có chức danh “người quản lý dự án”, phần mềm quản lý dự án vẫn có thể hữu ích.
Nhiều công ty không chạy các dự án chính thức sử dụng phần mềm để lập kế hoạch, tổ chức, theo dõi, giám sát và thực hiện công việc của họ.
Các công cụ này có nhiều dạng khác nhau, giống như bản thân các dự án.
Ví dụ: một số kế hoạch của bạn có thể là những quy trình đơn giản chỉ liên quan đến bạn và một người khác, trong khi những kế hoạch khác có thể mất nhiều tháng (hoặc thậm chí nhiều năm) để hoàn thành.
Dưới đây là 3 loại công cụ có thể giúp quản lý công việc và làm việc theo nhóm.
A. Công cụ nhắn tin tức thời thời gian thực
Một công cụ cho phép mọi người trò chuyện hoặc trò chuyện video với đồng nghiệp từ xa trong thời gian thực là điều cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Bạn cần lắng nghe đồng nghiệp của mình trong các cuộc họp và thậm chí còn tốt hơn nếu bạn cũng có thể nhìn thấy họ (bởi vì, như chúng ta đều biết, giao tiếp không lời cũng quan trọng trong những tình huống này).
Có sự cạnh tranh gay gắt trong thị trường nhắn tin nhanh. Slack, Zoom, Google Hangouts, Skype, Chatter và Facebook Messenger thống trị lĩnh vực này cùng với số lượng ngày càng tăng của các ứng dụng dành cho thiết bị di động.
Tìm hiểu thêm: Thống kê Hội nghị trực tuyến 2022.
B. Công cụ cơ sở tri thức
Hãy tưởng tượng một nơi lưu trữ trí tuệ tổng hợp của nhóm bạn, tất cả các thành viên đều có thể truy cập thông qua cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm. Bạn có thể thực hiện điều này bằng các công cụ cơ sở kiến thức như blog nội bộ hoặc wiki.
Những công cụ này cho phép bạn ghi lại các quy trình và ghi lại kiến thức chuyên môn hoặc các phương pháp hay nhất để chia sẻ với nhóm, vì vậy tất cả mọi người đều có thể truy cập thông tin.
Tìm hiểu thêm:
- 3 loại dữ liệu giúp tránh thất bại trong quản lý dự án
- Tại sao cần ghi lại bài học quản lý dự án của mình: Mẹo và mẫu
C. Công cụ chia sẻ tệp
Để làm việc cộng tác, bạn sẽ cần một cách để chia sẻ tệp một cách dễ dàng.
Bạn có thể đính kèm tệp vào email, nhưng nó rất không được khuyến khích vì nó thường dẫn đến sự cố và lãng phí thời gian. Các công cụ chia sẻ tệp cho phép bạn dễ dàng lưu, đồng bộ và chia sẻ tệp với nhóm của mình. Nhiều tùy chọn có sẵn, bao gồm Box, Dropbox, OneDrive và Google Drive.
Tìm hiểu thêm: Top 5 sai lầm đối với tài liệu ảo mà bạn có thể mắc phải
Các công cụ năng suất cá nhân
Nhân viên trung bình bị phân tâm sau mỗi 11 phút. Có thể là một thách thức để chống lại sự gián đoạn và chỉ tập trung vào công việc, đó là lý do tại sao nhiều người chuyển sang sử dụng các công cụ năng suất hữu ích.
Các ứng dụng năng suất có thể loại bỏ các cảnh báo và thông báo, buộc bạn phải tập trung vào một tab trình duyệt tại một thời điểm, loại bỏ tiếng ồn của văn phòng (hoặc văn phòng tại nhà) xung quanh bạn và sắp xếp công việc của bạn.
Tuy nhiên, nhiều tổ chức nhận thấy rằng các công cụ này không đủ linh hoạt để phù hợp với mọi loại dự án. Chỉ sử dụng email và nhắn tin nhóm để quản lý dự án dẫn đến mất thông tin, các vấn đề về phiên bản tài liệu và thiếu rõ ràng về mức độ ưu tiên và phụ thuộc nhiệm vụ. Đây là nơi xuất hiện phần mềm quản lý dự án.
Tìm hiểu thêm: 5 lý do khiến nhóm của bạn không hoàn thành công việc của dự án
Tại sao phải sử dụng phần mềm quản lý dự án?
Quản lý một dự án mà không có phần mềm thích hợp là có thể, nhưng nó sẽ làm tăng nguy cơ sai sót và kém hiệu quả trong quy trình. Phần mềm quản lý dự án cho phép dễ dàng hiển thị và cộng tác.
Mặc dù có thể sử dụng bảng tính để theo dõi dự án, nhưng nó đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Cập nhật bảng tính theo cách thủ công làm tăng nguy cơ lỗi và để các thành viên còn lại trong nhóm thấy được bản cập nhật, bảng tính phải được lưu lại và tải lại lên vị trí trung tâm.
Các vấn đề khác mà người quản lý dự án có thể gặp phải với bảng tính là:
- Có nhiều phiên bản của cùng một tệp, dẫn đến nhầm lẫn phiên bản nào chính xác và cập nhật nhất
- Sự cố khi đồng bộ hóa thông tin để mọi người có thể làm việc cùng nhau trong thời gian thực
- Các vấn đề bảo mật tiềm ẩn do bảng tính được tải lên và tải xuống nhiều lần ở nhiều nơi
- Khó khăn trong việc ghi lại các diễn biến và cập nhật kịp thời
Phần mềm quản lý dự án sẽ giúp bạn khắc phục tất cả những vấn đề này.
Dưới đây là những lý do tại sao mọi người chọn sử dụng phần mềm quản lý dự án:
- Bạn có thể dễ dàng tạo các dự án và nhiệm vụ mới từ các tệp và mẫu cũ.
- Các sửa đổi đối với các dự án và nhiệm vụ hiện có được cập nhật tự động trên mọi nhiệm vụ được liên kết, các phần phụ thuộc và các biến khác trong thời gian thực.
- Bạn có thể xây dựng các báo cáo và trang tổng quan để giúp bạn hình dung hiệu suất của dự án.
- Có ít nguy cơ mất tiến độ của bạn hơn so với các phương pháp theo dõi thủ công.
- Các bên liên quan có thể xem tiến độ và báo cáo theo thời gian thực.
- Nhìn thấy mọi thứ ở một nơi cho bạn một bức tranh rõ ràng hơn về sức khỏe tổng thể của dự án.
- Bạn có thể thiết lập cảnh báo để thông báo cho bạn về các nhiệm vụ mới hoặc quá hạn.
- Các bài học và tài liệu từ các dự án trước có thể được lưu trữ ở một vị trí tập trung.
- Bạn có thể tích hợp các ứng dụng như Dropbox, OneDrive và Google Drive để tăng hiệu quả.
- Bạn có thể điều phối các nhiệm vụ và tự động hóa quy trình làm việc, để các thành viên trong nhóm biết khi nào nên bắt đầu công việc của họ.
Lợi ích của phần mềm quản lý dự án là gì?
Phần mềm quản lý dự án có lợi cho tất cả các công ty quản lý dự án, bất kể quy mô tổ chức hoặc ngành nghề. Phần mềm cung cấp khả năng lập kế hoạch dự án và quản lý tài nguyên mà bất kỳ ai cũng có thể sử dụng, kể cả các doanh nghiệp không chạy các dự án chính thức.
Bất kỳ công ty nào cần một phương pháp hiệu quả để ước tính, lập kế hoạch, theo dõi, phân phối và thanh toán cho các dịch vụ của họ đều có thể hưởng lợi từ việc áp dụng phần mềm quản lý dự án. Nó cho phép bạn tạo, triển khai và quản lý các quy trình hiệu quả và được tối ưu hóa cho nhóm và doanh nghiệp của bạn.
Dưới đây là 3 lợi ích chính của việc triển khai phần mềm quản lý dự án:
1. Tập trung hóa
Phần mềm quản lý dự án tạo ra một không gian làm việc trung tâm và cơ sở kiến thức cho nhóm của bạn. Tập trung hóa giúp theo dõi các nhiệm vụ và dự án dễ dàng hơn, giảm sự nhầm lẫn và không chính xác.
Khả năng hiển thị này cải thiện việc lập kế hoạch và ước tính các dự án trong tương lai. Nhật ký thời gian cho phép bạn xem lại các dự án trước đây và dự đoán thời gian thực hiện các nhiệm vụ cụ thể, giúp bạn tính toán số giờ có thể lập hóa đơn. Bạn cũng có thể sử dụng thông tin này để xác định xem các dự án tiềm năng có sinh lời hay không.
Phần mềm dự án cũng giảm bớt nhân công và thời gian cần thiết để theo dõi và biên dịch dữ liệu theo cách thủ công. Với các phương pháp thủ công như bảng tính, luôn có nguy cơ do lỗi của con người, sự chậm trễ trong cập nhật và có nhiều phiên bản của cùng một tệp. Với phần mềm, bạn có thể dễ dàng duy trì một nguồn sự thật duy nhất.
2. Sự phối hợp
Phần mềm quản lý dự án có thể giúp các nhóm điều phối các công việc và tự động hóa quy trình làm việc. Nó thông báo cho các thành viên trong nhóm khi họ cần bắt đầu công việc, điều này giúp giảm sự chậm trễ.
Phần mềm quản lý dự án cũng cung cấp thông tin chi tiết về tiến độ, rào cản và thành công. Lợi ích số một của phần mềm dự án cho các doanh nghiệp nhỏ là theo dõi thời gian. Việc xem từng phút trôi qua sẽ giúp các chủ doanh nghiệp nhỏ xác định và tháo gỡ các nút thắt. Chức năng này cũng cho phép xác định sớm các sự cố và chậm trễ.
Nếu không có cơ sở tập trung để phối hợp và chia sẻ kiến thức, bạn và nhóm của bạn có thể trở thành nạn nhân của việc thất lạc tài liệu, thông tin sai và phỏng đoán xung quanh trách nhiệm và tiến độ. Phần mềm quản lý dự án đảm bảo rằng chất lượng không bị ảnh hưởng và các nhiệm vụ không mất nhiều thời gian hơn mức cần thiết.
3. Liên lạc
Giao tiếp hợp lý là một trong những lợi ích đáng kể nhất của phần mềm quản lý dự án. Các doanh nghiệp đang phụ thuộc hơn bao giờ hết vào các nhóm làm việc từ xa, nhân viên hợp đồng và dịch giả tự do. Việc các công ty có thể giao tiếp hiệu quả với các thành viên trong nhóm trong văn phòng và hơn thế nữa ngày càng trở nên quan trọng.
Với phần mềm quản lý dự án dựa trên đám mây, các nhóm ảo và các bên liên quan có thể đăng nhập vào không gian làm việc trung tâm của bạn từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào. Kết nối 24/7 này cho phép bạn dễ dàng giao tiếp giữa các quốc gia và múi giờ.
Phần mềm quản lý dự án cung cấp cho tất cả các bên quan trọng quyền truy cập tức thì vào các bản cập nhật, báo cáo tiến độ và thông báo dự án cho dù họ ở đâu. Các bên liên quan sẽ không bao giờ phải đợi ai đó gửi cho họ một bản báo cáo cũ qua email. Một trung tâm tập trung cho phép mọi người để lại phản hồi về các công việc, loại bỏ các chuỗi email dài dòng, khó theo dõi.
Cách chọn phần mềm quản lý dự án tốt nhất
Có rất nhiều loại phần mềm quản lý dự án trên thị trường, nhưng việc lựa chọn loại phù hợp với bạn và nhóm của bạn là rất quan trọng. Dưới đây là một số câu hỏi cần đặt ra khi đánh giá các tùy chọn phần mềm quản lý dự án:
- Nhóm của tôi sẽ sử dụng nó chứ?
- Nhiều phòng ban có thể sử dụng nó không?
- Nó có hỗ trợ sự minh bạch và giao tiếp rõ ràng không?
- Nó có linh hoạt không?
- Bạn có thể tạo báo cáo tùy chỉnh không?
- Nó có dễ dàng (và an toàn) cho phép giao tiếp bên ngoài / người dùng không?
- Nó có tích hợp với các công cụ khác mà chúng tôi sử dụng không?
Một trong những điều quan trọng nhất cần nghĩ đến khi lựa chọn phần mềm của bạn là chiến lược dài hạn của bạn. Làm cho nhóm của bạn quen thuộc và thoải mái với phần mềm quản lý dự án cần có thời gian và nguồn lực. Bạn sẽ muốn đảm bảo rằng bạn đang chọn một người có thể phát triển và thích ứng với nhóm của bạn, chứ không phải giới hạn nó.
Khi nào bạn nên đầu tư vào phần mềm quản lý dự án?
Đầu tư vào phần mềm quản lý dự án là rất hợp lý khi bạn thấy thời hạn bị bỏ lỡ, các quy trình bị thất bại và xảy ra thông tin sai – nhưng tại thời điểm đó, có thể đã quá muộn. Rốt cuộc, vào thời điểm bạn đã đến giai đoạn đó, bạn đã phải chịu những tác động bất lợi.
Để có kết quả tốt nhất, bạn nên đầu tư vào phần mềm trước khi nó trở nên quan trọng.
Mặc dù có thể khó dự đoán khi nào bạn sắp sửa phát triển các công cụ thô sơ hơn, như bảng tính, nhưng đây là 3 dấu hiệu cho thấy đã đến lúc đầu tư.
1. Sự phát triển
Một yếu tố quan trọng trong quyết định đầu tư vào phần mềm dự án của bạn là tốc độ phát triển mà doanh nghiệp của bạn hiện đang trải qua. Nếu các dự án và nhóm của bạn đang tăng về quy mô hoặc số lượng, bạn có thể sẽ cần phần mềm quản lý dự án. Giao tiếp trở nên khó khăn hơn khi các nhóm phát triển và phân tán về mặt địa lý. Bạn cũng có thể cần áp dụng các cách cộng tác mới, chẳng hạn như giao tiếp không đồng bộ, việc này khó hơn nếu không có các công cụ thích hợp.
Phần mềm quản lý dự án cũng có lợi khi lập kế hoạch mở rộng quy mô kinh doanh của bạn. Nếu bạn đang thực hiện các dự án lớn hơn, phức tạp hơn, bạn sẽ cần áp dụng các công cụ quản lý dự án mạnh mẽ hơn. Việc phát triển doanh nghiệp của bạn đòi hỏi phải tự động hóa các công việc hành chính lặp đi lặp lại. Nếu không có phương tiện để làm việc hiệu quả khi bạn phát triển, bạn sẽ không cần phải lãng phí tiền bạc và nỗ lực.
Các quy trình cũng trở nên phức tạp hơn khi bạn phát triển, vì vậy việc có một công cụ để quản lý tất cả các bộ phận và các bên liên quan là rất quan trọng. Bạn không muốn bỏ lỡ các nhiệm vụ quan trọng của dự án hoặc bỏ qua bất kỳ vấn đề nào – đây có thể là sự khác biệt giữa thành công và thất bại của một dự án.
Sự nhanh nhẹn cũng rất cần thiết khi công ty của bạn phát triển. Điều tự nhiên là bạn cần phải thay đổi các quy trình và phương pháp luận, và phần mềm quản lý dự án có thể hỗ trợ bạn xuyên suốt với việc làm lại tối thiểu và không mất dữ liệu lịch sử.
2. Sự phụ thuộc lẫn nhau
Trong các công ty nhỏ, nhân viên có thể làm việc riêng lẻ hoặc theo nhóm nhỏ tập trung. Điều này thay đổi khi các doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh và đa dạng hơn, đồng thời sự phức tạp và nhu cầu cộng tác tăng lên.
Ngay cả khi tổ chức của bạn không phát triển, những thay đổi về cấu trúc chức năng hoặc vị trí thực tế có thể báo hiệu sự cần thiết của phần mềm quản lý dự án. Giao tiếp và hội nhập trở nên khó khăn hơn nếu bạn bắt đầu sử dụng nhà thầu hoặc nhân viên từ xa.
Việc gia tăng quan hệ đối tác bên ngoài với các bên liên quan như nhà cung cấp, nhà cung cấp và khách hàng cũng có thể làm tăng thêm sự phức tạp cho các dự án của bạn.
Ví dụ: nếu bạn thực hiện một dự án yêu cầu một nhà thầu phụ hoàn thành 35% công việc, việc quản lý và giám sát có thể nhanh chóng trở nên khó khăn nếu không có phần mềm và quy trình phù hợp.
3. Hiệu quả
Nếu không có phần mềm quản lý dự án, nhân viên mất nhiều thời gian hơn để làm các công việc thủ công như nhập dữ liệu vào bảng tính. Điều này không chỉ làm mất thêm thời gian trả trước mà còn làm tăng khả năng phải làm lại do lỗi và dữ liệu bị thất lạc.
Phần mềm quản lý dự án làm giảm nhu cầu về các tác vụ thủ công và lặp đi lặp lại, giải phóng nhóm của bạn để phân tích nhiều hơn và lập kế hoạch toàn cảnh. Chức năng này cũng giúp đảm bảo rằng chúng không bị quá tải và mọi người đang tham gia và vui vẻ.
Xét cho cùng, mọi người có xu hướng hoàn thành công việc của mình nhiều hơn khi họ đang làm điều gì đó có giá trị, thay vì hoàn thành các nhiệm vụ nhỏ, lặp đi lặp lại. Không ai vui khi bảng tính của họ gặp sự cố và họ mất bản báo cáo mà họ đã dành 3 giờ qua để nghiền ngẫm.
Nếu các thành viên trong nhóm của bạn ngày càng phải vật lộn nhiều hơn với khối lượng công việc tăng lên và các công cụ đơn giản bị đổ vỡ dưới sức nặng của các tệp lớn và phức tạp, thì đã đến lúc đầu tư vào phần mềm quản lý dự án.
Phần mềm quản lý công việc giá bao nhiêu?
Giá của phần mềm quản lý dự án, hoặc phần mềm quản lý công việc như đôi khi được gọi, rất khác nhau. Các yếu tố bao gồm:
- Nhà cung cấp phần mềm. Chi phí có thể rất khác nhau giữa các công ty.
- Các chức năng phần mềm. Không phải tất cả các giải pháp phần mềm đều có các tính năng giống nhau. Ví dụ: một nhà cung cấp có thể cung cấp một gói cơ bản cũng như một giải pháp nâng cao hơn.
- Quy mô doanh nghiệp của bạn. Chi phí phần mềm quản lý dự án thay đổi tùy thuộc vào số lượng người dùng và khối lượng không gian lưu trữ cần thiết.
Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm quản lý dự án cung cấp một số tùy chọn đóng gói khác nhau, được phân tách theo quy mô doanh nghiệp hoặc các tính năng bổ sung. Kiểm tra các nhà cung cấp phần mềm hàng đầu và xem xét giá của họ để xem gói nào đáp ứng nhu cầu của bạn.
Có rất nhiều tùy chọn phần mềm quản lý dự án miễn phí trên thị trường, nhưng chúng thường đi kèm với chi phí ẩn. Nhiều tùy chọn miễn phí không cung cấp đào tạo và hỗ trợ, có nghĩa là bạn sẽ cần chi nhiều tiền hơn cho việc triển khai và duy trì hệ thống so với giải pháp trả phí.
Ngoài ra còn có các chi phí của việc không có phần mềm quản lý dự án. Như chúng ta đã nói ở phần trước, nếu không có phần mềm quản lý dự án, bạn sẽ tăng cả thời gian hoàn thành nhiệm vụ và khả năng xảy ra lỗi, điều này khiến bạn tốn tiền.
Phần mềm quản lý dự án giúp giao tiếp và cộng tác dễ dàng. Và khi bạn cân nhắc rằng sự hợp tác và giao tiếp kém có thể khiến công ty của bạn mất tới 62,4 triệu đô la mỗi năm, ngay cả phần mềm quản lý dự án đắt tiền nhất cũng bắt đầu có vẻ rất hợp túi tiền.
Tìm hiểu thêm:
- 6 câu hỏi khi đánh giá phần mềm quản lý dự án
- Mẹo áp dụng phần mềm quản lý dự án cho doanh nghiệp
- Bạn sẽ mất gì khi chưa sử dụng công nghệ quản lý dự án?
Các tính năng chính khi lựa chọn một phần mềm quản lý dự án
Nhóm của bạn có thể cần một công cụ với một số tính năng cụ thể khi họ áp dụng quy trình quản lý dự án. Dưới đây là một số điều cần tìm:
- Cộng tác thời gian thực: Phần mềm quản lý dự án nên cho phép cộng tác trong thời gian thực giữa các thành viên trong nhóm và các bên liên quan. Người dùng có thể truy cập và thực hiện các thay đổi đối với hệ thống cùng một lúc.
- Chia sẻ và lưu trữ tài liệu: Phần mềm quản lý dự án của bạn nên cho phép bạn lưu trữ và chia sẻ tài liệu, cung cấp kho kiến thức cho các dự án của bạn.
- Quản lý chi phí: Phần mềm của bạn sẽ giúp bạn theo dõi và báo cáo chi phí cũng như theo dõi các khoản vượt quá tiềm năng.
- Báo cáo: Các báo cáo và trang tổng quan có thể tùy chỉnh cho phép báo cáo theo thời gian thực. Bạn sẽ có thể lọc và định dạng dựa trên các tiêu chí quan trọng đối với bạn.
- Tính dễ sử dụng: Nếu hệ thống quá phức tạp, nhóm của bạn sẽ không muốn sử dụng nó.
- Tạo mẫu: Bạn nên có khả năng tạo và tùy chỉnh các mẫu để không phải xây dựng từng dự án và hoạt động từ đầu.
- Cờ cảnh báo: Hệ thống sẽ kích hoạt cảnh báo hoặc cảnh báo khi mọi thứ đi chệch hướng, chẳng hạn như khi một hoạt động bị trễ.
- Lập lịch biểu: Bạn sẽ muốn có một hệ thống phần mềm cho phép bạn tạo một đường cơ sở về lịch trình và theo dõi lịch trình thực tế của bạn dựa trên đó.
- Quản lý thời gian: Thời gian thực tế đã làm sẽ cần được theo dõi trong hệ thống để theo dõi tiến độ và quản lý cả chi phí lao động và nguồn lực.
- Phân bổ nguồn lực: Bạn sẽ có thể chỉ định các vai trò nguồn lực (ví dụ: kế toán) và các nhiệm vụ cá nhân (ví dụ, Huynh Hieu) trong hệ thống.
- Tùy chỉnh: Phần mềm phải đủ linh hoạt để thích ứng với cả các dự án và quy trình khác nhau của tổ chức bạn cũng như cách làm việc của nhóm bạn.
- Kiểm soát và quản trị: Mặc dù tính linh hoạt là cần thiết, một hệ thống cũng cần có đủ các biện pháp kiểm soát và hạn chế để đảm bảo dữ liệu được an toàn và các phê duyệt được theo dõi và ghi lại.
- Khả năng tích hợp: Phần mềm nên tích hợp với các hệ thống kinh doanh khác, chẳng hạn như hệ thống quản lý tài chính của bạn.
- Lịch duy nhất: Bạn sẽ muốn có các lịch có thể thay đổi để phản ánh ngày và giờ làm việc của bạn và được cập nhật để phản ánh bất kỳ khoảng thời gian ngừng hoạt động hoặc kỳ nghỉ nào.
50 tính năng chính của phần mềm quản lý dự án
- Yêu cầu biểu mẫu
- Phân công công việc
- Quản lý nguồn tài nguyên
- Theo dõi thời gian
- Lập lịch trình
- Thư mục
- Các trường tùy chỉnh
- Nhiệm vụ định kỳ
- Các mẫu có thể tùy chỉnh
- Biểu đồ Gantt
- Bảng Kanban
- Bộ lọc & tìm kiếm
- Hỗ trợ trực tuyến
- Dùng thử miễn phí
- Tài nguyên đào tạo
- Ứng dụng di động
- Ứng dụng máy tính để bàn
- Lịch
- Lập kế hoạch năng lực
- Quản lý người dùng, vai trò và quyền truy cập
- Nguồn cấp dữ liệu hoạt động
- Hộp thư đến
- Thông báo
- Bình luận
- API
- Văn bản đa dạng thức
- Bảo vệ
- Báo cáo
- Bảng điều khiển
- Tự động hóa
- Đánh giá của khách
- Chia sẻ file
- Chế độ xem công việc
- Cộng tác chỉnh sửa
- Quản lý tài sản kỹ thuật số
- Quy trình công việc tùy chỉnh
- Tích hợp email và trò chuyện
- Không gian làm việc tùy chỉnh
- Tiện ích mở rộng Adobe Creative Cloud
- Quản lý sự phụ thuộc
- Đánh dấu tệp kỹ thuật số
- Kiểm tra và phê duyệt
- Nhiệm vụ và dự án
- Các mốc quan trọng
- Theo dõi ngân sách
- Hiệu suất & độ tin cậy
- Danh sách việc cần làm
- Ưu tiên công việc
- Kiểm soát phiên bản
- Lưu trữ dựa trên đám mây
Sự kết luận
Phần mềm quản lý dự án có thể mang lại những lợi ích đáng kể và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn đã sẵn sàng trải nghiệm tất cả những ưu điểm của phần mềm quản lý dự án đơn giản nhưng mạnh mẽ, hãy đảm bảo chọn một công cụ đáng để bạn đầu tư.
