Sau tất cả thời gian, nghiên cứu và tiền bạc bạn bỏ ra để tìm ra giải pháp quản lý công việc hợp tác phù hợp, bạn và nhóm của bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhõm – và sau một vài tháng, bắt đầu thấy một số cải tiến từ công cụ mới của bạn. Thông tin liên lạc phải trơn tru hơn, dữ liệu phải dễ tìm và mọi người nên thực sự sử dụng phần mềm. Cuộc sống nên được tốt!
Nhưng điều gì sẽ xảy ra khi công cụ bạn sử dụng để cải thiện quản lý công việc không làm được như vậy?
Trong Khảo sát về Quản lý Công việc của chúng tôi, 34% nhân viên khẳng định không hài lòng với quy trình quản lý công việc của công ty họ, cho rằng “thiếu thông tin” là nguyên nhân số một gây ra căng thẳng tại nơi làm việc. Điều này thường là do sử dụng các công cụ lỗi thời cho các nhiệm vụ mà chúng không có ý nghĩa, tạo ra nhiều công việc bận rộn và kém hiệu quả.
Đã đến lúc ngừng bào chữa cho hệ thống quản lý công việc của bạn và tìm một hệ thống thực sự cải thiện hiệu quả, sự cộng tác và năng suất trong nhóm của bạn.
Tại sao tôi cần một công cụ quản lý công việc ngay từ đầu?
Nếu bạn không sử dụng phần mềm quản lý công việc hoặc quản lý dự án, rất có thể bạn đang dựa vào email và bảng tính để hoàn thành mọi việc.
Nếu đúng như vậy, bạn cần một công cụ quản lý công việc mới.
Các công cụ “thời tiền sử” như email và bảng tính đã được phát triển từ nhiều thập kỷ trước để quản lý công việc và giao tiếp trực tuyến. Với tất cả công nghệ mới đang được tung ra theo cách của chúng ta, tại sao chúng ta lại kết hôn với những công cụ lỗi thời này?
Chắc chắn, chúng vẫn hoạt động để chia sẻ tệp cơ bản, giao tiếp và lập kế hoạch, nhưng vấn đề xảy ra khi chúng tôi mở rộng các công cụ này vượt quá khả năng tối đa của chúng và sử dụng chúng cho các nhiệm vụ mà chúng không được sử dụng. Email không phải là một kho lưu trữ tệp.
Thủy cung Vịnh Monterey cũng gặp phải vấn đề tương tự khi họ thử theo dõi các chương trình giáo dục của mình bằng bảng tính Excel. Soo Dean, Giám đốc Tổ chức Tài trợ Hàng năm cho biết: “Thật khó để đi đúng hướng. Chúng tôi đã dành rất nhiều thời gian để cập nhật và theo dõi tiến trình của các dự án trên bảng tính Excel. Ví dụ: khi các ngày được đẩy lên, nhân viên của chúng tôi đã dành hàng giờ để cập nhật bảng tính với các ngày còn lại trong 6 tháng của lịch trình sản xuất. Nó quá mệt mỏi.”
Bắt đầu ghi lại mức độ bạn đang sử dụng các công cụ lỗi thời như email và bảng tính cho các tác vụ bên cạnh việc chúng được sử dụng để làm gì. Lập danh sách các tính năng cụ thể mà bạn nghĩ rằng bạn và nhóm của bạn sẽ rất được lợi. Bằng cách đó, bạn có thể thu hẹp tìm kiếm của mình thành các công cụ có chức năng đó đã được tích hợp sẵn.
Bạn không chắc mình đã sẵn sàng đầu tư vào một công cụ quản lý công việc mới chưa? Đây là những gì bạn sẽ phải trả nếu bạn không.
Có gì sai với công cụ quản lý công việc mà tôi đang sử dụng bây giờ?
1. Năng suất bị mất
Nếu công cụ yêu cầu nhiều thiết lập, vô số hội thảo trên web và các buổi đào tạo bắt buộc với nhóm của bạn, thì công cụ này có thể làm mất thời gian của các dự án quan trọng và cản trở năng suất. Vấn đề là tìm một công cụ cho phép nhóm của bạn bắt đầu hoạt động càng sớm càng tốt, chứ không phải tạo thêm các cuộc họp và bài tập về nhà.
Một nghiên cứu năm 2013 được thực hiện bởi MIT Sloan Management Review và Capgemini Consulting đã phát hiện ra rằng 78% người được hỏi tin rằng việc đạt được chuyển đổi kỹ thuật số sẽ trở nên quan trọng đối với tổ chức của họ trong vòng 2 năm tới. Tuy nhiên, 63% cho biết tốc độ thay đổi công nghệ trong tổ chức của họ quá chậm, với lý do “thiếu khẩn trương” là thủ phạm phổ biến nhất.
Việc triển khai công cụ phải nhanh chóng và phù hợp với cách bạn sử dụng công cụ. Không cần phải hiển thị cho bạn mọi tính năng ẩn nếu bạn chưa bao giờ định sử dụng nó. Việc có một công cụ dễ sử dụng, yêu cầu đào tạo tương đối ít cũng sẽ giúp bạn dễ dàng tăng cường các thành viên mới trong nhóm để mọi người có thể làm việc đồng lòng ngay từ đầu.
Tìm hiểu thêm: Cách tạo kế hoạch quản lý dự án.
2. Thời gian bị lãng phí
Nếu bạn thực sự đang dành nhiều thời gian hơn để cố gắng duy trì tổ chức (như liên tục cập nhật bảng tính), thì bạn chỉ cần thêm một nhiệm vụ khác vào danh sách việc cần làm vốn đã dài của mình.
Powering Productivity đã khảo sát các nhà lãnh đạo doanh nghiệp về sự kém hiệu quả ở nơi làm việc, cho biết nguyên nhân chính của việc lãng phí thời gian trong ngày làm việc là các quy trình kém hiệu quả (44%). Cuộc khảo sát cũng tiết lộ rằng không chỉ nhân viên, mà cả khách hàng (48%) phải chịu những hành vi kém hiệu quả này.
Tại Procurify, họ đã phải vật lộn với việc tìm ra một công cụ cung cấp cho họ khả năng giao tiếp trong nhóm và giữa các nhóm khác. Đối với họ, việc sử dụng sai giải pháp quản lý công việc đã dẫn đến việc mất dữ liệu, thông tin sai và bỏ lỡ thời hạn.
“Chúng tôi đã thử rất nhiều hệ thống khác nhau – Asana, Basecamp, Jira và Google Docs”, Eugene Dong, Người đồng sáng lập và CTO tại Procurify cho biết. “Các hệ thống hoạt động cho chính nhóm, nhưng nếu chúng tôi yêu cầu giao tiếp giữa các nhóm, thì điều đó thực sự khó khăn. Chúng tôi cần một công cụ có thể hiển thị tiến độ dự án, tiến độ và thời hạn cho các nhóm khác để đạt được hiệu quả phân phối. “
3. Mọi người sẽ không sử dụng nó
Rất khó để nhân viên thay đổi thói quen làm việc của họ. Các thói quen làm việc có thể khó hình thành và định hình một khi các thành viên trong nhóm gặp khó khăn trong cách làm của họ – đặc biệt nếu một công cụ phức tạp để học và không quen thuộc. Trên thực tế, việc triển khai một công cụ mới ngày nay chỉ mang lại tỷ lệ chấp nhận trung bình là 30% nếu không có bất kỳ chiến lược quản lý thay đổi nào được áp dụng.
Một công cụ quản lý công việc có nghĩa là để tăng cường sự hợp tác và giao tiếp giữa nhiều người. Nếu chỉ có một vài người đang sử dụng nó, giá trị đó sẽ mất đi.
Tìm hiểu thêm: Mẹo áp dụng phần mềm quản lý dự án cho doanh nghiệp.
Nhóm tại F5 Networks đã phải đối mặt với thực tế khắc nghiệt khi sử dụng một công cụ không ai sử dụng. Patricia Davis, Giám đốc PMO tại F5 Networks cho biết: “Một trong những lý do chính khiến Workfront không hoạt động với chúng tôi là tỷ lệ chấp nhận thấp . “Chỉ có khoảng 55 trong số 400 người đang sử dụng Workfront và hầu hết trong số họ chỉ sử dụng nó như một hệ thống bán vé cho những người muốn hoàn thành công việc của mình.”
Tại F5, tỷ lệ chấp nhận tiếp tục giảm vì việc đào tạo quá rộng và tốn nhiều thời gian. Davis cho biết: “Quá trình đào tạo của họ có thể kéo dài 4 giờ đối với từng tính năng của chúng. “Có một lượng lớn tài liệu chỉ để tìm hiểu các chức năng của chúng. Đơn giản là chúng tôi không có thời gian.”
Điều quan trọng là phải kiểm tra nhóm của bạn và yêu cầu phản hồi về phần mềm quản lý công việc cộng tác mới. Đừng ép buộc họ, nhưng hãy yêu cầu họ bắt đầu từ từ triển khai công cụ này vào thói quen hàng ngày của họ để xem họ thích nó như thế nào. Nếu họ gặp khó khăn khi sử dụng nó, thì có lẽ đã đến lúc thử một cái gì đó mới.
Tìm công cụ quản lý công việc phù hợp cho nhóm của bạn
Thật không dễ dàng để chia tay với một hệ thống quản lý công việc (như email và bảng tính) mà bạn đã sử dụng và yêu thích (và trở nên ghét) trong nhiều năm, hoặc thậm chí một công cụ mà bạn đã sử dụng gần đây nhưng không có kết quả. Tuy nhiên, sẽ còn khó khăn hơn nếu bạn chỉ gắn bó với công cụ này để lãng phí nhiều thời gian và năng lượng hơn khi cố gắng theo kịp các dự án sắp tới và các yêu cầu đột xuất.
Bắt đầu tìm kiếm một công cụ đáp ứng nhu cầu của nhóm của bạn. Và nếu bạn giữ chúng trong vòng lặp, chắc chắn bạn sẽ tìm thấy một công cụ quản lý công việc khiến mọi người hài lòng.
Tìm hiểu thêm: Lời khuyên của chuyên gia để lập kế hoạch dự án thành công.
