Mẹo áp dụng phần mềm quản lý dự án cho doanh nghiệp

0
33
Mẹo áp dụng phần mềm quản lý dự án cho doanh nghiệp
Mẹo áp dụng phần mềm quản lý dự án cho doanh nghiệp

Bạn đã đầu tư một lượng lớn thời gian và tiền bạc quý giá của mình vào việc nghiên cứu, mua và cài đặt phần mềm quản lý dự án tốt nhất. Thật không may, tất cả sẽ chẳng là gì nếu nhóm của bạn không sử dụng nó.

Việc áp dụng kém có nghĩa là nhóm của bạn không đạt được những lợi thế của phần mềm, chẳng hạn như:

  • Dễ dàng tạo và sửa đổi các dự án
  • Tạo cơ sở dữ liệu tri thức
  • Cải thiện thông tin liên lạc và báo cáo
  • Thay đổi nâng cao và kiểm soát quy trình
  • Quy trình làm việc & quản lý tài nguyên lớn hơn
  • Quản lý và dự báo rủi ro tốt hơn

Việc chấp nhận người dùng kém cũng có nghĩa là bạn sẽ không nắm bắt đủ dữ liệu bên trong công cụ của mình. Việc thiếu dữ liệu chính xác, có giá trị này sẽ dẫn đến việc không đạt được thông tin chi tiết có giá trị về tổ chức.

Chúng tôi đã nghiên cứu những lý do hàng đầu khiến các công ty không áp dụng ngay cả phần mềm quản lý chương trình tốt nhất và thu thập 5 mẹo hay nhất để đảm bảo điều này không xảy ra với bạn.

Lý do 1: Thiếu sự tham gia của nhân viên

Để nhân viên của bạn chấp nhận bất kỳ thay đổi nào, trước tiên họ cần hiểu, đồng ý và cam kết thực hiện thay đổi được đề xuất.

Khi triển khai một phần mềm quản lý dự án mới, bạn có thể gặp phải tình trạng thiếu khả năng mua vì một trong 2 lý do:

  • Các nhân viên không tin rằng một công cụ quản lý dự án là cần thiết hoặc có lợi.
  • Các nhân viên không tin rằng phần mềm bạn đã chọn là phần mềm quản lý dự án tốt nhất.

Cách khắc phục điều này: Quản lý thay đổi ở cấp độ cá nhân

Có 7 kiểu tính cách khác nhau mà bạn có thể gặp phải khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Hiểu được những tính cách này và điều chỉnh cách tiếp cận của bạn với từng tính cách đó sẽ làm tăng mức độ mua hàng mà bạn nhận được.

Ví dụ, một người hoài nghi có khả năng không thích bất kỳ thay đổi nào được đề xuất; kiểu người này muốn mọi thứ vẫn như cũ. Để khiến họ dùng, hãy cho họ tham gia vào quá trình lựa chọn phần mềm quản lý dự án doanh nghiệp tốt nhất.

Mặt khác, một kỹ thuật viên sẽ không thích tham gia vào quá trình lựa chọn vì nó có thể dễ dàng trở nên quá sức đối với họ. Thay vào đó, cung cấp các buổi đào tạo cá nhân về công cụ cuối cùng được lựa chọn. Cung cấp sự hỗ trợ trực tiếp, kiên nhẫn và hỗ trợ tích cực là điều quan trọng đối với kiểu tính cách này.

Lý do thứ 2: Thiếu đào tạo và giáo dục

Ngay cả những ứng dụng tốt nhất để quản lý dự án cũng sẽ thất bại nếu nhân viên của bạn không thể sử dụng chúng một cách tự tin và thoải mái. Nhóm của bạn cần thông tin và đào tạo thích hợp để thích ứng đầy đủ với phần mềm quản lý dự án mới của bạn.

Một số giải pháp phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt nhất không có hỗ trợ – điều này có nghĩa là nhà cung cấp phần mềm không cung cấp đào tạo hoặc giới thiệu. Bạn được tự do để đảm bảo rằng nhân viên của bạn có đủ kiến ​​thức và kỹ năng để cảm thấy thoải mái khi sử dụng công cụ mới. Cho đến khi họ đạt đến mức độ thoải mái đó, họ sẽ không hoàn toàn áp dụng phần mềm mới của bạn.

Cách khắc phục điều này: Đầu tư vào nội trú

Bạn có thể cung cấp khóa đào tạo và hướng dẫn ngay tại nhà hoặc bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp cung cấp một huấn luyện viên có kinh nghiệm. Dù bằng cách nào, việc tham gia sẽ yêu cầu đầu tư trả trước để đảm bảo nhóm của bạn áp dụng thành công công cụ mới.

Thông thường, đào tạo do nhà cung cấp cung cấp sẽ hiệu quả hơn vì họ đã có sẵn kiến ​​thức, kinh nghiệm và tài liệu. Cho dù bạn chọn con đường nào, bạn nên kết hợp các phương pháp sau vào kế hoạch đào tạo của mình:

  • Chỉ cung cấp mức độ đào tạo cần thiết. Bạn không muốn làm mọi người choáng ngợp với một đống thông tin mà họ sẽ không bao giờ cần biết.
  • Tạo siêu người dùng. Chọn một vài người sẽ trở thành chuyên gia nội bộ trên hệ thống. Những người này có thể sẽ là quản trị viên, với mức độ truy cập lớn nhất. Họ sẽ là những người mà người khác biết rằng họ có thể tìm đến để được hỗ trợ khi có vấn đề. Đảm bảo bạn có nhiều hơn một và chọn những người ham học hỏi và giúp đỡ.
  • Cung cấp đào tạo nhỏ. Tập trung vào việc cung cấp các buổi đào tạo nhỏ để mọi người có thể tìm hiểu một lượng thông tin và sau đó dùng thử. Các buổi đào tạo lớn và kéo dài có thể khiến bạn khó nhớ mọi thứ đã được đề cập.
  • Theo sát. Kiểm tra với nhân viên để xác nhận rằng họ đã hiểu khóa đào tạo và có thể thực hiện thành công. Điều quan trọng là tìm kiếm phản hồi và giải quyết bất kỳ mối quan tâm nào.

Lý do thứ 3: Đó chỉ là một công cụ khác mà họ phải sử dụng

Thị trường kỹ thuật số ngày nay cung cấp cho nhân viên một công cụ cho mọi thứ, từ việc rút ngắn URL đến tạo chữ ký email. Có thông tin cho rằng Facebook cung cấp cho nhân viên 175 công cụ khác nhau.

Mọi người đều thích các tùy chọn, nhưng có một thứ gọi là quá tải ứng dụng. Việc phải học và chuyển đổi giữa hàng tá công cụ mỗi ngày là một trở ngại nhiều hơn là một sự trợ giúp.

Chưa kể thông tin quan trọng bị cô lập hoặc bị chặn khi các công cụ này không “nói chuyện” với nhau, đòi hỏi nhân viên phải lãng phí thời gian quý báu để điều hướng và sao chép / dán văn bản trên các tab của trình duyệt hoặc các giao diện khác.

Cách khắc phục điều này: Tích hợp với các công cụ hiện có

Các công cụ tốt nhất để quản lý dự án được thiết kế để tích hợp với nhiều hệ thống khác. Điều này là do ngay cả phần mềm quản lý dự án tốt nhất cũng sẽ không được sử dụng nếu đó chỉ là một công cụ độc lập nữa mà nhóm của bạn dự kiến ​​sẽ xử lý.

Để có mức độ chấp nhận cao nhất, hãy đảm bảo bạn tích hợp phần mềm với các công cụ mà nhóm của bạn đã sử dụng hàng ngày và không thể thiếu. Tích hợp với các công cụ giao tiếp hàng ngày của họ, chẳng hạn như Gmail và Slack, là một phương pháp tuyệt vời để khuyến khích sử dụng thường xuyên.

Kết nối với các công cụ như Adobe Creative Suite sẽ cho phép mọi người tiếp tục làm việc trong các công cụ họ yêu thích trong khi vẫn kết nối với phần mềm quản lý dự án. Điều này giúp đảm bảo rằng phần mềm quản lý dự án là “nguồn chân lý duy nhất” mới mà mọi người sẽ dựa vào và áp dụng.

Lý do thứ 4: Một kích thước không phù hợp với tất cả

Một điểm yếu khác của phần mềm quản lý dự án miễn phí là nó thường chỉ được thiết kế để phù hợp với một loại dự án hoặc phương pháp luận. Nó có thể thiếu khả năng thích ứng và tùy chỉnh cần thiết để hữu ích trong toàn tổ chức.

Các bên liên quan khác nhau sẽ muốn sử dụng công cụ theo những cách khác nhau. Các nhà tài trợ và khách hàng khác nhau có thể muốn xem các báo cáo khác nhau. Điểm mấu chốt là mọi người khác nhau, và nếu công cụ được chọn không hỗ trợ những khác biệt này, khả năng nó được áp dụng sẽ giảm.

Cách khắc phục điều này: Hãy ghi nhớ tùy chỉnh

Điều quan trọng là chọn một công cụ đủ linh hoạt để hỗ trợ các yêu cầu khác nhau của dự án và phong cách làm việc độc đáo của mọi người.

Giả sử bạn hiện nắm lấy phương pháp quản lý dự án nhanh nhẹn, vì vậy bạn đã chọn được phần mềm quản lý dự án nhanh nhẹn tốt nhất. Điều gì sẽ xảy ra nếu 6 tháng kể từ bây giờ, một dự án mới được đề xuất phù hợp hơn nhiều cho phương pháp PRINCE2?

Bạn sẽ buộc phải thực hiện một trong những điều sau:

  • Chuyển đổi công cụ.
  • Làm việc bên ngoài của công cụ.
  • Cố gắng buộc dự án phù hợp với công cụ.

Không có lựa chọn nào trong số đó là lý tưởng cho sự thành công của dự án của bạn và chúng có thể tạo ra sự thất vọng và phản kháng trong nhóm của bạn.

Cho phép người dùng tùy chỉnh trải nghiệm của riêng họ trong công cụ cũng giúp cải thiện việc áp dụng.

Ví dụ, nếu họ có thể tạo các chế độ xem và báo cáo riêng lẻ phản ánh phong cách làm việc của họ, họ sẽ trở nên thoải mái hơn với phần mềm. Một số người trực quan hơn có thể thích làm việc với dòng thời gian, trong khi những người khác có thể thích xem bảng.

Lý do thứ 5: Thiếu sự ủng hộ

Nghiên cứu cho thấy rằng mọi người có xu hướng tự nhiên tuân thủ các yêu cầu khi họ biết và hiểu được lý do đằng sau nó. Nếu mọi người không hào hứng áp dụng một thay đổi mới, đó là dấu hiệu cho thấy họ không hiểu lý do của sự thay đổi.

Điều này có thể là do bất kỳ điều nào sau đây:

  • Không có một người ủng hộ mạnh mẽ cho sự thay đổi vị trí quyền lực. Một người nào đó có ảnh hưởng và sự tôn trọng, thường là lãnh đạo cấp cao, nên tài trợ và ủng hộ cho phần mềm mới.
  • Đã có sự thiếu minh bạch và truyền thông. Bất kỳ thay đổi thành công nào cũng đòi hỏi sự minh bạch về lý do tại sao nó xảy ra, khi nào và như thế nào. Mọi người không muốn cảm thấy như thông tin bị giữ kín khỏi họ.  
  • Thông tin liên lạc mơ hồ hoặc không hiệu quả. Ngay cả việc liên lạc thường xuyên cũng không đủ nếu bạn không chia sẻ thông tin phù hợp, đúng cách, qua các kênh phù hợp.  

Cách khắc phục điều này: Tập trung vào “lý do tại sao”

Như với bất kỳ dự án nào, điều quan trọng là phải có một nhà tài trợ hoặc người ủng hộ mạnh mẽ và xây dựng và thúc đẩy truyền thông xuất sắc.

Để đảm bảo mọi người nghe được những gì họ cần để hiểu và sử dụng công cụ, hãy nhấn mạnh “lý do tại sao”. Điều quan trọng là không chỉ tập trung vào cách sử dụng phần mềm quản lý dự án mới hoặc những tính năng đơn giản nhưng tuyệt vời mà nó cung cấp. Bạn không muốn chỉ nói với nhóm của mình rằng họ phải sử dụng công cụ mới.

Đảm bảo rằng họ hiểu tại sao điều đó lại quan trọng đối với công ty và những gì trong đó đối với họ. Nó sẽ làm cho công việc của họ dễ dàng hơn, hoặc tiết kiệm thời gian cho họ? Nó sẽ giải phóng họ để làm những công việc có giá trị hơn? Đảm bảo bạn nêu bật những lợi ích mà họ sẽ trải nghiệm khi sử dụng các công cụ.

Bất cứ khi nào có thể, hãy sử dụng dữ liệu để minh họa những điểm này. Hãy thử xác định các tiêu chí với  những câu hỏi này khi đánh giá phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho nhu cầu của bạn. 

Đây có thể là dữ liệu từ các công ty khác và cách họ trải nghiệm hiệu quả và hiệu quả cao hơn từ việc sử dụng cùng một công cụ. Hoặc nó có thể là dữ liệu nội bộ của bạn khi bạn triển khai phần mềm mới và bắt đầu trải nghiệm chiến thắng của riêng bạn.

Dưới đây là một số lý do bạn có thể chia sẻ với nhóm của mình tại sao họ nên muốn sử dụng phần mềm quản lý dự án tốt nhất:

  • Họ sẽ dành ít thời gian hơn để tìm hiểu chi tiết dự án.
  • Họ sẽ có thể hoàn thành các dự án trong thời gian ngắn hơn.
  • Họ sẽ có khả năng thể hiện tốt hơn giá trị công việc của mình với các bên liên quan chính.

Tìm hiểu thêm: Những câu hỏi cần đặt ra khi lựa chọn phần mềm quản lý dự án.