Quản lý dự án là một lĩnh vực đầy thách thức. Các nhóm dự án liên tục phát triển và thay đổi trong suốt quá trình của một dự án, có nhiều kênh giao tiếp để quản lý và nhu cầu của khách hàng dường như luôn phát triển.
Hãy tính đến thị trường cạnh tranh luôn thay đổi và áp lực liên tục tìm ra các quy trình hiệu quả hơn, và kết quả là môi trường ngày càng căng thẳng.
Bảng tính và email không hiệu quả trong việc quản lý tất cả các thông tin mà người quản lý dự án cần giữ. Phụ thuộc quá nhiều vào các công cụ này có thể dẫn đến lỗi dữ liệu, thông tin sai lệch, nhầm lẫn và thất vọng vì đầu vào là thủ công và nhiều phiên bản dữ liệu thường tồn tại.
Nhóm của bạn sẽ kiệt sức, và các dự án của bạn sẽ tan rã nếu bạn không tìm ra cách tốt hơn để tổ chức tất cả những phần này và hợp lý hóa sự hợp tác và làm việc.
Quản lý dự án bằng phần mềm là giải pháp rõ ràng. Tuy nhiên, có rất nhiều lựa chọn trên thị trường hiện nay, vậy làm thế nào để bạn biết đâu là lựa chọn phù hợp với nhóm của mình?
Dưới đây là 6 câu hỏi bạn nên hỏi để thu hẹp sân chơi khi đánh giá các công cụ tốt nhất để quản lý dự án.
1. Nó có giúp quản lý thời gian và tài nguyên của nhóm tôi dễ dàng hơn không?
Khi dự án tiến triển, các yêu cầu về tài nguyên sẽ thay đổi và việc cố gắng theo dõi các tài nguyên có sẵn, cần thiết và được giao là điều không thể trong một bảng tính đơn giản.
Nhưng nếu không tiến hành quản lý thời gian và nguồn lực thích hợp có thể dẫn đến thất bại của dự án. Trên thực tế, 18% dự án do dự báo nguồn lực kém, và 21% thất bại do không có đủ nguồn lực sẵn có.
Điều quan trọng là phải tìm kiếm một công cụ quản lý dự án cho phép bạn giám sát việc sử dụng tài nguyên tổng thể và cho phép bạn tái ưu tiên các dự án và nhiệm vụ khi các yêu cầu và mức độ ưu tiên thay đổi.
Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cung cấp một chế độ xem khối lượng công việc mạnh mẽ cho bạn biết ai đã đạt đến công suất tối đa và ai vẫn sẵn sàng để đảm nhận các nhiệm vụ bổ sung.
Xem thông tin này theo dòng thời gian hoặc định dạng lịch sẽ giúp bạn hình dung những công việc nào đang được thực hiện ngay bây giờ và những hoạt động nào sắp diễn ra. Sau đó, bạn có thể sử dụng thông tin này để sắp xếp thứ tự ưu tiên, phân công và lên lịch công việc một cách hiệu quả.
Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cung cấp chế độ xem dòng thời gian hoặc biểu đồ Gantt cũng cho phép bạn thêm hoặc lên lịch lại các dự án chỉ bằng một vài cú nhấp chuột.
Tìm hiểu thêm: Phương pháp đường dẫn quan trọng và ứng dụng sơ đồ gantt trong quản lý dự án.
Các công cụ quản lý dự án tốt nhất cung cấp khả năng kéo và thả các dự án hoặc nhiệm vụ trên dòng thời gian để thay đổi ngày đến hạn của chúng và thay đổi thời hạn tương ứng của bất kỳ nhiệm vụ hoặc nhiệm vụ phụ thuộc nào.
2. Nó có giúp nhóm của tôi khởi động các dự án nhanh chóng và hiệu quả không?
Để tạo ra sự cân bằng giữa lập kế hoạch mạnh mẽ và thực hiện nhanh chóng, điều quan trọng là phải tìm kiếm phần mềm hỗ trợ tạo và thiết lập dự án hiệu quả. Một thực tiễn tốt nhất trong quản lý dự án là sử dụng các biểu mẫu và mẫu để hỗ trợ quá trình xử lý hiệu quả các nhiệm vụ và dự án mới.
Ví dụ: 2 tính năng chính có trong các ứng dụng tốt nhất để quản lý dự án là:
- Các mẫu dự án. Tìm kiếm một công cụ cung cấp cho bạn khả năng tạo và sửa đổi các mẫu dự án và nhiệm vụ. Những điều này sẽ cho phép bạn tạo các dự án mới từ đường cơ sở, thay vì từ đầu. Bạn sẽ giảm lượng thời gian liên quan và cải thiện việc lập kế hoạch.
- Các hình thức tiếp nhận công việc. Chọn phần mềm bao gồm các biểu mẫu yêu cầu có thể tùy chỉnh. Điều này sẽ đảm bảo nhóm của bạn nhận được tất cả thông tin quan trọng mà không phải hỏi bất kỳ câu hỏi không cần thiết nào.
Các công cụ quản lý dự án trực tuyến tốt nhất đi kèm với tính năng biểu mẫu yêu cầu động. Tính năng này thay đổi các câu hỏi của biểu mẫu dựa trên thông tin mà người yêu cầu cung cấp khi họ điền vào.
Ví dụ: nếu trưởng nhóm kỹ thuật của bạn đang yêu cầu thay đổi kỹ thuật, biểu mẫu sẽ đưa ra thông tin khác với thông tin nếu trưởng nhóm bán hàng của bạn đang yêu cầu thay đổi các điều khoản và điều kiện của hợp đồng. Bằng cách này, các thành viên trong nhóm không phải điền thông tin không liên quan cho một yêu cầu cụ thể.
3. Tôi sẽ có thể theo dõi tiến trình của nhóm của mình chặt chẽ đến mức nào?
Khi dự án của bạn tiến triển và doanh nghiệp của bạn phát triển và thay đổi, việc theo dõi và quản lý dự án có thể trở nên khó khăn nếu không có sự trợ giúp của một công cụ mạnh mẽ. Cố gắng nắm bắt thông tin chi tiết thông qua các cuộc trò chuyện không chính thức, các cuộc họp nhóm hoặc email có thể tạo ra sự tàn phá do các bản cập nhật bị mất, bị hiểu nhầm hoặc bị quên.
Phần mềm quản lý dự án tốt nhất sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ của nhóm, vì vậy bạn không phải cố gắng lưu giữ tất cả thông tin trong đầu hoặc hộp thư đến của mình. Bạn cần một công cụ cho phép bạn luôn cập nhật mà không cần quản lý vi mô cho nhóm của bạn.
Tìm kiếm phần mềm hỗ trợ công việc cộng tác bằng cách cho phép bạn xem những gì đang được thực hiện trong thời gian thực và cung cấp thông báo tự động khi các tác vụ chính được tiến hành. Nó cũng sẽ gắn cờ các nhiệm vụ đang bị tụt hậu hoặc đã quá hạn. Nghiên cứu tỷ lệ hợp đồng phần mềm có thể đạt được cho doanh nghiệp của bạn.
Chọn một công cụ cung cấp mức độ hiển thị phù hợp cho tất cả các bên liên quan có liên quan. Ví dụ:
- Nó có các chế độ xem trang tổng quan có thể tùy chỉnh có thể được chia sẻ với nhóm để mọi người có thể theo dõi tiến trình không?
- Nó có hỗ trợ các chế độ xem hiển thị trạng thái của tất cả các tác vụ đang hoạt động và thời điểm chúng đến hạn để bạn có thể nhanh chóng đánh giá tiến độ và xác định bất kỳ dấu hiệu đỏ nào không?
4. Nó có hợp lý hóa việc cộng tác, phản hồi và phê duyệt không?
Khi bạn thúc đẩy làm việc theo nhóm và hỗ trợ sự đa dạng, khả năng thành công của dự án sẽ tăng lên. Tuy nhiên, nếu không có một hệ thống có thể hỗ trợ cộng tác hiệu quả, công việc có thể bị trùng lặp, nhiệm vụ có thể bị bỏ lỡ, có thể xảy ra lỗi và có thể xảy ra nhầm lẫn.
Điều quan trọng là phải chọn một công cụ có thể hỗ trợ thu thập phản hồi và xử lý phê duyệt để thông tin có giá trị không bị mất và hồ sơ theo dõi được lưu giữ về tất cả các quyết định và thay đổi.
Việc dựa vào email hoặc ổ đĩa máy tính dùng chung có thể khiến thông tin bị thiếu, bị trùng lặp hoặc không được ưu tiên đúng mức. Ngoài ra, các tùy chọn này không cung cấp phương tiện để theo dõi các bản sửa đổi và đăng ký.
Các ứng dụng quản lý dự án tốt nhất cho phép bạn tập hợp tất cả các tệp và phản hồi lại với nhau ở một nơi. Điều này có nghĩa là các tài liệu có thể được liên kết với các dự án hoặc nhiệm vụ liên quan của chúng, vì vậy mọi người đều biết nơi để tìm chúng và cộng tác viên nhận được thông báo thời gian thực bất cứ khi nào có nhận xét hoặc @ chú thích mới, hợp lý hóa giao tiếp.
Phần mềm cũng phải hỗ trợ kiểm chứng và phê duyệt, điều này sẽ loại bỏ phỏng đoán của quá trình sửa đổi. Khả năng đánh dấu tài liệu một cách trực quan giúp giảm thiểu phản hồi không rõ ràng và cho phép người tham gia nhìn thấy các thay đổi của nhau và làm việc thông qua các chỉnh sửa xung đột trong thời gian thực.
Một số phần mềm tốt nhất để quản lý dự án cũng hỗ trợ tích hợp để tệp có thể được tải lên trực tiếp từ Google Tài liệu, Box và các công cụ quản lý tài sản khác. Quản lý các bản sửa đổi ở một nơi duy nhất tạo ra một đường dẫn chỉnh sửa và phê duyệt rõ ràng.
Tìm hiểu thêm: Top 5 sai lầm đối với tài liệu ảo mà bạn có thể mắc phải.
5. Nó có đủ linh hoạt để đáp ứng các nhu cầu và yêu cầu đa dạng của nhóm tôi không?
Thông thường, phần mềm quản lý dự án miễn phí chỉ tập trung vào việc cung cấp một khía cạnh của quản lý dự án hoặc chỉ hỗ trợ một phương pháp luận.
Ví dụ: điều gì sẽ xảy ra nếu phần mềm của bạn chỉ hỗ trợ một chế độ xem tác vụ duy nhất và một số thành viên trong nhóm của bạn cảm thấy khó khăn khi làm việc theo cách đó?
Ngay cả công cụ quản lý dự án tốt nhất cũng sẽ thất bại nếu nhóm của bạn từ chối sử dụng nó. Một trong những phương pháp hiệu quả nhất để tăng mức độ chấp nhận của người dùng là đảm bảo phần mềm có thể được tùy chỉnh theo phong cách làm việc và sở thích của họ.
Khả năng tùy chỉnh 5 khía cạnh sau có thể mang lại sự linh hoạt mà nhóm của bạn yêu cầu:
- Quy trình làm việc của dự án. Phần mềm tốt nhất để quản lý dự án cung cấp chức năng có thể hỗ trợ các quy trình và quy trình làm việc đã được sử dụng trong tổ chức của bạn.
- Cập nhật trạng thái. Trạng thái dự án và nhiệm vụ phải phản ánh tiến trình thực hiện dự án của bạn. Nếu các tùy chọn quá chung chung hoặc không liên quan đến ngành hoặc doanh nghiệp của bạn, các cập nhật sẽ trở nên vô nghĩa.
- Cấu trúc và cấu trúc phân cấp. Mỗi công ty và dự án có bộ phân cấp riêng, cho dù đó là các dự án trong danh mục đầu tư hay các thư mục con trong các thư mục. Các cấu trúc này cần được xây dựng trong phần mềm để hỗ trợ quản lý chiến lược và báo cáo.
- Yêu cầu phê duyệt. Quy trình phê duyệt có thể khác nhau đối với một số hành động nhất định. Ví dụ: bất kỳ thay đổi nào làm thay đổi ngân sách, phạm vi hoặc lịch trình của dự án hơn 10% đều có thể yêu cầu phê duyệt bổ sung. Phần mềm của bạn phải phù hợp với các quy tắc này. Nhiệm vụ và chế độ xem dự án. Thay đổi quan điểm có thể thúc đẩy sự chấp nhận của người dùng. Một số người thích làm việc với chế độ xem danh sách nhiệm vụ, trong khi những người khác trực quan hơn và thích bố cục biểu đồ Gantt.
6. Nó sẽ giải phóng nhóm của tôi khỏi công việc bận rộn và cho chúng tôi thêm thời gian để lập chiến lược?
Công việc bận rộn là những hoạt động khiến bạn và nhóm của bạn bận rộn, nhưng không mang lại nhiều giá trị cho dự án hoặc tổ chức của bạn. Ví dụ về công việc bận rộn bao gồm:
- Tạo báo cáo
- Biên dịch dữ liệu
- Hoàn thành đăng ký định kỳ
- Giờ ghi nhật ký hoạt động
- Đang cập nhật tiến độ
- Trả lời email
Những tác vụ này vẫn cần phải thực hiện, nhưng mục tiêu là để chúng chiếm ít thời gian nhất có thể. Phần mềm tốt nhất để quản lý dự án sẽ giúp tự động hóa và sắp xếp hợp lý các tác vụ có giá trị thấp này để giải phóng bạn tập trung vào những công việc có giá trị cao.
Các giải pháp quản lý dự án hàng đầu tập trung các cuộc trò chuyện vào một không gian làm việc chung duy nhất. Điều này loại bỏ nhu cầu dựa vào email, bảng tính và các phương tiện lộn xộn khác và nó giúp bạn tiết kiệm rắc rối khi kết hợp các ghi chú và các mục hành động từ các nguồn khác nhau.
Tìm kiếm một công cụ cho phép lưu giữ tất cả thông tin liên lạc trong ngữ cảnh của các dự án, nhiệm vụ hoặc tệp cụ thể. Bằng cách này, mọi người luôn biết nó liên quan gì và bạn có thể tránh được những email tóm tắt dài dòng.
Khả năng tích hợp cũng rất quan trọng để đánh giá khi lựa chọn phần mềm quản lý dự án của bạn. Bạn sẽ muốn một giải pháp có khả năng tích hợp với các công cụ mà nhóm của bạn đã sử dụng hàng ngày, chẳng hạn như Gmail hoặc Slack.
Sự tích hợp này hỗ trợ một nguồn sự thật duy nhất, trong khi vẫn hỗ trợ việc truy cập và nhập thông tin thông qua các công cụ hiện có. Khả năng “nói chuyện với nhau” của họ tập trung hiệu quả việc giao tiếp, trong khi vẫn cho phép những người đóng góp làm việc theo cách họ cảm thấy thoải mái nhất.
Mẫu là một cách tuyệt vời để giải phóng nhóm của bạn khỏi công việc bận rộn trong dự án. Phần mềm tốt nhất để quản lý dự án sẽ cho phép bạn lưu các nhiệm vụ, sáng kiến và cấu trúc phổ biến, vì vậy bạn có thể đơn giản sao chép chúng mỗi khi bạn bắt đầu một nhiệm vụ mới, ghi lại rủi ro mới hoặc đề xuất một thay đổi mới.
Xem thêm: Cách quản lý rủi ro trong quản lý dự án.
Thay vì bắt đầu từ đầu, các thành phần chính như phụ thuộc, thời lượng tác vụ, người được giao và báo cáo được sao chép tự động. Biết chính xác những gì mà sáng kiến mới của bạn đòi hỏi sẽ làm cho việc lập lịch trình và thực hiện ít căng thẳng hơn và hiệu quả hơn cho tất cả mọi người tham gia.
