Dưới đây là 5 sai lầm mà nhiều người mắc phải với tài liệu ảo và cách khắc phục chúng bằng cách lưu trữ tài liệu trên điện toán đám mây.
Sai lầm 1 : Không lưu trữ tài liệu trên đám mây
Điều gì xảy ra khi tài liệu không tồn tại trong đám mây? Chúng chết với các ổ cứng cũ. Chúng vô tình bị xóa khỏi máy tính cá nhân. Bạn không thể truy cập chúng sau khi rời văn phòng.
Nếu bạn lưu các tài liệu liên quan đến công việc trong một phần mềm đám mây như Google Drive, Dropbox hoặc Box thì các tài liệu quan trọng của bạn sẽ không phụ thuộc vào sự tồn tại của máy tính. Nếu ổ cứng của bạn gặp sự cố, các tài liệu của bạn vẫn tồn tại. Nếu bạn rời văn phòng nhưng đột nhiên cần xem tệp liên quan đến khách hàng đó, bạn có thể kiểm tra nó từ điện thoại của mình.
Đưa tài liệu lên đám mây có nghĩa là công việc của bạn thuộc về bạn, không thuộc về máy tính của bạn.
Gợi ý các nơi lữu trữ đám mây Cloud: Google Drive, Dropbox, Box
Sai lầm 2 : Trao đổi tài liệu qua email
Việc đính kèm tài liệu vào email theo cách thủ công dẫn đến một loạt vấn đề: kích thước tệp quá lớn, email bị mất trong hộp thư đến của người nhận, không thể xóa các phiên bản tệp cũ khỏi hộp thư đến và mọi người vẫn tham khảo chúng sau khi lỗi thời.
Mẹo này song hành với việc lưu giữ các tệp trên đám mây. Chia sẻ tài liệu trực tuyến dễ dàng hơn bao giờ hết, vì vậy không có lý do gì để sử dụng trao đổi qua email. Thay vào đó, hãy cung cấp cho đồng nghiệp của bạn liên kết đến các tệp được lưu trữ trên đám mây, được cập nhật dễ dàng và tránh tất cả những thách thức qua email đó.
Sai lầm 3 : Không có phương pháp tổ chức tệp tiêu chuẩn
Chỉ vì tài liệu của bạn là ảo không có nghĩa là bạn ngừng lo lắng về nơi lưu trữ các tệp của mình. Các tài liệu ảo dễ dàng bị mất như một tờ giấy. Các tệp ảo dễ tìm hơn một chút nếu bạn sẵn sàng tham gia vào công việc tìm kiếm và cứu hộ, nhưng bạn có thể ngăn lãng phí thời gian đó hoàn toàn với một chút kế hoạch.
Thiết lập cấu trúc thư mục hợp lý để lưu trữ tài liệu (ví dụ: thư mục “Đối mặt với khách hàng” được chia thành các thư mục con cho các loại tệp cụ thể) và đảm bảo rằng mọi người đều biết cách điều hướng chúng. Nếu chỉ một người hiểu cách ghi lại mọi thứ một cách chính xác, các tập tin vẫn sẽ bị thất lạc.
Tạo ra một phương pháp chuẩn để sắp xếp các tệp – và dạy cho mọi người những tiêu chuẩn đó – có nghĩa là bạn sẽ không lo lắng về việc mất các NDA của khách hàng.
Gợi ý phần mềm: các giải pháp quản lý dự án đám mây với khả năng đính kèm tệp giúp bạn lưu trữ và sắp xếp các tệp của mình thành các thư mục dự án.
Sai lầm 4 : Tài liệu quy trình không được cập nhật ngay lập tức
Nếu bạn là thành viên của một công ty không ghi lại các quy trình, thì điểm này có thể không áp dụng. Nhưng đối với các công ty ghi lại quy trình làm việc và quy trình phát triển, việc không thực hiện đúng cách quản lý thay đổi có thể khiến bạn gặp khó khăn.
Khi các quy trình thay đổi, việc cập nhật các tài liệu liên quan phải diễn ra đồng thời. Những người chịu trách nhiệm bảo quản tài liệu nên tham gia vào các cuộc họp cập nhật quy trình ngay từ ngày đầu tiên. Ngay sau khi các quyết định cuối cùng được đưa ra, những tài liệu đó cần phản ánh những thay đổi mới trước khi quyết định chính thức được đưa ra công ty.
Sai lầm 5 : Các phiên bản cũ của tài liệu không bị xóa
Bạn có phải là người đóng gói tập tin không? Khi tài liệu trở nên lỗi thời, chúng cần được thay thế hoặc xóa hoàn toàn. Để tài liệu cũ trong bộ lưu trữ đám mây hoặc công cụ quản lý dự án sẽ tạo ra chỗ cho những sai lầm. Mọi người chắc chắn sẽ tham khảo các phiên bản cũ của tệp của bạn và mắc lỗi dựa trên kiến thức không có nhiều.
Nếu bạn cần có thể tham khảo các phiên bản cũ, phần mềm cộng tác có thể theo dõi các thay đổi tài liệu hoặc cho phép bạn phiên bản tài liệu của mình. Bạn sẽ có thể giữ lại các phiên bản trước đó để tham khảo và đồng thời hiểu được tệp nào là tệp mới nhất.
Xem thêm: 3 loại dữ liệu giúp bạn tránh thất bại trong quản lý dự án.
