Sử dụng một công cụ quản lý dự án tốt có nghĩa là bạn sẽ có được giao tiếp tốt hơn, cộng tác dễ dàng và cách tiếp cận có tổ chức để quản lý nhóm tiếp thị của mình.
Nhưng với rất nhiều công cụ tiếp thị để lựa chọn, việc quyết định giữa các lựa chọn của bạn có thể khó khăn. Hãy tự hỏi mình 7 câu hỏi sau để tìm ứng dụng quản lý tiếp thị tốt nhất cho nhóm của bạn.
1. Nhóm của tôi có thực sự sử dụng nó không?
Bạn sẽ chỉ gặt hái được những lợi ích nếu nhóm của bạn thực sự sử dụng phần mềm. Họ cần thấy rằng nó sẽ cải thiện công việc hàng ngày của họ một cách thực sự – giúp dễ dàng nhìn thấy đồng đội đang làm việc / chịu trách nhiệm gì, tạo cho họ một vị trí trung tâm để giao tiếp, bổ sung cho phong cách làm việc cá nhân của họ, v.v.
Đảm bảo rằng bất kỳ phần mềm nào bạn chọn đều dễ sử dụng và phù hợp với thói quen hiện tại của nhóm bạn, quy trình tiêu chuẩn và các công cụ yêu thích khác.
2. Nhiều phòng ban có thể sử dụng nó không?
Không có nhóm nào làm việc hoàn toàn cô lập. Việc phân chia công việc dễ dàng, giao tiếp rõ ràng, sắp xếp thứ tự ưu tiên và điều phối dự án với các bộ phận khác đòi hỏi một công cụ đủ linh hoạt để tất cả mọi người từ tiếp thị, thiết kế đến kế toán và CNTT đều có thể dễ dàng sử dụng nó cho công việc hàng ngày của họ.
Tìm kiếm một công cụ có thể tùy chỉnh cho phép các nhóm tạo quy trình làm việc và cấu trúc thư mục của riêng họ. Khi mọi người sử dụng cùng một công cụ, việc giao tiếp và cộng tác giữa các nhóm sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn nhiều.
3. Nó có hỗ trợ giao tiếp minh bạch và rõ ràng không?
Được công nhận cho những nỗ lực của bạn không phải là một vấn đề tầm thường. Khi mọi người cảm thấy công việc của họ không được chú ý và không được đánh giá cao, nghĩa là họ không gắn bó và không nỗ lực nhiều để vượt lên trên và hơn thế nữa. Phản hồi tích cực giúp xây dựng thói quen tốt, đội ngũ mạnh và công ty phát triển mạnh.
Là một người quản lý, khi bạn luôn biết chính xác ai là người chịu trách nhiệm cho những nhiệm vụ nào, công việc đứng ở đâu và kết quả ra sao, bạn có thể chia sẻ thành công với những người điều hành, giữ cho các dự án phù hợp với các mục tiêu kinh doanh mới và nhận được tín nhiệm cho những thành tích của nhóm bạn.
Tìm kiếm một công cụ cộng tác thông báo cho bạn về các bản cập nhật dự án và cho phép bạn tạo “mục yêu thích” hoặc dễ dàng theo dõi các dự án có mức độ ưu tiên cao của mình.
4. Tổ chức có linh hoạt không?
Bạn không thể trở nên hiệu quả nếu bạn không bao giờ có thể tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm – và những người còn lại trong nhóm của bạn cũng vậy. Tìm một công cụ có cấu trúc tổ chức phù hợp với nhóm của bạn hoặc tốt hơn là một công cụ cho phép bạn điều chỉnh cấu trúc thư mục của mình theo cách bạn muốn.
Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn có thể thay đổi chế độ xem để hiển thị thông tin chính xác mà bạn muốn xem, vì vậy bạn có thể nhanh chóng đảm bảo các dự án quan trọng đang tiến triển theo kế hoạch hoặc dễ dàng thay đổi lịch trình của mình.
5. Bạn có thể tạo báo cáo tùy chỉnh không?
Giữ cho các bảng tính được cập nhật, chính xác và có tổ chức cần rất nhiều công việc. Công thức phức tạp, dữ liệu vô tình bị nhập vào ô sai, theo dõi ai đã thực hiện thay đổi nào và khi nào, cũng như cố gắng tìm và sửa lỗi rất mất thời gian và bực bội. Tuy nhiên, bạn cần tính đến cách bạn đang phân bổ tài nguyên, chứng minh hiệu quả của nhóm và xác định bất kỳ khu vực nào mà các con số không đáp ứng kỳ vọng để tìm ra nguyên nhân gốc rễ và cách khắc phục hiệu quả nhất.
Đảm bảo rằng công cụ quản lý dự án của bạn tạo báo cáo trong thời gian thực để bạn luôn có thông tin cập nhật nhất và báo cáo dễ dàng chia sẻ hoặc xuất.
6. Nó có dễ dàng (và an toàn) cho phép người dùng / giao tiếp bên ngoài không?
Làm việc với các nhà thầu, khách hàng, dịch giả tự do hoặc tình nguyện viên đã trở thành một phần công việc hàng ngày của hầu hết các nhóm, nhưng nhiều người vẫn đang sử dụng email khi liên lạc. Tệp đính kèm quá lớn, dễ bị mất trong chuỗi email cũ hoặc bị dính vào bộ lọc thư rác.
Theo dõi mọi thông tin phản hồi hoặc tệp đính kèm cập nhật trong các cuộc trò chuyện, 15 tin nhắn sâu sẽ tạo ra nhiều công việc hơn và quá dễ dàng để bỏ lỡ một nhận xét hoặc yêu cầu quan trọng. Nhiều công cụ quản lý dự án cho phép bạn tạm thời mời người dùng bên ngoài chỉ có quyền truy cập vào các nhiệm vụ hoặc dự án nhất định, giúp bạn dễ dàng thảo luận về tiến độ, nhận phản hồi kịp thời và cập nhật nhanh chóng và chính xác.
7. Nó có tích hợp với các công cụ khác mà chúng tôi sử dụng không?
Mặc dù bạn muốn chọn lọc về số lượng ứng dụng bạn sử dụng, nhưng không một công cụ nào đáp ứng mọi nhu cầu của bạn. Và bạn không cần phải từ bỏ các công cụ mà bạn yêu thích và dựa vào chỉ vì nhóm của bạn cần một cách tốt hơn để làm việc cùng nhau.
Khi công cụ quản lý tác vụ của bạn tích hợp với các ứng dụng yêu thích khác, cả nhóm của bạn sẽ dễ dàng điều chỉnh nó vào quy trình làm việc đã thiết lập của bạn để không làm chậm bất kỳ ai.
Tìm hiểu thêm: Các lý do khiến nhóm của bạn không hoàn thành công việc.
