Bất kể bạn đang lên kế hoạch cho loại dự án nào, mọi dự án đều trải qua các giai đoạn giống nhau. Mặc dù mỗi dự án sẽ yêu cầu một tập hợp các quy trình và nhiệm vụ riêng, nhưng tất cả chúng đều tuân theo một khuôn khổ tương tự. Luôn có phần đầu, phần giữa và phần cuối. Đây được gọi là vòng đời của dự án.
Vòng đời của dự án cung cấp khả năng dự đoán và cung cấp cho người quản lý dự án cách giải quyết các nhiệm vụ trong các giai đoạn khác nhau. Trong phần này, chúng tôi sẽ giải thích những điều bạn cần biết về từng giai đoạn.
Giai đoạn bắt đầu
Giai đoạn bắt đầu là giai đoạn đầu tiên của toàn bộ vòng đời quản lý dự án. Mục tiêu của giai đoạn này là xác định dự án, phát triển một trường hợp kinh doanh cho dự án và làm cho nó được chấp thuận. Trong thời gian này, người quản lý dự án có thể thực hiện bất kỳ việc nào sau đây:
- Thực hiện một nghiên cứu khả thi
- Tạo điều lệ dự án
- Xác định các bên liên quan chính
- Chọn công cụ quản lý dự án
Vào cuối giai đoạn này, người quản lý dự án cần có hiểu biết cấp cao về mục đích, mục tiêu, yêu cầu và rủi ro của dự án.
Giai đoạn lập kế hoạch
Giai đoạn lập kế hoạch là rất quan trọng để tạo ra một lộ trình dự án mà toàn bộ nhóm có thể tuân theo. Đây là nơi mà tất cả các chi tiết và mục tiêu được vạch ra để đáp ứng các yêu cầu do tổ chức đặt ra.
Trong giai đoạn này, các nhà quản lý dự án thường sẽ:
- Tạo một kế hoạch dự án
- Xây dựng kế hoạch tài nguyên
- Xác định mục tiêu và đo lường hiệu suất
- Truyền đạt vai trò và trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm
- Xây dựng quy trình làm việc
- Dự đoán rủi ro và lập kế hoạch dự phòng
Giai đoạn tiếp theo (thực hiện) thường bắt đầu bằng một cuộc họp khởi động dự án trong đó người quản lý dự án vạch ra các mục tiêu của dự án cho tất cả các bên liên quan. Trước khi cuộc họp đó diễn ra, điều quan trọng là người quản lý dự án phải làm những việc sau:
- Thiết lập mục tiêu và khả năng phân phối
- Xác định các thành viên trong nhóm của bạn và phân công nhiệm vụ
- Xây dựng một kế hoạch dự án dự thảo
- Xác định chỉ số nào sẽ được sử dụng để đo lường thành công của dự án
- Xác định và chuẩn bị cho các rào cản tiềm năng
- Thiết lập hậu cần và lịch trình giao tiếp nhóm
- Chọn phương pháp quản lý dự án ưa thích của bạn
- Đảm bảo nhóm của bạn có quyền truy cập và kiến thức về các công cụ liên quan
- Lên lịch cuộc họp
- Đặt chương trình làm việc và chuẩn bị các trang trình bày
Tìm hiểu thêm:
Giai đoạn thực hiện
Giai đoạn này là nơi phần lớn của dự án xảy ra. Các sản phẩm phân phối được xây dựng để đảm bảo dự án đáp ứng các yêu cầu. Đây là nơi mà phần lớn thời gian, tiền bạc và con người được kéo vào dự án.
Như đã đề cập trước đó, một cuộc họp khởi động được tổ chức để đánh dấu sự bắt đầu chính thức của giai đoạn thực hiện. Chương trình cuộc họp khởi động có thể trông giống như sau:
- Giới thiệu: Ai là ai?
- Bối cảnh dự án: Tại sao bạn làm dự án này? Mục tiêu là gì?
- Phạm vi dự án: Loại công việc nào được tham gia?
- Kế hoạch dự án: Lộ trình như thế nào?
- Vai trò: Ai sẽ chịu trách nhiệm cho những yếu tố nào của dự án?
- Giao tiếp: Loại kênh giao tiếp nào sẽ được sử dụng? Nhóm của bạn nên mong đợi loại cuộc họp hoặc báo cáo trạng thái nào?
- Công cụ: Những công cụ nào sẽ được sử dụng để hoàn thành dự án, và chúng sẽ được sử dụng như thế nào?
- Các bước tiếp theo: Các hạng mục hành động ngay lập tức cần được hoàn thành là gì?
- Q&A: Mở sàn cho bất kỳ câu hỏi nào
Giai đoạn kiểm soát và giám sát
Giai đoạn này xảy ra song song với giai đoạn thực hiện. Khi dự án tiến về phía trước, người quản lý dự án phải đảm bảo tất cả các bộ phận chuyển động đều đi đúng hướng. Nếu các điều chỉnh đối với kế hoạch dự án cần được thực hiện do các trường hợp không lường trước được hoặc thay đổi hướng đi, chúng có thể xảy ra ở đây.
Trong giai đoạn kiểm soát và giám sát, người quản lý dự án có thể phải thực hiện bất kỳ việc nào sau đây:
- Quản lý tài nguyên
- Giám sát hiệu suất dự án
- Quản lý rủi ro
- Thực hiện các cuộc họp và báo cáo trạng thái
- Cập nhật tiến độ dự án
- Sửa đổi kế hoạch dự án
Vào cuối giai đoạn này, tất cả các công việc giao dự án đã thỏa thuận phải được hoàn thành và được khách hàng chấp nhận.
Kết thúc dự án
Giai đoạn kết thúc là một bước quan trọng trong vòng đời quản lý dự án. Nó báo hiệu sự kết thúc chính thức của dự án và cung cấp một khoảng thời gian để phản ánh, tổng kết và sắp xếp các tài liệu.
Người quản lý dự án có thể:
- Kiểm kê tất cả các sản phẩm được giao
- Giao dự án cho khách hàng hoặc nhóm sẽ quản lý các hoạt động hàng ngày của dự án
- Thực hiện trao đổi để thảo luận và ghi lại bất kỳ bài học nào từ dự án
- Sắp xếp tất cả các tài liệu dự án ở một vị trí tập trung
- Truyền đạt sự thành công của dự án cho các bên liên quan và giám đốc điều hành
- Mừng hoàn thành dự án và công nhận các thành viên trong nhóm
Bây giờ bạn đã hiểu từng giai đoạn trong vòng đời dự án, việc lựa chọn công cụ quản lý dự án phù hợp cho bạn và nhóm của bạn là rất quan trọng đối với sự thành công của dự án. Đọc để biết các phương pháp hay nhất khi chọn một công cụ phù hợp với nhu cầu của bạn và hướng dẫn về các tính năng bạn nên xem xét khi đánh giá một phần mềm quản lý dự án.