Phương pháp quản lý dự án Agile là gì?

0
29
Phương pháp quản lý dự án Agile
Phương pháp quản lý dự án Agile

Agile là một phương pháp quản lý dự án được phát triển như một cách linh hoạt và hiệu quả hơn để đưa sản phẩm ra thị trường. Từ ‘Agile (nhanh nhẹn)’ dùng để chỉ khả năng di chuyển nhanh chóng và dễ dàng. Do đó, cách tiếp cận Agile cho phép các nhóm dự án thích ứng nhanh hơn và dễ dàng hơn so với các phương pháp luận dự án khác. 

Nhiều dự án ngày nay có nhiều ẩn số hơn một phương pháp luận quản lý dự án truyền thống có thể xử lý thỏa đáng. Sự không chắc chắn này làm cho việc lập hồ sơ các yêu cầu và thích ứng với các thay đổi thành công. 

Hướng dẫn này sẽ giải thích phương pháp luận Agile, những dự án nào sẽ được hưởng lợi từ cách tiếp cận Agile và cách triển khai một cách hiệu quả.

Phương pháp luận Agile là gì?

Phương pháp Agile là một cách tiếp cận để quản lý dự án sử dụng 4 giá trị và 12 nguyên tắc để tổ chức dự án. 

4 giá trị của Tuyên ngôn Agile là:

  1. Các cá nhân và tương tác qua các quy trình và công cụ
  2. Làm việc phần mềm trên tài liệu toàn diện
  3. Sự hợp tác của khách hàng trong quá trình đàm phán hợp đồng
  4. Đáp ứng sự thay đổi so với việc tuân theo một kế hoạch

Phương pháp Agile hoạt động liên tục trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện dự án, cho phép bạn liên tục thích ứng và hoàn thiện kế hoạch, phạm vi và thiết kế của mình trong suốt dự án. 

Các dự án Agile yêu cầu một cách tiếp cận lặp đi lặp lại, hỗ trợ việc cung cấp từng bước, thường xuyên và nhất quán các sản phẩm khả thi cho khách hàng hoặc khách hàng của bạn. Cách tiếp cận sáng tạo này đảm bảo nhóm dự án của bạn có thể cung cấp các sản phẩm cụ thể một cách nhất quán mà không bị trì hoãn bởi các yêu cầu thay đổi và phát triển.  

Agile có mức độ tham gia của khách hàng cao và bao gồm các đánh giá thường xuyên về tiến độ với cả nhóm dự án và khách hàng. 

Bạn có thể chạy một dự án Agile bằng cách sử dụng một số khuôn khổ khác nhau. Một số trong số những cái phổ biến hơn bao gồm:

  • Scrum
  • Kanban
  • Lập trình cực đoan
  • DSDM

Tìm hiểu thêm: 6 bước lập kế hoạch đơn giản.

Lịch sử của phương pháp Agile

Tùy thuộc vào nguồn, nguồn gốc của phương pháp Agile có thể được bắt nguồn từ những năm 19901975 hoặc thậm chí sớm nhất là những năm 1960. Tuy nhiên, mọi người đều đồng ý rằng Agile bắt nguồn từ việc tạo ra Tuyên ngôn cho Phát triển Phần mềm Agile, còn được gọi là Tuyên ngôn Agile. 

Tuyên ngôn Agile ban đầu được phát hành vào tháng 2 năm 2001 để tạo ra một cách mới để quản lý phát triển phần mềm. Một nhóm các nhà phát triển phần mềm hàng đầu đã viết bản tuyên ngôn trong một cuộc rút lui ở Utah, nơi họ đã gặp nhau để thảo luận về các vấn đề trong ngành và các giải pháp tiềm năng. 

Nhóm này hiểu rằng ngành công nghiệp phần mềm cần một cách tốt hơn, nhanh hơn để đưa sản phẩm ra thị trường. Mục tiêu của họ là phát triển các phương pháp mới để thay đổi sản phẩm và dự án mà không ảnh hưởng đến chi phí hoặc làm chậm tiến độ sản xuất.

Họ xác định rằng việc chia một dự án thành các lần lặp ngắn hơn sẽ cho phép phát triển và thử nghiệm nhanh hơn. Đánh giá (được gọi là hồi cứu nước rút) sẽ diễn ra vào cuối mỗi lần lặp lại và sau đó có thể thực hiện các thay đổi mà không cần phải đợi sản phẩm cuối cùng.

Tuyên ngôn Agile ban đầu được soạn thảo như một giải pháp cho quản lý phát triển phần mềm, nhưng phương pháp Agile kể từ đó đã phát triển để bao gồm các dự án trên nhiều ngành và doanh nghiệp khác nhau.

12 nguyên tắc Agile

Tuyên ngôn Phát triển Phần mềm Agile nêu ra 12 nguyên tắc Agile mà tất cả các dự án nên tuân theo. Đó là: 

  1. Ưu tiên cao nhất của chúng tôi là làm hài lòng khách hàng thông qua việc phân phối sớm và liên tục các phần mềm có giá trị.
    Nguyên tắc đầu tiên của phương pháp Agile nói rằng khách hàng nên nhận các sản phẩm dự án được phân phối hoặc lặp đi lặp lại trong khoảng thời gian đều đặn trong suốt vòng đời của dự án, thay vì chỉ giao một sản phẩm vào cuối.  
  2. Hoan nghênh các yêu cầu thay đổi, ngay cả khi phát triển muộn. Các quy trình nhanh nhẹn khai thác sự thay đổi vì lợi thế cạnh tranh của khách hàng.
    Các tác giả của Tuyên ngôn nhận thấy rằng, với quản lý dự án truyền thống, rất khó để đáp ứng các yêu cầu thay đổi vào phút cuối. Nguyên tắc này đảm bảo rằng các dự án Agile có thể thích ứng với bất kỳ thay đổi nào, dù trong trò chơi có muộn đến đâu, với độ trễ tối thiểu. 
  3. Cung cấp phần mềm hoạt động thường xuyên, từ vài tuần đến vài tháng, với ưu tiên khoảng thời gian ngắn hơn.
    Các dự án Agile lập kế hoạch cho các tiến trình dự án thường xuyên, ngắn hạn cho phép quay vòng nhanh chóng các sản phẩm khả thi. Các nhóm thường sẽ chia các dự án Agile thành các giai đoạn chạy nước rút hoặc dự án kéo dài từ 1 đến 4 tuần, mỗi giai đoạn kết thúc bằng việc phân phối một sản phẩm.  
  4. Người kinh doanh và nhà phát triển phải làm việc cùng nhau hàng ngày trong suốt dự án.
    Nguyên tắc Agile này nói rằng giao tiếp thường xuyên với tất cả các bên liên quan là rất quan trọng đối với sự thành công của dự án. Thông thường, điều này liên quan đến một cuộc họp ngắn hàng ngày với cả nhóm dự án và bất kỳ bên liên quan chính nào khác.  
  5. Xây dựng các dự án xung quanh những cá nhân có động lực. Cung cấp cho họ môi trường và sự hỗ trợ mà họ cần, và tin tưởng để họ hoàn thành công việc.
    Khái niệm trung tâm của phương pháp quản lý dự án Agile là cần đặt đúng người vào đúng vị trí và được trao quyền tự chủ cần thiết để thực hiện tốt công việc của họ. Điều cần thiết là thiết kế một nhóm dự án dựa trên năng lực hơn là vị trí công việc hoặc chức danh. Trọng tâm của người quản lý dự án nên là thúc đẩy nhóm dự án và hỗ trợ họ, thay vì quản lý vi mô cho họ.
  6. Phương pháp hiệu quả và hiệu quả nhất để truyền tải thông tin đến và trong nhóm phát triển là trò chuyện trực tiếp.
    Tuyên ngôn Agile nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đồng định vị các nhóm và các bên liên quan bất cứ khi nào có thể, vì giao tiếp mặt đối mặt hiệu quả hơn email hoặc điện thoại. Nếu nhóm của bạn không thể được định vị cùng, hội nghị truyền hình là một tùy chọn vẫn có thể nắm bắt được giá trị của các tín hiệu không lời. 
  7. Phần mềm làm việc là thước đo chính của sự tiến bộ.
    Phương pháp Agile nhằm mục đích cung cấp các sản phẩm hoàn chỉnh, hoạt động tốt. Mục tiêu này phải luôn được ưu tiên hơn bất kỳ yêu cầu bổ sung nào, chẳng hạn như tài liệu dự án. Các số liệu khác, chẳng hạn như số giờ đã sử dụng hoặc thời gian đã trôi qua, không được coi là quan trọng bằng việc cung cấp các sản phẩm đang hoạt động.
  8. Các quy trình Agile thúc đẩy sự phát triển bền vững. Các nhà tài trợ, nhà phát triển và người dùng sẽ có thể duy trì tốc độ liên tục vô thời hạn.
    Theo nguyên tắc này, các dự án Agile phải có tốc độ nhất quán cho mỗi chu kỳ lặp đi lặp lại hoặc nước rút trong dự án. Sự phân chia này sẽ loại bỏ nhu cầu làm thêm giờ hoặc lịch làm việc trong khi thúc đẩy sản lượng thường xuyên của các sản phẩm khả thi. Nó cũng phải tạo ra một chu kỳ có thể lặp lại mà nhóm có thể liên tục theo dõi trong thời gian cần thiết. 
  9. Liên tục chú ý đến sự xuất sắc về kỹ thuật và thiết kế tốt giúp tăng cường sự nhanh nhẹn.
    Trọng tâm chính của một dự án Agile nên là cải tiến sản phẩm cuối cùng và đạt được những tiến bộ một cách nhất quán theo thời gian. Mỗi lần lặp phải luôn cải thiện lần trước và nhóm phải luôn tìm cách đổi mới. 
  10. Sự đơn giản – nghệ thuật tối đa hóa khối lượng công việc chưa hoàn thành – là điều cần thiết.
    Một dự án Agile nhằm mục đích hoàn thành vừa đủ để hoàn thành dự án và đáp ứng các thông số kỹ thuật được yêu cầu. Cần tránh hoặc loại bỏ bất kỳ tài liệu, bước, quy trình hoặc công việc bổ sung nào không tạo thêm giá trị cho khách hàng hoặc nâng cao kết quả đầu ra của dự án. 
  11. Các kiến ​​trúc, yêu cầu và thiết kế tốt nhất xuất hiện từ các nhóm tự tổ chức.
    Agile dựa trên niềm tin rằng bạn cần các đội năng động, tự chủ và có kỹ năng để mang lại kết quả và sản phẩm tốt nhất. Các nhóm nên được trao quyền để tự tổ chức và cấu trúc theo yêu cầu. Họ nên có quyền tự do cộng tác và đổi mới khi họ thấy phù hợp, mà không bị cản trở bởi sự giám sát quá nhiều. 
  12. Nhóm thảo luận về cách trở nên hiệu quả hơn trong khoảng thời gian đều đặn, sau đó điều chỉnh và điều chỉnh hành vi của mình cho phù hợp.
    Một nhóm thành công, năng động đòi hỏi sự tập trung mạnh mẽ vào việc nâng cao các kỹ năng và quy trình của họ để phát triển và cải thiện. Nhóm nên có những đánh giá thường xuyên về hiệu suất và kết quả của họ, bao gồm cả các cuộc thảo luận về việc cải thiện khi họ tiến lên.

Lợi ích của quản lý dự án Agile

Các lợi ích của quản lý dự án Agile là rất nhiều, đặc biệt là đối với các tổ chức và loại dự án sau:

  • Bất kỳ dự án nào phát triển hoặc không có phạm vi và yêu cầu rõ ràng khi bắt đầu
  • Các tổ chức hoạt động trong môi trường thay đổi nhanh chóng, chẳng hạn như công nghệ 
  • Các tổ chức cần hợp tác chặt chẽ với khách hàng của họ và các bên bên ngoài khác trong suốt vòng đời của dự án
  • Các công ty chú trọng cải tiến quy trình và sản phẩm và không ngừng tìm cách đổi mới
  • Các dự án có nhiều nhiệm vụ phụ thuộc lẫn nhau, trong đó nhóm cần làm việc chặt chẽ và thường xuyên giao tiếp để đảm bảo thành công 
  • Các công ty cần tạo một nguyên mẫu trước khi xây dựng kết quả cuối cùng của dự án 
  • Các dự án yêu cầu phản hồi nhanh chóng từ các bên liên quan về mỗi lần lặp lại sản phẩm trước khi chuyển sang phiên bản hoặc bản nháp tiếp theo

Dưới đây là 5 lợi ích lớn nhất của việc áp dụng phương pháp Agile:

1. Liên tục liên hệ với khách hàng

Các phương pháp quản lý dự án truyền thống thường chỉ có nhóm dự án liên lạc với khách hàng khi bắt đầu và kết thúc dự án. Nếu các yêu cầu hoặc mong đợi của khách hàng không được nắm bắt chính xác ngay từ đầu hoặc thay đổi theo thời gian, nhóm dự án sẽ không có ý tưởng cho đến khi quá muộn.

Với Agile, có liên hệ liên tục trong toàn bộ quy trình và giao hàng lặp đi lặp lại để đảm bảo nhóm của bạn đang đi đúng hướng, vì vậy sản phẩm cuối cùng sẽ đúng như những gì khách hàng mong muốn.

2. Khả năng thích ứng 

Điều gì sẽ xảy ra nếu khách hàng của bạn nói với bạn nửa chừng dự án rằng họ cần thay đổi phạm vi? Sử dụng cách tiếp cận truyền thống để quản lý dự án, điều này không thể đáp ứng được hoặc có khả năng làm tăng đáng kể cả chi phí và tiến độ của dự án. Với Agile, bạn có thể kết hợp các thay đổi với nỗ lực tối thiểu, cho dù dự án đi được bao xa.   

3. Giao hàng nhanh hơn

Agile kết hợp phương pháp tiếp cận phát triển liên tục để đảm bảo nhóm của bạn liên tục cung cấp các sản phẩm khả thi. Thay vì chờ đợi từ sáu đến 12 tháng hoặc lâu hơn cho một sản phẩm cuối cùng, khách hàng của bạn sẽ nhận được phiên bản hoạt động của sản phẩm trong khoảng thời gian ngắn hơn nhiều, thường là 2 đến 4 tuần một lần. 

4. Giảm rủi ro dự án

Nhóm của bạn đang phát triển các phiên bản của sản phẩm thường xuyên và sớm nhận được phản hồi của khách hàng, giảm thiểu nguy cơ thất bại của dự án. Việc chia nhỏ một dự án lớn thành nhiều lần lặp lại làm giảm nguy cơ lặp lại hoặc thất bại trong bản nháp.

Bạn có nhiều khả năng phát hiện sớm các vấn đề nhỏ có thể được giải quyết nhanh chóng hơn là chỉ phát hiện ra vấn đề lớn vào thời điểm thử nghiệm cuối cùng trước khi kết thúc phân phối. Nếu sau này bạn gặp sự cố hoặc cần phải hủy bỏ dự án, bạn sẽ đầu tư ít thời gian và tiền bạc hơn.

5. Đang đổi mới

Agile hỗ trợ sự hợp tác và cải tiến liên tục, cả hai đều có thể dẫn đến đổi mới và phát triển các sản phẩm và tính năng mới. Đồng định vị các nhóm và tổ chức các cuộc họp hàng ngày khuyến khích động não và sáng tạo ý tưởng.

Agile hỗ trợ một “ chế độ tài chính ý tưởng ”, nơi ý tưởng tốt nhất sẽ chiến thắng, bất kể nó đến từ ai. Nhóm dự án, các bên liên quan khác và khách hàng có thể cùng nhau tìm ra chức năng và tính năng.

Tìm hiểu thêm: Giai đoạn bắt đầu của quản lý dự án.

Khi nào không nên sử dụng phương pháp quản lý dự án Agile

Mặc dù có nhiều lợi ích của Agile, nhưng phương pháp này không dành cho mọi dự án hoặc tổ chức. Nhưng làm thế nào để bạn biết khi nào không nên sử dụng phương pháp quản lý dự án Agile? Ưu điểm và nhược điểm của phương pháp Agile là gì?

Dưới đây là 4 lần phương pháp luận phát triển Agile không phải là lựa chọn tốt nhất:

1. Kết quả của dự án của bạn là ổn định và được hiểu rõ 

Agile nhằm giúp giảm chi phí thay đổi và sự không chắc chắn của một dự án bằng cách chia nhỏ nó thành các giai đoạn quản lý dự án lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, nếu đã có rất ít sự không chắc chắn và khả năng thay đổi thấp, thì Agile có thể không phải là cách tiếp cận hiệu quả nhất.

Ví dụ: nếu bạn làm việc trong một ngành có nhiều quy định nặng nề hoặc nơi đã biết trước nhiều yêu cầu của dự án, bạn không cần lập kế hoạch lặp đi lặp lại và nhiều bản nháp.   

2. Dự án của bạn phải tạo ra một sản phẩm có thể phân phối lặp lại 

Theo định nghĩa, một dự án là “một nỗ lực tạm thời có điểm bắt đầu và điểm kết thúc, và nó phải được sử dụng để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất”. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu một khách hàng yêu cầu bạn xây dựng năm ngôi nhà giống nhau và bạn quyết định tạo một dự án và nhóm riêng biệt cho từng ngôi nhà?

Sử dụng Agile có thể tạo ra 5 ngôi nhà duy nhất thay vì 5 ngôi nhà giống hệt nhau. Một trong những nhược điểm của Agile là nó không được thiết kế để tái tạo. 

3. Các bên liên quan của bạn không muốn Agile  

Một dự án Agile yêu cầu liên hệ liên tục với các bên liên quan của bạn. Tuy nhiên, một số có thể không có thời gian, khả năng hoặc mong muốn cống hiến hết mình cho một dự án. Nếu dự án được coi là có giá trị thấp hoặc rủi ro thấp, họ có thể thích cách tiếp cận truyền thống hơn, nơi bạn chỉ liên quan đến họ ở các giai đoạn quan trọng hoặc giao hàng cuối cùng. 

4. Công ty của bạn không thể hỗ trợ Agile  

Nếu công ty hoặc nhóm dự án của bạn chưa sẵn sàng, việc áp dụng chu trình phát triển Agile có thể dẫn đến rủi ro cho dự án của bạn. 

Dưới đây là 5 chỉ số cho thấy công ty của bạn chưa sẵn sàng sử dụng Agile:

  1. Agile không được hiểu rõ. Nếu nhóm và công ty của bạn không được đào tạo về Agile hoặc hiểu rõ về các nguyên tắc, thực hành và khuôn khổ của nó, thì họ chưa sẵn sàng sử dụng nó.
  2. Các bên liên quan chính đang kháng cự. Cho dù đó là nhà tài trợ dự án của bạn hay một thành viên chủ chốt trong nhóm, nếu ai đó phản đối việc áp dụng Agile, thì bạn sẽ cần giải quyết vấn đề trước khi có thể áp dụng thành công phương pháp này. 
  3. Tổ chức của bạn không thể hỗ trợ cộng tác hàng ngày. Nếu có những rào cản đáng kể trong giao tiếp và hợp tác cởi mở giữa các thành viên trong nhóm, Agile có thể không phải là cách tiếp cận tốt nhất.
  4. Cấu trúc công ty không thể hỗ trợ các nhóm chức năng chéo. Trong một dự án Agile, mọi người từ nhiều hoạt động khác nhau cần gặp gỡ, giao tiếp và cộng tác trong suốt vòng đời của dự án. Nếu các chức năng được đặt trong công ty của bạn, điều này có thể không thực tế. 
  5. Tổ chức của bạn yêu cầu nhiều tài liệu. Nếu công ty của bạn yêu cầu nhiều tài liệu và báo cáo thử nghiệm, Agile có thể quá tốn kém để áp dụng. Một trong 12 nguyên tắc Agile là giảm thiểu các báo cáo dự án, các yêu cầu và ma trận truy xuất nguồn gốc.

Tìm hiểu thêm: Phương pháp đường dẫn quan trọng trong quản lý dự án.

Agile so với Scrum

Phương pháp Agile phác thảo các phương pháp tốt nhất để tổ chức các dự án dựa trên bốn giá trị và 12 nguyên tắc phát triển phần mềm Agile được ghi lại trong Tuyên ngôn Agile. Bạn có thể đã thấy so sánh giữa Scrum và Agile.

Định nghĩa của Scrum là “một khuôn khổ để quản lý dự án nhấn mạnh tinh thần đồng đội, trách nhiệm giải trình và tiến trình lặp đi lặp lại hướng tới một mục tiêu được xác định rõ”. Scrum là một khuôn khổ mà bạn có thể sử dụng để triển khai các nguyên tắc, giá trị và phương pháp hay nhất của Agile này.  

Để hiểu rõ hơn về Agile so với Scrum, bạn có thể coi Scrum như một kim chỉ nam để áp dụng phương pháp Agile vào quản lý dự án. Scrum cung cấp các quy tắc, vai trò, sự kiện, công cụ và hiện vật cần thiết để áp dụng thành công tư duy Agile. 

Sự khác biệt chính giữa Agile và Scrum là Agile là quá trình bạn muốn đạt được và Scrum là một công cụ cho sự thành công của nó. Bạn sẽ thường nghe thấy Scrum và Agile được sử dụng thay thế cho nhau, vì Scrum là khuôn khổ phổ biến nhất cho Agile. Tuy nhiên, nó không phải là khuôn khổ duy nhất bạn có thể triển khai để lập kế hoạch và chạy một dự án Agile.

Tìm hiểu thêm: Các nguyên tắc cơ bản của phương pháp Scrum.

Quản lý dự án Agile so với Waterfall

Quản lý dự án theo phương pháp Agile và quản lý dự án Waterfall là 2 trong số các phương pháp phổ biến hơn để tổ chức các dự án. Khi xác định cách lập kế hoạch và chạy dự án tiếp theo của mình, bạn có thể sẽ bắt đầu bằng cách so sánh quản lý dự án Agile và Waterfall để xác định cái nào phù hợp hơn. 

Waterfall là một cách tiếp cận truyền thống hơn để quản lý dự án, liên quan đến dòng dự án tuyến tính. Nó là tốt nhất cho các dự án được xác định rõ ràng với thời gian xác định và các sản phẩm được xác định rõ ràng ngay từ đầu. Nói cách khác, nếu những ràng buộc chính trong dự án của bạn được hiểu rõ và được ghi lại, thì Waterfall có thể là lựa chọn tốt nhất của bạn. 

Các nguyên tắc cốt lõi của Waterfall bao gồm: 

  • Thu thập tất cả các yêu cầu trả trước
  • Hoàn thành tất cả công việc trong các giai đoạn có cấu trúc, tuần tự, được xác định trước 
  • Chỉ tiến hành thử nghiệm sau khi hoàn thành việc phát triển hoặc xây dựng sản phẩm

Ngược lại, Agile được tạo ra để xử lý các dự án mà các ràng buộc chính không được hiểu rõ.

Như đã thảo luận trước đó, Agile là một cách tiếp cận linh hoạt, lặp đi lặp lại cho các dự án. Phương pháp này chia một dự án thành các giai đoạn hoặc “chạy nước rút”, cho phép nó trưởng thành và phát triển khi bạn có thêm thông tin.

Khi quyết định giữa quản lý dự án Waterfall và Agile, cuối cùng cần phải dựa vào mức độ trưởng thành của sản phẩm cuối cùng của bạn và mức độ bạn hiểu các kết quả và yêu cầu của dự án trong giai đoạn bắt đầu.

Tìm hiểu thêm: Các giai đoạn của vòng đời dự án.