Vào ngày Lydia Agnese bắt đầu vai trò mới là quản lý PMO tại Northstar Travel Group, cô ấy đã nhận được một tin lớn. “Họ nói với tôi rằng chúng tôi đang chuyển từ Waterfall sang Agile – và tôi sẽ dẫn đầu quá trình chuyển đổi”.
Northstar Travel Group, một nền tảng thông tin B2B, thông tin kinh doanh, thương mại và sự kiện hàng đầu phục vụ ngành du lịch và hội họp toàn cầu, đang phát triển nhanh chóng. Chỉ trong năm 2017, công ty có trụ sở tại Secaucus, New Jersey đã thực hiện 5 thương vụ mua lại nổi tiếng.
Quản lý các chuyển đổi lớn không dễ dàng, nhưng đó không phải là thách thức duy nhất mà các nhà quản lý PMO phải đối mặt. Trong bối cảnh kinh doanh thay đổi nhanh chóng, các PMO truyền thống phải tìm chỗ đứng mới để duy trì sự phù hợp.
Điều này càng trở nên rõ ràng khi đại dịch COVID-19 tiếp tục. Các công ty đang đối phó với sự cạnh tranh leo thang và thay đổi động lực thị trường, và nhiều công ty khác đang áp dụng các phương pháp quản lý dự án mới để tồn tại và phát triển. Các thách thức của PMO ngày càng lớn với các dự án ngày càng phức tạp và các nhóm phát triển ngày càng căng thẳng.
Michael Dougherty, Giám đốc Dự án Quốc gia tại Magenic cho biết: PMO truyền thống là tất cả về tiêu chuẩn và tính nhất quán. “Nó tập trung vào chỉ huy và kiểm soát: Nhận báo cáo trạng thái của bạn, đáp ứng thời hạn của chúng tôi, tuân theo ranh giới tiêu chuẩn của chúng tôi, đây là các hình thức bạn làm. Những kỹ thuật tương tự đó không nhất thiết phải phù hợp với môi trường PMO trong tương lai lặp đi lặp lại, nhịp độ nhanh và cạnh tranh cao. Thật không may, nó đã không phát triển đủ nhanh để đáp ứng nhu cầu phát hành thường xuyên và phát triển nhanh chóng chiến lược và định hướng của công ty.”
Nhu cầu thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi và sự ra đời của công nghệ mới khiến tương lai của PMO truyền thống, nặng về quy trình và điều khiển không chắc chắn.
Laura Barnard, PMP, cho biết: “Nhiều nhà lãnh đạo PMO bắt đầu với tư cách là người quản lý dự án và được thăng chức vào vai trò điều hành một PMO, vì vậy cần chú trọng nhiều đến quy trình, công cụ, mẫu và các bước vì đó là những gì họ biết,”
Laura Barnard, PMP cho biết. Cô ấy có một hội nghị thượng đỉnh trực tuyến miễn phí về cách các PMO có thể tạo ra tác động. “Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp hiểu những điều đó là cần thiết, nhưng vào cuối ngày, họ chỉ muốn hoàn thành công việc và tin tưởng đầu tư vào một PMO sẽ xứng đáng. Các PMO phải chuyển trọng tâm sang thúc đẩy việc phân phối chiến lược theo cách tạo ra lợi tức đầu tư cao cho mọi dự án, mọi thời điểm.”
Bài viết này sẽ đề cập đến một số thách thức và xu hướng quan trọng của PMO và khám phá cách các PMO có thể phát triển để thành công trong môi trường kinh doanh ngày nay.
Xu hướng # 1: Tập trung vào việc cung cấp giá trị
Phân tích chi phí của PMO thường kìm hãm sự tiến bộ trong công ty. PMO của tương lai phải tìm cách cung cấp giá trị hữu hình, có thể đo lường được.
Barnard nói: Các PMO thất bại vì các công ty đầu tư vào chúng nhưng không thấy kết quả kinh doanh như mong đợi.
“Một phần của vấn đề là các PMO đã tập trung vào kết quả sai. Thành công của dự án không nên chỉ được xác định bằng việc liệu dự án có đúng thời gian, ngân sách và đạt được phạm vi của nó hay không. Điều đó là chưa đủ, đặc biệt là không phải trong mắt của Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Đối với họ, thành công của dự án đạt được khi đạt được kết quả kinh doanh như mong đợi. Là một nhà lãnh đạo PMO, nếu bạn đang giúp doanh nghiệp thúc đẩy tác động, bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng về công việc của mình nữa.”
Một thách thức của PMO là các quy trình của họ được coi là chi phí cao, theo báo cáo của PM Solutions. Không có khả năng chứng minh giá trị gia tăng cũng là một trong những vấn đề hàng đầu mà các PMO phải đối mặt.
Tìm hiểu thêm: Các phương pháp quản lý dự án hàng đầu.
PMO có thể cung cấp giá trị như thế nào?
Thực hiện một cách tiếp cận toàn diện
Theo truyền thống, PMO tập trung vào các công cụ, mẫu và quy trình. Khi phải đối mặt với một nhiệm vụ, họ dồn hết sự tập trung vào việc hoàn thành dự án trong phạm vi các thông số mà họ đưa ra. Nhưng để PMO thành công, họ cần mở rộng trọng tâm để đảm bảo mọi dự án đều phù hợp với các mục tiêu kinh doanh lớn hơn, bao quát hơn.
Dougherty nói: PMO phải phát triển để cung cấp mức độ dịch vụ cao hơn cho doanh nghiệp thông qua một cái nhìn tổng thể về tổ chức mà các nhóm riêng lẻ thường bỏ qua. “Nó đảm bảo đáp ứng các mục tiêu của doanh nghiệp và dự án đáp ứng các mục tiêu kỹ thuật, đồng thời đáp ứng việc quản lý sản phẩm và giải quyết các vấn đề tốt hơn cho người dùng cuối.”
Đặt câu hỏi đúng
Hiểu rõ về các mục tiêu cuối cùng của dự án là rất quan trọng để mang lại kết quả có giá trị nhất. Đặt câu hỏi đúng là chìa khóa. “Các PMO cần giải quyết các vấn đề kinh doanh và giải quyết các điểm khó khăn,” Barnard nói. “Trường hợp kinh doanh khi thực hiện dự án này là gì? Chúng tôi hy vọng đạt được những mục tiêu kinh doanh nào? Chúng tôi xác định thành công như thế nào?” Gợi ý: Nó không được xác định bởi ràng buộc ba.
Việc ghi nhớ những câu trả lời đó ngay từ đầu sẽ cho biết cách thức xây dựng dự án.
Ví dụ: nếu mục tiêu là tạo ra một sản phẩm có tỷ lệ chấp nhận cao, các PMO cần đưa thử nghiệm khả năng sử dụng vào kế hoạch dự án ngay từ đầu. Hỏi trước trường hợp kinh doanh nào sẽ thay đổi cách thức thực hiện dự án.
Trực tiếp tham gia các đơn vị kinh doanh
Phá vỡ quan niệm rằng PMO chỉ được thúc đẩy bởi quy trình và việc tuân thủ quy trình làm việc cần có thời gian, nỗ lực và sự tin tưởng. Đi vào các chiến hào và giao tiếp với các đội riêng lẻ là một trong những cách hiệu quả nhất để có được sự tự tin và thay đổi những giả định cũ. Điều này giúp tăng năng suất, liên kết nhanh hơn và giao tiếp cởi mở.
“Các PMO cần xây dựng lòng tin bằng cách hỏi ‘Chúng tôi có thể giúp gì cho bạn?’ và theo dõi điều đó, “Dougherty nói. “Không phải là yêu cầu họ điền vào báo cáo trạng thái, hoặc làm theo các bước sau, v.v. … Đó là về sự lãnh đạo của người phục vụ ở cấp chương trình và xây dựng các mối quan hệ.”
Ràng buộc với lợi nhuận
Ràng buộc PMO trực tiếp vào các nỗ lực tạo doanh thu là một cách chắc chắn để thể hiện giá trị của họ đối với tổ chức. Lấy những người quản lý dự án hiểu biết hơn về kinh doanh hoặc có kinh nghiệm đối mặt với khách hàng và đính kèm chúng vào hóa đơn của khách hàng như một giá trị gia tăng.
“Nếu chúng tôi đang nghiên cứu một giải pháp phức tạp cho khách hàng, đặc biệt nếu có sự phụ thuộc hoặc bên thứ ba liên quan, thì ai đó phải quản lý tất cả các phần, vì vậy chúng tôi tính phí thời gian của người quản lý dự án của chúng tôi như một dịch vụ gia tăng giá trị, Bruce Garrod, Tư vấn Quản lý Dự án tại Solutions Management Inc., cho biết.
“Nếu bạn có 10 người quản lý dự án trong đội ngũ nhân viên và mỗi người được trả 100.000 đô la, thì đó là 1 triệu đô la chi phí nội bộ. Đó có thể là rất nhiều chi phí đối với bạn, nhưng nó không phải là nhiều khoản thanh toán cho một vài khách hàng”. anh ta nói.
Tìm hiểu thêm: Cách tạo kế hoạch quản lý dự án.
Xu hướng # 2: Tốc độ thay đổi ngày càng tăng
Cấu trúc PMO truyền thống không hoạt động tốt khi các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đòi hỏi phải thấy ngay kết quả. Các phương pháp Agile đang trở nên phổ biến hơn khi các công ty chiến đấu để bắt kịp với tốc độ thay đổi và bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt. Mất 2 năm để sản xuất một dự án sẽ không cắt giảm nó.
Barnard nói: Tốc độ thay đổi đã gia tăng đến mức nếu bạn tiếp tục làm mọi thứ theo cách bạn đang làm, bạn sẽ không tồn tại được. “PMO trong lịch sử là một loại hình tổ chức ‘chờ đợi, thu thập dữ liệu, chờ đợi thêm’. Điều đó sẽ không hoạt động nữa.”
Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp mong đợi để thấy kết quả ngay lập tức. Sản xuất một sản phẩm không hoàn hảo và lặp đi lặp lại theo thời gian đang trở thành tiêu chuẩn. Oliver Yarbrough, PMP, một Nhà đào tạo PMO tại Học viện Bobcat cho biết: “Trong một môi trường Agile thực sự, bạn đang phát triển phạm vi của mình khi tiến hành.
“Không có nhiều tài liệu, không có nhiều bài học kinh nghiệm, tất cả các quy trình đã được cắt giảm. Đâu là không gian cho một thực thể cần kiểm soát và giám sát trong tình huống này? Đó là một câu hỏi lớn.”
Tìm hiểu thêm: Lời khuyên của chuyên gia để Lập kế hoạch dự án thành công.
Làm thế nào các PMO có thể thích ứng với môi trường Agile này
Trở thành chuyên gia quản lý thay đổi
Khi các tổ chức chuyển từ truyền thống (chẳng hạn như quản lý dự án Waterfall) sang các phương pháp luận Agile, họ sẽ cần một người nào đó để mở ra quy trình (có thể gây đau đớn) đó. PMO có vị trí duy nhất để thực hiện vai trò đó.
Barnard nói: “Các nhà quản lý dự án và các nhà lãnh đạo PMO đều có vị trí tốt để thay đổi bất cứ điều gì trong một tổ chức. Họ biết cách làm cho thay đổi xảy ra. “Đây là cơ hội tuyệt vời để tận dụng bộ kỹ năng vốn có của họ và dẫn dắt tổ chức vượt qua sự thay đổi.”
Các đơn vị kinh doanh không quen với quy trình và tiến trình công việc Agile ban đầu có thể không thoải mái với các phương pháp quản lý dự án ít dự đoán hơn. Dành thời gian để bắt kịp họ với tốc độ và giải thích những gì mong đợi sẽ mang lại rất nhiều giá trị.
Garrod nói: Một trong những giá trị lớn của PMO là giáo dục phần còn lại của tổ chức và nói với họ, đây là những gì đang xảy ra, đây là lý do tại sao nó xảy ra và đây là ý nghĩa của nó đối với bạn. “Các PMO cần hiểu rõ về môi trường Agile khác với quy trình làm việc hiện tại của họ như thế nào và đi đến tất cả các phòng ban và nói, ‘Bạn có một vai trò’”.
Cung cấp hỗ trợ ở tất cả các cấp
Khả năng di chuyển nhanh, lặp lại và chỉnh sửa nhanh chóng là điều tối quan trọng trong môi trường Agile. Điều này có nghĩa là việc tạo ra các quy trình, mẫu và báo cáo hoàn toàn mới cho mỗi chương trình hoặc dự án mới là một động lực giết người. Các công cụ và công nghệ mới cũng đang nhanh chóng tiếp quản các quy trình thủ công này.
PMO sẽ cung cấp nhiều giá trị hơn cho các nhóm phục vụ với tư cách là người điều hành chuyên nghiệp – theo dõi tiến độ, kiểm tra với các nhóm thường xuyên và đảm bảo các dự án chạy trơn tru ở tất cả các giai đoạn.
Yarbrough nói: Trong một môi trường Agile, bạn không cần phải có vai trò chỉ huy và kiểm soát truyền thống như một PMO điển hình. “PMO sẽ tiếp tục cung cấp giá trị như một người hỗ trợ, dọn đường cho các nhóm khi họ tiến lên theo mục tiêu của mình. PMO càng có thể làm được nhiều điều để loại bỏ các rào cản đối với năng suất của nhóm thì càng tốt.”
Ngoài ra, PMO sẽ tiếp tục đóng vai trò như một bộ đệm có giá trị giữa lãnh đạo và nhóm dự án, chuyển đổi nhu cầu và mong muốn của lãnh đạo trong khi cung cấp định hướng và hỗ trợ cho các nhóm dự án. “Điều ngược lại cũng đúng,” Yarbrough nói. “Các PMO sẽ cần lấy phản hồi mà họ nhận được từ các nhóm và chuyển nó cho lãnh đạo cấp cao. PMO sẽ đóng vai trò là nhà vô địch cho các nhóm dự án.”
Tìm các công cụ phù hợp
Mặc dù việc áp dụng phương pháp và tư duy Agile có thể là điều xa lạ đối với một số PMO, nhưng họ sẽ không phải làm điều đó một mình. Các công nghệ mới như tự động hóa và báo cáo nâng cao có thể giúp PMO truy xuất thông tin chi tiết theo thời gian thực để ra quyết định nhanh hơn.
“Cần phản hồi nhanh chóng là một cách sống. Các CEO không phải đợi cả tháng để họp và đưa ra quyết định. Họ đang ngồi ở sân bay xem dữ liệu trên điện thoại và đưa ra quyết định nhanh chóng”, Barnard nói. “Các nhà lãnh đạo PMO cần tìm ra cách tận dụng tự động hóa và công nghệ để đưa thông tin theo thời gian thực đến tay những người ra quyết định nhanh nhất có thể để giữ cho mọi thứ tiến lên.”
Tìm hiểu thêm: Giai đoạn bắt đầu của Quản lý dự án.
Xu hướng # 3: Sự xuất hiện của công nghệ mới và tự động hóa
Các công nghệ mới như tự động hóa và AI ngày càng trở nên tinh vi hơn. Một số PMO (một cách chính đáng) lo ngại rằng những công cụ tương tự có thể ảnh hưởng đến công việc của họ.
Yarbrough nói: Tự động hóa có khả năng loại bỏ bất kỳ công việc nào có thể được giảm xuống thành một quy trình có thể dự đoán được. “Chúng ta sẽ thấy tự động hóa tiêu hao rất nhiều nhiệm vụ truyền thống, chẳng hạn như lập ngân sách, lập lịch trình và thu thập yêu cầu.”
Có 2 cách để nhìn nhận nó: Công nghệ sẽ tiêu thụ vai trò truyền thống của PMO hoặc trao quyền cho các PMO đưa vai trò của họ lên cấp độ tiếp theo. Chúng tôi lạc quan về điều thứ hai.
Làm thế nào PMO có thể tiếp nhận các công nghệ mới
Hãy là người chấp nhận sớm
Tự động hóa có thể xử lý các tác vụ lặp đi lặp lại, nhưng công nghệ cần biết những tác vụ nào cần tự động hóa và cách thực hiện chúng. Ai đó cần thiết lập tự động hóa trước khi nó có thể hữu ích. Là người sớm áp dụng và học các kỹ năng kỹ thuật để khai thác các công cụ tự động hóa sẽ cho phép các PMO duy trì quyền kiểm soát quy trình.
Garrod nói: “Tự động hóa nghe có vẻ như nó làm giảm công việc, nhưng dữ liệu để được tự động hóa phải đến từ một nơi nào đó,” Garrod nói. “Ai đó phải thiết lập mọi thứ và đảm bảo thời gian, chi phí, chi phí dự kiến và chi phí ước tính của họ đều được tải đúng cách.”
Tận dụng thời gian mới tìm thấy của bạn
Mục tiêu của tự động hóa không phải là làm mất công việc của các PMO – mà là giúp họ có thêm thời gian để làm những việc mà họ giỏi nhất. Google nổi tiếng khuyến khích nhân viên của họ dành 20% thời gian làm việc cho các dự án sáng tạo, dẫn đến việc tạo ra các sản phẩm sáng tạo như Gmail và Google Maps. Tự động hóa có khả năng giải phóng các PMO để tìm cách trở nên có giá trị hơn.
Barnard nói: Tự động hóa sẽ cho phép các PMO thoát khỏi các hoạt động lặp lại và tập trung sức lực vào những nơi cần thiết nhất, như quản lý thay đổi tổ chức. “Các nhóm PMO có thể dành nhiều thời gian hơn để trở thành con người và tương tác với những con người khác về những điều tạo ra sự khác biệt lớn nhất trong việc đạt được tác động mong muốn.
“Bằng cách dẫn dắt các cuộc trò chuyện này, PMO có thể khám phá ra những thách thức mà các đơn vị kinh doanh khác nhau đang gặp phải hoặc những rủi ro mà họ đang lo lắng. Họ có thể tự xác định vị trí để giúp xác định và hiện thực hóa chiến lược một cách thuận lợi. Đây là nơi mà cảm hứng xảy ra. Đây là cách một PMO có thể tạo ra tác động lớn.”
Cung cấp giá trị mà máy móc không thể
Nghe có vẻ như máy móc đang tiếp quản, nhưng thực tế không phải vậy. Công nghệ sẽ đóng một phần giá trị trong vai trò của PMO trong tương lai, nhưng nó không thể thay thế những thứ vô hình mà một chuyên gia dày dạn kinh nghiệm mang đến.
Garrod nói: Các công cụ rất tuyệt, nhưng các công cụ thì không. “Bạn có thể tự động hóa một số chức năng, nhưng người thực hiện dự án chứ không phải công cụ. Đó là sự tương tác giữa người quản lý dự án và nhóm phân phối để hoàn thành công việc, không phải email tự động yêu cầu ai đó làm điều gì đó.”
Tìm cách thông báo thường xuyên những lợi ích của PMO với lãnh đạo cấp cao hoặc tạo trang tổng quan để chia sẻ giá trị của bạn một cách trực quan.
Tìm hiểu thêm: 6 bước để lập kế hoạch dự án đơn giản.
Những thách thức nào mà PMO phải đối mặt?
Mặc dù hầu hết các PMO được tạo ra để thực hiện một mục tiêu cụ thể của tổ chức hoặc kết quả mong muốn, họ vẫn phải vật lộn với nhiều thách thức. Khi gần như 83% tổ chức trên toàn thế giới có một hoặc nhiều hơn một PMO, điều quan trọng là phải xem xét và giải quyết mọi thách thức PMO phổ biến. Chúng có thể bao gồm:
Thiếu sự liên kết của người điều hành
Để loại bỏ các lỗ hổng và đạt được kết quả tốt hơn, thông tin liên lạc nhất quán và rõ ràng là chìa khóa. Giữ cho tất cả các bên liên quan bên trong và bên ngoài và các nhóm của bạn được liên kết và trong vòng lặp có thể đi một chặng đường dài trong việc đưa PMO đến gần hơn với mục tiêu cuối cùng của nó.
Sử dụng không đầy đủ các công cụ PMO
Bạn có biết rằng khoảng 55% nhóm dự án không có quyền truy cập vào KPI của dự án thời gian thực? Trên thực tế, khoảng 50% thành viên trong nhóm dành 1 ngày hoặc hơn để tạo báo cáo tiến độ dự án theo cách thủ công. Với sự thay đổi đột ngột sang làm việc từ xa do đại dịch làm việc theo nhóm Agile gắn kết phải đối mặt với những thách thức.
Thiết lập nhóm của bạn để thành công bằng cách sử dụng trung tâm PMO tập trung để lưu trữ thông tin, lập kế hoạch dự án, trực quan hóa thời hạn và giúp nhóm của bạn cung cấp kết quả đúng hạn.
Đấu tranh với quản lý tài nguyên hiệu quả
Các PMO thuộc mọi quy mô đều đồng ý rằng quản lý tài nguyên hiệu quả là một trong những cuộc đấu tranh lớn nhất của họ. Khi bạn đang cố gắng tối đa hóa hiệu quả với ít nguồn lực nhất, điều cần thiết là phải có tầm nhìn rõ ràng về việc sử dụng năng lực và hiểu chính xác về các mục tiêu của tổ chức.
Tốc độ thay đổi nhanh chóng
Cuộc cách mạng kỹ thuật số đã biến đổi nơi làm việc, bao gồm cả các nguyên tắc cơ bản của PMO. Một báo cáo gần đây xác nhận rằng các công nghệ đột phá đang định hình lại các PMO – và kết quả là, các tổ chức đang trở nên nhanh nhẹn hơn để cung cấp giá trị nhất quán cho khách hàng của họ.
Tập trung nhiều hơn vào việc đo lường kết quả hơn là thời hạn, và các nhóm đang phải chịu trách nhiệm về các mục tiêu được xác định trước thay cho các nhiệm vụ công việc cụ thể.
Không phù hợp trong việc điều chỉnh PMO và các mục tiêu của tổ chức
Không một doanh nghiệp nào thích lãng phí tài nguyên, năng lượng và thời gian quý báu để hoạt động mà không có một chiến lược hoặc kế hoạch hành động đã được chứng minh. Vì mọi công ty đều phải đối mặt với những cơ hội và thách thức đa dạng, điều quan trọng là phải có một chiến lược PMO phù hợp với các mục tiêu của tổ chức và kết quả mong muốn.
Làm thế nào để vượt qua các thách thức PMO phổ biến
Các chức năng và cấu trúc của văn phòng quản lý dự án truyền thống đang thay đổi. Tuy nhiên, các kỹ năng mà các PMO dày dạn mang lại luôn mang lại giá trị kinh doanh khi được khai thác đúng cách.
Các PMO hiểu biết có thể dẫn đầu trò chơi bằng cách:
- Hiểu rằng vai trò, chức năng và cấu trúc của văn phòng quản lý dự án có thể thay đổi đáng kể trong những năm tới
- Nhìn xa hơn dự án để hiểu các mục tiêu kinh doanh chiến lược, đảm bảo mỗi dự án đang cung cấp giá trị cho tổ chức
- Tiếp tục truyền đạt những lợi ích của PMO cho quản lý cấp trên và đóng vai trò hỗ trợ có giá trị, dọn đường cho các nhóm tiến nhanh đến mục tiêu của họ
- Áp dụng tư duy Nhanh nhẹn để thích ứng với tốc độ thay đổi ngày càng tăng
- Phục vụ như một chuyên gia quản lý thay đổi để giúp các tổ chức và nhóm chuyển đổi sang các phương pháp quản lý dự án mới
- Sử dụng công nghệ mới và tự động hóa như những công cụ mạnh mẽ chứ không phải cạnh tranh
Tìm hiểu thêm: Kiến thức cơ bản về quản lý dự án.