Khung quản lý dự án là gì?

Khung quản lý dự án là một tập hợp các công cụ, nhiệm vụ và quy trình được sử dụng để tổ chức và thực hiện một dự án từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành. Một khuôn khổ phác thảo mọi thứ bạn cần để lập kế hoạch, quản lý và kiểm soát các dự án của mình thành công.

Khung quản lý dự án tiêu chuẩn có thể được chia thành 3 nhóm chính:

1. Vòng đời của dự án

Một điểm khác biệt chính giữa các phương pháp luận Waterfall và Agile là các khuôn khổ của chúng bao gồm các vòng đời khác nhau. Ví dụ: khung Waterfall phác thảo 5 giai đoạn tiêu chuẩn sau:

Bắt đầu
Lập kế hoạch
Chấp hành
Kiểm soát và giám sát
Khép kín

Một khuôn khổ dự án Agile có thể sẽ sử dụng vòng đời đã sửa đổi để thể hiện bản chất linh hoạt và lặp đi lặp lại của Agile tốt hơn.

2. Mẫu, danh sách kiểm tra và các công cụ khác

Khung dự án của bạn chứa thông tin bạn cần để lập kế hoạch dự án của mình một cách hiệu quả, từ các đề xuất về nhiệm vụ, hoạt động và nguồn lực đến dự thảo tài liệu dự án.

Tìm hiểu thêm: Tại sao cần ghi lại bài học quản lý dự án.

3. Các quy trình và hoạt động

Mỗi khuôn khổ sẽ phác thảo các quy trình dự án cụ thể để tuân theo, vì vậy các khuôn khổ khác nhau hoạt động tốt hơn cho các dự án khác nhau.

Ví dụ, các cuộc họp hàng ngày là một hoạt động thường xuyên trong nhiều khuôn khổ Agile.

Mục đích của khung quản lý dự án là cung cấp một đề cương rõ ràng và nhất quán cho các dự án – một khung đảm bảo việc thực hiện các dự án một cách đáng tin cậy và lặp lại giữa các nhóm và trong toàn công ty. Tài liệu khung và chia sẻ các phương pháp hay nhất để mang lại lợi ích cho tất cả mọi người. Họ cũng giúp các tổ chức và ngành công nghiệp tạo ra các tiêu chuẩn chung.

Hướng dẫn PMBOK mô tả một khuôn khổ là cấu trúc cơ bản để hiểu về quản lý dự án. Người quản lý dự án chọn khung hoạt động tốt nhất cho dự án hoặc nhóm của họ – chúng tôi giải thích cách chọn khung phù hợp cho dự án của bạn theo Phần F bên dưới.

Sự khác biệt giữa phương pháp luận và khuôn khổ là gì?

Phương pháp luận phác thảo các nguyên tắc, giá trị và phương pháp quản lý dự án tốt nhất cần tuân theo, trong khi khuôn khổ quy định cách thức tuân theo chúng. Nói cách khác, một phương pháp cho bạn biết những gì bạn muốn đạt được và một khuôn khổ tập trung vào cách đạt được nó.

Ví dụ, các nguyên tắc Lean và Agile có thể cho bạn biết rằng phản ứng với sự thay đổi là rất quan trọng. Tuy nhiên, những phương pháp này không cho bạn biết cách đảm bảo các dự án của bạn phản ứng tốt với sự thay đổi – thông tin này được phác thảo trong một khuôn khổ.

Mục Lục

Các khuôn khổ Agile có điểm gì chung?

Phương pháp luận dự án Agile là một phương pháp quản lý dự án sử dụng 4 trụ cột chính và 12 nguyên tắc để tổ chức dự án. Các khuôn khổ Agile đều được thiết kế để hỗ trợ việc đạt được các trụ cột và nguyên tắc này.

Luồng quy trình Agile nổi bật so với các phương pháp quản lý dự án khác do nó tập trung vào phát triển lặp đi lặp lại, tính linh hoạt, phản hồi liên tục và đánh giá con người qua các quy trình. Do đó, các khuôn khổ Agile phải được xây dựng xung quanh các giá trị cốt lõi này.

Mặc dù mỗi khung công tác đều có các khía cạnh độc đáo của nó, nhưng mỗi khung đều đảm bảo rằng bạn tuân theo các kiến thức cơ bản về quản lý dự án để hoàn thành dự án thành công.

Các khuôn khổ Agile được coi là nhẹ so với các khuôn khổ truyền thống, vì chúng thường tập trung vào việc giữ tài liệu và quy tắc ở mức tối thiểu. Tuy nhiên, mọi khuôn khổ dự án Agile phải bao gồm tất cả các giai đoạn và quy trình dự án quan trọng.

Khung Scrum

Phương pháp Scrum được phát triển vào những năm 1990 dựa trên một bài báo trên Tạp chí Kinh doanh Harvard có tiêu đề “Trò chơi phát triển sản phẩm mới mới”. Hầu hết các nhà quản lý dự án sẽ đặt tên Scrum là khuôn khổ Agile phổ biến nhất.

Cũng như các khuôn khổ Agile khác, Scrum đòi hỏi một cách tiếp cận lặp đi lặp lại để quản lý dự án. Phương pháp Scrum quy định việc chia nhỏ một dự án thành các giai đoạn nước rút thường chỉ kéo dài từ 1 đến 4 tuần. Mỗi sprint kết thúc với việc hoàn thành một phiên bản khả thi hoặc bản nháp của dự án cuối cùng có thể phân phối được.

Các lần lặp lại ngắn của phương pháp tiếp cận Scrum cho phép nhóm của bạn liên tục cung cấp phiên bản hoạt động của sản phẩm cuối cùng.

Scrum ban đầu được thiết kế bằng cách sử dụng một mô hình phần mềm tuân theo một tập hợp các vai trò, trách nhiệm và cuộc họp. Nó đủ linh hoạt để được sử dụng cho bất kỳ dự án phức tạp nào trong bất kỳ ngành nào nhưng hoạt động tốt nhất khi dự án của bạn tạo ra một sản phẩm cụ thể hơn là một dịch vụ.

Scrum được coi là nhẹ và linh hoạt nhưng khó làm chủ, với 3 trụ cột chính:

Tính minh bạch. Bạn phải sử dụng một ngôn ngữ chung và các định nghĩa tiêu chuẩn.
Điều tra. Các “hiện vật” và sản phẩm của Scrum phải được kiểm tra thường xuyên và chăm chỉ để đảm bảo chất lượng.
Sự thích nghi. Bất cứ khi nào một cuộc kiểm tra phát hiện ra chất lượng dưới tiêu chuẩn, nhóm phải thực hiện các điều chỉnh hoặc sửa chữa càng sớm càng tốt.

Scrum trong Agile yêu cầu các vai trò và trách nhiệm cụ thể, bao gồm những điều sau:

Chủ sở hữu sản phẩm. Chủ sở hữu sản phẩm của một dự án là người chịu trách nhiệm đại diện cho lợi ích tốt nhất của khách hàng. Người này có quyền tối cao đối với sản phẩm cuối cùng. Công việc của chủ sở hữu sản phẩm là đảm bảo các yêu cầu, chức năng và ưu tiên của sản phẩm được hiểu và đạt được.
Đội sản xuất. Scrum master chịu trách nhiệm sắp xếp các cuộc họp hàng ngày, cải thiện sự tương tác của nhóm và tối đa hóa năng suất. Sự khác biệt giữa người quản lý dự án và người chủ Scrum là người sau này tập trung vào việc trở thành một nhà lãnh đạo đầy tớ. Vai trò và trách nhiệm của người quản lý dự án Agile thường bao gồm vị trí của Scrum master. Tuy nhiên, họ có thể ủy quyền điều này cho bất kỳ ai trong nhóm là chuyên gia Scrum và một người hỗ trợ mạnh mẽ.
Nhóm phát triển. Nhóm phát triển là nhóm dự án Scrum của bạn. Nó thường tự tổ chức và đa chức năng. Nhóm này bao gồm tất cả những người cần thiết để thiết kế, sản xuất, thử nghiệm và phát hành sản phẩm cuối cùng.
Nhóm Scrum. Cấu trúc nhóm Scrum bao gồm nhóm phát triển, Scrum master và chủ sở hữu sản phẩm của bạn.

Scrum cũng có một số thuật ngữ riêng. Sau đây là các thuật ngữ chính thường được sử dụng trong khung Scrum:

Tồn đọng sản phẩm. Công việc tồn đọng là danh sách các nhiệm vụ và yêu cầu mà bạn phải đưa vào sản phẩm cuối cùng. Chủ sở hữu sản phẩm có trách nhiệm tạo và quản lý công việc tồn đọng.
Sprint. Sprint là một khung thời gian được thiết lập để hoàn thành từng nhóm nhiệm vụ từ công việc tồn đọng. Mỗi sprint phải có cùng độ dài. Điển hình là 2 tuần, nhưng thời gian chạy nước rút có thể kéo dài từ một đến 4 tuần, tùy thuộc vào nhu cầu của nhóm và dự án.
Lập kế hoạch tồn đọng. Lập kế hoạch tồn đọng (đôi khi được gọi là lập kế hoạch chạy nước rút Agile) đề cập đến việc xác định nhiệm vụ nào trong danh sách tồn đọng mà bạn sẽ bao gồm trong mỗi sprint.
Sprint backlog. Phần tồn đọng được gán cho sprint hiện tại.
Scrum hàng ngày. Một nhóm dự án Scrum họp hàng ngày để thảo luận về bất kỳ tiến độ nào trong 24 giờ qua, tiến độ dự kiến trong 24 giờ tới và bất kỳ vấn đề mới nào. Những cuộc họp này thường được gọi là Scrum Hằng ngày hoặc Cuộc họp Hàng ngày và thường kéo dài khoảng 15 phút.
Hồi tưởng. Mỗi sprint nên kết thúc bằng một cuộc họp đánh giá được gọi là hồi tưởng. Nhóm đánh giá sự tiến bộ của họ cho đến nay và thảo luận về cách họ có thể cải thiện trong nước rút tiếp theo.
Bảng Scrum. Bảng Scrum giúp nhóm của bạn xem và quản lý các công việc tồn đọng của sprint. Nó có thể là một bảng vật lý, chẳng hạn như bảng trắng, hoặc một bảng ảo trong một công cụ quản lý dự án. Bảng thường có 3 cột: “Việc cần làm”, “Đang tiến hành” và “Hoàn thành”. Khi bạn hoàn thành các mục tồn đọng, bạn di chuyển chúng từ cột này sang cột tiếp theo trên bảng. Bằng cách này, mọi người có thể thấy những gì họ cần làm trong giai đoạn nước rút hiện tại và tiến độ công việc như thế nào.
Đồ tạo tác. Product backlog, sprint backlog, và gia tăng sản phẩm là 3 thành phần Scrum trong một dự án. Product backlog và sprint backlog thể hiện công việc vẫn phải hoàn thành và sản phẩm tăng thêm là phần sản phẩm mà nhóm đã hoàn thành trong sprint hiện tại.

Các phương pháp quản lý dự án Agile phổ biến khác

Mặc dù Scrum là một trong những phương pháp quản lý dự án Agile phổ biến nhất, nhưng nó chắc chắn không phải là lựa chọn duy nhất của bạn. Bạn có thể tự hỏi: lập kế hoạch Agile là gì và tôi nên chọn khuôn khổ nào? Dưới đây là 5 phương pháp quản lý dự án Agile khác để lựa chọn:

1. Kanban

Kanban là một phương tiện đơn giản, trực quan để quản lý các dự án. Ban đầu được thiết kế như một phương pháp lập lịch trình, Kanban giúp các nhóm thực hiện sản xuất đúng lúc (JIT) bằng cách cho phép mọi người xem cả tiến trình của dự án và những gì sắp tới.

Kanban tập trung vào một quy trình làm việc được trực quan hóa với các nhiệm vụ được chia thành nhiều phần nhỏ. Khung Kanban tương tự như Scrum về nhiều mặt. Kanban cũng sử dụng một bảng để giúp xem và theo dõi tiến độ, phân chia nhiệm vụ thành 3 cột chính: “Việc cần làm”, “Việc làm” và “Hoàn thành”.

Tuy nhiên, không giống như Scrum, bảng Kanban theo dõi tất cả hoạt động của sản phẩm mà không cần tách nó thành các lần chạy nước rút.

Kanban có thể giúp xác định tắc nghẽn và lãng phí, cũng như giảm thời gian chờ đợi.

2. Lập trình cực đoan (XP)

Lập trình cực đoan (XP) là một khuôn khổ Agile ban đầu được thiết kế cho các dự án phát triển phần mềm Agile. Giống như Scrum, khuôn khổ này tập trung vào phát triển liên tục và cung cấp khách hàng và sử dụng các khoảng thời gian hoặc nước rút.

Tuy nhiên, khung XP tập trung vào các nguyên tắc kỹ thuật và bao gồm 12 quy trình hỗ trợ cụ thể cho thế giới phát triển phần mềm. Đó là:

Lập kế hoạch
Bản phát hành nhỏ
Kiểm tra sự chấp nhận của khách hàng
Thiết kế đơn giản
Lập trình cặp
Hướng phát triển thử nghiệm
Tái cấu trúc
Hội nhập liên tục
Quyền sở hữu mã tập thể
Tiêu chuẩn mã hóa
Ẩn dụ
Bước đi bền vững

3. Phát triển theo hướng tính năng (FDD)

Phát triển theo hướng tính năng là một khung Agile khác dành riêng cho phần mềm. Khung này nhằm mục đích tạo ra các mô hình phần mềm 2 tuần một lần. Nó cũng yêu cầu một kế hoạch phát triển và thiết kế riêng biệt cho mọi tính năng của mô hình phần mềm, khiến nó trở nên nặng về tài liệu hơn các khuôn khổ Agile khác.

Do các yêu cầu tài liệu nghiêm ngặt của nó, FDD tốt hơn cho các nhóm có khả năng thiết kế và lập kế hoạch nâng cao.

Khung FDD chia nhỏ các dự án thành 5 hoạt động cơ bản, có thể lặp lại:

Phát triển một mô hình tổng thể
Xây dựng danh sách tính năng
Lập kế hoạch theo tính năng
Thiết kế theo tính năng
Xây dựng theo tính năng

4. Phương pháp phát triển hệ thống động (DSDM)

Phương pháp Phát triển Hệ thống Động (DSDM) xuất phát từ nhu cầu về một khuôn khổ công nghiệp chung để cung cấp phần mềm nhanh chóng. Theo DSDM, dự kiến phải làm lại và bất kỳ thay đổi phát triển nào xảy ra phải có thể hoàn nguyên. Giống như Scrum, XP và FDD, khung DSDM chia nhỏ các dự án thành các sprint nhỏ hơn.

Khung này dựa trên 8 nguyên tắc chính:

Tập trung vào nhu cầu kinh doanh
Giao hàng đúng giờ
Hợp tác
Không bao giờ làm giảm chất lượng
Xây dựng từng bước từ nền tảng vững chắc
Phát triển lặp đi lặp lại
Giao tiếp liên tục và rõ ràng
Thể hiện sự kiểm soát

5. Crystal

Crystal là một nhóm các phương pháp Agile, bao gồm Crystal Clear, Crystal Yellow, Crystal Orange, Crystal Red, và hơn thế nữa. Mỗi phương pháp luận tinh thể có một khuôn khổ duy nhất và phương pháp bạn chọn phụ thuộc vào một số yếu tố của dự án, chẳng hạn như quy mô nhóm của bạn, mức độ ưu tiên của dự án và mức độ quan trọng của dự án.

Khi quyết định cách áp dụng Agile, điều cần thiết là phải nhận ra rằng các dự án khác nhau yêu cầu một bộ chính sách, thực hành và quy trình hơi khác nhau dựa trên các đặc điểm riêng của chúng.

Quản lý dự án Lean có phải là một khuôn khổ Agile không?

Trong khi Lean thường xuất hiện trên danh sách các khuôn khổ Agile, thì phát triển Lean là một phương pháp hoàn toàn riêng biệt. Lean và Agile thường được nhóm lại vì chúng chia sẻ nhiều giá trị giống nhau.

Ví dụ, cả Lean và Agile đều nhấn mạnh khả năng thích ứng với sự thay đổi một cách dễ dàng.

Các nguyên tắc chính của phương pháp Lean bao gồm:

Loại bỏ lãng phí
Xây dựng chất lượng trong
Tạo kiến thức
Trì hoãn cam kết
Giao hàng nhanh chóng
Tôn trọng mọi người
Tối ưu hóa toàn bộ

Câu chuyện người dùng Agile được xác định

Câu chuyện người dùng chỉ đơn giản là thứ mà người dùng muốn – trong trường hợp này là kết quả mà khách hàng của bạn yêu cầu. Lý tưởng nhất là một câu chuyện người dùng đủ nhỏ để phù hợp với một sprint của dự án.

Ví dụ, giả sử bạn đang sản xuất một cuốn sách. Nếu bạn có thể hoàn thành mỗi chương trong một lần chạy nước rút, mỗi chương sẽ trở thành một câu chuyện của người dùng.

Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu một chương sẽ mất 8 tuần để hoàn thành? Câu chuyện của người dùng quá lớn để hoàn thành trong một sprint và được coi là một câu chuyện người dùng lớn.

Không có hướng dẫn kích thước chính xác cho câu chuyện người dùng lớn. Nó phụ thuộc vào độ dài nước rút của nhóm của bạn và nhu cầu của dự án.

Một thuật ngữ Agile khác mà bạn cần biết là ‘chủ đề’. Chủ đề là một tập hợp các câu chuyện của người dùng có liên quan hoặc dễ dàng được phân loại với nhau.

Ví dụ, nếu bạn định xây một ngôi nhà, bạn có thể chọn nhóm các yêu cầu về điện theo một chủ đề và các nhu cầu về cấu trúc theo một chủ đề khác.

Cốt truyện, câu chuyện người dùng và chủ đề là những thuật ngữ mà nhiều nhóm Agile sử dụng để giúp hợp lý hóa các cuộc thảo luận và lập kế hoạch tồn đọng sản phẩm. Bạn có thể có một yêu cầu quá lớn trong product backlog của mình để gán cho một sprint, nhưng bằng cách gán nhãn nó như một câu chuyện người dùng, mọi người đều hiểu rằng họ cần phải chia nhỏ nó ra trước khi công việc có thể trở thành một phần của sprint backlog.

Tương tự, nhóm các yêu cầu theo các chủ đề có thể giúp bạn hoàn thành việc lập kế hoạch tồn đọng sprint của mình. Rốt cuộc, các điều kiện được phân loại cùng nhau có thể có lợi khi ở trong cùng một nước rút.

Quản lý dự án Câu chuyện người dùng là tất cả về việc quản lý công việc tồn đọng của bạn theo cách có thể thực thi được. Nó đảm bảo các yêu cầu đủ ngắn gọn để hoàn thành trong khoảng thời gian từ 1 đến 4 tuần.

2 trong số những lợi ích của câu chuyện người dùng là:

Bạn có thể theo dõi các ý tưởng lớn, được xác định lỏng lẻo trong công việc tồn đọng của mình. Bạn có thể ghi lại một yêu cầu dưới dạngcâu chuyện người dùng và sau đó tinh chỉnh nó khi dự án tiến triển.
Bạn có thể thiết lập hệ thống phân cấp cho các hạng mục tồn đọng của mình. Câu chuyện người dùng vẫn còn tồn đọng như ý tưởng hoặc yêu cầu ban đầu. Các câu chuyện của người dùng được liên kết với nó theo dõi các khía cạnh của sản phẩm sẽ cho phép bạn đáp ứng yêu cầu đó.

Tuy nhiên, các nhóm có thể bị cuốn vào việc phân biệt giữa câu chuyện người dùng và câu chuyện và thường phải nỗ lực quá nhiều vào việc ước tính, theo dõi và tinh chỉnh chúng.

Câu chuyện người dùng được coi là một công cụ phân nhóm hữu ích cho công việc tồn đọng của bạn, nhưng nếu chúng đang gây đau đầu cho nhóm của bạn, thì bạn nên suy nghĩ lại việc sử dụng chúng.

Các phương pháp hay nhất của người quản lý dự án để lựa chọn khuôn khổ phù hợp

Với hơn 6 khuôn khổ dự án Agile phổ biến để lựa chọn, làm thế nào để bạn biết cái nào phù hợp với dự án của mình?

Không có một khuôn khổ nào phù hợp với tất cả các dự án, vì vậy điều quan trọng là phải đánh giá các dự án cá nhân và nhu cầu của nhóm.

Dưới đây là 7 thực tiễn tốt nhất về quản lý dự án dựa trên Mô hình trưởng thành về quản lý dự án có tổ chức của Viện Quản lý dự án (OPM3) và Hướng dẫn quản lý dự án có tổ chức thực hiện.

Đánh giá quy mô và phạm vi dự án. Nếu đó là một dự án lớn và kéo dài, có thể khó chia thành hai tuần chạy nước rút. Nhưng nếu phạm vi là thách thức để xác định và dự kiến sẽ phát triển, Agile có thể sẽ phù hợp hơn so với một khuôn khổ truyền thống hơn.
Xác định trình điều khiển dự án. Điều quan trọng là phải hiểu trường hợp kinh doanh của một dự án và giá trị của nó đối với tổ chức. Nó cung cấp những lợi ích gì cho công ty của bạn?
Hiểu các mục tiêu chính của khách hàng, kết quả mong đợi và các ưu tiên cho dự án.
Xác định bất kỳ động lực, mục tiêu, kết quả và ưu tiên nào của dự án sẽ bị ảnh hưởng bởi các phương pháp luận khác nhau. Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là tiết kiệm chi phí nhất có thể, thì phương pháp Lean có thể là phương pháp phù hợp nhất. Nếu khách hàng mong đợi tài liệu chuyên sâu về tính năng, FDD có thể là lựa chọn phù hợp.
Tạo danh sách các phương pháp luận tiềm năng có thể phù hợp với dự án của bạn và xếp hạng chúng dựa trên các tiêu chí được nêu trong bước cuối cùng.
Bất kỳ khung công tác nào hỗ trợ hầu hết các trình điều khiển, mục tiêu, kết quả và mức độ ưu tiên nên được bạn chọn. Nếu một số kết quả quan trọng hơn những kết quả khác, bạn có thể ưu tiên các đánh giá của mình để đảm bảo chúng không bị bỏ qua. Bạn sẽ muốn chọn khung cung cấp kết quả tốt nhất với mức rủi ro thấp nhất.
Khi bạn đã chọn xong khung của mình, hãy theo dõi cách hoạt động của nó. Một khái niệm cốt lõi của Agile là tính linh hoạt và khả năng thích ứng. Nếu phương pháp dự án bạn đã chọn không tạo ra kết quả mong muốn, bạn có thể cần phải sửa đổi hoặc thậm chí thay đổi khung của mình.

Tìm hiểu thêm: Giai đoạn bắt đầu của quản lý dự án.