Quản lý dự án ngày càng trở nên khắt khe hơn khi quy mô và phạm vi ngày càng lớn và phức tạp hơn. Nhiều nhóm, nhà cung cấp, đối tác và các bên liên quan đóng góp đầu vào và kết quả quan trọng cho các dự án thành công.
Hãy lấy một dự án thiết kế web trong một cơ quan sáng tạo làm ví dụ. Một dự án tiêu chuẩn có thể liên quan đến nhà thiết kế web và đồ họa, nhà phát triển front-end, người viết quảng cáo, nhà chiến lược tiếp thị và người quản lý dự án. Nhóm có thể đang làm việc trên nhiều múi giờ và lục địa, làm cho động lực làm việc trở nên phức tạp hơn.
Việc sử dụng các kỹ thuật và công cụ hỗ trợ thích hợp là điều đáng giá trong việc phát triển các thực hành quản lý dự án tốt. Phương pháp sơ đồ ưu tiên (PDM) là một trong những công cụ hỗ trợ như vậy.
Bài viết này giải thích PDM trong quản lý dự án là gì. Chúng tôi sẽ chia sẻ một ví dụ và chỉ ra cách phần mềm quản lý dự án có thể giúp các nhà quản lý dự án sử dụng PDM để lập kế hoạch cho các dự án thành công.
Tìm hiểu thêm: Quản lý dự án là gì?
PDM trong quản lý dự án là gì?
Phương pháp sơ đồ ưu tiên (PDM) là một công cụ đồ họa được sử dụng để lập lịch các hoạt động trong một kế hoạch dự án. PDM vạch ra sự phát triển của dự án bằng cách tạo ra một biểu diễn trực quan về các đường dẫn và sự phụ thuộc quan trọng.
Đầu ra chính của PDM là một sơ đồ mạng lịch trình dự án. Sơ đồ mạng lịch trình dự án là một đầu vào trong quá trình “phát triển lịch trình” của các dự án mới. Sơ đồ ưu tiên sử dụng các nút để đại diện cho các hoạt động và liên kết chúng bằng các đường và mũi tên minh họa các đường dẫn và sự phụ thuộc. Đó là một công cụ lập lịch trực quan nhanh chóng và dễ dàng cho các nhà quản lý dự án.
Tìm hiểu thêm: Những phương pháp quản lý dự án.
Ưu điểm của Phương pháp Sơ đồ ưu tiên (PDM)
Bạn đạt được nhiều lợi ích từ việc sử dụng PDM. Một số lợi thế là:
- Phương pháp sơ đồ ưu tiên (PDM) giúp các nhà quản lý dự án xác định một trình tự rõ ràng và phù hợp của các nhiệm vụ và hoạt động dự án
- PDM nêu bật các con đường, mối quan hệ và sự phụ thuộc giữa các hoạt động để đảm bảo phân phối thành công
- PDM giúp các nhóm biết các ưu tiên và nhiệm vụ của họ trong nháy mắt
- PDM phục vụ như một công cụ giao tiếp trực quan và cập nhật dự án cho các nhà quản lý dự án, các nhóm và các bên liên quan
- PDM giúp xác định các hoạt động còn thiếu và phát triển một lịch trình dự án chính xác
Ví dụ về phương pháp lập sơ đồ ưu tiên
Mọi ví dụ về phương pháp lập sơ đồ ưu tiên phải bao gồm các hoạt động, thời lượng và ngày tháng. Người quản lý dự án bắt đầu bằng cách xác định các hoạt động với một lộ trình quan trọng và tìm kiếm và kết nối các yếu tố phụ thuộc để đảm bảo quy trình làm việc được sắp xếp một cách tối ưu.
Có bốn cách để minh họa một sơ đồ mạng lịch trình dự án. Những điều này tạo thành kết nối giữa các hoạt động trong một sơ đồ ưu tiên. Họ đang:
- Finish-to-Start (FS): Trong trường hợp này, nhiệm vụ B không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ A đã được hoàn thành
- Start-to-Start (SS): Trong trường hợp này, nhiệm vụ B không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ A bắt đầu
- Finish-to-Finish (FF): Trong trường hợp này, nhiệm vụ A không thể hoàn thành cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ B
- Start-to-Finish (SF): Trong trường hợp này, nhiệm vụ B không thể được hoàn thành cho đến khi nhiệm vụ A bắt đầu
Có thể có các dự án mà tất cả các hoạt động đều độc lập với nhau. Tuy nhiên, thông thường, hầu hết các dự án đều thuộc một trong bốn trường hợp trên.
Cách triển khai phần mềm sơ đồ mức độ ưu tiên
Việc triển khai phần mềm sơ đồ mức độ ưu tiên dễ dàng hơn so với âm thanh. Bạn có thể sử dụng các công cụ trực tuyến như diagrams.net hoặc Edraw để vẽ sơ đồ ưu tiên và chia sẻ chúng với các nhóm và các bên liên quan một cách dễ dàng.
Bạn có thể phải tải xuống ứng dụng hoặc gói phần mềm và làm theo các bước để tạo sơ đồ ưu tiên của mình. Hầu hết các phần mềm sơ đồ ưu tiên cho phép bạn chọn từ các hình dạng, biểu mẫu và lưới khác nhau. Bạn cũng có thể mã màu và đánh số các nút của mình theo tiêu chí cho sơ đồ ưu tiên của bạn. Bây giờ bạn đã sẵn sàng để lưu, chia sẻ và sử dụng lại nó làm mẫu cho dự án tương tự tiếp theo của mình.
Biểu đồ ưu tiên có tốt hơn biểu đồ Gantt không?
Biểu đồ ưu tiên và biểu đồ Gantt thể hiện lịch trình dự án một cách trực quan. Biểu đồ Gantt hiển thị các lịch trình xen kẽ trên một dòng thời gian, trong khi biểu đồ mức độ ưu tiên sử dụng sơ đồ mạng để hiển thị các nhiệm vụ của dự án và cách chúng kết nối.
Cả 2 phương pháp lập lịch trình đều cho thấy ai chịu trách nhiệm về các hoạt động đã lên lịch và quy trình công việc cần thiết để hoàn thành chúng. Biểu đồ Gantt đơn giản với các hoạt động được liệt kê theo kiểu bảng tính, trong khi sơ đồ mức độ ưu tiên trực quan hơn với các nút (hoặc hộp) và mũi tên hiển thị thứ tự tuần tự của nhiệm vụ.
Không có cách tiếp cận nào là tốt hơn cách khác. Cả 2 đều tỏa sáng trong những trường hợp khác nhau. Người quản lý dự án phải xác định phương pháp phù hợp hơn tùy thuộc vào giai đoạn dự án và cách họ chia sẻ và truyền đạt các báo cáo và tiến độ dự án với các bên liên quan.
Biểu đồ Gantt hữu ích để quản lý các nhiệm vụ và tiến trình trong các dự án đang thực hiện, trong khi biểu đồ ưu tiên có giá trị hơn trong việc lập kế hoạch dự án.
Tìm hiểu thêm: Kiến thức cơ bản về quản lý dự án.