Tìm hiểu thêm: Mô hình KSA là gì?

SMART là từ viết tắt của Specific (Cụ thể), Measurable (Có thể đo lường), Achievable (Có thể đạt được), Realistic (Thực tế) và Timely (Mốc thời gian rõ ràng). Do đó, một mục tiêu SMART kết hợp tất cả các tiêu chí này để giúp tập trung nỗ lực của bạn và tăng cơ hội đạt được mục tiêu.

Mục tiêu SMART là gì?

• Specific (Cụ thể): Được xác định rõ ràng, rõ ràng và rõ ràng
• Measurable (Có thể đo lường): Với các tiêu chí cụ thể đo lường tiến trình của bạn đối với việc hoàn thành mục tiêu
• Achievable (Có thể đạt được): Có thể đạt được và không phải là không thể đạt được
• Realistic (Thực tế): Trong tầm tay, thực tế và phù hợp với mục đích cuộc sống của bạn
• Timely (Mốc thời gian rõ ràng): Với một mốc thời gian được xác định rõ ràng, bao gồm ngày bắt đầu và ngày hoàn thành. Mục đích là tạo ra sự cấp thiết.

Specific (Cụ thể)

Các mục tiêu cụ thể có cơ hội hoàn thành cao hơn đáng kể. Để làm cho một mục tiêu cụ thể, năm câu hỏi “W” phải được xem xét:

1. Ai: Ai tham gia vào mục tiêu này?
2. Cái gì: Tôi muốn đạt được điều gì?
3. Nơi nào: Mục tiêu này cần đạt được là do đâu?
4. Khi nào: Khi nào tôi muốn đạt được mục tiêu này?
5. Tại sao: Tại sao tôi muốn đạt được mục tiêu này?

Ví dụ: mục tiêu chung là “Tôi muốn lấy lại vóc dáng”. Mục tiêu cụ thể hơn sẽ là “Tôi muốn trở thành thành viên phòng tập thể dục tại trung tâm cộng đồng địa phương của tôi và tập thể dục 4 ngày một tuần để khỏe mạnh hơn”.

Measurable (Có thể đo lường)

Một mục tiêu SMART phải có các tiêu chí để đo lường tiến độ. Nếu không có tiêu chí, bạn sẽ không thể xác định được tiến trình của mình và liệu bạn có đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu hay không. Để làm cho một mục tiêu có thể đo lường được, hãy tự hỏi bản thân:

1. Bao nhiêu?
2. Làm cách nào để biết liệu tôi đã đạt được mục tiêu hay chưa?
3. Chỉ báo về sự tiến bộ của tôi là gì?

Ví dụ: xây dựng dựa trên mục tiêu cụ thể ở trên: Tôi muốn trở thành thành viên phòng tập thể dục tại trung tâm cộng đồng địa phương của tôi và tập thể dục 4 ngày một tuần để khỏe mạnh hơn. Mỗi tuần, tôi sẽ đặt mục tiêu giảm 1 pound chất béo trong cơ thể.

Achievable (Có thể đạt được)

Mục tiêu SMART phải đạt được và có thể đạt được. Điều này sẽ giúp bạn tìm ra cách bạn có thể thực hiện mục tiêu đó và hướng tới mục tiêu đó. Khả năng đạt được của mục tiêu nên được kéo dài để khiến bạn cảm thấy bị thách thức, nhưng được xác định đủ rõ để bạn thực sự có thể đạt được nó. Tự hỏi bản thân minh:

1. Tôi có đủ nguồn lực và khả năng để đạt được mục tiêu không? Nếu không, tôi đang thiếu gì?
2. Những người khác đã làm điều đó thành công trước đây chưa?

Realistic (Thực tế)

Mục tiêu SMART phải thực tế trong đó mục tiêu có thể đạt được trên thực tế với nguồn lực và thời gian sẵn có. Một mục tiêu SMART có thể là thực tế nếu bạn tin rằng nó có thể được hoàn thành. Tự hỏi bản thân minh:

1. Mục tiêu có thực tế và trong tầm tay không?
2. Mục tiêu có đạt được không, với thời gian và nguồn lực?
3. Bạn có thể cam kết đạt được mục tiêu không?

Timely (Mốc thời gian rõ ràng)

Mục tiêu SMART phải có thời hạn trong đó có ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Nếu mục tiêu không bị ràng buộc về thời gian, sẽ không có cảm giác cấp bách và do đó, có ít động lực hơn để đạt được mục tiêu. Tự hỏi bản thân minh:

1. Mục tiêu của tôi có thời hạn không?
2. Đến khi nào bạn muốn đạt được mục tiêu của mình?

Ví dụ: xây dựng dựa trên mục tiêu ở trên: Vào ngày 1 tháng 8, tôi sẽ có được tư cách thành viên phòng tập thể dục tại trung tâm cộng đồng địa phương của tôi. Để khỏe mạnh hơn, tôi sẽ tập thể dục 4 ngày một tuần. Mỗi tuần, tôi sẽ đặt mục tiêu giảm 1 pound chất béo trong cơ thể. Vào cuối tháng 8, tôi sẽ thực hiện được mục tiêu của mình nếu tôi giảm được 4 pound chất béo trong suốt tháng.

Tìm hiểu hiểu: Cách thực hiện mô hình ADDIE.

Tầm quan trọng của việc thiết lập mục tiêu SMART

Thông thường, các cá nhân hoặc doanh nghiệp sẽ tự đặt cho mình sự thất bại bằng cách đặt ra các mục tiêu chung chung và không thực tế, chẳng hạn như “Tôi muốn trở thành người giỏi nhất ở X.” Mục tiêu này rất mơ hồ, không có định hướng.

Các mục tiêu SMART giúp bạn thành công bằng cách đưa ra các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, thực tế và kịp thời. Phương pháp SMART giúp thúc đẩy bạn tiến xa hơn, mang lại cho bạn định hướng và giúp bạn tổ chức và đạt được mục tiêu của mình.

Tìm hiểu thêm: Tăng hiệu quả họp qua cách thực hiện biên bản họp.

Bài viết Mục tiêu SMART là gì? Hướng dẫn kế hoạch lập mục tiêu đã xuất hiện đầu tiên vào ngày Top 10 bí ấn.

Một kế hoạch dự án kỹ lưỡng có thể ngăn chặn sự leo thang trong phạm vi, ngân sách bị thổi phồng quá mức và các mục tiêu bị bỏ lỡ. Nhưng thực sự ngồi xuống và lập kế hoạch cho một dự án có thể là một nhiệm vụ quá sức.

Làm thế nào để bạn dự đoán chính xác các nhiệm vụ sẽ mất bao lâu? Làm thế nào để bạn chuyển những kỳ vọng của các bên liên quan thành những sản phẩm cụ thể? Nếu có sự cố xảy ra thì sao?

Chúng tôi đã thu thập lời khuyên từ 5 chuyên gia quản lý dự án dày dạn kinh nghiệm, những người hiểu chính xác những gì cần thiết để tạo ra một kế hoạch quản lý dự án thành công.

Xem thêm: Giai đoạn bắt đầu của quản lý dự án.

Các thành phần thiết yếu của Kế hoạch quản lý dự án 

Những gì nên được bao gồm trong kế hoạch quản lý dự án của bạn? Đối với blogger quản lý dự án từng đoạt giải thưởng Elizabeth Harrin, một kế hoạch dự án kỹ lưỡng bao gồm các yếu tố sau:

• Tuyên bố Định nghĩa Dự án: Đây là ‘cái gì’ và ‘lý do’ của dự án của bạn: một tuyên bố ngắn gọn tóm tắt mục đích, mục tiêu và (các) cuối cùng có thể cung cấp. 

• Chiến lược thực thi: Giải thích ‘cách thức’ của dự án của bạn. Bạn sẽ sử dụng phương pháp luận nào? Việc phân phối sẽ diễn ra trong một lần ra mắt hay phát hành theo từng giai đoạn? 

• Phạm vi: Những gì được (và không) bao gồm trong dự án của bạn? Bao gồm của cấu trúc phân chia công việc và các sản phẩm chính. 

• Lịch trình: Tùy thuộc vào mức độ xác định dự án của bạn, đây có thể là tổng quan cấp cao về thời điểm các hạng mục cụ thể sẽ được hoàn thành hoặc nó có thể bao gồm biểu đồ Gantt chi tiết của bạn hoàn chỉnh với các mốc quan trọng và ngày giao hàng. 

• Sơ đồ tổ chức: Tổng quan về hệ thống phân cấp của nhóm dự án, vai trò và trách nhiệm của bạn. Nếu dự án của bạn liên quan đến nhiều nhóm hoặc phòng ban, điều này sẽ bao gồm cách các nhóm đó sẽ làm việc cùng nhau, các bên liên quan là ai và ai là người lãnh đạo mỗi nhóm có thể phân phối.  

• Biểu đồ RACI: Biểu đồ này giúp bạn xác định cụ thể ai sẽ làm những gì cho dự án của bạn. Đó là một ma trận của tất cả các hoạt động của một dự án, được ghép nối với tất cả các vai trò liên quan, bao gồm Người chịu trách nhiệm (được giao để hoàn thành công việc), Có trách nhiệm (có quyền có / không / phủ quyết), Được tư vấn (cần phê duyệt hoặc đóng góp) và Được thông báo (cần biết về hành động hoặc quyết định). Tại mỗi giao điểm của hoạt động và vai trò, một người cụ thể được chỉ định cho mỗi vai trò.

• Kế hoạch quản lý rủi ro & Nhật ký rủi ro: Ngay cả khi bạn chi tiêu từng xu trong khi học cách tính toán giá trị kiếm được và vạch ra từng mốc quan trọng, không có dự án nào, dù nhỏ đến đâu, không có rủi ro. Lập kế hoạch xác định và giảm thiểu rủi ro ngay từ đầu.

• Chi tiết ngân sách: Bao gồm số giờ làm thêm dự kiến, các khóa đào tạo, phí tư vấn, thiết bị và vật tư, mua phần mềm, chi phí đi lại, v.v. mọi người rằng ngân sách của bạn là ước tính và biết cách tính toán giá trị kiếm được để biết bạn đang chậm tiến độ hay vượt quá ngân sách cho dự án của mình.

• Kế hoạch Truyền thông & Lịch trình Báo cáo: Bao gồm chi tiết về những người bạn sẽ liên lạc, những gì bạn sẽ chia sẻ, tần suất và hình thức. 

• Kế hoạch mua sắm: Nếu bạn cần mua thứ gì đó như một phần của dự án (phần mềm, vật liệu, v.v.), đây là nơi bạn giải thích cách bạn sẽ nghiên cứu và chọn nhà cung cấp và quản lý hợp đồng. Điều quan trọng là phải tìm hiểu và thực hiện các chiến lược quản lý mua sắm dự án tốt cho việc này.

• Kế hoạch quản lý thông tin: Chi tiết cách bạn sẽ lưu trữ và chia sẻ thông tin dự án, kiểm soát tài liệu và giữ an toàn cho dữ liệu dự án của bạn. 

• Kế hoạch quản lý chất lượng: Giải thích cách bạn sẽ quản lý chất lượng trong dự án, tiêu chuẩn chất lượng của bạn là gì và cách bạn lập kế hoạch duy trì các tiêu chuẩn này, cũng như lịch trình đề xuất của bạn cho các điểm kiểm tra hoặc đánh giá chất lượng. 

Điều này có vẻ giống như rất nhiều thông tin cần đề cập, nhưng hãy nhớ rằng đây chỉ là một ví dụ về kế hoạch quản lý dự án. Một kế hoạch dự án tốt không nhất thiết phải bao gồm mọi thứ trong danh sách này. 

Như Harrin lưu ý, “Một tài liệu dài hơn không làm cho bạn trông thông minh hơn hoặc có tổ chức hơn. Nó chỉ làm tăng khả năng không ai đọc nó ngoại trừ bạn”. Tốt nhất là một kế hoạch dự án đơn giản, dễ thực hiện.

Tìm hiểu thêm: Kiến thức cơ bản về quản lý dự án.

Bắt đầu bằng Báo cáo công việc – SOW (Statement of work)

Theo Brad Egeland, người quản lý dự án CNTT, tác giả và nhà tư vấn có kinh nghiệm, nền tảng của một kế hoạch dự án thành công là Báo cáo công việc. Tại sao? Bởi vì nó thu hút mọi người trên cùng một trang khi bắt đầu.

Sau đó, khi các yêu cầu mới xuất hiện và phạm vi bắt đầu xuất hiện, bạn có thể quay lại tài liệu SOW để xem chính xác những gì dự án phải làm khi bắt đầu. Điều quan trọng nữa là phải nhận thức được độ rão của phạm vi và lớp mạ vàng.

SOW của bạn nên bao gồm một tuyên bố chung về mục đích / giá trị kinh doanh, mô tả các công việc của dự án, định nghĩa các mốc quan trọng, ước tính nỗ lực, tiến trình và chi phí, và mô tả cấp cao về vai trò và trách nhiệm của nhóm. 

Đặt hẹn giờ

Max Wideman, giám đốc dự án nổi tiếng và là đồng tác giả của PMBOK ban đầu, ủng hộ một phương pháp sắp xếp hợp lý để lập kế hoạch dự án. Phương pháp tiếp cận SCOPE-PAK của anh ấy sẽ giúp bạn hoàn thành kế hoạch dự án trong vòng 60 phút hoặc ít hơn (Wideman khuyến khích bạn thực sự đặt hẹn giờ). Tập hợp các bên liên quan chính và các thành viên trong nhóm để xác định những gì bạn muốn hoàn thành và cách bạn sẽ thực hiện nó. 

• Bước 1: Các bên liên quan. Viết ra những người cần được liên hệ để được trợ giúp, cung cấp thông tin hoặc phê duyệt và xác định nhà tài trợ dự án. Nếu danh sách dài, hãy sắp xếp nó thành những người chơi chính và phụ. 

• Bước 2: Các thành phần. Đây là WBS của bạn. Liệt kê tất cả các mục công việc quan trọng và các đề xuất (lưu đánh giá chúng để sử dụng sau – chỉ cần ghi lại chúng ngay bây giờ). Giới hạn ở 30 mục và nếu nhóm của bạn bắt đầu có vẻ như họ đang tìm kiếm các mục để thêm, hãy dừng bước này và tiếp tục. 

• Bước 3: Mục tiêu & Kết quả. Viết ra mục tiêu của dự án, sau đó xác định đầu ra hoặc kết quả nên là gì. Kiểm tra công việc của bạn bằng cách hỏi, “Nếu chúng tôi đã thực hiện tất cả các hạng mục công việc được liệt kê trong Bước 2, liệu chúng tôi có hoàn thành mục tiêu của mình không?”

• Bước 4: Các giải pháp thay thế có thể có. Những lựa chọn thay thế nào cũng sẽ đáp ứng mục tiêu của dự án? Có cách nào hiệu quả hơn để hoàn thành mục tiêu của bạn không? 

• Bước 5: Kinh tế & Vấn đề. Chiến lược tài trợ của dự án là gì? Nó được ưu tiên như thế nào trong số các dự án khác? Bạn sẽ cần những nguồn nào? Bạn sẽ gặp phải những vấn đề gì? 

• Bước 6: Kế hoạch tấn công. Xem danh sách các hạng mục công việc của bạn và quyết định việc nào nên làm trước. Ghi nhãn đó là A. Sau đó tiếp tục với B, C, D, v.v. Sau đó hỏi những gì có thể được thực hiện đồng thời với A, hoặc B, v.v. Đây là cách bạn sẽ thiết lập lịch trình tác vụ. 

• Bước 7: Giả định & Rủi ro. Những vấn đề nào có thể xảy ra với mỗi nhiệm vụ? Làm thế nào bạn có thể giảm thiểu rủi ro hoặc tạo ra các giải pháp thay thế? 

• Bước 8: Các chỉ số thành công chính. Xác định 3-4 bên liên quan quan trọng nhất và hỏi, “Điều gì có khả năng khiến họ hài lòng nhất?” Đây là những chỉ số cho sự thành công của dự án. Quyết định cách đo lường từng thứ khi dự án kết thúc. 

Bạn có thể (và nên) làm thêm công việc để làm rõ kế hoạch làm việc của dự án, nhưng chỉ trong một giờ, bạn đã thiết lập một kế hoạch tấn công vững chắc: các bên liên quan được xác định, mục tiêu được làm rõ và đầu ra xác định.

Đừng lập kế hoạch quá mức

Đối với Ricardo Vargas, một chuyên gia quản lý dự án nổi tiếng thế giới, ý thức cấp bách là yếu tố quan trọng nhất của một dự án thành công. Người quản lý dự án cần có khả năng phản hồi nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan, và điều đó có nghĩa là thực hiện chứ không phải ngồi xung quanh bàn hội nghị băm ra các mốc thời gian và ngân sách. 

Dự án của bạn không có kết quả tốt trên giấy tờ, vì vậy hãy sắp xếp hợp lý quá trình lập kế hoạch càng nhiều càng tốt. Chỉ bao gồm những gì cần thiết trong kế hoạch dự án của bạn, và sau đó chỉ cần bắt đầu! 

Vargas sử dụng phiên bản tổng hợp của hướng dẫn lập kế hoạch được nêu trong PMBoK và bạn có thể tìm hiểu thêm về các chi tiết cụ thể của từng khía cạnh trong quy trình lập kế hoạch của anh ấy trên blog của anh ấy. 

Giữ nó đơn giản

Kế hoạch dự án có thể trở nên nhanh chóng khó sử dụng, đặc biệt là khi các bên liên quan và nhà tài trợ dự án bắt đầu cân nhắc. Để đảm bảo bạn không làm mọi thứ quá phức tạp, blogger quản lý dự án Kiron Bondale khuyên bạn nên bắt đầu với 5 chữ W để cung cấp bối cảnh và quan điểm cho các chi tiết của dự án của bạn kế hoạch. 

• Why: Những lợi ích kinh doanh cơ bản khi thực hiện dự án này là gì? 

• What: Những gì được bao gồm trong phạm vi dự án? 

• Who: Những vai trò quan trọng cần thiết để cung cấp Cái gì? 

• When: Khi nào thì Cái gì phải được chuyển giao, để đạt được Tại sao? 

• Where: Nơi tốt nhất để công việc được thực hiện? Những gì sẽ được sử dụng bởi khách hàng và người dùng cuối? 

Chỉ sau khi bạn đã dừng trả lời những câu hỏi này, bạn mới nên chuyển sang phần “HOW” của dự án. 

Các phương pháp hay nhất về lập kế hoạch quản lý dự án

Như bạn có thể thấy, ngay cả trong số các chuyên gia quản lý dự án cũng có một số cách tiếp cận khác nhau để lập một kế hoạch dự án. Không có cách nào đúng, nhưng một phương pháp hay nhất mà các PM có kinh nghiệm đồng ý: dành thời gian để xác định và thống nhất các mục tiêu chính với các bên liên quan của dự án trước khi bạn bắt đầu thực hiện. 

Một phương pháp hay nhất khác để làm theo: tổ chức một cuộc họp khởi động dự án. Tận dụng cơ hội để sắp xếp nhóm của bạn theo các mục tiêu dự án, làm rõ vai trò và trách nhiệm, thiết lập các tiêu chuẩn để thành công, đồng thời chọn phương pháp và công cụ quản lý dự án của bạn. Nhận các mẹo của chúng tôi để tổ chức buổi khởi động dự án hoàn hảo sẽ thiết lập giai điệu phù hợp cho nhóm của bạn. 

Cuối cùng: tài liệu càng nhiều càng tốt. Ghi lại tiến độ của dự án sẽ giúp bạn phân tích hiệu suất của mình và đưa ra quyết định sáng suốt hơn.

Tìm hiểu thêm: 6 bước lập kế hoạch dự án đơn giản.

Bài viết Lời khuyên của chuyên gia để Lập kế hoạch dự án thành công đã xuất hiện đầu tiên vào ngày Top 10 bí ấn.

Đừng hoảng loạn! Bạn không cần phải biết tất cả các kiến ​​thức cơ bản về quản lý dự án để thực hiện một kế hoạch dự án thành công. Thực hiện theo 6 bước sau để biết cách lập kế hoạch quản lý dự án và tự tin lãnh đạo nhóm của bạn.

Bước 1: Xác định và gặp gỡ các bên liên quan

Một bên liên quan là bất kỳ ai bị ảnh hưởng bởi kết quả của kế hoạch dự án của bạn. Điều đó bao gồm khách hàng và người dùng cuối của bạn. Đảm bảo rằng bạn xác định tất cả các bên liên quan và ghi nhớ lợi ích của họ khi tạo kế hoạch dự án của bạn.

Gặp gỡ các nhà tài trợ dự án và các bên liên quan chính để thảo luận về nhu cầu của họ và kỳ vọng của dự án, đồng thời thiết lập đường cơ sở phạm vi, ngân sách và thời gian. Sau đó, tạo tài liệu tuyên bố phạm vi để hoàn thiện và ghi lại chi tiết phạm vi dự án, đưa mọi người vào cùng một trang và giảm nguy cơ thông tin sai lệch tốn kém. Đặc biệt, kiểm soát chi phí cũng rất quan trọng trong giai đoạn này của quá trình.

Mẹo: Nhìn xa hơn những nhu cầu đã nêu của các bên liên quan để xác định những lợi ích mong muốn cơ bản. Những lợi ích này là mục tiêu mà dự án của bạn phải thực hiện.

Bước 2: Đặt và ưu tiên các mục tiêu

Khi bạn đã có danh sách các nhu cầu của các bên liên quan, hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên cho chúng và đặt ra các mục tiêu cụ thể của dự án. Chúng phải phác thảo các mục tiêu của dự án hoặc các chỉ số và lợi ích mà bạn hy vọng đạt được. Viết các mục tiêu của bạn và các bên liên quan cần họ giải quyết trong kế hoạch dự án của bạn để nó được truyền đạt rõ ràng và dễ dàng chia sẻ.

Mẹo: Nếu bạn gặp khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên, hãy bắt đầu xếp hạng các mục tiêu dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng hoặc xem các mẹo ra quyết định hữu ích này.

Bước 3: Xác định các sản phẩm phân phối

Xác định các sản phẩm được giao và các bước lập kế hoạch dự án cần thiết để đáp ứng các mục tiêu của dự án. Đầu ra cụ thể mà bạn dự kiến ​​tạo ra là gì?

Tiếp theo, ước tính ngày đến hạn cho từng sản phẩm có thể phân phối trong kế hoạch dự án của bạn. (Bạn có thể chốt những ngày này khi ngồi xuống để xác định lịch trình dự án của mình trong bước tiếp theo.)

Mẹo: Đặt các mốc quan trọng cho thời hạn và công việc cần thiết. Bạn sẽ có thể theo dõi tiến độ của mình khi công việc bắt đầu để đảm bảo bạn hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn và giữ cho các bên liên quan luôn hài lòng.

Bước 4: Tạo lịch trình dự án

Xem xét từng nhiệm vụ có thể giao và xác định chuỗi nhiệm vụ phải hoàn thành để hoàn thành từng nhiệm vụ. Đối với mỗi tác vụ, hãy xác định lượng thời gian cần thực hiện, các nguồn lực cần thiết và ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện.

Tiếp theo, xác định bất kỳ phụ thuộc nào. Bạn có cần phải hoàn thành một số nhiệm vụ trước khi những người khác có thể bắt đầu không? Nhập các phân phối, phụ thuộc và các mốc quan trọng vào biểu đồ Gantt của bạn hoặc chọn từ nhiều mẫu và ứng dụng trực tuyến có sẵn. Hãy chắc chắn rằng bạn cũng hiểu cách viết báo cáo quản lý dự án để có một cái nhìn tổng quan tóm tắt về tình trạng hiện tại của dự án.

Mẹo: Cho nhóm của bạn tham gia vào quá trình lập kế hoạch. Những người thực hiện công việc có những hiểu biết quan trọng về cách hoàn thành nhiệm vụ, thời gian thực hiện và ai là người tốt nhất để giải quyết chúng. Rút ra từ kiến ​​thức của họ. Bạn sẽ cần họ đồng ý với tiến độ dự án và đặt kỳ vọng để công việc diễn ra suôn sẻ.

Bước 5: Xác định các vấn đề và hoàn thành đánh giá rủi ro

Không có dự án nào là không có rủi ro. Khoanh tay và hy vọng những điều tốt đẹp nhất không mang lại lợi ích gì cho bạn. Có bất kỳ vấn đề nào bạn biết trước sẽ ảnh hưởng đến quá trình lập kế hoạch dự án, chẳng hạn như kỳ nghỉ sắp tới của một thành viên chủ chốt trong nhóm không? Những trường hợp không lường trước nào có thể tạo ra sự tắt nghẽn? (Hãy nghĩ đến các ngày lễ quốc tế, các bộ phận được đặt hàng lại hoặc các mùa bận rộn.)

Khi xây dựng kế hoạch dự án, bạn nên biết cách quản lý rủi ro trong dự án và cân nhắc các bước bạn nên thực hiện để ngăn ngừa một số rủi ro nhất định xảy ra hoặc hạn chế tác động tiêu cực của chúng. Tiến hành đánh giá rủi ro và phát triển chiến lược quản lý rủi ro để đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị sẵn sàng.

Mẹo: Xử lý sớm các hạng mục rủi ro cao trong tiến trình dự án của bạn, nếu có thể. Hoặc tạo một khoảng đệm thời gian nhỏ xung quanh nhiệm vụ để giúp dự án của bạn đi đúng hướng trong trường hợp có sự chậm trễ.

Bước 6: Trình bày kế hoạch dự án cho các bên liên quan

Điều quan trọng là bạn phải hiểu cách trình bày một dự án hiệu quả. Giải thích cách kế hoạch của bạn giải quyết kỳ vọng của các bên liên quan và trình bày các giải pháp của bạn cho bất kỳ xung đột nào. Đảm bảo rằng bản trình bày của bạn không phải là một chiều. Thay vào đó, hãy thảo luận cởi mở với các bên liên quan.

Tiếp theo, bạn cần xác định các vai trò: Ai cần xem báo cáo nào, và tần suất ra sao? Những quyết định nào sẽ cần được phê duyệt, và bởi ai?

Làm cho kế hoạch dự án của bạn rõ ràng và có thể truy cập được cho tất cả các bên liên quan để họ không phải đuổi theo bạn để cập nhật đơn giản. Đặt tất cả dữ liệu kế hoạch dự án ở một vị trí duy nhất, giống như một công cụ cộng tác, giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ, chia sẻ cập nhật và thực hiện chỉnh sửa mà không cần lấp đầy lịch của bạn bằng các cuộc họp.

Giao tiếp rõ ràng. Đảm bảo rằng các bên liên quan biết chính xác những gì họ mong đợi và những hành động họ cần thực hiện. Chỉ vì nó hiển nhiên với bạn không có nghĩa là nó hiển nhiên với họ!

Không mong muốn có một cuộc thảo luận cởi mở với các bên liên quan của bạn? Dưới đây là một số chiến lược giúp bạn chống lại các bên liên quan khó khăn để giữ cho quá trình lập kế hoạch dự án tiếp tục tiến triển.

Mẹo: Nếu kế hoạch hoặc lịch trình của bạn không phù hợp với kỳ vọng ban đầu của các bên liên quan, hãy thông báo điều đó ngay bây giờ để tránh mọi bất ngờ khó chịu hoặc các cuộc trò chuyện căng thẳng.

Thay vì nói với các bên liên quan kỳ vọng hoặc yêu cầu của họ là không thực tế, hãy nói với họ những gì cần thiết để biến điều đó thành hiện thực, bao gồm cả thời gian, tiền bạc hoặc nhân lực. Hãy để họ quyết định xem điều đó có đáng để dành các nguồn lực bổ sung hay không.

Sau khi bạn tạo kế hoạch dự án của mình

Xin chúc mừng, bạn đã hoàn thành kế hoạch dự án của mình! Bước tiếp theo: Lên lịch cuộc họp khởi động dự án.

Xem thêm: Những kiến thức cơ bản về quản lý dự án.

Bài viết 6 bước để lập kế hoạch dự án đơn giản đã xuất hiện đầu tiên vào ngày Top 10 bí ấn.