Các dự án ngày nay khác với các dự án của 10 hay 20 năm trước. Phần lớn là nhờ sự ra đời của internet và phần mềm dựa trên đám mây sau đó, cũng như khái niệm về dịch vụ chuyên nghiệp ra đời, cách chúng tôi làm việc – và do đó, các dự án của chúng tôi – đã trải qua một cuộc cách mạng.
Cách thức của các dự án hiện nay: các yêu cầu của dự án có thể thay đổi hàng ngày và các nhóm chịu trách nhiệm được kỳ vọng sẽ xử lý các tình huống đó một cách trôi chảy. Các bên liên quan muốn tham gia nhiều hơn vào các dự án khi chúng vẫn đang trong quá trình xử lý, có nghĩa là họ có thể thay đổi quyết định (và tạo thêm công việc cho các nhóm) bất cứ lúc nào.
Tin tức về các mối quan tâm về chính trị, kinh tế hoặc môi trường luôn cập nhật 24/7 và các nhóm phải chuyển số để trả lời một cách chính xác.
Quản lý dự án truyền thống (TPM) thường không được trang bị để xử lý các dự án trong kỷ nguyên mới này. Quy trình làm việc từng bước (ví dụ: mô hình Thác nước), các mốc thời gian cứng nhắc và các yêu cầu nghiêm ngặt sẽ gặp khó khăn trong việc thích ứng với nhu cầu thay đổi từng phần trong một dự án.
Cập nhật kế hoạch yêu cầu các thành viên trong nhóm nhảy qua các vòng và tham khảo ý kiến của một số người quản lý trước khi nhận được sự chấp thuận cuối cùng. Những hạn chế này làm tắc nghẽn tiến độ và cuối cùng đẩy các dự án TPM vượt quá ngân sách và thời hạn trong quá khứ.
Các dự án ngày nay thường phù hợp hơn với việc quản lý dự án cực đoan.
Xem thêm: Phương pháp quản lý dự án với sơ đồ Gantt.
Quản lý dự án cực đoan là gì?
Quản lý dự án cực đoan (XPM – Extreme Project Management) ngắn gọn và linh hoạt trong khi quản lý dự án truyền thống không có. Quản lý dự án truyền thống có nghĩa là tạo ra một kế hoạch và gắn bó với nó, thường là cho các dự án dài hạn.
XPM cho phép bạn thay đổi kế hoạch dự án, ngân sách và kết quả cuối cùng của bạn để phù hợp với nhu cầu thay đổi, bất kể dự án đang ở giai đoạn nào và thường liên quan đến các dự án chỉ kéo dài vài tuần hoặc thậm chí chỉ vài ngày.
XPM nhằm giúp bạn quản lý những điều chưa biết – những biến đó thay đổi và bật lên khi một dự án tiến triển. Khi kết thúc dự án của bạn, đó là việc mang lại kết quả mong muốn, không chỉ đơn giản là kết quả theo kế hoạch ban đầu. Những người nhận ra nửa chừng dự án rằng sản phẩm ban đầu không phải là lý tưởng sẽ có thời gian để sửa đổi kế hoạch.
Các đội sử dụng XPM phải sẵn sàng thực hiện nhiều lần để làm cho đúng, thay vì chỉ tập trung vào việc hoàn thành mọi thứ sau lần thử đầu tiên.
Quản lý dự án cực đoan có phù hợp với bạn không?
Làm thế nào để bạn biết liệu dự án của bạn có yêu cầu quản lý dự án cực đoan hay không? Đây là một số đặc điểm chung của các dự án khắc nghiệt:
- Tốc độ làm việc nhanh
- Các nhu cầu và kết quả dự án rất phức tạp
- Các thay đổi thường xuyên đối với các yêu cầu của dự án khi dự án tiến triển
- Phương pháp thử-và-sai để xem những gì hoạt động
- Quá trình tự sửa chữa khi mọi thứ trở nên tồi tệ để trở lại đúng hướng
- Di chuyển khỏi hệ thống phân cấp trong việc ra quyết định
- Các dự án do con người điều khiển, thay vì điều khiển theo quy trình (mọi người không điều chỉnh dự án của họ để phù hợp với mô hình, họ điều chỉnh các mô hình để phù hợp với dự án)
Nếu điều này giống như công việc của bạn, hãy xem xét XPM và cách bạn có thể áp dụng phương pháp này.
Cách thực hiện quản lý dự án cực đoan
Quản lý dự án cực đoan có nghĩa là phải nhanh chóng và nhanh nhẹn. Bắt đầu bằng cách tạo dựng một nhóm gồm những người xung quanh bạn, những người sẵn sàng và sẵn sàng chấp nhận ý nghĩa của tư duy Agile này. Nếu các thành viên trong nhóm của bạn thích làm việc với nhịp độ chậm và nhận được mọi quyết định được cấp trên phê duyệt, nó sẽ không hoạt động.
Sau khi tập hợp đội ngũ của bạn, hãy làm theo các bước sau:
- Tạo một kế hoạch dự án với tính năng quản lý dự án hiệu quả. Điều đó có nghĩa là mong đợi sự thay đổi, thừa nhận rằng các mốc thời gian có thể thay đổi và để lại chỗ cho sai sót.
- Để đảm bảo thành công, hãy đảm bảo kế hoạch của bạn trả lời tất cả những câu hỏi này (từ cuốn sách Quản lý dự án eXtreme của Doug DeCarlo): Ai cần gì và tại sao? Làm gì để làm điều đó? Chúng ta có thể hoàn thành những gì cần thiết không? Có đáng không?
- Lên lịch làm việc theo chu kỳ ngắn – tối đa là vài tuần.
- Có một cuộc họp khởi động dự án để cung cấp cho mọi người bản tóm tắt đầy đủ về công việc liên quan và khiến mọi người hào hứng bắt tay vào thực hiện một dự án mới. Trả lời mọi câu hỏi và truyền đạt kỳ vọng một cách rõ ràng. Đặt khả năng hiển thị dự án thành ưu tiên bắt đầu từ ngày đầu tiên.
- Lắng nghe chặt chẽ mong muốn và nhu cầu mục tiêu kinh doanh và các bên liên quan, đồng thời chuyển phản hồi của họ đến nhóm của bạn ngay lập tức.
- Theo dõi các chu trình làm việc với các lần đăng ký, các phiên đánh giá và các cuộc họp điều chỉnh lại nếu dự án có vẻ đang đi chệch hướng.
- Khi các dự án hoặc chu kỳ kết thúc, hãy ăn mừng mọi chiến thắng. Làm cho các nhóm cảm thấy được đánh giá cao để giúp họ luôn hào hứng với công việc đòi hỏi sự khắt khe. Cân nhắc bắt đầu mọi cuộc họp với việc liệt kê các thành tích của nhóm kể từ cuộc họp trước hoặc đi xung quanh để mọi người liệt kê một thành tích mà họ tự hào.
Không thiết lập nhiều quy trình hơn mức bạn cần để hoàn thành dự án. Ban quản lý dự án cực đoan khuyên HÃY BỎ LỠ các dự án của bạn – hãy giữ nó đơn giản. Mỗi dự án có thể sẽ yêu cầu các bước khác nhau và các mẫu khác nhau, vì vậy hãy tùy chỉnh từng dự án cho phù hợp với nhu cầu của bạn. Nếu nhóm của bạn khẳng định rằng bạn đang thực hiện các quy trình quá phức tạp, hãy cắt bỏ các bước bổ sung.
Quản lý dự án cực đoan để thay đổi dự án
Nếu bạn nhận ra những rắc rối của quản lý dự án truyền thống hoặc đặc điểm của các dự án khắc nghiệt, hãy xem xét đọc thêm về XPM cho nhóm của bạn.
Tìm hiểu thêm: Các phương pháp quản lý dự án hàng đầu.