Lập kế hoạch kém có thể hủy hoại dự án của bạn trước khi công việc bắt đầu. Thay đổi kỳ vọng, ngân sách thu hẹp và thông tin sai lệch gây thất vọng có thể làm trật bánh xe, ngay cả dự án đơn giản nhất – và khiến cuộc sống của tất cả mọi người tham gia trở nên căng thẳng.
Một kế hoạch dự án kỹ lưỡng có thể ngăn chặn sự leo thang trong phạm vi, ngân sách bị thổi phồng quá mức và các mục tiêu bị bỏ lỡ. Nhưng thực sự ngồi xuống và lập kế hoạch cho một dự án có thể là một nhiệm vụ quá sức.
Làm thế nào để bạn dự đoán chính xác các nhiệm vụ sẽ mất bao lâu? Làm thế nào để bạn chuyển những kỳ vọng của các bên liên quan thành những sản phẩm cụ thể? Nếu có sự cố xảy ra thì sao?
Chúng tôi đã thu thập lời khuyên từ 5 chuyên gia quản lý dự án dày dạn kinh nghiệm, những người hiểu chính xác những gì cần thiết để tạo ra một kế hoạch quản lý dự án thành công.
Xem thêm: Giai đoạn bắt đầu của quản lý dự án.
Các thành phần thiết yếu của Kế hoạch quản lý dự án
Những gì nên được bao gồm trong kế hoạch quản lý dự án của bạn? Đối với blogger quản lý dự án từng đoạt giải thưởng Elizabeth Harrin, một kế hoạch dự án kỹ lưỡng bao gồm các yếu tố sau:
- Tuyên bố Định nghĩa Dự án: Đây là ‘cái gì’ và ‘lý do’ của dự án của bạn: một tuyên bố ngắn gọn tóm tắt mục đích, mục tiêu và (các) cuối cùng có thể cung cấp.
- Chiến lược thực thi: Giải thích ‘cách thức’ của dự án của bạn. Bạn sẽ sử dụng phương pháp luận nào? Việc phân phối sẽ diễn ra trong một lần ra mắt hay phát hành theo từng giai đoạn?
- Phạm vi: Những gì được (và không) bao gồm trong dự án của bạn? Bao gồm của cấu trúc phân chia công việc và các sản phẩm chính.
- Lịch trình: Tùy thuộc vào mức độ xác định dự án của bạn, đây có thể là tổng quan cấp cao về thời điểm các hạng mục cụ thể sẽ được hoàn thành hoặc nó có thể bao gồm biểu đồ Gantt chi tiết của bạn hoàn chỉnh với các mốc quan trọng và ngày giao hàng.
- Sơ đồ tổ chức: Tổng quan về hệ thống phân cấp của nhóm dự án, vai trò và trách nhiệm của bạn. Nếu dự án của bạn liên quan đến nhiều nhóm hoặc phòng ban, điều này sẽ bao gồm cách các nhóm đó sẽ làm việc cùng nhau, các bên liên quan là ai và ai là người lãnh đạo mỗi nhóm có thể phân phối.
- Biểu đồ RACI: Biểu đồ này giúp bạn xác định cụ thể ai sẽ làm những gì cho dự án của bạn. Đó là một ma trận của tất cả các hoạt động của một dự án, được ghép nối với tất cả các vai trò liên quan, bao gồm Người chịu trách nhiệm (được giao để hoàn thành công việc), Có trách nhiệm (có quyền có / không / phủ quyết), Được tư vấn (cần phê duyệt hoặc đóng góp) và Được thông báo (cần biết về hành động hoặc quyết định). Tại mỗi giao điểm của hoạt động và vai trò, một người cụ thể được chỉ định cho mỗi vai trò.
- Kế hoạch quản lý rủi ro & Nhật ký rủi ro: Ngay cả khi bạn chi tiêu từng xu trong khi học cách tính toán giá trị kiếm được và vạch ra từng mốc quan trọng, không có dự án nào, dù nhỏ đến đâu, không có rủi ro. Lập kế hoạch xác định và giảm thiểu rủi ro ngay từ đầu.
- Chi tiết ngân sách: Bao gồm số giờ làm thêm dự kiến, các khóa đào tạo, phí tư vấn, thiết bị và vật tư, mua phần mềm, chi phí đi lại, v.v. mọi người rằng ngân sách của bạn là ước tính và biết cách tính toán giá trị kiếm được để biết bạn đang chậm tiến độ hay vượt quá ngân sách cho dự án của mình.
- Kế hoạch Truyền thông & Lịch trình Báo cáo: Bao gồm chi tiết về những người bạn sẽ liên lạc, những gì bạn sẽ chia sẻ, tần suất và hình thức.
- Kế hoạch mua sắm: Nếu bạn cần mua thứ gì đó như một phần của dự án (phần mềm, vật liệu, v.v.), đây là nơi bạn giải thích cách bạn sẽ nghiên cứu và chọn nhà cung cấp và quản lý hợp đồng. Điều quan trọng là phải tìm hiểu và thực hiện các chiến lược quản lý mua sắm dự án tốt cho việc này.
- Kế hoạch quản lý thông tin: Chi tiết cách bạn sẽ lưu trữ và chia sẻ thông tin dự án, kiểm soát tài liệu và giữ an toàn cho dữ liệu dự án của bạn.
- Kế hoạch quản lý chất lượng: Giải thích cách bạn sẽ quản lý chất lượng trong dự án, tiêu chuẩn chất lượng của bạn là gì và cách bạn lập kế hoạch duy trì các tiêu chuẩn này, cũng như lịch trình đề xuất của bạn cho các điểm kiểm tra hoặc đánh giá chất lượng.
Điều này có vẻ giống như rất nhiều thông tin cần đề cập, nhưng hãy nhớ rằng đây chỉ là một ví dụ về kế hoạch quản lý dự án. Một kế hoạch dự án tốt không nhất thiết phải bao gồm mọi thứ trong danh sách này.
Như Harrin lưu ý, “Một tài liệu dài hơn không làm cho bạn trông thông minh hơn hoặc có tổ chức hơn. Nó chỉ làm tăng khả năng không ai đọc nó ngoại trừ bạn”. Tốt nhất là một kế hoạch dự án đơn giản, dễ thực hiện.
Tìm hiểu thêm: Kiến thức cơ bản về quản lý dự án.
Bắt đầu bằng Báo cáo công việc – SOW (Statement of work)
Theo Brad Egeland, người quản lý dự án CNTT, tác giả và nhà tư vấn có kinh nghiệm, nền tảng của một kế hoạch dự án thành công là Báo cáo công việc. Tại sao? Bởi vì nó thu hút mọi người trên cùng một trang khi bắt đầu.
Sau đó, khi các yêu cầu mới xuất hiện và phạm vi bắt đầu xuất hiện, bạn có thể quay lại tài liệu SOW để xem chính xác những gì dự án phải làm khi bắt đầu. Điều quan trọng nữa là phải nhận thức được độ rão của phạm vi và lớp mạ vàng.
SOW của bạn nên bao gồm một tuyên bố chung về mục đích / giá trị kinh doanh, mô tả các công việc của dự án, định nghĩa các mốc quan trọng, ước tính nỗ lực, tiến trình và chi phí, và mô tả cấp cao về vai trò và trách nhiệm của nhóm.
Đặt hẹn giờ
Max Wideman, giám đốc dự án nổi tiếng và là đồng tác giả của PMBOK ban đầu, ủng hộ một phương pháp sắp xếp hợp lý để lập kế hoạch dự án. Phương pháp tiếp cận SCOPE-PAK của anh ấy sẽ giúp bạn hoàn thành kế hoạch dự án trong vòng 60 phút hoặc ít hơn (Wideman khuyến khích bạn thực sự đặt hẹn giờ). Tập hợp các bên liên quan chính và các thành viên trong nhóm để xác định những gì bạn muốn hoàn thành và cách bạn sẽ thực hiện nó.
- Bước 1: Các bên liên quan. Viết ra những người cần được liên hệ để được trợ giúp, cung cấp thông tin hoặc phê duyệt và xác định nhà tài trợ dự án. Nếu danh sách dài, hãy sắp xếp nó thành những người chơi chính và phụ.
- Bước 2: Các thành phần. Đây là WBS của bạn. Liệt kê tất cả các mục công việc quan trọng và các đề xuất (lưu đánh giá chúng để sử dụng sau – chỉ cần ghi lại chúng ngay bây giờ). Giới hạn ở 30 mục và nếu nhóm của bạn bắt đầu có vẻ như họ đang tìm kiếm các mục để thêm, hãy dừng bước này và tiếp tục.
- Bước 3: Mục tiêu & Kết quả. Viết ra mục tiêu của dự án, sau đó xác định đầu ra hoặc kết quả nên là gì. Kiểm tra công việc của bạn bằng cách hỏi, “Nếu chúng tôi đã thực hiện tất cả các hạng mục công việc được liệt kê trong Bước 2, liệu chúng tôi có hoàn thành mục tiêu của mình không?”
- Bước 4: Các giải pháp thay thế có thể có. Những lựa chọn thay thế nào cũng sẽ đáp ứng mục tiêu của dự án? Có cách nào hiệu quả hơn để hoàn thành mục tiêu của bạn không?
- Bước 5: Kinh tế & Vấn đề. Chiến lược tài trợ của dự án là gì? Nó được ưu tiên như thế nào trong số các dự án khác? Bạn sẽ cần những nguồn nào? Bạn sẽ gặp phải những vấn đề gì?
- Bước 6: Kế hoạch tấn công. Xem danh sách các hạng mục công việc của bạn và quyết định việc nào nên làm trước. Ghi nhãn đó là A. Sau đó tiếp tục với B, C, D, v.v. Sau đó hỏi những gì có thể được thực hiện đồng thời với A, hoặc B, v.v. Đây là cách bạn sẽ thiết lập lịch trình tác vụ.
- Bước 7: Giả định & Rủi ro. Những vấn đề nào có thể xảy ra với mỗi nhiệm vụ? Làm thế nào bạn có thể giảm thiểu rủi ro hoặc tạo ra các giải pháp thay thế?
- Bước 8: Các chỉ số thành công chính. Xác định 3-4 bên liên quan quan trọng nhất và hỏi, “Điều gì có khả năng khiến họ hài lòng nhất?” Đây là những chỉ số cho sự thành công của dự án. Quyết định cách đo lường từng thứ khi dự án kết thúc.
Bạn có thể (và nên) làm thêm công việc để làm rõ kế hoạch làm việc của dự án, nhưng chỉ trong một giờ, bạn đã thiết lập một kế hoạch tấn công vững chắc: các bên liên quan được xác định, mục tiêu được làm rõ và đầu ra xác định.
Đừng lập kế hoạch quá mức
Đối với Ricardo Vargas, một chuyên gia quản lý dự án nổi tiếng thế giới, ý thức cấp bách là yếu tố quan trọng nhất của một dự án thành công. Người quản lý dự án cần có khả năng phản hồi nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan, và điều đó có nghĩa là thực hiện chứ không phải ngồi xung quanh bàn hội nghị băm ra các mốc thời gian và ngân sách.
Dự án của bạn không có kết quả tốt trên giấy tờ, vì vậy hãy sắp xếp hợp lý quá trình lập kế hoạch càng nhiều càng tốt. Chỉ bao gồm những gì cần thiết trong kế hoạch dự án của bạn, và sau đó chỉ cần bắt đầu!
Vargas sử dụng phiên bản tổng hợp của hướng dẫn lập kế hoạch được nêu trong PMBoK và bạn có thể tìm hiểu thêm về các chi tiết cụ thể của từng khía cạnh trong quy trình lập kế hoạch của anh ấy trên blog của anh ấy.
Giữ nó đơn giản
Kế hoạch dự án có thể trở nên nhanh chóng khó sử dụng, đặc biệt là khi các bên liên quan và nhà tài trợ dự án bắt đầu cân nhắc. Để đảm bảo bạn không làm mọi thứ quá phức tạp, blogger quản lý dự án Kiron Bondale khuyên bạn nên bắt đầu với 5 chữ W để cung cấp bối cảnh và quan điểm cho các chi tiết của dự án của bạn kế hoạch.
- Why: Những lợi ích kinh doanh cơ bản khi thực hiện dự án này là gì?
- What: Những gì được bao gồm trong phạm vi dự án?
- Who: Những vai trò quan trọng cần thiết để cung cấp Cái gì?
- When: Khi nào thì Cái gì phải được chuyển giao, để đạt được Tại sao?
- Where: Nơi tốt nhất để công việc được thực hiện? Những gì sẽ được sử dụng bởi khách hàng và người dùng cuối?
Chỉ sau khi bạn đã dừng trả lời những câu hỏi này, bạn mới nên chuyển sang phần “HOW” của dự án.
Các phương pháp hay nhất về lập kế hoạch quản lý dự án
Như bạn có thể thấy, ngay cả trong số các chuyên gia quản lý dự án cũng có một số cách tiếp cận khác nhau để lập một kế hoạch dự án. Không có cách nào đúng, nhưng một phương pháp hay nhất mà các PM có kinh nghiệm đồng ý: dành thời gian để xác định và thống nhất các mục tiêu chính với các bên liên quan của dự án trước khi bạn bắt đầu thực hiện.
Một phương pháp hay nhất khác để làm theo: tổ chức một cuộc họp khởi động dự án. Tận dụng cơ hội để sắp xếp nhóm của bạn theo các mục tiêu dự án, làm rõ vai trò và trách nhiệm, thiết lập các tiêu chuẩn để thành công, đồng thời chọn phương pháp và công cụ quản lý dự án của bạn. Nhận các mẹo của chúng tôi để tổ chức buổi khởi động dự án hoàn hảo sẽ thiết lập giai điệu phù hợp cho nhóm của bạn.
Cuối cùng: tài liệu càng nhiều càng tốt. Ghi lại tiến độ của dự án sẽ giúp bạn phân tích hiệu suất của mình và đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
Tìm hiểu thêm: 6 bước lập kế hoạch dự án đơn giản.