Nếu bạn là ứng viên ứng tuyển vào vị trí giám sát và bạn được yêu cầu mô tả cách bạn quản lý một nhân viên có vấn đề, bạn sẽ cần chứng minh rằng bạn có thể quản lý tất cả các loại người.
Bất kỳ ai cũng có thể quản lý một nhân viên thành công và năng động, nhưng những nhà quản lý phát huy hết khả năng của những người lao động đang gặp khó khăn được đánh giá cao về khả năng tạo ra nhiều năng suất hơn cho công ty của họ.
Người phỏng vấn thực sự muốn biết điều gì
Người phỏng vấn muốn xem phong cách quản lý của bạn và cảm nhận về cách bạn xử lý các tình huống khó khăn giữa các cá nhân. Câu hỏi này cũng tiết lộ những gì bạn định nghĩa là hành vi có vấn đề.
Lý tưởng nhất là bạn sẽ chia sẻ một ví dụ trong đó nhân viên hiển thị sự thay đổi.
Thảo luận về các tình huống mà kết quả cuối cùng là nhân viên bị thôi việc không nhất thiết phải thể hiện kỹ năng của bạn.
Tuy nhiên, nếu bạn buộc phải chấm dứt một nhân viên, tốt hơn hết là bạn nên chạy qua quy trình và giải thích cách bạn (và bộ phận Nhân sự) xác định rằng việc chấm dứt hợp đồng là cách hành động tốt nhất.
Làm thế nào để trả lời “Bạn đã quản lý một nhân viên có vấn đề như thế nào?”
Khi trả lời loại câu hỏi này, hãy cố gắng cung cấp một ví dụ cụ thể nhấn mạnh phong cách quản lý của bạn đã giúp cải thiện hiệu suất của nhân viên như thế nào. Hãy chuẩn bị để giải thích cách bạn quyết định xử lý vấn đề theo cách bạn đã làm.
Trong câu trả lời của bạn, hãy hiển thị các bước bạn đã thực hiện và cách bạn tiếp cận tình huống. Ngoài ra, hãy chia sẻ kết quả cuối cùng và lý do tại sao nó thành công. Điều này sẽ giúp người phỏng vấn hiểu được phong cách quản lý của bạn.
Ví dụ về các câu trả lời hay nhất
Xem lại các ví dụ về các câu trả lời hay nhất cho các câu hỏi phỏng vấn về cách đối phó với những nhân viên đầy thử thách.
Ở công việc trước đây của tôi, tôi có một nhân viên thường xuyên đến muộn khi cạnh tranh các nhiệm vụ, điều này khiến toàn bộ bộ phận bị chậm lại. Tôi đã nói chuyện riêng với cô ấy và đưa ra cảnh báo cho cô ấy, bao gồm cả thời hạn để cải thiện. Khi tôi không thấy cải thiện, tôi đã nói chuyện với Jane một lần nữa và cho cô ấy biết rằng tôi sẽ báo cáo cô ấy với Bộ phận Nhân sự. Tôi cũng cho cô ấy một thời hạn khác để cải thiện. Đây là thời hạn cuối cùng của nhân viên. Đáng mừng là sau thời gian ba tuần, cô ấy đã hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách kịp thời. Vấn đề không chỉ được giải quyết, mà năng suất làm việc tăng lên của cô ấy đã giúp bộ phận hoàn thành các dự án trước thời hạn.
Tại sao nó hoạt động: Câu trả lời này cho thấy ứng viên đã có thể gây áp lực thành công như thế nào, làm cho nhân viên thấy rõ rằng một số hành vi của cô ấy là không thành công. Câu trả lời này cũng nói rõ rằng ứng viên sẵn sàng thực hiện các bước nghiêm túc – và liên quan đến các bộ phận khác – khi cần thiết.
Một năm trước, tôi có một nhân viên gặp khó khăn với bộ phận dịch vụ khách hàng trong công việc của anh ta. Anh ấy liên tục nhận được điểm thấp từ khách hàng vì không có khả năng lắng nghe thấu cảm những mối quan tâm của họ. Tôi đã có một cuộc trò chuyện trực tiếp với nhân viên, trong đó anh ấy và tôi đã xem xét các đánh giá của khách hàng của anh ấy. Bằng cách nhìn vào những đánh giá tiêu cực của mình, nhân viên đã có thể tự mình xác định vấn đề. Tôi yêu cầu anh ấy tham gia một hội thảo đào tạo lại dịch vụ khách hàng và tôi đã cung cấp phản hồi trực tiếp về các cuộc gọi dịch vụ khách hàng của anh ấy trong một tuần. Sau cuộc trò chuyện, đào tạo lại và phản hồi cá nhân, điểm đánh giá khách hàng của anh ấy đã cải thiện đáng kể. Anh ấy hiện đang nhận được điểm cao thường xuyên trên các biểu mẫu phản hồi khách hàng của mình.
Tại sao nó hoạt động: Câu trả lời này chỉ ra một câu chuyện thành công thực sự: Sự thay đổi đáng kể và rất tích cực. Câu trả lời cũng thể hiện phong cách của ứng viên. Thay vì la mắng hoặc xấu hổ nhân viên, ứng viên đã giúp họ tự nhìn nhận vấn đề.
Tôi là người quản lý một chương trình sau giờ học cho trẻ K-12, và tôi có một nhân viên mới, người đã gặp khó khăn ngay từ ngày đầu tiên của cô ấy. Các đồng nghiệp của cô ấy nói rằng cô ấy có năng lượng thấp trong lớp học và cô ấy có vẻ không vui khi ở đó. Tôi đã ngồi xuống với cô ấy và đại diện Bộ phận Nhân sự của chúng tôi. Chúng tôi đã có một cuộc trò chuyện về những tuần đầu tiên của cô ấy như thế nào, và cô ấy giải thích rằng cô ấy đang gặp khó khăn trong việc hòa nhập với lớp những học sinh lớn hơn của mình. Sau một cuộc trò chuyện dài, chúng tôi nhận ra rằng cô ấy quan tâm nhiều hơn đến việc làm việc với các học sinh nhỏ tuổi của chúng tôi. Chúng tôi chuyển cô ấy sang vị trí làm việc trong lớp học ngoài giờ cho học sinh mẫu giáo, và cô ấy đã phát triển vượt bậc. Cô nhận được điểm cao nhất từ học sinh và đồng giáo viên của mình.
Tại sao nó hoạt động: Một số nhà quản lý sẽ thẳng thắn đưa ra cảnh báo, nhưng ứng viên này thể hiện sự sẵn sàng tham gia với nhân viên và thực sự hiểu động lực của họ. Thể hiện phong cách quản lý là một phần của phản ứng tốt, cũng như mang lại kết quả tích cực.
Mẹo để đưa ra câu trả lời tốt nhất
Chuẩn bị trước. Chuẩn bị cho loại câu hỏi này bằng cách phản ánh về một số cấp dưới thách thức nhất của bạn. Hãy dành thời gian để viết những suy nghĩ của bạn ra giấy. Xác định 2 hoặc 3 trường hợp mà bạn đã xử lý một nhân viên có vấn đề. Suy nghĩ về vấn đề là gì, bạn đã làm việc như thế nào để giải quyết vấn đề và kết quả là gì.
Sử dụng kỹ thuật trả lời phỏng vấn STAR. Trong cuộc phỏng vấn, hãy sử dụng kỹ thuật STAR để trả lời câu hỏi. STAR là viết tắt của Situation, Task, Action, Result. Trong câu trả lời của bạn, trước tiên hãy mô tả tình huống bạn đang gặp phải và bạn phải làm gì để ứng phó với nó. (Ví dụ: một nhân viên thường xuyên đi muộn và bạn cần phải giúp họ cải thiện hành vi của mình.) Sau đó, mô tả hành động bạn đã thực hiện. (Ví dụ, đưa ra cảnh báo chính thức cho nhân viên và lặp lại trong bộ phận nhân sự.) Cuối cùng, giải thích kết quả.
Kỹ thuật STAR sẽ giúp bạn cung cấp đủ chi tiết và thông tin cho người phỏng vấn, đồng thời nó sẽ giúp bạn làm nổi bật vai trò của mình trong việc giúp nhân viên đạt được thành công.
Hãy cụ thể. Hãy chi tiết khi giải thích cách bạn đối phó với một nhân viên có vấn đề.
Ví dụ: bạn có thể mô tả một tình huống mà bạn phải có nhiều cuộc trò chuyện với một nhân viên và thấy sự cải thiện ngày càng tăng trong hiệu suất của họ. Bạn nên giải thích ngắn gọn tất cả các bước này. Loại cụ thể này sẽ giúp người phỏng vấn hiểu tình huống và thấy các bước bạn đã thực hiện để giải quyết vấn đề.
Vẫn tích cực. Không xúc phạm hoặc tiêu cực khi mô tả nhân viên. Điều này sẽ khiến bạn có vẻ coi thường nhân viên của mình hoặc không đồng cảm hay kiên nhẫn. Một cách để tránh nghe tiêu cực là tập trung vào hành vi của nhân viên hơn là bản thân nhân viên đó. Ngoài ra, hãy nhớ nhấn mạnh cách bạn đã làm việc để giải quyết vấn đề với nhân viên, điều này sẽ khiến câu trả lời của bạn trở nên tích cực hơn.
Đề cập đến một nhân viên không quản lý được thì không sao. Nếu bạn có bất kỳ kinh nghiệm nào trong quá khứ với những nhân viên khó tính không phản hồi tích cực với các đề xuất của bạn, hãy mô tả cách bạn vạch ra một kế hoạch hợp lý để cải thiện và sau đó chia sẻ cách bạn đối phó với sự không tuân thủ liên tục của họ.
Thông thường, điều này liên quan đến việc cộng tác với Bộ phận Nhân sự và thiết lập một kế hoạch thực hiện với một loạt các cảnh báo nếu nhân viên không cải thiện. Hãy nhớ rằng, không phải ai cũng thích nghi được với sự thay đổi.
Làm nổi bật tư duy sáng tạo của bạn. Bạn có thể mô tả thời điểm khi bạn huấn luyện nhân viên chuyển sang một công việc phù hợp hơn với nền tảng, kỹ năng hoặc tính cách của họ. Các nhà quản lý áp dụng chiến lược này thường có thể cứu công ty của họ khỏi quá trình đánh thuế tài chính và hành chính liên quan đến việc sa thải.
Công việc của bạn không phải là một nhà tâm lý học, mà là một nhà quản lý, bạn phải đối mặt với những tính cách khác nhau. Nếu bạn có thể giải quyết vấn đề một cách trực diện và thực hiện hành động thể hiện sự thay đổi, bạn sẽ được tôn trọng vì đã chọn không quét vấn đề dưới tấm thảm.
Những gì không thể nói
Đừng nói xấu nhân viên. Đừng nhận ra cá nhân hoặc phàn nàn về vấn đề của nhân viên (hoặc hành vi). Thay vào đó, hãy thiết lập vấn đề một cách rõ ràng và chuyên nghiệp.
Tránh xa những câu trả lời mơ hồ. Các câu trả lời tốt nhất cho câu hỏi này nêu chi tiết tình huống và các bước thực hiện. Hãy cụ thể! Kỹ thuật STAR có thể giúp bạn hình thành câu trả lời của mình.
Tránh hành vi có vấn đề gây tranh cãi. Một số hành động của nhân viên rõ ràng là có vấn đề, chẳng hạn như đến muộn hoặc cung cấp dịch vụ khách hàng kém. Những điều khác có thể được tranh luận nhiều hơn.
Ví dụ, một số công ty coi trọng những nhân viên kiên định, trong khi những công ty khác thì không. Đảm bảo rằng bạn nêu bật hành vi có vấn đề mà mọi người đều đồng ý là nguyên nhân đáng lo ngại.
Tìm hiểu thêm: Câu hỏi phỏng vấn về văn hóa công ty trong quá khứ.
Các câu hỏi tiếp theo có thể xảy ra
- Làm thế nào để bạn thúc đẩy nhóm của bạn?
- Mô tả phong cách làm việc của bạn.
- Những quyết định khó khăn nhất mà bạn phải thực hiện là gì?