Ngày nay, những thay đổi đáng kể đang diễn ra trong quản lý dự án. Một số tổ chức năng động nhất thế giới như The New York Times, Tribune Co., và Ernst & Young đã chuyển từ cái gọi là phong cách quản lý từ trên xuống sang quản lý từ dưới lên. Ngay cả những gã khổng lồ như Toyota và IBM cũng đã triển khai các yếu tố theo phong cách quản lý từ dưới lên trong nhiều bộ phận của họ.
Bất chấp sự phổ biến ngày càng tăng của cách tiếp cận từ dưới lên, các cuộc thảo luận về cách tiếp cận nào trong 2 cách tiếp cận chính này là tốt nhất. Tại sao các công ty lại trở nên lo lắng về việc thay đổi phong cách quản lý của họ, và cách nào phù hợp với tổ chức của bạn?
Tìm hiểu thêm về quản lý dự án: Kiến thức cơ bản về quản lý dự án.
Quản lý dự án từ trên xuống
“Từ trên xuống” có nghĩa là tất cả các mục tiêu, hướng dẫn, thông tin, kế hoạch và quy trình quỹ của dự án đều do ban quản lý thiết lập và các kỳ vọng được truyền đạt tới từng người tham gia dự án. Cách tiếp cận này đòi hỏi quy trình cực kỳ nghiêm ngặt, vì bất kỳ sự không rõ ràng nào cũng có thể dễ dàng dẫn đến hiểu lầm và thất bại dự án.
New York Times, một công ty hàng đầu trong ngành báo chí, đã sử dụng cách tiếp cận từ trên xuống trong nhiều năm. Nhưng American Journalism Review báo cáo rằng ban lãnh đạo điều hành của The Times cảm thấy rằng họ còn xa những gì cần thiết để tạo ra một nơi làm việc sôi động và một tổ chức thành công.
Quyền lực được tập trung và các biên tập viên quảng cáo trên trang đầu có quyền kiểm soát tổng thể. Các biên tập viên đã giới thiệu cùng một mô hình quản lý trong các dự án mà họ chịu trách nhiệm. Cảm xúc và ý kiến của một người ảnh hưởng đến tất cả các quyết định của dự án, và người đó là giám đốc dự án.
Kết quả là, các thành viên trong nhóm cảm thấy rằng họ không được lắng nghe và giọng nói của họ không được tính. Không có sự hợp tác giữa các nhà báo. Các giám đốc điều hành nhận ra rằng họ cần trao quyền tự do hơn cho các nhóm và thay đổi phong cách thực hiện quản lý dự án của họ.
Phải mất khá nhiều thời gian để giới thiệu quản lý từ dưới lên cho tổ chức, nhưng các nhân viên của The New York Times nói rằng sự hợp tác đã được cải thiện rất nhiều và các thành viên trong nhóm hiện làm việc với nhau hiệu quả và năng suất hơn.
Các vấn đề tương tự có thể thấy ở các tổ chức khác gắn bó với phong cách quản lý truyền thống. Quản lý từ trên xuống thường gây ra tắc nghẽn và dẫn đến giảm năng suất. Khi người quản lý dự án có toàn quyền kiểm soát các nhóm, họ có thể gây ra tình trạng khóa cửa dẫn đến sự thất vọng và căng thẳng không cần thiết và có thể làm chậm đáng kể việc hoàn thành dự án.
Các tùy chọn quản lý dự án từ dưới lên
Những nhược điểm và hạn chế rõ ràng của quản lý từ trên xuống đã thúc đẩy nhiều tổ chức áp dụng phong cách quản lý từ dưới lên. Phương pháp từ dưới lên đòi hỏi sự chủ động của nhóm trong mọi bước của quá trình quản lý và thực hiện dự án. Toàn bộ nhóm được mời chia sẻ về các quyết định sẽ thực hiện hành động nào.
Phong cách từ dưới lên cho phép người quản lý truyền đạt các mục tiêu và giá trị thông qua việc lập kế hoạch cho các cột mốc quan trọng và các thành viên trong nhóm được khuyến khích phát triển danh sách việc cần làm cá nhân với các bước cần thiết để tự mình đạt được các cột mốc quan trọng. Nhóm quyết định phương pháp nào họ sẽ sử dụng để thực hiện nhiệm vụ của mình.
Ưu điểm rõ ràng của phương pháp này là nó cho phép các thành viên trong nhóm suy nghĩ sáng tạo hơn.
Động lực giúp dự án thành công được nhân đôi vì:
- Họ cảm thấy tham gia nhiều hơn vào sự phát triển của dự án và biết rằng đầu vào của họ được đánh giá cao.
- Các thành viên trong nhóm cá nhân có thể đưa ra các giải pháp dự án tập trung nhiều hơn vào các yêu cầu thực tế hơn là các khái niệm trừu tượng.
- Quá trình lập kế hoạch được tạo điều kiện bởi một số người, điều này làm cho quá trình lập kế hoạch diễn ra nhanh hơn đáng kể.
- Lịch trình, ngân sách và kết quả đều minh bạch.
Quản lý dự án từ dưới lên cũng có thể được xem là một cách đối phó với khoảng cách ngày càng tăng giữa thông tin cần thiết để quản lý nhân viên tri thức và khả năng thu nhận và áp dụng thông tin này của các nhà quản lý.
Mặc dù có tất cả những ưu điểm của nó, nhưng chỉ riêng phong cách từ dưới lên sẽ không làm cho các dự án của bạn khởi sắc. Nó không phải là giải pháp hoàn hảo và đôi khi thiếu sự rõ ràng và kiểm soát. Cách tốt nhất là tìm sự cân bằng giữa 2 cách tiếp cận đối lập và áp dụng các phương pháp hay nhất từ mỗi cách.
Quản lý dự án – Cách cũ
Các công cụ quản lý dự án truyền thống được thiết kế cho cách tiếp cận từ trên xuống và không dành cho quản lý từ dưới lên. Họ tập trung vào người quản lý dự án với tư cách là trung tâm thông tin liên lạc của dự án. Các thành viên trong nhóm thường có quyền truy cập chỉ đọc vào kế hoạch dự án và không thể trực tiếp thực hiện bất kỳ đóng góp hoặc thay đổi nào.
Quy trình làm việc kết thúc như thế này:
- Các nhân viên gửi cập nhật của họ cho người quản lý dự án trong các tệp bị ngắt kết nối qua email.
- Người quản lý dự án phải thu thập tất cả dữ liệu và đưa thông tin theo cách thủ công vào kế hoạch dự án.
- Sau khi tập hợp, người quản lý dự án phải thông báo những thay đổi cho các giám đốc điều hành của công ty.
Tất cả những thủ tục thông thường này chôn vùi tài năng của người quản lý dự án, khiến họ có rất ít thời gian để thực sự lãnh đạo.
Quản lý dự án 2.0
Tin tốt là tình hình đang thay đổi. Các công cụ và phương pháp mới để thực hiện thành công quản lý từ dưới lên đã xuất hiện. Các phương pháp này bao gồm các công nghệ doanh nghiệp 2.0 – wiki, blog, mạng xã hội, công cụ cộng tác, v.v. – đã thay đổi cách các tổ chức thực hiện dự án.
Quản lý dự án 2.0 cho phép các mô hình hợp tác mới dựa trên trí tuệ tập thể, thu thập kiến thức quý giá từ các chuyên gia trong nhóm trong các lĩnh vực khác nhau. Kiến thức này được thu thập và chia sẻ trong một môi trường hợp tác, linh hoạt được cung cấp bởi phần mềm quản lý dự án thế hệ thứ hai. Người quản lý dự án có thể sắp xếp công việc của nhóm của họ và chọn hướng đi phù hợp cho việc phát triển dự án, dựa trên phản hồi từ từng nhân viên.
Kết quả là mọi người ít phụ thuộc hơn vào người quản lý như một người tạo ra “việc cần làm”. Được giải phóng khỏi vai trò điều hành viên, người quản lý dự án có thể trở thành người lãnh đạo dự án. Họ có thể hỗ trợ giao tiếp trong nhóm và cung cấp một môi trường làm việc sáng tạo.
Người quản lý dự án sau đó trở thành một người có tầm nhìn xa, có thể tận dụng điểm mạnh và điểm yếu của nhóm, và điều chỉnh sự phát triển dự án dựa trên bất kỳ thay đổi bên trong hoặc bên ngoài. Các thành viên trong nhóm cá nhân vẫn có quyền tự do và trách nhiệm tìm đường đến cột mốc quan trọng tiếp theo, nhưng người quản lý dự án hiện có thể giúp hướng dẫn từng thành viên trong nhóm tốt hơn.
Tìm số dư quản lý dự án của bạn
Với sự trợ giúp của công cụ quản lý dự án lai thế hệ mới này, các nhà quản lý có thể hợp nhất những ưu điểm của hai cách tiếp cận. Những công cụ này giúp họ kết hợp kiểm soát với cộng tác và sự rõ ràng của các mục tiêu dự án với khả năng hiển thị nội bộ, tổ chức.
Hàng nghìn công ty cho rằng quản lý dự án từ dưới lên, được thực hiện với sự trợ giúp của các công cụ dành cho doanh nghiệp 2.0, để cải thiện hiệu suất kinh doanh của họ. Một số công ty đã tạo ra các blog của công ty để hợp lý hóa các thông tin liên lạc của dự án. Họ giới thiệu wiki để lấy ý kiến phản hồi của khách hàng. Ngay cả những gã khổng lồ như IBM cũng nhận ra lợi ích của việc cho phép những người đóng góp tham gia tích cực hơn vào cách tổ chức công việc hợp tác.
Dân chủ hóa quản lý dự án tự nó không bao giờ là kết thúc. Mục tiêu chính luôn là tìm cách làm cho việc quản lý dự án và cộng tác dự án hiệu quả hơn. Các công nghệ mới được áp dụng cho các dự án giúp mọi thứ thành công hơn và các nhóm làm việc hiệu quả hơn. Vào cuối ngày, các dự án được giao nhanh hơn, và điều này có lợi cho mọi người.
Xem thêm: 6 bước lập kế hoạch quản lý dự án đơn giản.