Các cuộc họp rất quan trọng để lập kế hoạch cho các hành động có mục đích và thực hiện các bước tiến đối với các mục tiêu chính của công ty bạn. Như vậy, bạn không thể để sai sót. Các cuộc họp được tổ chức kém đã khiến các doanh nghiệp có trụ sở tại Hoa Kỳ tiêu tốn khoảng 400 tỷ đô la vào năm 2019 và sẽ tiếp tục ăn sâu vào lợi nhuận của bạn nếu không được giải quyết.
Có 2 vấn đề chính mà bạn cần giải quyết nếu bạn muốn đạt được hiệu quả cao nhất trong các cuộc họp của mình.
Đầu tiên là lượng thời gian dành cho họ – Nghiên cứu về căng thẳng cho thấy trung bình mỗi tuần một nhà quản lý dành từ 6-15 giờ cho các cuộc họp một mình. Con số này quá cao và khiến bạn tự hỏi liệu một phần thời gian đó có nên được dành cho nơi khác tốt hơn không.
Vấn đề thứ hai, và có lẽ còn quan trọng hơn, đó là chất lượng của biên bản cuộc họp. Yêu cầu ai đó gõ một vài ghi chú ghi nhận các chủ đề chính của cuộc trò chuyện là chưa đủ. Bạn cần một hệ thống chống lỗi không cho phép nhầm lẫn hoặc các mục hành động trong biên bản cuộc họp lọt qua các kẽ hở.
Bài viết này sẽ đề cập đến các loại cuộc họp khác nhau yêu cầu biên bản và đề cập đến các phương pháp hay nhất để viết ghi chú cuộc họp để đẩy nhanh tiến độ thay vì làm chậm nó.
Các loại cuộc họp phổ biến
Hãy nói về một số cuộc họp phổ biến nhất và cách chúng được quản lý tốt nhất, từ đầu đến cuối. Bạn có thể sử dụng thông tin này để tạo và sử dụng các mẫu ghi chú cuộc họp hữu ích nhất. Dưới đây là một số cuộc họp quan trọng nhất diễn ra ở phần đầu, phần giữa và phần cuối của một dự án:
- Khởi động dự án
- Phiên động não
- Đánh giá dự án / bài học kinh nghiệm
Khởi động dự án
Mọi người đều biết những điều cơ bản của cuộc họp khởi động dự án: Tập hợp nhóm lại với nhau, nói về dự án, chia sẻ kỳ vọng và thảo luận về cách làm việc cùng nhau. Kết quả phải là một đội có cùng trang và sẵn sàng bắt đầu chạy. Có một số yếu tố cụ thể giúp cuộc họp khởi động thành công, bao gồm:
- Xây dựng một chương trình nghị sự. Chương trình phải bao gồm mục đích của cuộc họp, cũng như tuyên bố / tóm tắt dự án, danh sách người tham gia, phạm vi dự án, tiến trình, phương pháp tiếp cận, nhiệm vụ, cách hợp tác sẽ diễn ra và bất kỳ thông tin cơ bản nào để giúp người tham dự chuẩn bị.
- Dành thời gian thích hợp cho các mục trong chương trình làm việc. Giới thiệu có thể mất 5 phút, trong khi thảo luận về phạm vi dự án có thể mất 15-20 phút – và điều đó không sao. Nếu bạn không có thời gian ước tính được liệt kê trong chương trình làm việc, hãy ghi nhớ thời gian khi bạn hoàn thành cuộc họp.
- Bao gồm tất cả các mục trong chương trình nghị sự. Điều này có vẻ như không có trí tuệ, nhưng rất dễ đi chệch hướng và không giải quyết được đầy đủ 1 hoặc 2 mục của chương trình. Nếu bạn biết rằng bạn có thể không giải quyết mọi mục trong chương trình nghị sự, hãy đề cập đến các ưu tiên cao nhất của bạn trước.
- Theo dõi kịp thời và chính xác. Cuộc họp sẽ không kết thúc cho đến khi bạn theo dõi – chia sẻ ghi chú cuộc họp, các mục hành động, lịch trình của các bước tiếp theo và thời gian đề xuất cho cuộc họp tiếp theo với tất cả những người tham dự. Mẫu ghi chú cuộc họp giúp việc này trở nên dễ dàng hơn vì tất cả thông tin từ chương trình làm việc và cuộc hội thoại trong cuộc họp đều được ghi lại ở một nơi.
Bây giờ đến cuộc họp tiếp theo: Nó có thể là một phiên họp động não?
Phiên động não
Các cuộc họp động não có nguy cơ đi không theo hướng, sử dụng nhiều thời gian nhưng không mang lại kết quả và tập hợp quá nhiều người để đạt được hiệu quả.
Jeff Bezos được biết đến với “quy tắc hai chiếc bánh pizza” cho các cuộc họp: Nếu có nhiều người hơn số người có thể được cho ăn bởi 2 chiếc bánh pizza, thì có quá nhiều người trong cuộc họp. Thật tuyệt vời, phải không? Bạn muốn tạo ra nhiều ý tưởng, nhưng nhiều nội dung hơn không bằng nhiều ý tưởng hơn. Các phương pháp hay nhất của cuộc họp động não bao gồm:
- Giữ cho danh sách mời nhỏ. Thực hiện theo quy tắc bánh pizza và trộn nó lên. Tập hợp mọi người từ các phòng ban hoặc nhóm khác nhau để có được những góc nhìn mới mẻ.
- Lên kế hoạch cho ít nhất 2 cuộc họp động não – một cuộc họp để tạo ra nhiều ý tưởng nhất có thể và một cuộc họp khác để tập trung vào những ý tưởng tốt nhất từ cuộc họp đầu tiên. Có thể 1 hoặc 2 ý tưởng có thể được tinh chỉnh hoặc kết hợp và dẫn đến giải pháp cuối cùng.
- Yêu cầu những người tham gia chuẩn bị sẵn sàng. Cung cấp một số thông tin cơ bản và yêu cầu người tham gia đưa ra một vài ý tưởng đã chuẩn bị trước. Điều đó khiến cuộc họp diễn ra suôn sẻ hơn ngay từ khi bắt đầu.
- Đặt giới hạn cuộc họp là 30 phút. Cuộc họp càng kéo dài, bạn càng nhận được ít ý tưởng sáng tạo hơn vào cuối cuộc. Hãy lập kế hoạch ngắn gọn và hấp dẫn để người tham gia không cảm thấy mệt mỏi.
- Xem xét vị trí. Một cuộc họp khác trong cùng một phòng họp cũ có thể kìm hãm sự sáng tạo. Có thể có một “cuộc họp tiến bộ”, tương tự như một bữa tối tiến bộ, nơi những người tham gia di chuyển đến các khu vực khác nhau trong cuộc họp. Hoặc xem xét một buổi ăn trưa trong một phòng đặt trước tại một nhà hàng địa phương.
- Hãy củng cố rằng không có ý kiến tồi. Thu thập mọi ý tưởng mà nhóm của bạn có thể tập hợp lại, sau đó dành một chút thời gian sau cuộc họp để chọn ra các giải pháp kém sáng tạo. Phiên thứ hai của bạn có thể tập trung vào những ý tưởng tốt nhất.
Sau tất cả những động não và làm việc đó, điều gì sẽ xảy ra tiếp theo?
Đánh giá tổng quan dự án
Bạn đã khởi động dự án, vắt óc suy nghĩ về nó, sau đó hoàn thành nó – và bây giờ là lúc để kết thúc mọi thứ với cuộc họp đánh giá dự án hoặc “bài học kinh nghiệm”. Cuộc họp này có thể là một bãi mìn đầy thử thách. Thật dễ dàng để đi đến tiêu cực.
Những người tham gia có thể đổ dồn về một người hoặc một sự kiện kém tích cực và biến nó thành vật tế thần. Một số người có thể không tiếp thu những lời phê bình mang tính xây dựng.
Danh sách vẫn tiếp tục – nhưng đây là một trong những loại cuộc họp có giá trị nhất. Được thực hiện đúng, cuộc họp đánh giá dự án giúp các nhóm xác định điều gì đã diễn ra tốt đẹp, điều gì nên thay đổi cho dự án tiếp theo và điều gì có thể nên loại bỏ hoàn toàn khỏi danh sách kiểm tra dự án.
- Thu thập thông tin liên quan. Điều đó bao gồm các báo cáo, dữ liệu và phản hồi từ nhóm, khách hàng hoặc đối tác trong quá trình dự án. Điều này nên được chia sẻ trước cuộc họp để thông báo cuộc trò chuyện.
- Chọn một số sự kiện để thảo luận chi tiết. Chọn một vài điều tốt và một vài điều không tốt để bạn có thể học hỏi từ cả hai.
- Phát triển và chia sẻ chương trình làm việc. Bao gồm các dữ liệu liên quan và các sự kiện cụ thể để những người tham gia có thể chuẩn bị cho cuộc họp.
- Đặt ra tiêu chuẩn của sự văn minh và lịch sự. Nhắc nhở những người tham gia rằng phản hồi của mọi người là quan trọng và phản hồi nên hướng vào dự án, không phải các cá nhân cụ thể.
- Hãy cởi mở với tất cả các phản hồi. Một số trong số đó có thể không được miễn phí, nhưng hãy giữ tinh thần cởi mở và nhớ mục đích của cuộc họp là để cải thiện cho lần sau.
Cách viết biên bản cuộc họp
Biên bản cuộc họp đặt nền tảng cho các cuộc thảo luận kinh doanh trong tương lai xung quanh chiến lược và các bước tiếp theo. Như vậy, bạn cần biết cách viết biên bản cuộc họp một cách hiệu quả để giảm thiểu nguy cơ nhầm lẫn hoặc hiểu sai các chỉ dẫn hoặc mục hành động.
Có một số yếu tố chính bạn sẽ muốn đưa vào bất cứ khi nào bạn lập biên bản cuộc họp. Chúng bao gồm các ghi chú cuộc họp riêng lẻ với các mục hành động và ngày đến hạn tương ứng của chúng cho đến các mục tiêu tổng quát và bất kỳ ghi chú bổ sung nào.
Dưới đây là tổng quan ngắn gọn về từng yếu tố và lý do tại sao nó là một điều quan trọng cần lưu ý trong bất kỳ cuộc họp nào:
Lưu ý các chi tiết tốt hơn
Một yếu tố quan trọng đối với bất kỳ biên bản cuộc họp nào là thông tin về thời gian và địa điểm cuộc họp diễn ra. Nó có vẻ hiển nhiên, nhưng rất dễ bị bỏ qua. Với ngày, giờ và địa điểm, bạn có thể phát triển một kho lưu trữ các cuộc họp trước đó để đánh dấu thời gian cho sự ra đời của một số ý tưởng nhất định hoặc khởi động các sáng kiến khác nhau.
Một yếu tố đơn giản khác cần có trong biên bản cuộc họp là danh sách những người tham gia. Nếu không làm như vậy có thể dẫn đến nhầm lẫn sau này xuống dòng vì hồ sơ sẽ không hiển thị ai đã tham gia cuộc họp.
Tóm tắt mục tiêu cuộc họp
Bản tóm tắt hoặc tuyên bố mục tiêu dự án nêu rõ mục đích chính của cuộc họp. Đây là mục tiêu tổng quát sẽ cung cấp ngữ cảnh cho bất kỳ mục hành động nào được chỉ định sau cuộc họp.
Trong bất kỳ cuộc họp nào, thường sẽ có một chủ đề trọng tâm. Điều quan trọng là phải ghi lại điều này để bất kỳ ai xem lại biên bản sẽ hiểu các cuộc trò chuyện đã diễn ra và các mục hành động đến từ cuộc họp.
Tóm tắt cuộc họp trước
Một bản tóm tắt đơn giản về cuộc họp trước đó một lần nữa có thể cung cấp ngữ cảnh cho cuộc họp hiện tại. Với danh sách các mục trong chương trình làm việc và các mục hành động từ cuộc họp trước, việc theo dõi và giữ cho cuộc trò chuyện diễn ra theo cùng một hướng sẽ dễ dàng hơn.
Nó cũng giúp ngăn ngừa các trường hợp mà một vấn đề cụ thể bị bỏ qua vì nó chưa được viết ra và bị lãng quên.
Xem chi tiết các mục trong chương trình làm việc
Các mục trong chương trình nghị sự là bất kỳ chủ đề hoặc hoạt động nào mà bạn thảo luận trong cuộc họp. Bằng cách nêu chi tiết các mục trong chương trình, bạn có thể tạo một bản ghi chính xác về chính xác những vấn đề đã được giải quyết, những mối quan tâm được nêu ra và các giải pháp đã đạt được.
Nó cũng cung cấp ý tưởng về cấu trúc của cuộc họp, vạch ra thứ tự cuộc trò chuyện, có thể hữu ích để tham khảo trong tương lai.
Xác định các mục có thể hành động
Các hạng mục hành động là nhiệm vụ được giao cho những người tham gia sau khi cuộc họp kết thúc. Chúng xuất phát từ kế hoạch hành động tổng thể được sinh ra từ mục tiêu của dự án và giúp đưa ra định hướng cho từng nhân viên về các bước tiếp theo.
Để theo dõi các mục hành động trong biên bản cuộc họp, tốt nhất bạn nên sử dụng một mẫu để nhanh chóng cắm chúng vào khi chúng phát sinh. Sau khi cuộc họp kết thúc, hãy chia sẻ các mục hành động ngay khi bạn có thể để mọi người có quyền truy cập vào chúng.
Phân công trách nhiệm và thời hạn
Bước cuối cùng để viết biên bản cuộc họp là phân công trách nhiệm cho đúng người tham gia và đặt thời hạn hợp lý. Một mục hành động không được chỉ định cho bất kỳ ai hoặc không có ngày đến hạn sẽ vô giá trị vì nó sẽ không được ưu tiên.
Các phương pháp hay nhất về ghi chú cuộc họp
Mặc dù ghi chép cuộc họp có vẻ tương đối đơn giản, nhưng không có gì lạ khi cuộc họp khiến bạn rời xa bạn khi bạn đang đánh máy biên bản. Để ngăn điều này xảy ra và ghi chú tốt nhất có thể, dưới đây là một số phương pháp hay nhất mà bạn cần ghi nhớ:
Sao lưu ghi chú cuộc họp của bạn
Nếu có bất cứ điều gì tồi tệ hơn những ghi chú cuộc họp được ghi chép kém, thì đó là những ghi chú không thể theo dõi. Viết ghi chú trên giấy là một phương pháp lỗi thời có thể sẽ khiến bạn tốn kém về lâu dài và tất nhiên, mất quá nhiều thời gian để số hóa và phân phối hiệu quả.
Lựa chọn tốt nhất của bạn là ghi chú trên máy tính xách tay hoặc máy tính bảng và thay vì lưu trữ chúng ở một nơi duy nhất, chẳng hạn như trong email, hãy sử dụng công cụ quản lý công việc cộng tác.
Phân phối các ghi chú một cách nhanh chóng
Với biên bản cuộc họp, bạn muốn phân phối chúng nóng hổi trên báo chí. Ngay sau khi cuộc họp kết thúc, tất cả những người tham gia sẽ nhận được bản tóm tắt, danh sách các mục hành động và bất kỳ ghi chú bổ sung nào bạn đã thực hiện.
Bằng cách đó, bạn sắp xếp hợp lý tiến độ hướng tới mục tiêu dự án của mình vì mỗi người tham gia có thể bắt tay vào thực hiện các hạng mục hành động mà họ được giao ngay khi họ quay lại bàn làm việc.
Đặt lời nhắc
Cho dù bạn sử dụng phương tiện nào để lưu trữ và phân phối ghi chú của mình, hãy đặt lời nhắc để giữ cho các chủ đề thảo luận trong cuộc họp luôn mới mẻ trong tâm trí người tham gia.
Kích hoạt cảnh báo nhắc nhở cho tất cả những người tham gia thông qua các mục hành động khác nhau mà bạn đã chỉ định cho họ. Tích hợp với Lịch Google để đảm bảo không bỏ lỡ thời hạn.
Chỉ định một người quản lý mục hành động
Mặc dù có thể không phải là một vai trò chính thức, nhưng bạn nên chỉ định một người để giám sát việc hoàn thành các hạng mục hành động mà bạn đã giao. Trách nhiệm của người này sẽ là theo dõi những người tham gia và đảm bảo họ đang đi đúng hướng để hoàn thành các hạng mục hành động của mình kịp thời hạn, cung cấp hỗ trợ khi cần thiết.
Gửi những lời mời
Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của ghi chú cuộc họp là ghi nhận các cuộc thảo luận trước đó đồng thời hướng tới các cuộc họp sắp tới. Để đảm bảo các cuộc họp của bạn tuân theo một chuỗi chung và xây dựng dựa trên nhau, hãy nhớ gửi lời mời tham gia các cuộc họp tiếp theo vào cùng ngày với cuộc họp đầu tiên.
Tìm hiểu thêm: Quản lý dự án là gì?