Bài viết này sẽ giúp tổ chức của bạn cải thiện giao tiếp giữa người quản lý và nhân viên, nâng cao quy trình tuyển dụng người quản lý và thiết lập lộ trình đào tạo cho người quản lý để phát triển phong cách quản lý phù hợp nhất cho tổ chức của bạn.
Bằng cách hiểu rõ hơn về phong cách quản lý, tổ chức của bạn có thể tạo và triển khai các nguyên tắc dành cho kiểu người quản lý phù hợp nhất với bạn, điều này sẽ dẫn đến nhân viên gắn kết hơn, doanh thu thấp hơn và kết quả kinh doanh tốt hơn.
Phong cách quản lý là gì?
Phong cách quản lý là cách thức mà người quản lý làm việc để đạt được mục tiêu của họ. Phong cách quản lý bao gồm cách mà người quản lý lập kế hoạch, tổ chức, đưa ra quyết định, ủy quyền và quản lý nhân viên của họ.
Nó có thể rất khác nhau tùy thuộc vào công ty, cấp quản lý, ngành, quốc gia và văn hóa, cũng như bản thân mỗi người.
Một nhà quản lý hiệu quả là người có thể điều chỉnh phong cách quản lý của mình để đáp ứng với các yếu tố khác nhau trong khi vẫn tập trung vào việc đạt được các mục tiêu một cách thành công.
Phong cách quản lý bị ảnh hưởng bởi cả yếu tố bên trong và bên ngoài.
Các yếu tố bên trong bao gồm:
- Văn hóa tổ chức và doanh nghiệp tổng thể của công ty,
- chính sách,
- ưu tiên,
- sự tham gia của người lao động,
- trình độ kỹ năng của nhân viên.
Nói chung, nhân viên có kỹ năng cao hơn không cần giám sát nhiều như vậy, trong khi nhân viên có kỹ năng kém hơn sẽ cần giám sát nhiều hơn để đạt được mục tiêu của họ một cách nhất quán.
Các yếu tố bên ngoài bao gồm:
- luật lao động,
- nền kinh tế,
- đối thủ cạnh tranh,
- các nhà cung cấp,
- người tiêu dùng.
Đây là những yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của tổ chức, nhưng sẽ có ảnh hưởng đến cả người quản lý và nhân viên.
Tìm hiểu thêm: Quản lý dự án là gì?
Các loại phong cách quản lý
Có ba loại phong cách quản lý chính: Chuyên quyền, dân chủ và trao quyền.
Trong các danh mục này, có các kiểu con cụ thể của phong cách quản lý, mỗi kiểu có ưu và nhược điểm riêng.
Phong cách quản lý chuyên quyền
Đây là kiểu quản lý theo cách tiếp cận từ trên xuống, với giao tiếp 1 chiều từ sếp đến nhân viên.
Đây là cách kiểm soát nhiều nhất trong các phong cách quản lý khác nhau, với việc ban quản lý đưa ra mọi quyết định tại nơi làm việc và nắm giữ mọi quyền lực.
Nhân viên được coi như máy bay không người lái, được giám sát chặt chẽ khi họ thực hiện công việc trong phạm vi được xác định rõ ràng.
Nhân viên không được khuyến khích đặt câu hỏi, gửi ý tưởng hoặc chia sẻ suy nghĩ của họ về việc cải thiện quy trình và trong một số trường hợp, họ chủ động không khuyến khích làm như vậy.
Các kiểu con của phong cách quản lý độc đoán là có thẩm quyền, có sức thuyết phục và gia trưởng.
1. Phong cách quản lý độc đoán
Theo phong cách này, các nhà quản lý ra lệnh chính xác những gì họ yêu cầu cấp dưới của mình làm và trừng phạt những người không tuân thủ.
Nhân viên được kỳ vọng sẽ tuân theo mệnh lệnh, không đặt câu hỏi về thẩm quyền của cấp quản lý và thực hiện các nhiệm vụ của họ theo cùng một cách mỗi lần.
Các nhà quản lý giám sát nhân viên chặt chẽ, quản lý vi mô hiệu suất của họ mà không đặt niềm tin hoặc sự tự tin rằng nhân viên của họ có thể đạt được mục tiêu mà không cần giám sát trực tiếp và liên tục.
Những người theo kiểu quản lý này tin rằng nếu không có sự giám sát này, nhân viên sẽ không hoạt động thành công.
Ưu điểm:
- Phong cách quản lý này cho phép ra quyết định nhanh chóng và tạo ra các vai trò và kỳ vọng được xác định rõ ràng.
- Với những người lao động không có kỹ năng hoặc các nhóm lớn, việc đặt ra những kỳ vọng rõ ràng và chắc chắn có thể cho phép người lao động làm việc mà không gặp bất trắc.
- Năng suất sẽ tăng, nhưng chỉ khi người quản lý có mặt.
Nhược điểm:
- Những tiêu cực của phong cách quản lý độc đoán bao gồm sự gia tăng sự không hài lòng của nhân viên, dẫn đến doanh thu cao hơn, sự phẫn nộ, thiếu sự phát triển chuyên nghiệp và sự gắn kết của nhân viên, đồng thời hình thành tâm lý ‘chúng tôi’ so với ‘họ’ giữa nhân viên và cấp quản lý.
- Sự đổi mới bị kìm hãm và các quy trình không hiệu quả sẽ vẫn được giữ nguyên.
Khi nào nên sử dụng phong cách này: Nếu các quyết định cần được đưa ra và thực hiện nhanh chóng, chẳng hạn như trong thời kỳ khủng hoảng của tổ chức, thì phong cách quản lý này có thể được sử dụng thành công. Nó nên tránh nếu không gặp trường hợp đó.
2. Phong cách quản lý thuyết phục
Theo phong cách này, các nhà quản lý sử dụng các kỹ năng thuyết phục của họ để thuyết phục nhân viên rằng các quyết định đơn phương mà người quản lý thực hiện là vì lợi ích của nhóm, bộ phận hoặc tổ chức.
Thay vì chỉ đơn giản ra lệnh cho nhân viên thực hiện nhiệm vụ, các nhà quản lý sử dụng phong cách này sẽ đưa ra các câu hỏi và sẽ giải thích quá trình ra quyết định cũng như lý do đằng sau các chính sách.
Điều này có thể giúp nhân viên cảm thấy như thể họ là một phần đáng tin cậy và có giá trị hơn trong đội ngũ nhân viên và được tham gia vào các quyết định kinh doanh quan trọng, dẫn đến mức độ oán giận hoặc căng thẳng giữa quản lý và nhân viên thấp hơn.
Ưu điểm:
- Cấp quản lý có thể thiết lập mức độ tin cậy cao hơn giữa họ và nhân viên, và nhân viên sẽ dễ dàng chấp nhận các quyết định từ trên xuống hơn.
- Nhân viên phản ứng tích cực hơn với lý trí và logic hơn là đe dọa trừng phạt và có thể cảm thấy ít bị gò bó hơn so với những người được quản lý theo phong cách có thẩm quyền.
Nhược điểm:
- Nhân viên sẽ vẫn cảm thấy khó chịu với những hạn chế mà họ phải tuân theo và trở nên thất vọng vì họ không thể đưa ra phản hồi, đưa ra giải pháp hoặc nâng cao kỹ năng một cách có ý nghĩa.
Khi nào nên sử dụng phong cách này: Phong cách này có thể được sử dụng khi bạn có nhiều kinh nghiệm về chủ đề này hơn nhóm mà bạn đang lãnh đạo. Trong những trường hợp đó, bạn là chuyên gia.
Mặc dù việc giải thích quá trình suy nghĩ của bạn là hữu ích, nhưng cuối cùng, bạn là người hiểu rõ nhất.
3. Phong cách quản lý gia trưởng
Theo phong cách này, người quản lý hành động vì lợi ích cao nhất của cấp dưới.
Thông thường, tổ chức sẽ gọi nhân viên là ‘gia đình’ và yêu cầu sự trung thành và tin tưởng từ nhân viên.
Quản lý sử dụng phong cách này sẽ sử dụng việc ra quyết định đơn phương nhưng sẽ giải thích cho nhân viên rằng những người ra quyết định đang làm việc từ một nơi có chuyên môn và do đó, hợp pháp. Các quyết định được giải thích cho nhân viên, nhưng không có chỗ cho sự hợp tác hoặc đặt câu hỏi.
Ưu điểm:
- Một người quản lý gia trưởng tập trung vào phúc lợi của nhân viên và sẽ đưa ra quyết định dựa trên những gì tốt nhất cho nhân viên của họ.
- Nâng cao kỹ năng và giáo dục nhân viên được đánh giá cao, dẫn đến nhân viên hạnh phúc hơn, có tay nghề cao hơn và làm việc hiệu quả hơn.
Nhược điểm:
- Nhân viên có thể trở nên quá phụ thuộc vào quản lý, dẫn đến thiếu sự đổi mới và giải quyết vấn đề.
- Có nhiều khả năng phong cách này gây ra sự phẫn nộ giữa những nhân viên không tin vào khái niệm ‘tổ chức như một gia đình’.
- Nhân viên có thể thấy phong cách này hạ mình và ấu trĩ.
Khi nào nên sử dụng phong cách này: Việc sử dụng phong cách này phụ thuộc nhiều vào văn hóa. Ở các nước phương Tây, ít phụ thuộc vào cấu trúc thứ bậc và nhân viên sẽ ít chấp nhận ý tưởng về một nhà lãnh đạo gia trưởng. Các công ty nhỏ hơn có thể tìm thấy thành công trong kiểu lãnh đạo này, nhưng các tổ chức lớn hơn nên tránh nó.
Phong cách quản lý dân chủ
Theo phong cách này, các nhà quản lý khuyến khích nhân viên đưa ra ý kiến đóng góp trong quá trình ra quyết định, nhưng chịu trách nhiệm cuối cùng về quyết định cuối cùng.
Giao tiếp diễn ra theo cả hai cách, từ trên xuống và từ dưới lên, và sự gắn kết của nhóm được tăng lên.
Quá trình này cho phép các ý kiến, kỹ năng và ý tưởng đa dạng để đưa ra các quyết định.
1. Phong cách quản lý tư vấn
Theo phong cách này, các nhà quản lý hỏi ý kiến và suy nghĩ của nhóm của họ, tham khảo ý kiến của mọi thành viên trong nhóm của họ.
Người quản lý sẽ đưa ra quyết định cuối cùng, nhưng họ sẽ xem xét tất cả thông tin do các thành viên trong nhóm đưa ra trước khi đưa ra quyết định.
Phong cách này thường được sử dụng trong các lĩnh vực chuyên biệt, nơi nhân viên là chuyên gia và cần có thông tin đầu vào của họ để ban quản lý đưa ra quyết định sáng suốt.
Ưu điểm:
- Phong cách này thúc đẩy sự gắn kết sâu sắc hơn giữa nhân viên và quản lý, đồng thời xây dựng lòng tin trong các nhóm.
- Quản lý phát triển cùng với nhóm, khi họ học hỏi từ ý tưởng, quan điểm và kinh nghiệm của nhân viên mà họ lãnh đạo.
- Sự đổi mới và bày tỏ ý kiến được khuyến khích, giúp giải quyết vấn đề tốt hơn.
Nhược điểm:
- Quá trình tư vấn của nhân viên có thể tốn nhiều công sức và thời gian.
- Nếu người quản lý không có kỹ năng quản lý thời gian của quy trình này, họ có thể dễ dàng bị sa lầy.
- Nếu có biểu hiện thiên vị hoặc sếp không lắng nghe ý kiến, nhân viên có thể trở nên bực bội và mất lòng tin vào người quản lý.
- Phụ thuộc quá nhiều vào phong cách này có thể khiến nhân viên mất niềm tin vào sếp của họ, vì họ sẽ bắt đầu tự hỏi tại sao họ luôn được kêu gọi giúp giải quyết vấn đề thay vì quản lý xử lý nó như một phần công việc của họ.
Khi nào nên sử dụng phong cách này: Phong cách này nên được sử dụng khi quản lý các nhóm có kỹ năng chuyên biệt hoặc khi người quản lý không có nhiều kinh nghiệm về chủ đề này như nhóm.
Ví dụ: một người quản lý được chỉ định điều hành một nhóm các nhà phát triển đang tạo một ỨNG DỤNG mới sẽ muốn thường xuyên tham khảo ý kiến của nhóm họ để thu được lợi ích từ kinh nghiệm của họ.
2. Phong cách quản lý có sự tham gia
Theo phong cách này, các nhà quản lý và nhân viên đều là những thành viên tích cực trong quá trình ra quyết định.
Nhân viên được cấp quyền truy cập vào nhiều thông tin hơn về công ty và các mục tiêu của công ty, đồng thời được khuyến khích đổi mới các giải pháp.
Ban quản lý tìm kiếm những suy nghĩ, ý tưởng và ý kiến của nhân viên, làm việc cùng với nhân viên để đưa ra quyết định và sau đó công ty sẽ hành động dựa trên những quyết định đó.
Ưu điểm:
- Nhân viên cảm thấy như thể họ được đánh giá cao bởi đội ngũ quản lý của họ và toàn bộ tổ chức, và sẽ đáp lại bằng động lực và năng suất tăng lên.
- Họ càng hiểu và kết nối với các mục tiêu của tổ chức, mức độ gắn kết của họ càng cao. Đổi mới được tăng lên.
Nhược điểm:
- Quá trình này có thể diễn ra chậm chạp và có nguy cơ nhân viên có cá tính lớn sẽ lấn át những nhân viên kém quyết đoán hơn, dẫn đến xung đột và oán giận.
- Trong những ngành có bí mật thương mại, việc để nhân viên tiếp cận thông tin nhạy cảm có thể gặp rủi ro.
- Nếu nhân viên không muốn tham gia vào kiểu ra quyết định này, họ có thể trở nên bực bội với những người quản lý sử dụng phong cách này.
Khi nào nên sử dụng phong cách này: Khi thực hiện những thay đổi lớn trong một tổ chức, đặc biệt là tổ chức mà nhân viên phản đối các khái niệm hoặc chiến lược mới, việc khuyến khích sự tham gia của nhân viên sẽ dẫn đến kết quả tích cực hơn và ít phản đối các chính sách mới hơn.
Các tổ chức muốn thúc đẩy sự đổi mới, chẳng hạn như các công ty công nghệ, sẽ thấy phong cách này hữu ích.
3. Phong cách quản lý hợp tác
Theo phong cách này, ban lãnh đạo tạo ra một diễn đàn mở để các ý kiến được thảo luận rộng rãi trước khi đưa ra quyết định dựa trên nguyên tắc đa số. Nhân viên được trao quyền để nắm quyền sở hữu các kết quả, điều này có thể dẫn đến tăng cường sự tham gia, đổi mới và sáng tạo.
Ưu điểm:
- Nhân viên cảm thấy được tin tưởng, đánh giá cao và được lắng nghe bởi tất cả các cấp trong đội ngũ quản lý của họ.
- Họ được truyền cảm hứng để đưa ra công việc tốt nhất của mình, tìm giải pháp hợp tác cho các vấn đề và tham gia hoàn toàn vào quy trình.
- Giao tiếp cởi mở có nghĩa là xung đột tại nơi làm việc thường được giải quyết trước khi các vấn đề thực sự phát sinh.
- Doanh thu giảm khi nhân viên tham gia và tiếng nói đa dạng thường dẫn đến các giải pháp và kết quả tốt hơn.
Nhược điểm:
- Cũng như các phong cách quản lý dân chủ khác, quá trình này có thể tốn nhiều thời gian.
- Quy tắc đa số cũng không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất cho một tổ chức và nếu có một quyết định không mang lại lợi ích tốt nhất cho doanh nghiệp, ban quản lý sẽ cần phải can thiệp và thay đổi quyết định đó, điều này có thể gây ra sự phẫn nộ và mất lòng tin.
Khi nào nên sử dụng phong cách này: Khi một doanh nghiệp muốn thúc đẩy sự đổi mới, thúc đẩy sự hợp tác và thu hút nhân viên, thì nên sử dụng phong cách này.
Bất kỳ tổ chức nào muốn tăng cường sự tham gia và tin tưởng, đặc biệt là khi đối mặt với những thay đổi lớn trong tổ chức hoặc ngành, nên xem xét phong cách này.
4. Phong cách quản lý chuyển đổi
Phong cách quản lý này nhanh nhẹn và tập trung vào tăng trưởng.
Các nhà quản lý tập trung nỗ lực vào việc thúc đẩy nhân viên của họ đạt được những thành tựu lớn hơn bao giờ hết thông qua khuyến khích, thúc đẩy họ thường xuyên vượt qua vùng thoải mái của họ và liên tục thúc đẩy các nhóm của họ nâng cao thành tích.
Các nhà quản lý làm việc cùng với nhân viên của họ, truyền cảm hứng cho nhóm của họ nỗ lực hơn bao giờ hết bằng cách thể hiện đạo đức làm việc của chính họ.
Ưu điểm:
- Đổi mới được tăng lên và nhân viên sẽ dễ dàng thích nghi hơn với sự thay đổi, sự gián đoạn hoặc các dự án đầy thách thức.
- Tư duy sáng tạo được khuyến khích, việc giải quyết vấn đề và phát triển sản phẩm sẽ được hưởng lợi từ sự linh hoạt ngày càng tăng của nhân viên.
Nhược điểm:
- Nếu sử dụng không cẩn thận, phong cách này sẽ khiến nhân viên bị kiệt sức.
- Cuối cùng, nhân viên có thể trở nên quá mỏng, kiệt sức vì liên tục thúc đẩy bản thân và không thể theo kịp tốc độ.
Khi nào nên sử dụng phong cách này: Phong cách này được sử dụng tốt nhất trong các công ty hoạt động trong các ngành có tốc độ phát triển nhanh hoặc đang dự đoán một giai đoạn thay đổi trong ngành, tổ chức hoặc bộ phận.
Phong cách này sẽ giúp các nhóm trở nên nhanh nhẹn, linh hoạt và sáng tạo hơn trong khi phản ứng với các lực lượng bên ngoài hoặc bên trong.
5. Phong cách quản lý huấn luyện
Theo phong cách này, các nhà quản lý coi mình là huấn luyện viên và nhân viên của họ là những thành viên có giá trị trong nhóm của họ.
Công việc của người quản lý là phát triển và hướng dẫn nhóm của họ, đặt sự phát triển chuyên nghiệp của nhóm lên hàng đầu trong các ưu tiên của họ.
Theo phong cách này, sự phát triển lâu dài được đánh giá cao hơn những thất bại ngắn hạn và người quản lý muốn thúc đẩy việc học hỏi, nâng cao kỹ năng và phát triển tại nơi làm việc.
Ưu điểm:
- Nhân viên cảm thấy có giá trị, họ biết rằng họ sẽ học hỏi và phát triển trong vai trò của mình và có nhiều khả năng sẽ gắn bó hơn.
- Các nhà quản lý xây dựng mối quan hệ bền chặt với nhân viên của họ, những người này sẽ có nhiều khả năng cống hiến hết sức mình cho ‘huấn luyện viên’ của họ.
Nhược điểm:
- Phong cách này có thể dẫn đến môi trường độc hại, khi nhân viên tranh giành các vai trò và nhiệm vụ phát triển được ưu tiên.
- Tập trung quá nhiều vào phát triển dài hạn có thể khiến các dự án ngắn hạn không được hỗ trợ thích hợp.
Khi nào nên sử dụng phong cách này: Phong cách này rất hữu ích khi các tổ chức muốn thúc đẩy và phát triển tài năng từ bên trong. Các ngành có thị trường việc làm cạnh tranh sẽ được hưởng lợi từ phong cách này, vì nó có thể tốn thời gian và tiền bạc để tuyển dụng đúng ứng viên.
Phong cách quản lý trao quyền
Theo phong cách này, quản lý áp dụng cách tiếp cận lãnh đạo trực tiếp.
Nhân viên được tin tưởng để thực hiện công việc của họ mà không cần giám sát, và họ được kiểm soát việc ra quyết định và giải quyết vấn đề của mình.
Quản lý có mặt ở các giai đoạn ủy quyền và giao công việc, nhưng nếu không thì lùi lại và cho phép nhân viên tự do kiểm soát quy trình làm việc và kết quả của họ. Ban quản lý chỉ tham gia vào quá trình này nếu nhân viên yêu cầu họ hỗ trợ.
1. Phong cách quản lý ủy quyền
Trong phong cách này, người quản lý chỉ có mặt để giao nhiệm vụ, mặc dù họ vẫn chịu trách nhiệm về việc hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ. Sau khi nhiệm vụ được giao, nhân viên được trao quyền để thực hiện công việc của họ khi họ thấy phù hợp.
Sau khi nhiệm vụ hoàn thành, người quản lý sẽ quay lại để xem xét công việc và đưa ra lời khuyên về cách cải thiện các dự án trong tương lai.
Ưu điểm:
- Đổi mới và sáng tạo được thúc đẩy bởi hệ thống này, đặc biệt là trong các tổ chức có công nhân có tay nghề cao.
- Khả năng giải quyết vấn đề và tinh thần đồng đội được củng cố, vì nhân viên có không gian để xử lý các vấn đề của riêng họ và sẽ cùng nhau giải quyết chúng.
- Sự hài lòng trong công việc có thể tăng lên ở những người khao khát quyền tự chủ tại nơi làm việc của họ.
Nhược điểm:
- Nếu không có sự lãnh đạo, năng suất có thể bị ảnh hưởng.
- Các nhóm có thể gặp phải tình trạng thiếu phương hướng, sự tập trung hoặc tính đồng nhất.
- Xung đột được quản lý kém có thể bùng phát và gây ra sự oán giận.
- Một số nhân viên có thể cảm thấy rằng ban quản lý không đóng góp gì cho thành công của nhóm và trở nên bực bội.
Khi nào nên sử dụng phong cách này: Phong cách này được sử dụng tốt nhất trong các tổ chức có sự lãnh đạo phi tập trung hơn và nơi nhóm có kỹ năng cao hơn nhiều so với người quản lý trong các nhiệm vụ.
Ví dụ: nếu người quản lý không có kinh nghiệm thực sự trong việc sản xuất phần mềm quản lý đám mây mới, họ có thể lùi lại, cho phép nhóm của họ tự do đổi mới và cung cấp hỗ trợ nếu cần.
2. Phong cách quản lý nhìn xa trông rộng
Theo phong cách này, các nhà quản lý lãnh đạo thông qua việc truyền cảm hứng cho nhân viên của họ.
Các nhà lãnh đạo giải thích các mục tiêu của họ và lý do đằng sau chúng, thuyết phục nhóm của họ làm việc để thực hiện tầm nhìn của họ.
Các thành viên trong nhóm được thúc đẩy bởi người quản lý của họ, sau đó được phép tự do hoàn thành nhiệm vụ của họ với sự can thiệp tối thiểu. Các nhà quản lý sẽ thỉnh thoảng kiểm tra, nhưng họ tin tưởng rằng tầm nhìn chung của họ sẽ giúp nhân viên đi đúng hướng và tạo ra kết quả tốt.
Các nhà quản lý đưa ra nhiều phản hồi mang tính xây dựng trong và sau quá trình hỗ trợ nhân viên của họ và đảm bảo khen ngợi một cách tự do.
Ưu điểm:
- Sự gắn kết được nâng cao bởi vì nhân viên tin tưởng vào những gì họ đang tạo ra và được thúc đẩy để hoàn thành nhiệm vụ với khả năng tốt nhất của họ.
- Nhân viên hài lòng hơn, động lực cao hơn và doanh thu sẽ thấp hơn.
- Đổi mới cao hơn và việc giải quyết vấn đề có thể diễn ra nhanh chóng trong các nhóm.
Nhược điểm:
- Không phải tất cả các nhà quản lý đều có thể truyền cảm hứng một cách hợp pháp. Nó phụ thuộc vào công việc, ngành, sản phẩm và con người.
- Đây không phải là một phong cách có thể làm giả, nhân viên phải thực sự được truyền cảm hứng, nếu không họ sẽ không thể hiện tốt.
Khi nào nên sử dụng phong cách này: Đây có thể là một phong cách tuyệt vời trong các công ty công nghệ đang tìm cách phá vỡ các ngành công nghiệp, các tổ chức phi lợi nhuận đang cố gắng đổi mới các giải pháp sáng tạo cho các vấn đề hoặc các công ty có ý thức rất rõ ràng về mục đích.
Một tổ chức muốn thúc đẩy sự đổi mới có thể chuyển sang phong cách này để khuyến khích nhân viên của họ hành động.
Khám phá thêm: Sự khác biệt giữa lãnh đạo và quản lý.