Sử dụng mô hình phân tích SWOT: điểm mạnh (Strengths), điểm yếu (Weaknesses), cơ hội (Opportunities), mối đe dọa (Threats) để phát triển doanh nghiệp của bạn. Bạn cũng có thể áp dụng một cách linh động để phân tích và phát triển bản thân trên mô hình này.
SWOT là gì?
- Phân tích SWOT là tổng hợp các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa của công ty bạn.
- Mục tiêu chính của phân tích SWOT là giúp các tổ chức phát triển nhận thức đầy đủ về tất cả các yếu tố liên quan đến việc đưa ra quyết định kinh doanh.
- Thực hiện phân tích SWOT trước khi bạn cam kết thực hiện bất kỳ loại hành động nào của công ty, cho dù bạn đang khám phá các sáng kiến mới, sửa đổi các chính sách nội bộ, xem xét các cơ hội để xoay chuyển hoặc thay đổi kế hoạch giữa chừng khi thực hiện.
- Sử dụng phân tích SWOT của bạn để khám phá các đề xuất và chiến lược, tập trung vào việc tận dụng các điểm mạnh và cơ hội để khắc phục điểm yếu và các mối đe dọa.
Để điều hành một doanh nghiệp thành công, bạn nên thường xuyên phân tích các quy trình của mình để đảm bảo rằng bạn đang hoạt động hiệu quả nhất có thể. Mặc dù có nhiều cách để đánh giá công ty của bạn, nhưng một trong những phương pháp hiệu quả nhất là tiến hành phân tích SWOT.
Phân tích SWOT là một quá trình lập kế hoạch giúp công ty của bạn vượt qua những thách thức và xác định những khách hàng tiềm năng mới để theo đuổi.
Mục tiêu chính của phân tích SWOT là giúp các tổ chức phát triển nhận thức đầy đủ về tất cả các yếu tố liên quan đến việc đưa ra quyết định kinh doanh. Phương pháp này được tạo ra vào những năm 1960 bởi Albert Humphrey của Viện Nghiên cứu Stanford, trong một nghiên cứu được thực hiện để xác định lý do tại sao việc lập kế hoạch doanh nghiệp liên tục thất bại.
Kể từ khi được thành lập, SWOT đã trở thành một trong những công cụ hữu ích nhất cho các chủ doanh nghiệp để bắt đầu và phát triển công ty của họ.
Bonnie Taylor, giám đốc chiến lược marketing tại CCS Innovations: “Không thể vạch ra chính xác tương lai của một doanh nghiệp nhỏ nếu không đánh giá nó từ mọi góc độ, bao gồm cái nhìn tổng thể về tất cả các nguồn lực bên trong và bên ngoài và các mối đe dọa. Một SWOT hoàn thành điều này trong 4 bước đơn giản mà ngay cả các chủ doanh nghiệp mới bắt đầu cũng có thể hiểu và nắm bắt được.”
Khi nào bạn nên thực hiện phân tích SWOT?
Bạn có thể sử dụng phân tích SWOT trước khi cam kết thực hiện bất kỳ loại hành động nào của công ty, cho dù bạn đang khám phá các sáng kiến mới, sửa đổi các chính sách nội bộ, xem xét các cơ hội để xoay chuyển hoặc thay đổi kế hoạch giữa chừng khi thực hiện.
Đôi khi, thật khôn ngoan khi thực hiện một phân tích SWOT chung chỉ để kiểm tra bối cảnh hiện tại của doanh nghiệp để bạn có thể cải thiện hoạt động kinh doanh khi cần thiết. Phân tích có thể cho bạn thấy những lĩnh vực chính mà tổ chức của bạn đang hoạt động tối ưu, cũng như những hoạt động nào cần điều chỉnh.
Đừng sai lầm khi nghĩ về hoạt động kinh doanh của bạn một cách không chính thức, với hy vọng rằng tất cả chúng sẽ gắn kết với nhau.
Bằng cách dành thời gian để tổng hợp một phân tích SWOT chính thức, bạn có thể thấy được bức tranh toàn cảnh về doanh nghiệp của mình. Từ đó, bạn có thể khám phá ra những cách để cải thiện hoặc loại bỏ những điểm yếu của công ty và tận dụng những điểm mạnh của công ty.
Mặc dù chủ sở hữu doanh nghiệp chắc chắn nên tham gia vào việc tạo phân tích SWOT, nhưng việc đưa các thành viên khác trong nhóm vào quá trình này thường rất hữu ích. Yêu cầu ý kiến đóng góp từ nhiều thành viên trong nhóm và thảo luận cởi mở về bất kỳ đóng góp nào được thực hiện. Kiến thức chung của nhóm sẽ cho phép bạn phân tích đầy đủ hoạt động kinh doanh của mình từ mọi phía.
Tại sao Phân tích SWOT lại quan trọng?
Phân tích SWOT có thể giúp bạn thách thức các giả định rủi ro và phát hiện ra các điểm mù nguy hiểm về hiệu suất của tổ chức của bạn. Nếu bạn sử dụng nó một cách cẩn thận và hợp tác, nó có thể mang lại những hiểu biết mới về vị trí hiện tại của doanh nghiệp bạn và giúp bạn phát triển chính xác chiến lược phù hợp cho mọi tình huống.
Ví dụ, bạn có thể biết rõ về một số điểm mạnh của tổ chức mình, nhưng cho đến khi bạn ghi lại chúng cùng với những điểm yếu và mối đe dọa, bạn có thể không nhận ra những điểm mạnh đó thực sự không đáng tin cậy như thế nào.
Tương tự, bạn có thể có những lo ngại hợp lý về một số điểm yếu trong kinh doanh của mình, nhưng bằng cách phân tích một cách có hệ thống, bạn có thể tìm thấy một cơ hội mà trước đây bị bỏ qua, có thể nhiều hơn là bù đắp.
Đặc điểm của phân tích SWOT
Phân tích SWOT tập trung vào 4 yếu tố của từ viết tắt, cho phép các công ty xác định các lực lượng ảnh hưởng đến chiến lược, hành động hoặc sáng kiến. Biết được những yếu tố tích cực và tiêu cực này có thể giúp các công ty truyền đạt hiệu quả hơn những phần nào của kế hoạch cần được công nhận.
Khi soạn thảo phân tích SWOT, các cá nhân thường tạo một bảng chia thành 4 cột để liệt kê từng yếu tố tác động cạnh nhau để so sánh. Điểm mạnh và điểm yếu thường sẽ không khớp với các cơ hội và mối đe dọa được liệt kê một cách nguyên văn, mặc dù chúng nên tương quan với nhau, vì cuối cùng chúng gắn liền với nhau.
Billy Bauer, giám đốc điều hành của Royce Leather, lưu ý rằng việc ghép nối các mối đe dọa bên ngoài với những điểm yếu bên trong có thể làm nổi bật những vấn đề nghiêm trọng nhất mà một công ty phải đối mặt.
“Khi bạn đã xác định được rủi ro của mình, bạn có thể quyết định xem cách nào là thích hợp nhất để loại bỏ điểm yếu bên trong bằng cách chỉ định nguồn lực của công ty để khắc phục các vấn đề hoặc giảm mối đe dọa bên ngoài bằng cách từ bỏ lĩnh vực kinh doanh bị đe dọa và đáp ứng nó sau khi củng cố Bauer nói.”
Các yếu tố nội bộ
Điểm mạnh (S) và điểm yếu (W) đề cập đến các yếu tố bên trong, là nguồn lực và kinh nghiệm sẵn có cho bạn.
Đây là một số yếu tố bên trong thường được coi là:
- Nguồn tài chính (tài trợ, nguồn thu nhập và cơ hội đầu tư)
- Nguồn lực vật chất (địa điểm, cơ sở vật chất và thiết bị)
- Nguồn nhân lực (nhân viên, tình nguyện viên và đối tượng mục tiêu)
- Tiếp cận các nguồn tài nguyên thiên nhiên, nhãn hiệu, bằng sáng chế và bản quyền
- Các quy trình hiện tại (chương trình nhân viên, hệ thống phân cấp bộ phận và hệ thống phần mềm – như Phần mềm CRM và Phần mềm Kế toán)
Yếu tố bên ngoài
Các lực lượng bên ngoài tác động và ảnh hưởng đến mọi công ty, tổ chức và cá nhân. Cho dù các yếu tố này được kết nối trực tiếp hay gián tiếp với cơ hội (O) hoặc mối đe dọa (T), điều quan trọng là phải lưu ý và ghi lại từng yếu tố.
Các yếu tố bên ngoài thường là những thứ bạn hoặc công ty của bạn không kiểm soát, chẳng hạn như sau:
- Xu hướng thị trường (sản phẩm mới, tiến bộ công nghệ và sự thay đổi nhu cầu của khán giả)
- Xu hướng kinh tế (xu hướng tài chính địa phương, quốc gia và quốc tế)
- Tài trợ (đóng góp, cơ quan lập pháp và các nguồn khác)
- Nhân khẩu học
- Mối quan hệ với các nhà cung cấp và đối tác
- Các quy định về chính trị, môi trường và kinh tế
Sau khi tạo khung SWOT và điền vào bản phân tích SWOT, bạn sẽ cần đưa ra một số khuyến nghị và chiến lược dựa trên kết quả. Linda Pophal, chủ sở hữu và Giám đốc điều hành của công ty tư vấn Strategic Communications, cho biết các chiến lược này nên tập trung vào việc tận dụng điểm mạnh và cơ hội để khắc phục điểm yếu và mối đe dọa.
Pophal nói: “Đây thực sự là lĩnh vực phát triển chiến lược, nơi các tổ chức có cơ hội sáng tạo nhất và là nơi các ý tưởng đổi mới có thể xuất hiện, nhưng chỉ khi các phân tích đã được chuẩn bị thích hợp ngay từ đầu.”
Sai lầm lớn nhất trong phân tích SWOT là gì?
- Tạo danh sách của bạn quá dài. Hãy tự hỏi bản thân xem ý tưởng của bạn có khả thi khi bạn thực hiện không.
- Đang mơ hồ. Hãy cụ thể để cung cấp nhiều trọng tâm hơn cho các cuộc thảo luận sau này.
- Không nhìn thấy điểm yếu. Hãy chắc chắn hỏi khách hàng và đồng nghiệp những gì họ trải nghiệm trong cuộc sống thực.
- Không nghĩ trước. Thật dễ dàng để nảy ra những ý tưởng hay mà không cần đưa chúng đến kết luận hợp lý. Luôn xem xét tác động thực tế của chúng.
- Không thực tế. Đừng lên kế hoạch chi tiết cho những cơ hội chưa tồn tại. Ví dụ, thị trường xuất khẩu mà bạn đang để mắt tới có thể sẵn sàng vào một thời điểm nào đó, nhưng các cuộc đàm phán thương mại để mở ra có thể mất nhiều năm.
- Chỉ dựa vào Phân tích SWOT. Phân tích SWOT có giá trị. Nhưng khi bạn sử dụng nó cùng với các công cụ lập kế hoạch khác (SOAR, TOWS hoặc PEST), kết quả sẽ mạnh mẽ hơn.
Cách viết phân tích SWOT
Phân tích SWOT liên quan đến việc lập danh sách – nhưng còn nhiều hơn thế nữa! Khi bạn bắt đầu viết một danh sách (ví dụ, Điểm mạnh), quá trình suy nghĩ và nghiên cứu mà bạn sẽ trải qua sẽ gợi ý cho các danh sách khác (Điểm yếu, Cơ hội hoặc Đe doạ). Và nếu bạn so sánh các danh sách này cạnh nhau, bạn có thể sẽ nhận thấy các mối liên hệ và mâu thuẫn, mà bạn sẽ muốn làm nổi bật và khám phá.
Bạn sẽ thấy mình thường xuyên di chuyển qua lại giữa các danh sách của mình. Vì vậy, hãy làm cho nhiệm vụ dễ dàng hơn và hiệu quả hơn bằng cách sắp xếp 4 danh sách của bạn lại với nhau trong một chế độ xem.
| Những điểm mạnh | Những điểm yếu |
| – Bạn làm tốt được việc gì? – Bạn có thể rút ra những nguồn tài nguyên độc đáo nào? – Những gì người khác xem là điểm mạnh của bạn? | – Bạn có thể cải thiện điều gì? – Bạn có ít tài nguyên hơn những người khác ở đâu? – Những người khác có khả năng coi điểm yếu là gì? |
| Những cơ hội | Những mối đe dọa |
| – Cơ hội nào đang mở ra cho bạn? – Bạn có thể tận dụng những xu hướng nào? – Làm thế nào bạn có thể biến điểm mạnh của mình thành cơ hội? | – Những mối đe dọa nào có thể gây hại cho bạn? – Đối thủ cạnh tranh của bạn đang làm gì? – Điểm yếu của bạn cho bạn thấy những mối đe dọa nào? |
Ví dụ về phân tích SWOT
Bryan Weaver, một đối tác của Scholefield Construction Law, đã tham gia rất nhiều vào việc tạo ra phân tích SWOT cho công ty của mình. Ông đã cung cấp một mẫu phân tích SWOT mẫu và ví dụ được sử dụng trong quyết định mở rộng hoạt động của công ty để bao gồm các dịch vụ hòa giải tranh chấp. Ma trận SWOT của anh ấy bao gồm những điều sau:
| ĐIỂM MẠNH | NHỮNG ĐIỂM YẾU |
| Công ty luật xây dựng với đội ngũ nhân viên được đào tạo cả về luật và kỹ thuật chuyên nghiệp / hợp đồng chung. Kinh nghiệm của họ mang lại một lợi thế duy nhất. Quy mô nhỏ (3 nhân viên) – có thể thay đổi và thích ứng nhanh chóng. | Chưa có ai là hòa giải viên trước đây hoặc đã học qua bất kỳ chương trình đào tạo hòa giải chính thức nào. Một nhân viên đã tham gia hòa giải nhưng không phải là một bên trung lập. |
| NHỮNG CƠ HỘI | CÁC MỐI ĐE DỌA |
| Hầu hết các hợp đồng xây dựng thương mại đều yêu cầu hòa giải. Mặc dù có hàng trăm trung gian trên thị trường, nhưng chỉ một số ít có kinh nghiệm xây dựng thực tế. Đối với các tranh chấp nhỏ hơn, các hòa giải viên không làm việc theo nhóm, chỉ làm việc với tư cách cá nhân; Nhân viên Scholefield có thể cung cấp cho bất kỳ ai lợi thế của một nhóm người trung lập để đánh giá tranh chấp. | Bất kỳ ai cũng có thể trở thành hòa giải viên, vì vậy các công ty luật xây dựng khác cũng có thể mở dịch vụ hòa giải của riêng họ. Hầu hết khách hàng tiềm năng có ấn tượng tiêu cực về hòa giải, bởi vì họ cảm thấy hòa giải viên không hiểu hoặc không quan tâm để hiểu vấn đề và vội vàng giải quyết nó. |
Chiến lược kết quả: Tham gia các khóa học hòa giải để loại bỏ điểm yếu và khởi chạy Hòa giải Scholefield, sử dụng công nhận tên tuổi với công ty luật và nhấn mạnh rằng kinh nghiệm xây dựng và luật xây dựng của công ty đã làm cho nó trở nên khác biệt.
“Phân tích SWOT của chúng tôi buộc chúng tôi phải xem xét một cách có phương pháp và khách quan về những gì chúng tôi phải làm việc và những gì thị trường đang cung cấp,” Weaver nói. “Sau đó, chúng tôi lập kế hoạch kinh doanh để nhấn mạnh lợi thế của các tính năng mạnh nhất của chúng tôi đồng thời khai thác các cơ hội dựa trên điểm yếu của thị trường”.
Các chiến lược phân tích kinh doanh bổ sung
Phân tích SWOT là một chiến lược đơn giản nhưng toàn diện để xác định không chỉ những điểm yếu và mối đe dọa của một kế hoạch hành động mà còn cả những điểm mạnh và cơ hội mà nó có thể thực hiện được.
Tuy nhiên, phân tích SWOT chỉ là một công cụ trong chiến lược kinh doanh của bạn. Các công cụ phân tích bổ sung cần xem xét bao gồm phân tích PEST (chính trị, kinh tế, xã hội và công nghệ), phân tích MOST (sứ mệnh, mục tiêu, chiến lược và chiến thuật) và phân tích SCRS (chiến lược, trạng thái hiện tại, yêu cầu và giải pháp).
Phân tích kinh doanh nhất quán và lập kế hoạch chiến lược là cách tốt nhất để theo dõi sự phát triển, điểm mạnh và điểm yếu. Sử dụng một loạt các chiến lược phân tích, như SWOT, trong quá trình ra quyết định của bạn để xem xét và thực hiện các chiến lược một cách cân bằng và có chiều sâu hơn.
Tìm hiểu thêm về các mô hình và ứng dụng cho doanh nghiệp: