Lưu đồ là một sơ đồ mô tả một quy trình, hệ thống hoặc thuật toán máy tính. Chúng được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực để lập tài liệu, nghiên cứu, lập kế hoạch, cải tiến và truyền đạt các quy trình thường phức tạp dưới dạng sơ đồ rõ ràng, dễ hiểu.
Lưu đồ sử dụng hình chữ nhật, hình bầu dục, hình thoi và nhiều hình dạng tiềm năng khác để xác định loại bước, cùng với các mũi tên kết nối để xác định luồng và trình tự. Chúng có thể bao gồm từ biểu đồ đơn giản, vẽ tay đến sơ đồ toàn diện được vẽ bằng máy tính mô tả nhiều bước và lộ trình.
Nếu chúng ta xem xét tất cả các dạng sơ đồ khác nhau, chúng là một trong những sơ đồ phổ biến nhất trên hành tinh, được sử dụng bởi cả những người kỹ thuật và phi kỹ thuật trong nhiều lĩnh vực.
Lưu đồ đôi khi được gọi bằng các tên chuyên biệt hơn như Lưu đồ quy trình, Sơ đồ quy trình, Lưu đồ chức năng, Lập bản đồ quy trình kinh doanh, Lập mô hình và ký hiệu quy trình kinh doanh (BPMN) hoặc Sơ đồ quy trình (PFD). Chúng có liên quan đến các sơ đồ phổ biến khác, chẳng hạn như Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) và Sơ đồ hoạt động của ngôn ngữ mô hình thống nhất (UML).
Lịch sử
Lưu đồ để ghi lại các quy trình kinh doanh được sử dụng vào những năm 1920 và 30. Năm 1921, các kỹ sư công nghiệp Frank và Lillian Gilbreth đã giới thiệu “Sơ đồ quy trình” cho Hiệp hội Kỹ sư Cơ khí Hoa Kỳ (ASME).
Vào đầu những năm 1930, kỹ sư công nghiệp Allan H. Mogensen đã sử dụng các công cụ của Gilbreth để trình bày các hội nghị về cách làm cho công việc hiệu quả hơn cho những người kinh doanh tại công ty của ông. Vào những năm 1940, hai sinh viên của Morgensen, Arthur Spinanger và Ben S. Graham, đã truyền bá các phương pháp này rộng rãi hơn.
Spinanger đã giới thiệu các phương pháp đơn giản hóa công việc cho Procter và Gamble. Graham, giám đốc tại Standard Register Industrial, đã điều chỉnh các biểu đồ quy trình để xử lý thông tin. Năm 1947, ASME đã thông qua một hệ thống ký hiệu cho Biểu đồ quy trình dòng chảy, bắt nguồn từ công trình ban đầu của Gilbreths.
Cũng vào cuối những năm 40, Herman Goldstine và John Van Neumann đã sử dụng sơ đồ để phát triển các chương trình máy tính, và việc lập sơ đồ nhanh chóng trở nên ngày càng phổ biến đối với các loại chương trình và thuật toán máy tính.
Lưu đồ vẫn được sử dụng để lập trình ngày nay, mặc dù mã giả, sự kết hợp của các từ và ngôn ngữ mã hóa dành cho con người đọc, thường được sử dụng để mô tả các mức độ chi tiết sâu hơn và tiến gần hơn đến sản phẩm cuối cùng.
Tại Nhật Bản, Kaoru Ishikawa (1915-1989), một nhân vật chủ chốt trong các sáng kiến chất lượng trong sản xuất, đã đặt tên lưu đồ là một trong những công cụ chính để kiểm soát chất lượng, cùng với các công cụ bổ sung như Biểu đồ, Bảng kiểm tra và Sơ đồ Nguyên nhân và Hiệu quả, bây giờ thường được gọi là Sơ đồ Ishikawa.
Biểu tượng lưu đồ
Dưới đây là một số ký hiệu lưu đồ phổ biến.
Lưu đồ lập trình máy tính / thuật toán
Là một biểu diễn trực quan của luồng dữ liệu, sơ đồ hữu ích trong việc viết một chương trình hoặc thuật toán và giải thích nó cho người khác hoặc cộng tác với họ về nó. Bạn có thể sử dụng lưu đồ thuật toán để giải thích logic đằng sau một chương trình trước khi bắt đầu viết mã quy trình tự động. Nó có thể giúp tổ chức tư duy hình ảnh lớn và cung cấp hướng dẫn khi đến lúc viết mã.
Cụ thể hơn, sơ đồ có thể:
- Thể hiện cách tổ chức mã.
- Hình dung việc thực thi mã trong một chương trình.
- Hiển thị cấu trúc của một trang web hoặc ứng dụng.
- Hiểu cách người dùng điều hướng một trang web hoặc chương trình.
Thông thường, các lập trình viên có thể viết mã giả, một sự kết hợp giữa ngôn ngữ tự nhiên và ngôn ngữ máy tính mà mọi người có thể đọc được. Điều này có thể cho phép chi tiết hơn so với lưu đồ và phục vụ như một sự thay thế cho lưu đồ hoặc như một bước tiếp theo của mã thực tế.
Các sơ đồ liên quan được sử dụng trong phần mềm máy tính bao gồm:
- Ngôn ngữ mô hình hóa hợp nhất (UML): Đây là ngôn ngữ có mục đích chung được sử dụng trong kỹ thuật phần mềm để mô hình hóa.
- Sơ đồ Nassi-Shneiderman: Được sử dụng để lập trình máy tính có cấu trúc. Được đặt theo tên của Isaac Nassi và Ben Shneiderman, những người đã phát triển nó vào năm 1972 tại SUNY-Stony Brook. Còn được gọi là Structograms.
- Biểu đồ DRAKON: DRAKON là một ngôn ngữ lập trình trực quan theo thuật toán được sử dụng để tạo lưu đồ.
Cách sơ đồ được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác
Ngoài lập trình máy tính, sơ đồ có nhiều ứng dụng trong nhiều lĩnh vực đa dạng.
Trong mọi lĩnh vực:
- Lập tài liệu và phân tích một quá trình.
- Chuẩn hóa quy trình về hiệu quả và chất lượng.
- Truyền đạt quy trình đào tạo hoặc hiểu biết của các bộ phận khác của tổ chức.
- Xác định các nút thắt cổ chai, điểm dư thừa và các bước không cần thiết trong một quy trình và cải thiện nó.
Giáo dục:
- Lập kế hoạch cho các môn học và yêu cầu học tập.
- Tạo một kế hoạch bài học hoặc bài thuyết trình bằng miệng.
- Tổ chức một nhóm hoặc dự án cá nhân.
- Hiển thị quy trình pháp lý hoặc dân sự, chẳng hạn như đăng ký cử tri.
- Lập kế hoạch và cấu trúc bài viết sáng tạo, như lời bài hát hoặc thơ.
- Thể hiện sự phát triển của nhân vật đối với văn học và phim.
- Biểu diễn luồng thuật toán hoặc câu đố logic.
- Hiểu một quy trình khoa học, như chu trình Krebs.
- Lập biểu đồ một quá trình giải phẫu, chẳng hạn như tiêu hóa.
- Lập bản đồ các triệu chứng và điều trị bệnh / rối loạn.
- Truyền đạt các giả thuyết và lý thuyết, giống như hệ thống phân cấp nhu cầu của Maslow.
Bán hàng và marketing:
- Lập kế hoạch cho một cuộc khảo sát.
- Lập biểu đồ quy trình bán hàng.
- Hoạch định chiến lược nghiên cứu.
- Hiển thị các luồng đăng ký.
- Phổ biến các chính sách truyền thông, giống như một kế hoạch PR khẩn cấp.
Việc kinh doanh:
- Hiểu các quy trình đặt hàng và mua sắm.
- Trình bày các nhiệm vụ hoặc thói quen hàng ngày của nhân viên.
- Hiểu các đường dẫn mà người dùng đi trên một trang web hoặc trong một cửa hàng.
- Xây dựng kế hoạch kinh doanh hoặc kế hoạch hiện thực hóa sản phẩm.
- Ghi lại quy trình chuẩn bị cho một cuộc đánh giá, bao gồm cả việc tuân thủ quy định, chẳng hạn như theo Đạo luật Sarbanes-Oxley.
- Ghi lại một quá trình chuẩn bị cho việc bán hoặc hợp nhất.
Chế tạo:
- Biểu thị thành phần vật lý hoặc hóa học của sản phẩm.
- Minh họa quy trình sản xuất từ đầu đến cuối.
- Phát hiện và giải quyết những điểm kém hiệu quả trong quy trình sản xuất hoặc mua sắm.
Kỹ thuật:
- Biểu diễn các luồng quy trình hoặc luồng hệ thống.
- Thiết kế và cập nhật các quy trình hóa chất và nhà máy.
- Đánh giá vòng đời của một cấu trúc.
- Lập biểu đồ quy trình thiết kế ngược.
- Thể hiện giai đoạn thiết kế và nguyên mẫu của cấu trúc hoặc sản phẩm mới.
Các loại sơ đồ
Các tác giả khác nhau mô tả các loại sơ đồ khác nhau theo các thuật ngữ khác nhau. Những người này bao gồm các chuyên gia đã xuất bản như Alan B. Sterneckert, Andrew Veronis, Marilyn Bohl và Mark A. Fryman.
Sterneckert, trong cuốn sách Quản lý sự cố nghiêm trọng năm 2003 của mình, đã liệt kê 4 loại lưu đồ phổ biến, xoay quanh khái niệm kiểm soát dòng chảy hơn là chính dòng chảy:
- Lưu đồ tài liệu: Những sơ đồ này “có mục đích hiển thị các kiểm soát hiện có đối với luồng tài liệu thông qua các thành phần của hệ thống… Biểu đồ được đọc từ trái sang phải và ghi lại luồng tài liệu qua các đơn vị kinh doanh khác nhau.”
- Lưu đồ dữ liệu: Các biểu đồ này hiển thị “các kiểm soát chi phối các luồng dữ liệu trong một hệ thống… Lưu đồ dữ liệu được sử dụng chủ yếu để hiển thị các kênh mà dữ liệu được truyền qua hệ thống hơn là cách kiểm soát luồng.”
- Sơ đồ hệ thống: Các sơ đồ này “hiển thị luồng dữ liệu đến và đi qua các thành phần chính của hệ thống như mục nhập dữ liệu, chương trình, phương tiện lưu trữ, bộ xử lý và mạng truyền thông”.
- Sơ đồ chương trình: Các sơ đồ này hiển thị “các điều khiển được đặt bên trong một chương trình trong hệ thống”.
Veronis, trong cuốn sách năm 1978 của ông Vi xử lý: Thiết kế và Ứng dụng, đã phác thảo 3 loại lưu đồ dựa trên phạm vi và mức độ chi tiết:
- Lưu đồ hệ thống: Xác định các thiết bị sẽ được sử dụng.
- Lưu đồ chung: Tổng quan.
- Lưu đồ chi tiết: Tăng chi tiết.
Bohl, trong cuốn sách Hướng dẫn dành cho lập trình viên năm 1978 của cô, chỉ liệt kê 2:
- Lưu đồ hệ thống.
- Lưu đồ chương trình.
Nhưng Fryman, trong cuốn sách Cải tiến Quy trình và Chất lượng năm 2001, đã phân biệt các loại theo nhiều cách từ góc độ kinh doanh hơn là góc độ máy tính:
- Lưu đồ Quyết định.
- Lưu đồ logic.
- Lưu đồ hệ thống.
- Lưu đồ sản phẩm.
- Biểu đồ luồng tiến trình.
Các loại lưu đồ bổ sung do những người khác xác định bao gồm:
- Sơ đồ Swimlane, hay còn gọi là Lưu đồ Swimlane: Để xác định ai làm những gì trong các quy trình giữa các nhóm.
- Lưu đồ quy trình công việc: Để ghi lại quy trình làm việc, thường liên quan đến các nhiệm vụ, tài liệu và thông tin trong văn phòng.
- Lưu đồ quy trình theo hướng sự kiện (EPC): Để lập tài liệu hoặc lập kế hoạch cho một quy trình kinh doanh.
- Đặc điểm kỹ thuật và ngôn ngữ mô tả (SDL) Lưu đồ: Để phân tích các thuật toán máy tính bằng cách sử dụng 3 thành phần cơ bản: định nghĩa hệ thống, khối và quy trình.
Các sơ đồ liên quan này đôi khi cũng được coi là các loại sơ đồ:
- Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD): Để vạch ra luồng thông tin cho bất kỳ hệ thống hoặc quy trình nào.
- Sơ đồ quy trình (PFD), hay còn gọi là Sơ đồ quy trình: Để minh họa mối quan hệ giữa các bộ phận chính trong nhà máy công nghiệp.
- Mô hình và ký hiệu quy trình kinh doanh (BPMN 2.0): Để mô hình hóa các bước của một quy trình kinh doanh được lập kế hoạch.
Cách lập kế hoạch và vẽ sơ đồ cơ bản
- Xác định mục đích và phạm vi của bạn. Bạn hy vọng đạt được điều gì? Bạn có đang nghiên cứu những điều phù hợp với điểm bắt đầu và điểm kết thúc phù hợp để thực hiện mục đích đó không? Hãy đủ chi tiết trong nghiên cứu của bạn nhưng đủ đơn giản trong biểu đồ của bạn để giao tiếp với khán giả dự định của bạn.
- Xác định các nhiệm vụ theo trình tự thời gian. Điều này có thể liên quan đến việc nói chuyện với những người tham gia, quan sát một quy trình và / hoặc xem xét bất kỳ tài liệu hiện có nào. Bạn có thể viết ra các bước trong biểu mẫu ghi chú hoặc bắt đầu một biểu đồ thô.
- Tổ chức chúng theo loại và hình dạng tương ứng, chẳng hạn như quy trình, quyết định, dữ liệu, đầu vào hoặc đầu ra.
- Vẽ biểu đồ của bạn, phác thảo bằng tay hoặc sử dụng một chương trình lưu đồ.
- Xác nhận lưu đồ của bạn, xem qua các bước với những người tham gia vào quy trình. Quan sát quá trình để đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất kỳ điều gì quan trọng đối với mục đích của mình.
Tìm hiểu thêm: Quản lý tiếp thị là gì?
