Cách trình bày một dự án

0
25
Cách trình bày một dự án
Cách trình bày một dự án

Biết cách trình bày kế hoạch dự án là một kỹ năng cần thiết cho các nhà quản lý dự án trong bất kỳ ngành nào. Điều quan trọng là các bài thuyết trình dự án ban đầu của bạn diễn ra mà không gặp trở ngại nào.

Trình bày kế hoạch dự án là một trong những bước quan trọng đầu tiên của bất kỳ dự án hoặc chiến dịch nào, và các dự án được trình bày kém có thể khiến bạn không chứng minh được giá trị của mình. 

Đọc để biết các mẹo hàng đầu của chúng tôi về cách trình bày đề xuất dự án – cùng với lời khuyên về cách trình bày dự án mà không lo lắng. 

Cách trình bày đề xuất dự án

Kế hoạch dự án là một tài liệu chính thức có cấu trúc và quy trình nhất quán. Để có kết quả tốt nhất, bản trình bày của bạn nên bắt chước dòng chảy này. 

Dưới đây là bảy bước bạn nên thực hiện khi trình bày một kế hoạch dự án:

  1. Cung cấp khái quát. Mô tả ngắn gọn dự án, bao gồm các kết quả cần thiết và lý do tại sao dự án đang được thực hiện. 
  2. Xem lại các OKR (mục tiêu và kết quả chính). Thảo luận về các công việc chính và các mốc dự kiến. Bạn nên lấy thông tin thiết yếu nào từ khách hàng trước khi bắt đầu một dự án? Hãy xem xét điều này trước khi bạn đi sâu vào các cuộc thảo luận.
  3. Bao gồm các kỳ vọng và loại trừ. Làm rõ các giả định và nhắc lại các hạng mục nằm ngoài phạm vi của dự án. Bạn có thể tự hỏi khi nào bạn cho biết ngân sách của một dự án – bây giờ là lúc để đảm bảo rằng tất cả đều rõ ràng về kỳ vọng.
  4. Trình bày một lịch trình cấp cao. Sử dụng biểu đồ Gantt để minh họa các bước chính và phụ thuộc trong lịch trình dự án. 
  5. Giới thiệu nhóm của bạn. Giới thiệu bất kỳ đồng đội nào mà họ sẽ trực tiếp tương tác và bất kỳ ai có kiến ​​thức nền tảng có thể tạo thêm sức nặng cho sự tín nhiệm của bạn (chẳng hạn như một chuyên gia về chủ đề có kinh nghiệm).
  6. Xác định thông tin liên lạc. Đảm bảo mọi người hiểu cách bạn sẽ cộng tác. Bao gồm cách họ sẽ nhận được thông tin cập nhật và cách liên hệ với các câu hỏi và mối quan tâm.
  7. Thảo luận về những điều bất ngờ. Xem lại quy trình về cách bạn sẽ xử lý các yêu cầu thay đổi và các vấn đề khi chúng phát sinh.   
  8. Hỏi & Đáp. Kết thúc bằng một phiên hỏi và trả lời để đảm bảo không có gì bị bỏ qua.

Các phương pháp hay nhất và cách hiệu quả để trình bày một dự án ảo

Do đại dịch COVID, các cuộc gặp gỡ trực tiếp có thể không có lợi trong tương lai gần. May mắn thay, các bản trình bày kế hoạch dự án ảo là một sự thay thế tuyệt vời. 

Dưới đây là một số mẹo về cách trình bày đề xuất dự án bằng hội nghị truyền hình:

  • Chọn một khu vực đủ ánh sáng, yên tĩnh và đặt máy ảnh ngang tầm mặt.
  • Hãy ăn mặc chuyên nghiệp và đối xử với cuộc họp với hình thức giống như bạn sẽ gặp trực tiếp.
  • Sử dụng tai nghe có micrô để có chất lượng âm thanh tốt nhất.
  • Thực hành sử dụng phần mềm trước để bạn cảm thấy thoải mái với điều hướng và các tùy chọn, chẳng hạn như tắt tiếng và bật tiếng người tham gia.
  • Gửi trước bản sao chương trình làm việc và bản trình bày của bạn trong trường hợp bạn gặp sự cố khi chia sẻ màn hình của mình.
  • Vạch ra bất kỳ kỳ vọng kỹ thuật nào khi bắt đầu hội nghị (tức là không sử dụng tính năng trò chuyện, hãy để lại câu hỏi ở phần cuối, v.v.)
  • Yêu cầu phê duyệt để ghi lại cuộc họp, vì vậy bạn có thể chia sẻ nó với những người tham gia không thể tham dự hoặc quay lại và xem lại các câu hỏi.

Tìm hiểu thêm: Những thống kê về hội nghị trực tuyến 2022.

Bạn nên lấy thông tin thiết yếu nào trước khi bắt đầu một dự án?

Nói chung, trước khi tạo và trình bày kế hoạch dự án của mình, bạn đã thảo luận về các yêu cầu và kỳ vọng chính của dự án với mọi người. Mục tiêu, sự kiện quan trọng, tiêu chí chấp nhận, v.v., tất cả thường được thông báo trước, dẫn đến trọng tâm của dự án là gì – đảm bảo rằng các mục tiêu kinh doanh của công ty được giải quyết đầy đủ và duy trì tính minh bạch trong suốt dự án.

Tuy nhiên, có một số câu hỏi bạn vẫn có thể cần hỏi trong buổi thuyết trình; Dưới đây là 5 danh sách hàng đầu:

  1. Ai trong tổ chức của bạn là các bên liên quan đến dự án? Ai có kế hoạch tham gia vào dự án và cấp quyền hạn và mối quan tâm của họ là gì?
  2. Bạn đã từng thực hiện với các dự án tương tự trong quá khứ chưa? Nếu vậy, bạn đã phải đối mặt với những trở ngại nào? 
  3. Các tính năng, sản phẩm hoặc yêu cầu quan trọng nhất mà chúng ta nên luôn tập trung vào là gì?
  4. Có điều gì về dự án này khiến bạn thức đêm? Nếu vậy thì sao?
  5. Có bất kỳ rủi ro, trở ngại nào hoặc các khía cạnh khác của dự án mà chúng tôi chưa thảo luận mà bạn muốn xem xét không? 

Các câu hỏi mà người khác có thể hỏi trong buổi thuyết trình dự án (và cách trả lời chúng)

Hỏi & Đáp thường là một mối quan tâm lớn đối với những người thuyết trình thiếu kinh nghiệm. Đây là phần khó nhất để chuẩn bị, vì bạn không bao giờ biết những câu hỏi mà người khác có thể hỏi. 

Các câu hỏi thường tập trung vào mối quan tâm của họ về những gì có thể xảy ra. Bạn càng hiểu rõ các ưu tiên của họ, bạn càng có thể dự đoán tốt hơn những gì họ có thể yêu cầu. Giả sử đối tượng trình bày có một thời hạn nghiêm ngặt về thời điểm dự án phải hoàn thành. Một số câu hỏi họ có thể hỏi là:

  • Làm thế nào bạn sẽ đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ?
  • Bạn sẽ thực hiện những bước nào nếu thời hạn bắt đầu giảm?
  • Bạn thấy rủi ro nào có thể làm trì hoãn dự án?

Bằng cách xem xét trước các ưu tiên và mối quan tâm tiềm ẩn của họ, bạn có thể chuẩn bị câu trả lời chắc chắn cho các truy vấn của họ. Nhưng còn những câu hỏi từ cánh trái mà bạn không bao giờ có thể đoán trước được thì sao? 

Dưới đây là 3 mẹo về cách trả lời các câu hỏi không mong muốn của khách hàng trong buổi thuyết trình dự án:

  1. Đầu tiên, cảm ơn họ đã nêu câu hỏi. Bạn muốn khuyến khích người khác giao tiếp và nói lên mối quan tâm từ trước. 
  2. Hỏi điều gì đang thúc đẩy câu hỏi. Nếu một câu hỏi có vẻ tầm thường hoặc kỳ lạ, hãy hỏi mối quan tâm đằng sau nó là gì. Có thể người đó có thông tin mà bạn không biết. Điều này cũng giúp bạn có thêm thời gian để suy nghĩ về câu trả lời của mình.
  3. Lưu trữ nó cho sau này. Nếu bạn không chắc chắn về câu trả lời, hãy nói với người đó rằng bạn sẽ xem xét nó và liên hệ lại với họ. Đảm bảo cung cấp cho người đó một mốc thời gian khi họ có thể mong đợi bạn liên hệ lại với họ để có câu trả lời.  

Làm thế nào để trình bày một dự án mà không phải lo lắng: các mẹo hàng đầu!

Các bài thuyết trình có thể gây căng thẳng, ngay cả đối với các nhà quản lý dự án có kinh nghiệm. Dưới đây là những mẹo hàng đầu của chúng tôi để loại bỏ những căng thẳng trong quá trình trình bày kế hoạch dự án tiếp theo của bạn:

  1. Ngắn gọn. Cố gắng làm cho bản trình bày của bạn ngắn gọn nhất có thể trong khi bao gồm tất cả các chủ đề chính. Bạn càng ít nói, bạn càng ít có khả năng lan man, lạc đề, hoặc nói cách khác là để dây thần kinh của bạn đạt được hiệu quả tốt nhất. 
  2. Tạm dừng khi bạn cần. Đừng ngại dừng lại, hít thở và thu thập suy nghĩ của bạn. Làm chậm nhịp thở một cách có ý thức có thể giúp làm dịu thần kinh của bạn.
  3. Có một chương trình làm việc rõ ràng. Lên kế hoạch cho những gì bạn sẽ bao gồm. Có một phác thảo rõ ràng sẽ làm cho bạn cảm thấy và xuất hiện tự tin hơn.  
  4. Thực tiễn. Bạn càng tập dượt trước cuộc họp, bạn càng cảm thấy ít lo lắng hơn. Để có kết quả tốt nhất, hãy luyện tập trước khán giả. Yêu cầu tình nguyện viên của bạn đặt những câu hỏi mà bạn nghĩ rằng đối tượng khác có thể hỏi. 
  5. Tham dự các buổi thuyết trình khác. Xem các bản trình bày dự án khác có thể giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn với quy trình, quy trình và các câu hỏi có thể được hỏi. Bạn cũng có thể chọn các mẹo về những việc nên làm và không nên làm. Kinh nghiệm này sẽ giúp chống lại các dây thần kinh. 
  6. Thoải mái với việc thiết lập. Dành thời gian trong phòng họp và sử dụng các công cụ thuyết trình trước cuộc họp. Bạn càng quen với môi trường xung quanh và các công cụ, bạn càng cảm thấy tự tin hơn. 
  7. Chăm sóc bản thân. Tập thể dục, ngủ đủ giấc và uống nhiều nước đều có thể giúp chống lại các dây thần kinh. 

Nếu bạn vẫn cảm thấy lo lắng sau khi kết hợp các mẹo này, hãy cân nhắc tham gia câu lạc bộ nói trước công chúng. Những câu lạc bộ này có thể giúp bạn thực hành bài phát biểu trước khán giả, cải thiện kỹ năng của bạn và thậm chí còn tìm ra nhiều cách để khắc phục chứng căng thẳng. 

Phải làm gì nếu bản trình bày dự án của bạn gặp trục trặc

Đó là một khả năng mà chúng tôi không bao giờ muốn nghĩ đến khi chuẩn bị phát biểu trước công chúng, nhưng có rất nhiều cách khiến bài thuyết trình của bạn có thể bị sai trong ngày. Những khó khăn về kỹ thuật, những người tham dự vắng mặt, những câu hỏi mà bạn không chuẩn bị – đó là những triển vọng đáng sợ, nhưng có một công thức để xử lý mọi thứ.

  1. Giữ bình tĩnh: Điều tồi tệ nhất bạn có thể làm khi phải đối mặt với một tiếng nấc trong bài thuyết trình của mình là hoảng sợ. Hãy nhớ rằng đây không phải là ngày tận thế – đồng đội của bạn sẽ hiểu rằng một số thứ nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn và bạn đang cố gắng hết sức. Hít thở sâu, tập trung tâm trí vào những gì bạn có thể kiểm soát và tìm cách tiếp tục bài thuyết trình của mình. 
  2. Có một bản sao lưu: Luôn luôn là một ý tưởng hay để có bản sao lưu khi mọi thứ trở nên tồi tệ. Đảm bảo rằng bản trình bày của bạn được lưu trữ trên đám mây cũng như trên thiết bị cá nhân của bạn, vì vậy bạn có thể truy cập nó nếu có sự cố xảy ra với chính bạn. Cân nhắc in một số bản sao ra giấy về những điểm quan trọng nhất của bạn, để những người tham dự vẫn có thể xem được những điều bạn cần. 
  3. Nói đùa: Có thể sẽ rất khó xử khi mọi thứ không diễn ra theo cách bạn đã định nhưng hãy cố gắng đừng quá coi trọng bản thân. Một bài thuyết trình, mặc dù quan trọng, nhưng không phải là tất cả và kết thúc sự nghiệp của bạn, và quá cuốn hút vào những thứ diễn ra hoàn hảo sẽ khiến những người tham dự của bạn căng thẳng ngay lập tức. Khi mọi thứ diễn ra không như ý, hãy mỉm cười và tận dụng cơ hội để tự cười bản thân – điều đó sẽ khiến bạn quý mến đồng đội và giúp mọi người cảm thấy thoải mái. 
  4. Trung thực: Nếu bạn không biết câu trả lời cho một câu hỏi, đừng lãng phí thời gian để tranh luận. Một cách tốt để trả lời là: “Tôi không chắc về điều đó ngay bây giờ, nhưng tôi hoàn toàn sẽ tìm hiểu và quay lại với bạn để cung cấp thêm thông tin”. Điều này cho thấy rằng bạn không phải là người cố gắng lừa dối họ để thoát khỏi tình huống khó khăn: bạn là người trưởng thành và ham học hỏi.

Xem thêm: Kiến thức cơ bản về quản lý dự án.