3 ràng buộc trong quản lý dự án đã được đặt nhiều tên – Tam giác quản lý dự án, Tam giác sắt và Tam giác dự án – sẽ cho bạn ý tưởng về tầm quan trọng của 3 ràng buộc khi quản lý một dự án. Nếu bạn đang quản lý một dự án, thì bạn đang làm việc với 3 ràng buộc.
Do đó, có thể dễ dàng lập luận rằng 3 ràng buộc có thể là khái niệm quan trọng nhất trong lịch sử quản lý dự án. Khi được sử dụng kết hợp với phần mềm quản lý dự án hiệu quả, nó có thể cung cấp cho bạn khả năng thúc đẩy các dự án của bạn thành công.
3 ràng buộc trong Quản lý Dự án là gì?
Vậy, 3 ràng buộc là gì? Điều đó thật dễ dàng, đó là một mô hình về những ràng buộc vốn có trong việc quản lý một dự án. Những ràng buộc đó bao gồm:
- Chi phí: Các ràng buộc tài chính của một dự án, còn được gọi là ngân sách dự án
- Phạm vi: Các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành các mục tiêu của dự án
- Thời gian: Tiến độ hoàn thành dự án
Về cơ bản, 3 ràng buộc nói rằng sự thành công của dự án bị ảnh hưởng bởi chi phí, thời gian và phạm vi của nó. Với tư cách là người quản lý dự án, bạn có thể giữ quyền kiểm soát 3 hạn chế này thông qua sự cân bằng.
Mặc dù đúng là 3 ràng buộc là một phần quan trọng của bất kỳ dự án thành công nào, nhưng nó không quyết định sự thành công. Các dự án được thực hiện từ nhiều phần, nhiều hơn cả 3 phần tạo nên Tam giác dự án. Đó là lý do tại sao một số chuyên gia quản lý dự án đã thêm 3 ràng buộc nữa vào mô hình, để phản ánh tốt hơn các khu vực quan trọng nhất của dự án.
- Chất lượng: Có các tiêu chuẩn chất lượng cho mọi dự án, cho dù sản phẩm cuối cùng của nó là sản phẩm hữu hình hay vô hình. Người quản lý dự án cần có kế hoạch quản lý chất lượng để kiểm soát chất lượng.
- Rủi ro: Rủi ro là cố hữu đối với bất kỳ dự án nào. Đó là lý do tại sao các nhà quản lý dự án cần phải lập một kế hoạch quản lý rủi ro để giải thích các rủi ro của dự án sẽ được xử lý như thế nào
- Lợi ích: Có nhiều loại lợi ích khác nhau thu được từ một dự án. Các nhà quản lý dự án phải đảm bảo rằng các bên liên quan của dự án nhận được lợi ích tài chính tốt nhất có thể.
Bộ ba ràng buộc hoạt động như thế nào?
Như đã nêu ở trên, các nhà quản lý dự án có thể tăng hoặc giảm chi phí, thời gian và phạm vi của một dự án với sự đánh đổi để giữ cho nó đúng tiến độ và ngân sách. Hãy xem cách thức hoạt động của những sự cân bằng trong tam giác dự án này với một số ví dụ.
- Thời gian và Phạm vi: Bạn có thể giảm phạm vi dự án của mình để cũng giảm thời lượng dự án nếu bạn đang chạy chậm tiến độ. Trong trường hợp ngược lại, bạn có thể tăng độ dài của dòng thời gian dự án của mình trong trường hợp các bên liên quan đến dự án đưa ra các hoạt động dự án bổ sung.
- Chi phí và Phạm vi: Bằng cách giảm phạm vi dự án, bạn sẽ cần thực hiện ít nhiệm vụ hơn, có nghĩa là chi phí thấp hơn. Trong trường hợp ngược lại, phạm vi dự án lớn hơn đồng nghĩa với chi phí cao hơn.
- Chi phí và thời gian: Trong một số dự án, thời gian và chi phí có thể liên quan trực tiếp. Ví dụ, chi phí thuê thiết bị hoặc nhân công tỷ lệ thuận với thời gian bạn cần chúng.
Tất cả các kịch bản này đều đang áp dụng 3 ràng buộc để quản lý dự án, nhưng có nhiều khả năng đánh đổi hơn có thể xảy ra trong một dự án, cũng liên quan đến chất lượng, rủi ro và lợi ích.
Bằng cách sử dụng bảng điều khiển quản lý dự án, người quản lý có thể theo dõi dự án khi nó tiến triển. Các chỉ số như lịch trình, chi phí và phạm vi của dự án rất dễ theo dõi. Với thông tin này, người quản lý dự án có thể xác định các vấn đề và điều chỉnh 3 ràng buộc để ngăn những vấn đề đó phát triển thành vấn đề.
Cách quản lý ba ràng buộc
Ràng buộc bộ ba có vẻ đơn giản, nhưng đó chỉ là trên bề mặt.
Phí tổn
Cam kết tài chính của dự án phụ thuộc vào một số biến số. Có các nguồn lực liên quan, từ vật liệu đến con người, tất cả đều bao gồm chi phí.
Ngoài ra còn có các chi phí cố định và biến đổi vốn có trong bất kỳ dự án nào, chẳng hạn như thiết bị hoặc lao động, phải được tính toán. Điều này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc sử dụng lao động hợp đồng hoặc thuê ngoài.
Đây là những gì các nhà quản lý dự án làm để kiểm soát chi phí:
- Ước tính chi phí cho tất cả các nhiệm vụ trong phạm vi dự án
- Tạo ngân sách dự án dựa trên chi phí ước tính của dự án
- Sử dụng ngân sách dự án làm đường cơ sở chi phí, được sử dụng để kiểm soát chi phí trong quá trình thực hiện dự án
- Kiểm soát tất cả các chi phí của dự án để duy trì chi tiêu trong ngân sách dự án
- Điều chỉnh ngân sách dự án khi cần thiết
Phạm vi
Như đã đề cập, phạm vi dự án đề cập đến tất cả các công việc dự án cần thiết để hoàn thành dự án. Quản lý công việc đó là rất quan trọng cho sự thành công của dự án. Khi quản lý phạm vi, điều quan trọng là bạn phải sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của mình, cho phép bạn lập kế hoạch và phân công nguồn lực một cách hiệu quả.
Để quản lý phạm vi, người quản lý dự án:
- Sử dụng kế hoạch quản lý phạm vi để xác định rõ những hoạt động dự án sẽ được thực hiện
- Chia sẻ kế hoạch quản lý phạm vi với tất cả các bên liên quan để mọi người đều ở trên cùng một trang
- Sử dụng các lệnh thay đổi để tránh phạm vi thay đổi và theo dõi tất cả các thay đổi được thực hiện đối với phạm vi dự án
- Quản lý kỳ vọng của các bên liên quan để duy trì phạm vi dự án
- Sử dụng các công cụ và kỹ thuật quản lý tác vụ để theo dõi tất cả các hoạt động của dự án trong phạm vi
Các hành động quản lý phạm vi này được thực hiện bởi các nhà quản lý dự án đều rất cần thiết vì lượng thời gian mà mỗi nhiệm vụ yêu cầu sẽ rất quan trọng đối với chi phí và chất lượng của sản phẩm cuối cùng. Điều này có thể ảnh hưởng lớn đến tiến độ và chi phí, đặc biệt là nếu dự án có quy mô lớn.
Thời gian
Về cơ bản, lịch trình dự án là tiến độ thời gian ước tính được phân bổ để hoàn thành dự án hoặc sản xuất sản phẩm cuối cùng có thể giao được. Thông thường, điều này được xác định bằng cách ước tính đầu tiên thời gian mà mỗi nhiệm vụ dự án sẽ thực hiện.
Cấu trúc phân chia công việc (WBS) được sử dụng để xác định tất cả các hoạt động của dự án. Sau đó, các nhà quản lý dự án có thể sử dụng các kỹ thuật lập lịch trình khác nhau như phương pháp đường dẫn quan trọng hoặc biểu đồ PERT để xác định tổng thời gian của dự án.
Đây là những gì người quản lý dự án làm để kiểm soát tiến độ dự án:
- Sử dụng biểu đồ Gantt để trực quan hóa lịch trình dự án, xác định trình tự nhiệm vụ và theo dõi thời lượng của từng nhiệm vụ
- Tạo chính sách, thủ tục và tài liệu để lập kế hoạch, thực hiện và giám sát tiến độ dự án
- Phân bổ tài nguyên hiệu quả bằng cách sử dụng lịch trình tài nguyên để tránh tắc nghẽn
- So sánh đường cơ sở của lịch trình với tiến độ thực tế để xác định xem các dự án có đang đi đúng hướng hay không
Tìm hiểu thêm: Quản lý dự án là gì?