Chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ nhỏ hơn là một kỹ thuật năng suất phổ biến được sử dụng để làm cho công việc dễ quản lý và dễ tiếp cận hơn.
Đối với các dự án, Cơ cấu phân chia công việc (WBS) là công cụ sử dụng kỹ thuật này và là một trong những tài liệu quản lý dự án quan trọng nhất. Nó tích hợp đơn lẻ các đường cơ sở về phạm vi, chi phí và lịch trình để đảm bảo rằng các kế hoạch dự án được phù hợp.
Sách Kiến thức Quản lý Dự án (PMBOK) của Viện Quản lý Dự án (PMBOK) định nghĩa: Cấu trúc Phân tích Công việc là sự phân tách thứ bậc theo định hướng có thể phân phối của công việc sẽ được thực hiện bởi nhóm dự án.
Có 2 loại WBS:
- Dựa trên phân phối
- Dựa trên giai đoạn
Cách tiếp cận phổ biến và được ưa thích nhất là cách tiếp cận Dựa trên phân phối. Sự khác biệt chính giữa 2 cách tiếp cận là Các yếu tố được xác định trong Cấp đầu tiên của WBS.
Cơ cấu phân chia công việc dựa trên khả năng phân phối
Cấu trúc phân chia công việc dựa trên khả năng phân phối thể hiện rõ ràng mối quan hệ giữa các sản phẩm của dự án (tức là sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả) và phạm vi (tức là công việc được thực hiện). Hình 1 là một ví dụ về WBS dựa trên khả năng phân phối để xây dựng một ngôi nhà. Hình 2 là một ví dụ về WBS theo giai đoạn cho cùng một dự án.
Trong Hình 1, các Phần tử Cấp 1 là các mô tả tóm tắt có thể phân phối. Các Phần tử Cấp 2 trong mỗi Chân của WBS là tất cả các vật phẩm duy nhất được yêu cầu để tạo ra Cấp độ 1 tương ứng có thể phân phối.
Cơ cấu phân chia công việc theo giai đoạn
Trong Hình 2, một WBS dựa trên giai đoạn, Mức 1 có 5 yếu tố. Mỗi phần tử này là các giai đoạn điển hình của một dự án. Các Phần tử Cấp 2 là những vật phẩm duy nhất trong mỗi giai đoạn. Bất kể loại WBS nào, các Phần tử Cấp thấp hơn đều là các sản phẩm có thể phân phối được.
Lưu ý rằng các Phần tử trong các Chân khác nhau có cùng tên. Một WBS Dựa trên Giai đoạn yêu cầu công việc liên quan đến nhiều phần tử được chia thành công việc duy nhất cho mỗi Phần tử Cấp 1. Một Từ điển WBS được tạo ra để mô tả công việc trong mỗi Phần tử.
WBS tốt chỉ đơn giản là một WBS giúp dự án dễ quản lý hơn. Mỗi dự án đều khác nhau; mọi người quản lý dự án đều khác nhau và mọi WBS đều khác nhau. Vì vậy, WBS phù hợp là công cụ trả lời tốt nhất cho câu hỏi “Cấu trúc nào giúp dự án dễ quản lý hơn?”.
Cách lập cấu trúc phân chia công việc
Cấu trúc phân tích công việc tốt được tạo bằng quy trình lặp lại bằng cách làm theo các bước sau và đáp ứng các nguyên tắc sau:
- THU THẬP TÀI LIỆU QUAN TRỌNG
- Thu thập các tài liệu quan trọng của dự án.
- Xác định nội dung có chứa các phân phối dự án, chẳng hạn như Điều lệ dự án, Tuyên bố phạm vi và kế hoạch phụ của Kế hoạch quản lý dự án (PMP).
- XÁC ĐỊNH CÁC THÀNH VIÊN CHÍNH TRONG NHÓM
- Xác định các thành viên nhóm dự án thích hợp.
- Phân tích các tài liệu và xác định các sản phẩm được giao.
- XÁC ĐỊNH CÁC PHẦN TỬ CẤP 1
- Xác định các yếu tố cấp 1. Phần tử Cấp độ 1 là các mô tả tóm tắt có thể phân phối phải nắm bắt được 100% phạm vi dự án.
- Xác minh 100% phạm vi được nắm bắt. Yêu cầu này thường được gọi là Quy tắc 100% .
- PHẦN TỬ PHÂN HỦY (BREAKDOWN)
- Bắt đầu quá trình chia các sản phẩm Cấp 1 thành các sản phẩm Cấp thấp hơn duy nhất. Kỹ thuật “chia nhỏ” này được gọi là Phân rã.
- Tiếp tục chia nhỏ công việc cho đến khi công việc được đề cập trong mỗi Phần tử được quản lý bởi một cá nhân hoặc tổ chức duy nhất. Đảm bảo rằng tất cả các Phần tử đều loại trừ lẫn nhau.
- Hãy đặt câu hỏi, liệu có bất kỳ sự phân hủy bổ sung nào làm cho dự án dễ quản lý hơn không? Nếu câu trả lời là “không”, WBS đã hoàn thành.
- TẠO TỪ ĐIỂN WBS
- Xác định nội dung của Từ điển WBS. Từ điển WBS là một mô tả tường thuật về công việc được đề cập trong mỗi Phần tử trong WBS. Các Phần tử Cấp thấp nhất trong WBS được gọi là Gói công việc.
- Tạo các mô tả Từ điển WBS ở Cấp độ gói công việc với đủ chi tiết để đảm bảo rằng 100% phạm vi dự án được bao phủ. Các mô tả phải bao gồm các thông tin như, ranh giới, cột mốc quan trọng, rủi ro, chủ sở hữu, chi phí, v.v.
- TẠO LỊCH BIỂU ĐỒ GANTT
- Phân tách các Gói công việc thành các hoạt động nếu thích hợp.
- Xuất hoặc nhập Cấu trúc phân chia công việc vào biểu đồ Gantt để lập lịch trình và theo dõi dự án thêm.
Thận trọng: Có thể chia nhỏ công việc quá nhiều. Bao nhiêu là quá nhiều? Vì chi phí và lịch trình thu thập, phân tích và báo cáo được kết nối với WBS, một WBS rất chi tiết có thể đòi hỏi một lượng lớn nỗ lực không cần thiết để quản lý.
Có rất nhiều công cụ phần mềm WBS có sẵn. Một số trong số chúng dựa trên bản đồ tư duy và một số khác là công cụ vẽ. Bạn có thể đọc về các công cụ này trong bài đánh giá phần mềm WBS này.
Tìm hiểu thêm: Quản lý dự án là gì?