Làm thế nào bạn có thể trao quyền cho các nhóm để tiến hành các dự án phức tạp một cách nhanh chóng mà không bị sa lầy bởi các đánh giá và phê duyệt của các bên liên quan? Cơ cấu tổ chức có thể là câu trả lời. Hầu hết các môi trường làm việc đều có các chuỗi mệnh lệnh để mọi người có sự rõ ràng về quyền ra quyết định.
Sơ đồ tổ chức phân cấp có giám đốc điều hành ở trên cùng. Giám đốc điều hành và giám đốc tài chính ở ngay bên dưới họ. Các nhà quản lý bộ phận sau đó tách ra khỏi vai trò lãnh đạo cao nhất, với các nhà quản lý dự án sẽ tách ra từ đó.
Tổ chức ma trận khác với cấu trúc cổ điển này vì các thành viên trong nhóm báo cáo cho cả người quản lý dự án và trưởng bộ phận. Trong hướng dẫn bên dưới, chúng ta sẽ thảo luận về tổ chức ma trận là gì và cách bạn có thể sử dụng tổ chức ma trận cho các dự án phức tạp.
Tìm hiểu thêm: Quản lý dự án là gì?
Tổ chức ma trận (Maxtrix Structure) là gì?
Tổ chức ma trận là một cấu trúc công việc mà các thành viên trong nhóm báo cáo với nhiều nhà lãnh đạo. Trong một tổ chức ma trận, các thành viên trong nhóm (cho dù từ xa hay nội bộ) báo cáo cho người quản lý dự án cũng như trưởng bộ phận của họ. Cơ cấu quản lý này có thể giúp công ty của bạn tạo ra các sản phẩm và dịch vụ mới mà không cần sắp xếp lại đội ngũ.
Các tổ chức ma trận hoạt động như thế nào?
Các tổ chức ma trận có 2 hoặc nhiều cấu trúc báo cáo quản lý. Mặc dù điều này thoạt đầu có vẻ khó hiểu, nhưng các thành viên trong nhóm thường có 1 người quản lý chính cho bộ phận của họ.
Báo cáo cho người quản lý bộ phận có chức năng tương tự như cấu trúc công việc truyền thống.
Ví dụ, các thành viên trong nhóm làm việc trong lĩnh vực CNTT báo cáo cho trưởng bộ phận CNTT. Trưởng bộ phận IT báo cáo với phó chủ tịch bộ phận của mình. Cuối cùng, tất cả các mối quan hệ báo cáo đều dẫn đến Giám đốc điều hành.
Sự khác biệt trong cấu trúc ma trận là các thành viên trong nhóm cũng báo cáo cho người quản lý dự án. Các dự án thường yêu cầu công việc từ các thành viên của các bộ phận khác nhau như CNTT, tiếp thị và tài chính, đó là lý do tại sao việc có một người quản lý riêng cho các dự án riêng lẻ lại có ý nghĩa.
Các loại quản lý ma trận
Có 3 loại quản lý ma trận, với mỗi loại trao quyền nhiều hơn hoặc ít hơn cho người quản lý dự án. Bạn có thể hình dung các kiểu quản lý này trên thang điểm với người quản lý dự án ở một đầu và người quản lý bộ phận ở đầu kia.
Ma trận yếu
Trong một ma trận yếu, người quản lý dự án có ít quyền ra quyết định nhất so với các kiểu quản lý ma trận khác. Khi người quản lý dự án có quyền hạn đối với dự án, ma trận trở nên yếu vì ngân sách và thời gian của dự án nằm trong tay của trưởng bộ phận. Lập một kế hoạch giao tiếp có thể giữ cho giao tiếp không bị lạc trong một ma trận yếu.
Ma trận cân bằng
Trong một ma trận cân bằng, trưởng bộ phận và giám đốc dự án có quyền hạn ngang nhau và các thành viên trong nhóm báo cáo cho cả 2. Điều này giúp giao tiếp cởi mở giữa tất cả mọi người trong vai trò lãnh đạo và cho phép dự án tiến triển thuận lợi.
Ma trận mạnh
Trong một ma trận mạnh, giám đốc dự án có hầu hết quyền ra quyết định đối với dự án, trong khi trưởng bộ phận có quyền hạn chế hơn. Điều này tạo ra một cơ cấu tổ chức mạnh mẽ vì người quản lý dự án có toàn quyền sở hữu đối với dự án. Trưởng bộ phận có thể giám sát dự án nhưng không đưa ra các quyết định quan trọng.
Tìm hiểu thêm: Những phương pháp quản lý dự án.
Ưu điểm của cơ cấu tổ chức ma trận
Cơ cấu tổ chức ma trận phức tạp hơn cơ cấu thứ bậc, nhưng nó có nhiều ưu điểm. Một số ưu điểm của thiết kế ma trận bao gồm các mục tiêu dự án rõ ràng, sử dụng hiệu quả các nguồn lực, thông tin lưu chuyển tự do và đào tạo cho các nhà quản lý dự án.
Mục tiêu dự án rõ ràng
Thiết kế tổ chức ma trận có thể đảm bảo rõ ràng hơn về các mục tiêu của dự án. Khi nhóm của bạn báo cáo tiến độ của họ cho cả người quản lý dự án và trưởng bộ phận, việc củng cố các mục tiêu dự án là rất quan trọng. Khi người quản lý dự án cảm thấy được hỗ trợ bởi các thành viên khác của ban quản lý cấp cao, việc tổ chức dự án trở thành một ưu tiên.
Tình huống: Giả sử nhóm của bạn đang làm việc trong một dự án phát triển ứng dụng. Bởi vì bạn đang sử dụng cấu trúc ma trận, các nhà phát triển CNTT sẽ báo cáo cho bạn với tư cách là người quản lý dự án và trưởng bộ phận CNTT. Mục tiêu của dự án là tạo ra một ứng dụng tìm kiếm từ khóa cho các nhà tiếp thị sử dụng khi đang di chuyển. Khi trưởng bộ phận CNTT và người quản lý dự án thông báo mục tiêu dự án rõ ràng cho các nhà phát triển CNTT, ứng dụng sẽ được phát triển nhanh hơn.
Sử dụng hiệu quả các nguồn lực
Cấu trúc ma trận cho phép sử dụng hiệu quả các nguồn lực vì các nhóm bao gồm các chuyên gia từ các phòng ban khác nhau. Điều này làm giảm chi phí chung và lượng thời gian cần thiết để hoàn thành một dự án. Trong cấu trúc phân cấp mà mỗi nhóm chỉ báo cáo cho một người quản lý, sẽ có ít người quản lý hơn trong mỗi nhóm.
Các nhóm này có thể cần nhiều thời gian hơn để tạo một dự án có thể thực hiện được vì họ không có các thành viên có chuyên môn khác nhau.
Tình huống: Nhóm tạo ứng dụng nghiên cứu từ khóa có thể bao gồm các chuyên gia từ bộ phận CNTT, bộ phận tài chính và bộ phận tiếp thị. Khi các thành viên trong nhóm này báo cáo thành công với trưởng bộ phận và người quản lý dự án của họ, họ sẽ tăng năng suất của nhóm, tiết kiệm thời gian và hoàn thành dự án hiệu quả hơn.
Nhóm ma trận giảm chi phí vì nếu không có một nhóm chuyên gia kết hợp, các công ty sẽ phải cơ cấu lại các nhóm và có khả năng thuê các thành viên mới trong nhóm mỗi khi một sản phẩm hoặc dịch vụ mới được phát triển.
Thông tin lưu chuyển tự do
Làm việc theo cấu trúc ma trận tạo ra luồng thông tin tự do giữa các nhóm vì nhóm báo cáo cho nhiều nhà lãnh đạo. Trong khi các thành viên trong nhóm phải nhớ chuyển tiếp thông tin trong một hệ thống phân cấp, ma trận làm cho luồng thông tin trở thành một yêu cầu.
Báo cáo thông tin cho nhiều nhà lãnh đạo có vẻ tẻ nhạt, nhưng với hệ thống quản lý dự án phù hợp, nó yêu cầu ít hoặc không cần thêm công việc từ các thành viên trong nhóm.
Tình huống: Nếu nhóm phát triển trên ứng dụng nghiên cứu từ khóa chỉ báo cáo với người quản lý dự án, thông tin về bản sửa lỗi có thể bị mất. Tuy nhiên, việc chuyển tiếp thông tin cho trưởng bộ phận CNTT rất dễ nhớ khi nó là một phần của quy trình ma trận.
Đào tạo cho các nhà quản lý dự án
Cấu trúc độc đáo của tổ chức ma trận mang lại cho các nhà quản lý dự án một lượng lớn trách nhiệm. Người quản lý dự án phải dẫn dắt nhóm của họ thông qua vòng đời của dự án. Cấu trúc này thách thức các nhà quản lý dự án và đào tạo những người muốn trở thành nhà quản lý chức năng chéo trong các bộ phận khác.
Tình huống: Trong dự án này, nhóm của bạn gặp phải một số bản sửa lỗi và tiến trình dự án bị trì hoãn. Là người quản lý dự án, bạn có trách nhiệm làm việc với trưởng bộ phận CNTT để xử lý thành công tất cả các vấn đề. Khi làm như vậy, bạn phát hiện ra sở thích cá nhân đối với CNTT – và một cơ hội nghề nghiệp tiềm năng trong tương lai.
Duy trì đội ngũ
Tổ chức ma trận có một hồ sơ theo dõi tuyệt vời từ việc giữ chân thành viên trong nhóm bởi vì khi các chuyên gia được đặt cùng nhau, nhóm sản phẩm sẽ luôn vững mạnh. Các thành viên trong nhóm này làm việc dưới quyền của các trưởng bộ phận chức năng và sau đó được giao cho các giám đốc dự án. Các chuyên gia thường thích làm việc cùng nhau và nó có thể cải thiện hiệu suất dự án.
Tình huống: Trong dự án ứng dụng nghiên cứu từ khóa, nhóm dự án bao gồm các chuyên gia CNTT, tiếp thị và tài chính khác nhau bởi vì các thành viên trong nhóm này hiểu rõ cơ bản của việc tạo ứng dụng cho người dùng điện thoại. Đội ngũ chuyên gia này có thể sẽ gắn bó với nhau để thực hiện nhiều dự án trong tương lai.
Nhược điểm của cơ cấu tổ chức ma trận
Giống như cấu trúc báo cáo phân cấp, tổ chức ma trận cũng có những nhược điểm. Hầu hết các nhược điểm bắt nguồn từ việc cấu trúc này phức tạp. Mặc dù các thiết kế phức tạp có thể mang lại lợi ích khi chúng hoạt động, nhưng chúng cũng có khả năng gây ra xung đột và khiến mọi thứ trở nên lộn xộn.
Kiểu báo cáo phức tạp
Sự phức tạp của tổ chức ma trận có thể là một bất lợi vì các nhóm có thể gặp khó khăn khi biết phải báo cáo cho ai và khi nào. Mặc dù mục đích của ma trận là mang lại lợi ích cho các nhóm, nhưng nó có thể làm phức tạp các dự án và làm xáo trộn quá trình tổng thể.
Giải pháp: Cách tốt nhất để ngăn chặn lỗi báo cáo là đảm bảo mọi thành viên của ma trận đều hiểu ai phải báo cáo cho ai và làm như thế nào. Sử dụng nền tảng quản lý dự án trực quan tạo điều kiện làm việc giữa các nhóm có thể làm cho cấu trúc ma trận ít phức tạp hơn.
Thời gian phản hồi chậm
Sự phức tạp của ma trận có thể dẫn đến thời gian phản hồi chậm, có thể làm trì hoãn các dự án. Thời gian phản hồi chậm xuất phát từ nhu cầu báo cáo thông tin cho nhiều người. Có nhiều người tham gia là một điều tốt, nhưng nhược điểm là việc chuyển tải thông tin đến nhiều người hơn sẽ mất thời gian.
Giải pháp: Sử dụng hệ thống quản lý dự án sẽ giải quyết được vấn đề thời gian phản hồi chậm với cấu trúc ma trận. Ngăn chặn công việc trùng lặp và tăng khả năng hiển thị giữa các nhóm và ban lãnh đạo.
Hướng dẫn xung đột
Hướng dẫn xung đột xảy ra nếu người quản lý dự án và trưởng bộ phận không ở trên cùng 1 trang. Mặc dù cấu trúc ma trận nhằm khuyến khích làm việc theo nhóm, nhưng nó có thể làm điều ngược lại tùy thuộc vào các tính cách có liên quan.
Giải pháp: Để ngăn chặn hướng dẫn xung đột, hãy thiết lập một hệ thống cho phép các nhà quản lý tương tác trực tiếp với nhau. Các thành viên trong nhóm có thể tránh cảm giác như họ bị kẹt giữa chừng nếu các nhà quản lý phù hợp với các mục tiêu của dự án và ở trên cùng 1 trang.
Ma sát tiềm ẩn
Sự khác biệt chính giữa cấu trúc ma trận và cấu trúc phân cấp là các thành viên trong nhóm báo cáo cho 2 người quản lý theo cấu trúc ma trận. Điều này làm cho tổ chức ma trận trở nên phức tạp hơn và đặt nhiều trách nhiệm hơn cho các thành viên trong nhóm. Có 2 người quản lý có thể cung cấp cho các thành viên trong nhóm nhiều phản hồi và hướng dẫn hơn, nhưng cũng có thể dẫn đến xích mích.
Giải pháp: Để ngăn ngừa xích mích tiềm ẩn, điều cần thiết là trưởng bộ phận và giám đốc dự án phải giao tiếp. Vai trò của nhóm không phải là lựa chọn giữa các nhà quản lý khi xung đột xảy ra. Cho dù trực tiếp hay thông qua các hệ thống ảo, các nhà quản lý có thể ngăn chặn xích mích bằng cách đặt ra các mục tiêu dự án rõ ràng ngay từ ngày đầu tiên và làm việc cùng nhau để tạo ra một sản phẩm thành công.
Ưu tiên tung hứng
Các thành viên trong nhóm có thể khó sắp xếp các ưu tiên trong một cấu trúc ma trận nếu các nhà quản lý không làm việc cùng nhau. Nếu trưởng bộ phận tin rằng nhiệm vụ của họ là quan trọng nhất và người quản lý dự án cũng nghĩ như vậy, nhóm có thể gặp khó khăn khi xác định ưu tiên hướng dẫn của người quản lý nào.
Giải pháp: Khi các thành viên trong nhóm gặp khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ do thông tin sai lệch giữa các nhà quản lý, các nhà quản lý phải thảo luận về các nhiệm vụ của nhóm và xác định việc gì nên làm trước. Hầu hết các vấn đề có khả năng nảy sinh từ cấu trúc ma trận đều có thể được giải quyết với sự cộng tác mạnh mẽ, giao tiếp và rõ ràng giữa các nhóm.
Tìm hiểu thêm: Kiến thức cơ bản về quản lý dự án.