Thay vì sử dụng quá nhiều bài phát biểu “làm việc theo nhóm là then chốt”, hãy tập trung vào các cá nhân trong nhóm của bạn và những lý do phổ biến mà họ đưa ra khi phát sinh trục trặc của dự án.

Dưới đây là 5 cái “tôi” có thể góp phần giải thích tại sao nhóm của bạn không hoàn thành công việc:

1. Ưu tiên Kém

“Tôi không nghĩ đó là một ưu tiên.”

Ưu tiên là một hiểu lầm phổ biến giữa các đội. Điều này có thể xuất phát từ việc thông tin sai lệch ngay khi nhiệm vụ được giao hoặc những giả định không chính xác về tầm quan trọng của nhiệm vụ. Những sai lầm này có thể ảnh hưởng đến quỹ đạo của toàn bộ dự án nếu chúng không được giải quyết ngay lập tức. Ngay cả khi một nhiệm vụ được giao và gắn cờ qua email, có thể khó biết điều gì sẽ xảy ra tiếp theo.

Thay vì khiến bản thân phải điên đầu theo dõi email nào được gửi cho ai và khi nào, hãy xem xét việc thay đổi quy trình làm việc của bạn. Có một số nền tảng quản lý nhiệm vụ cho phép bạn ưu tiên (và sắp xếp lại) danh sách nhiệm vụ để cho nhóm của bạn biết những gì họ cần hoàn thành trước.

Trong suốt vòng đời của dự án, bạn và nhóm của bạn có thể đi vào và xem những nhiệm vụ nào cần được hoàn thành càng sớm càng tốt, đồng thời chỉ định ngày đến hạn và các thành viên trong nhóm có sẵn cho phù hợp. Một số công cụ có các tính năng phụ thuộc, vì vậy bạn có thể hiển thị rõ ràng bất kỳ phụ thuộc nhiệm vụ nào cho nhóm của mình và họ sẽ biết những gì cần phải hoàn thành trước.

2. Vai trò nhóm không xác định

“Tôi không chắc nên hỏi ai.”

Các vai trò được xác định rõ ràng trong một nhóm là cực kỳ quan trọng đối với sự thành công của dự án và sự phát triển của nhóm. Phản hồi này có thể xuất hiện nhiều trong một nhóm mà trách nhiệm không rõ ràng. Các câu hỏi bị bỏ qua, bị lãng quên và đôi khi được trình bày cho sai người – người sau đó đưa ra câu trả lời không chính xác.

Các vai trò không xác định cũng có thể dẫn đến việc các thành viên trong nhóm đảm nhận những nhiệm vụ không phù hợp với chuyên môn của họ. Vấn đề này khiến nhóm và dự án thất bại.

Một trong những vai trò quan trọng nhất cần xác định là trưởng nhóm. Cho dù người đó là bạn, đồng nghiệp hay nhiều người, nhóm của bạn cần biết người mà họ có thể chuyển đến để đặt câu hỏi, cập nhật tiến độ và thay đổi kế hoạch hiện tại. Xác định vai trò này mang lại cho nhóm của bạn một nền tảng và định hướng vững chắc.

3. Các vấn đề về trách nhiệm

“Tôi không biết đó là trách nhiệm của mình.” 

Nhiệm vụ được giao trong các cuộc họp mọi lúc. Thậm chí theo dõi qua email. Tuy nhiên, lý do này vẫn tiếp tục phổ biến khi các nhiệm vụ không được hoàn thành. Có thể không rõ ai là người chịu trách nhiệm chính xác cho nhiệm vụ này ngay từ đầu. Ai đó có thể đã bỏ lỡ một cuộc họp, bỏ qua một email, hoặc đơn giản là quên, và nếu không có một công cụ theo dõi dự án thích hợp, không có cách nào để một trong hai người biết nhiệm vụ đang bị lấp lửng.

Scott Blanchard, đồng sáng lập của Blanchard Certified, cũng nhận thấy rằng các vấn đề về trách nhiệm giải trình bắt nguồn từ vấn đề liên kết với mục tiêu chung của dự án. Nếu bạn không chia sẻ kế hoạch dự án tổng thể, các thành viên trong nhóm của bạn có thể gặp khó khăn khi nhìn thấy mục đích của nhiệm vụ của họ và tầm quan trọng của nó đối với dự án tổng thể – vì vậy họ không tự chịu trách nhiệm về chất lượng công việc.

Các công cụ cho phép bạn phân công rõ ràng các cá nhân cho các nhiệm vụ như một phần của các dự án lớn hơn sẽ giúp loại bỏ các lỗi về trách nhiệm giải trình. Trong hầu hết các công cụ quản lý dự án, một thành viên trong nhóm sẽ được thông báo khi họ được giao nhiệm vụ, vì vậy không có sự nhầm lẫn về những gì cần phải hoàn thành và ai cần phải làm.

Charlie Pearl, Điều phối viên Thương hiệu và Truyền thông Xã hội tại LaFreak cho biết: “Thật sự rất khó trong một công ty như của chúng tôi, nơi chúng tôi đều là những người sáng tạo và chúng tôi được sếp tin tưởng để hoàn thành nhiệm vụ của riêng mình”.

4. Không có khả năng giải quyết xung đột

“Tôi cảm thấy thực sự khó khăn khi làm việc với cô ấy.”

Các thành viên trong nhóm không phải lúc nào cũng là bạn, và đôi khi họ sẽ không như vậy. Nhưng bộ phim truyền hình tại nơi làm việc không phải là một cái cớ tốt để bỏ lỡ thời hạn hoặc thực hiện kém trong một dự án hợp tác. Là một trưởng nhóm, điều quan trọng là phải biết rằng hầu hết các vấn đề gây tổn hại không nhất thiết phải xảy ra khi xung đột phát sinh, mà là khi nó bị bỏ qua.

Theo một nghiên cứu về giải quyết xung đột trong nhóm, 95% lực lượng lao động đấu tranh để lên tiếng khi có vấn đề phát sinh. Điều này cũng có thể dẫn đến các vấn đề lớn hơn, chẳng hạn như lãng phí thời gian để suy ngẫm về vấn đề hoặc làm tổn hại vĩnh viễn các mối quan hệ của nhân viên.

Khi giải quyết xung đột, lời khuyên tốt nhất là bạn nên vỗ về nó từ trong trứng nước. Có thể không dễ dàng để thú nhận một sai lầm hoặc nói chuyện với một thành viên trong nhóm về lỗi của họ, nhưng điều quan trọng là phải khắc phục sự cố ngay lập tức trước khi chúng trở nên tồi tệ hơn. Tránh chỉ tay và đổ lỗi.

Tai nạn xảy ra, vì vậy, điều quan trọng là phải nhắc nhở bản thân và các thành viên trong nhóm của bạn rằng bạn có mục tiêu chung và ý định của bạn là giải quyết xung đột càng sớm càng tốt để mọi người có thể quay trở lại đạt được mục tiêu đó.

5. Thiếu Tầm nhìn

“Tôi thực sự không nhìn ra điểm mấu chốt.”

Một trong những lý do tồi tệ nhất khiến các nhóm không hoàn thành công việc là thiếu tầm nhìn chung. Cái nhìn tiêu cực có thể không chỉ ảnh hưởng đến một người, mà cả nhóm của bạn. Nếu mục tiêu cuối cùng không rõ ràng cho cả nhóm, thì mọi thành viên trong nhóm sẽ nhìn nhận tầm quan trọng, mức độ khẩn cấp và các bước quan trọng của dự án một cách khác nhau.

Điều này có thể dẫn đến sự chia rẽ trong nhóm và có thể lãng phí thời gian khi bạn tìm ra cách hoàn thành nhiệm vụ. Nó cũng có thể làm hỏng năng suất do thiếu động lực hoặc sự nhiệt tình đối với dự án do kết quả trực tiếp của việc không nhìn thấy cùng một tầm nhìn.

Một cách để tránh điều này là viết ra các mục tiêu rõ ràng, hữu hình trước khi bất kỳ công việc nào bắt đầu. Bằng cách này, nhóm có thể bắt đầu trên cùng một trang và các mục tiêu quan trọng có thể được tham chiếu khi phát sinh tranh chấp.

Họ cũng làm cho các thành viên trong nhóm cảm thấy như vai trò của họ là rất quan trọng đối với sự thành công của dự án, bởi vì họ có thể liên kết rõ ràng nhiệm vụ của họ với tầm nhìn. Khi mỗi thành viên trong nhóm đều có mục đích, họ có nhiều khả năng hoàn thành công việc và làm tốt công việc đó.

Tìm hiểu thêm: Cách tạo kế hoạch quản lý dự án.

Bài viết 5 lý do khiến nhóm của bạn không hoàn thành công việc của dự án đã xuất hiện đầu tiên vào ngày Top 10 bí ấn.

Khi lập kế hoạch cho một buổi động não, điều quan trọng là phải xác định rõ chủ đề cần giải quyết. Một chủ đề quá cụ thể có thể hạn chế suy nghĩ, trong khi một chủ đề không được xác định rõ ràng sẽ không tạo ra đủ ý tưởng có thể áp dụng trực tiếp.

Thành phần của nhóm động não cũng rất quan trọng. Nó nên bao gồm những người được liên kết trực tiếp với chủ đề cũng như những người có thể đóng góp những ý tưởng mới lạ và bất ngờ. Nó có thể bao gồm nhân viên từ bên trong hoặc bên ngoài tổ chức.

Theo nghiên cứu từ năm 2018 này, được dẫn đầu bởi David Henningsen tại trường đại học Bắc Illinois, các phiên động não giúp tạo điều kiện cho tư duy trong văn hoá công ty.

Những quy tắc cho buổi Brainstorming

Điều rất quan trọng là bạn đặt những câu hỏi quan trọng trước khi mời người khác tham gia phiên động não. Đảm bảo rằng bạn dành đủ thời gian để suy nghĩ kỹ và đây là một số câu hỏi bạn có thể muốn xem xét: Chúng ta có thực sự cần một buổi động não không? Ai là người quan trọng cho kết quả? Thời gian tốt nhất trong ngày là gì? Liệu chúng ta có yêu cầu các phiên động não lặp đi lặp lại không? Chúng ta có chương trình nghị sự nào?

Để đảm bảo một phiên làm việc hiệu quả và tất cả những gì có mặt đều đóng góp, có một số ‘quy tắc’ động não:

• Khuyến khích các ý tưởng mới lạ và sáng tạo, dù kỳ lạ chúng có thể xuất hiện lần đầu hay không
• Số lượng ý tưởng quan trọng hơn chất lượng, vì vậy trong khi các ý tưởng được chia sẻ với nhóm, chúng không được thảo luận hoặc phản biện chi tiết; cái này được dành cho giai đoạn sau
• Xây dựng dựa trên những ý tưởng do những người khác đưa ra
• Mọi người và mọi ý tưởng đều có giá trị như nhau
• Mỗi ý tưởng được tạo ra thuộc về nhóm chứ không phải của cá nhân nghĩ ra nó

7 bước Brainstorming

1. Tại sao – Hãy rõ ràng về vấn đề
2. Ai – Chuẩn bị ai sẽ tham gia
3. Cái gì – Gửi chương trình làm việc theo cách mà mọi người đều có thể chuẩn bị được
4. Ở đâu – Địa điểm
5. Cách thức – Chọn cách trình bày cho cuộc họp tốt nhất
6. Động lực – Đảm bảo rằng cuộc họp của bạn hấp dẫn
7. Món quà – Đừng bỏ đi trước khi mọi người có cơ hội phát biểu

Phiên động não được dẫn dắt bởi một điều hành viên giới thiệu chủ đề và các ‘quy tắc’ ở trên. Sau đó, nhóm bắt đầu tạo ra và chia sẻ ý tưởng. Những điều này được ghi trên bảng trắng, bảng lật, ghi chú, v.v. Phần này của cuộc họp thường kéo dài không quá 30 hoặc 40 phút. Các ý tưởng sau đó được nhóm phân loại và xếp hạng. Các hành động tiếp theo được đồng ý và cuộc họp kết thúc.

Sau đó, các ý tưởng nên được nắm bắt một cách chính thức hơn và chuyển đến nhóm để xem xét. Bản đồ tư duy điện tử (Mindmaps Online) đặc biệt hữu ích ở đây vì chúng hỗ trợ hình dung về cách các ý tưởng liên kết với nhau. Sau khi được phân loại và lập bản đồ, các ý tưởng sẽ dễ dàng được đánh giá và ưu tiên hành động hơn.

Xem thêm: Báo cáo Internet.

Bài viết Brainstorming là gì? Những bước thực hiện để hiệu quả nhất đã xuất hiện đầu tiên vào ngày Top 10 bí ấn.