Sản phẩm có thể phân phối là một yếu tố đầu ra trong phạm vi của một dự án. Nó là kết quả của công việc tập trung vào mục tiêu được hoàn thành trong quá trình dự án.
Các sản phẩm phân phối trong quản lý dự án có thể là nội bộ hoặc bên ngoài.
- Công việc có thể phân phối nội bộ là công việc được thực hiện trong công ty của bạn – những người bên ngoài tổ chức không nhìn thấy nó.
- Công việc có thể phân phối bên ngoài là công việc được thực hiện cho khách hàng, khách hàng hoặc bên liên quan với mục tiêu tạo ra doanh thu.
Trong cả 2 trường hợp, điều đó thường có nghĩa là sản phẩm có thể giao được dự kiến vào một ngày cụ thể.
Các công việc của dự án thường được liên kết với các mục tiêu, nhưng có sự khác biệt rõ ràng giữa 2 mục tiêu này. Sản phẩm có thể phân phối là một vật phẩm thực tế được tạo ra để thúc đẩy một dự án, trong khi một mục tiêu là một mục tiêu tổng thể.
Vì vậy, nếu bạn muốn hiểu rõ hơn về cơ sở thị trường của mình, đó sẽ là một mục tiêu. Nếu bạn chuẩn bị một báo cáo để đạt được mục tiêu này, đó sẽ là một báo cáo có thể cung cấp được.
Tương tự, không nên nhầm lẫn một sản phẩm có thể phân phối với một cột mốc quan trọng. Một cột mốc quan trọng là một điểm đánh dấu hoặc một điểm cụ thể trong dự án khi bạn đã đạt được một điều gì đó quan trọng. Khi đạt được một mốc quan trọng trong một dự án, bạn chỉ cần chuyển sang giai đoạn tiếp theo.
Tuy nhiên, với một sản phẩm có thể phân phối, bạn phải gửi kết quả cuối cùng cho một cá nhân hoặc một nhóm.
Có thể có một hoặc một số sản phẩm được giao trong một dự án. Khi một sản phẩm có thể phân phối được gửi đi, điều đó có nghĩa là thời hạn hoặc mốc quan trọng đã được đáp ứng. Thông thường, các sản phẩm có thể phân phối của dự án phụ thuộc vào việc có thể hoàn thành một sản phẩm khác được hoàn thành trước.
Điều này thường xảy ra khi quản lý một dự án có nhiều cột mốc, chẳng hạn như sự kiện. Các phân phối được liên kết với nhau này có thể dễ dàng được ánh xạ bằng cách sử dụng biểu đồ Gantt, biểu đồ này tự động cập nhật các yếu tố phụ thuộc khi bạn thực hiện các thay đổi đối với thời hạn của dự án.
Tóm lại, việc phân phối trong quản lý dự án là các hạng mục hành động hữu hình phải được chuyển giao để hoàn thành một dự án.
Ví dụ về các sản phẩm dự án là gì?
Như đã trình bày ở trên, các sản phẩm dự án có thể được phân phối bên trong và bên ngoài. Dưới đây là một ví dụ về từng loại:
- Nội bộ: Bạn sắp rời khỏi vai trò hiện tại và người giám sát nhân sự yêu cầu bạn chuẩn bị tài liệu bàn giao cho người kế nhiệm. Tài liệu này là tài liệu có thể phân phối nội bộ.
- Bên ngoài: Bạn đang làm việc cho một đại lý SEO và bạn tạo kiểm tra trang web cho khách hàng của mình để tối ưu hóa các phương pháp SEO của họ. Kiểm toán này là một bên ngoài có thể phân phối.
Khi nào việc bàn giao dự án được thỏa thuận?
Việc phân phối dự án thường được thỏa thuận trong giai đoạn đầu của quá trình lập kế hoạch, thường nằm trong kế hoạch quản lý dự án. Điều này là do các sản phẩm phân phối được liên kết chặt chẽ với các mục tiêu và cả hai sẽ kết hợp với nhau khi một công ty đặt ra OKR trước khi bắt đầu một dự án.
Theo CIO.com, các sản phẩm giao được xác định không chính xác là một yếu tố rủi ro lớn dẫn đến thất bại của dự án. Đây là lý do tại sao các nhà quản lý dự án cần thiết lập các kết quả phân phối chính xác, có thể đo lường và chất lượng cao khi bắt đầu dự án. Một khi những điều này được thực hiện, con đường dẫn đến thành công của dự án sẽ rõ ràng.
Các phân phối dự án có thể thay đổi trong một dự án không?
Nhiều điều có thể xảy ra trong suốt quá trình của một dự án và kết quả là các sản phẩm phân phối có thể thay đổi một chút. Chìa khóa ở đây là theo dõi bất kỳ rủi ro nào đối với phạm vi leo thang và quản lý bất kỳ thay đổi nào để đảm bảo dự án luôn đi đúng hướng. Điều này có nghĩa là tăng số lượng dự án được giao ban đầu được đề ra trong giai đoạn lập kế hoạch.
Bằng cách biên soạn các báo cáo thường xuyên, người quản lý dự án có thể theo dõi các kết quả phân phối của dự án và chia sẻ các thay đổi với các bên liên quan. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải sử dụng phần mềm quản lý dự án đa năng để mọi thay đổi có thể được thực hiện dễ dàng và thông báo nhanh chóng.
Ai giám sát việc bàn giao dự án?
Mặc dù có thể có một nhóm đầy đủ làm việc cùng nhau để hướng tới một sản phẩm có thể phân phối được, nhưng người quản lý dự án sẽ giám sát việc phân phối dự án. Nhiệm vụ của họ là giám sát tiến độ và đảm bảo rằng tất cả các công việc được giao của dự án, cả lớn và nhỏ, đều được đáp ứng trong thời hạn.
Trách nhiệm chung của người quản lý dự án là giám sát dự án trong suốt các giai đoạn khác nhau của nó và thực hiện một kết quả thành công.
Tìm hiểu thêm: Giai đoạn bắt đầu của quản lý dự án.