Cuộc sống của người quản lý thường bao gồm việc đối mặt với những tình huống khó xử. Bạn có bị ấn tượng bởi những nhà lãnh đạo luôn giữ được phong thái tự tin thông qua những cuộc giao tiếp khó khăn trong kinh doanh không? Giống như những người giao tiếp đó, bạn có thể trở thành người quản lý tốt hơn bằng cách chuẩn bị cho những cuộc giao tiếp khó xử với nhóm dự án, các bên liên quan hoặc nhà tài trợ của bạn.
Cùng tìm hiểu về một số tình huống khó xử và cách xử lý chúng. Đầu tiên, bạn sẽ thấy cách xử lý tình huống mà bạn cần phải che giấu sự bất đồng của mình với một thông điệp mà bạn đang truyền tải. Tình huống thứ hai là tin nhắn bạn đang chuyển đến bị trễ và bạn cần phải xử lý tốt nhất tình huống đó.
Che giấu sự bất đồng của bạn (Kỹ năng đồng cảm)
Làm thế nào nó trở nên khó xử:
Ví dụ, bạn được giao nhiệm vụ là truyền đạt cho nhóm dự án của bạn một vấn đề, và bạn không đồng ý với điều đó. Thông báo có thể liên quan đến những thay đổi về nguồn lực trong dự án của bạn hoặc một cái gì đó tương tự.
Bạn có thể phải thông báo rằng một số nguồn lực nhất định sẽ được chuyển sang một dự án khác có mức độ ưu tiên cao hơn buộc tất cả những người có liên quan phải thực hiện những điều chỉnh không rõ ràng.
Cách giữ Tự tin:
Bất chấp những gì bạn muốn nói, hiếm khi thích hợp để bạn bày tỏ ý kiến của mình trong những vấn đề này. Truyền tải thông điệp một cách ổn định, chuyên nghiệp, thực tế. Ngoài ra, hãy bày tỏ sự đồng cảm khi bạn nghe thấy phản ứng từ khán giả của mình. Bạn có thể thừa nhận sự thất vọng và những cảm xúc khác của họ trong khi vẫn tự tin.
Lưu ý: Kỹ năng đồng cảm này đã trở nên rất đáng mong đợi cũng như rất quan trọng đối với thành công đối với các nhà quản lý dự án.
Khi tin nhắn của bạn đến muộn
Làm thế nào nó trở nên lúng túng: Có một số lý do tại sao bạn có thể truyền tải một thông điệp bị coi là muộn:
- Đó có thể là thông tin mất nhiều thời gian hơn bạn dự đoán cho nhóm của mình.
- Đó có thể là một quyết định mất nhiều thời gian từ lãnh đạo có tác động đáng kể đến các bên liên quan và nhóm dự án của bạn.
Hãy xem xét trường hợp mà bạn cần thông báo 1 quyết định mà trước đó bạn hứa là quyết định sẽ được đưa ra từ hai tuần trước. Vì bất kỳ lý do gì và bạn biết rằng sự chậm trễ sẽ gây khó khăn và thất vọng cho nhà tài trợ và các bên liên quan của bạn.
Cách Giữ Tự Tin Khi Đó Không Phải Lỗi Của Bạn
Thoạt nhìn, có vẻ như bạn có thể đơn giản nói hoặc ngụ ý rằng người khác là người có lỗi. NHƯNG điều đó gây mất lòng tin vào các nhóm khác, ban lãnh đạo hoặc quá trình kinh doanh. Không có lý do chính đáng để bạn đưa ra nhận định ở đây. Hãy tự tin bằng cách nói rằng bạn vừa nhận được tin nhắn và đang chuyển tiếp tin nhắn đó ngay lập tức.
Nếu bạn nghe thấy những lời phàn nàn về sự chậm trễ, hãy thể hiện sự đồng cảm. Và nếu ai đó hỏi tại sao lại có sự chậm trễ như vậy, có lẽ bạn cũng không rõ nên hãy nói như vậy. Tập trung vào thông điệp. Và sự đồng cảm.
Cách Giữ Tự Tin Khi Đó Là Lỗi Của Bạn
Trong trường hợp này, chắc chắn sẽ khó hơn để giữ được sự tự tin. Bạn có thể giải quyết tốt nhất tình huống này nếu bạn xin lỗi và hoàn thành trách nhiệm. Mặc dù đây là một vấn đề ngắn hạn đối với danh tiếng của bạn, nhưng khi bạn sở hữu lỗi, bạn sẽ được tin tưởng hơn trong tương lai.
Ví dụ: nếu nhận thấy sự chậm trễ chỉ vì dự báo lạc quan của bạn về việc mất bao lâu để đi đến quyết định, thì “lần sau bạn sẽ biết rõ hơn vì bạn biết điều đó quan trọng đối với đối tác của mình”. Nếu bạn nghe thấy những lời phàn nàn, hãy thể hiện sự đồng cảm. Tiếp theo, chuyển cuộc trò chuyện sang tin nhắn thực tế.
Trong trường hợp quyết định kinh doanh bị chậm trễ, cho dù sự chậm trễ đó có phải do lỗi của bạn hay không, thông điệp sẽ buộc khán giả của bạn phải điều chỉnh, điều này có thể sẽ dẫn đến làn sóng phàn nàn hoặc thất vọng thứ hai. Xu hướng của bạn có thể là kiên quyết phản hồi các khiếu nại bằng các phán đoán và lập kế hoạch hành động để duy trì sự kiểm soát, nhưng điều này có thể khiến bạn đi vào con đường rắc rối.
Vì thế, bạn phải tránh việc đưa ra một lời hứa hẹn hoặc một kế hoạch tiếp theo…
Thay vào đó, hãy nhận ra rằng phiên giao tiếp này có thể không được thiết kế để giải quyết tất cả các vấn đề và để xác định tất cả các phân nhánh của quyết định. Bạn có thể trì hoãn đến các buổi làm việc thực tế sau đó để mọi người tìm ra những việc cần làm.
Vì vậy, điểm mấu chốt ở đây là luôn tự tin bằng cách chuẩn bị trước cho những cuộc giao tiếp khó xử:
- Tránh tình nguyện đánh giá xem bạn có đồng ý với các thông điệp hoặc quyết định của lãnh đạo hay không
- Thể hiện sự đồng cảm khi đối tượng mục tiêu của bạn phản hồi và tiếp tục thể hiện điều đó
- Tập trung vào thông điệp và ý nghĩa của nó, nhưng trì hoãn việc lập kế hoạch điều chỉnh dự án cụ thể cho đến khi những cái đầu lạnh hơn chiếm ưu thế
Bạn cũng có thể sử dụng những điểm này làm hướng dẫn trong các ví dụ khác về giao tiếp khó xử.
