Khi bạn đã xác định được những rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án của mình, bước tiếp theo là quản lý chúng. Điều đầu tiên bạn nên làm là xác định khả năng chấp nhận rủi ro của dự án. Nếu bạn đang xem xét cách quản lý rủi ro trong một dự án, hãy bắt đầu với các bước sau:
Bước 1: Xác định “mức độ chấp nhận rủi ro” của bạn
Bạn có thể chịu bao nhiêu rủi ro trước khi cân nhắc từ bỏ dự án? Đây là một cuộc trò chuyện cần thiết với các bên liên quan của bạn.
Bước 2: Quyết định những rủi ro nào cần quản lý
Khi bạn đã xác định được mức độ chấp nhận rủi ro của dự án, bạn có thể bắt đầu xác định những rủi ro nào đáng để bạn dành thời gian và sự chú ý.
Ngay cả khi rủi ro có khả năng xảy ra cao, nếu tác động của nó là nhỏ – giả sử nó sẽ thêm 200 đô la vào chi phí dự án của bạn và ngân sách của bạn là 10 triệu đô la – bạn có thể chọn bỏ qua nếu việc chống lại rủi ro không phải là cách sử dụng tốt thời gian và nguồn lực của bạn.
Bước 3: Xác định các yếu tố kích hoạt rủi ro dự án
Những dấu hiệu nào có thể cho thấy một rủi ro cụ thể sắp xảy ra? Xác định các yếu tố có thể đóng vai trò như chất xúc tác trong việc mang lại rủi ro cho cuộc sống của bạn.
Bước 4: Tạo kế hoạch hành động
Nếu rủi ro xảy ra, cách ứng phó hiệu quả nhất là gì? Nhóm của bạn sẽ làm gì và ai chịu trách nhiệm về việc gì? Đảm bảo rằng bạn đã suy nghĩ kỹ từng phần và mọi người trong nhóm của bạn biết kế hoạch. Bạn có thể tự hỏi làm thế nào để giảm thiểu rủi ro trong quản lý dự án. Suy nghĩ về những gì có thể làm để giảm xác suất rủi ro xảy ra, hoặc giảm thiểu tác động tiêu cực của nó.
Ví dụ, bạn có thể cung cấp nước rửa tay trong mùa cúm không? Hoặc chia sẻ các nhiệm vụ quan trọng trong nhóm để có thể đạt được tiến bộ ngay cả khi một số thành viên bị ốm trong vài ngày? Bạn sẽ không bao giờ có thể loại bỏ hoàn toàn những điều không chắc chắn, nhưng có một kế hoạch phù hợp có thể ngăn những vấn đề nhỏ không phát triển thành thảm họa toàn diện.
Lưu ý rằng quản lý rủi ro không phải là việc bạn làm một lần – đó là một quá trình liên tục mà bạn nên thực hiện trong suốt dự án của mình.
Tìm hiểu thêm: Giai đoạn bắt đầu trong quản lý dự án.