Sự thành công hay thất bại của một dự án được đánh giá bằng việc nó tuân thủ các nguyên tắc được thiết lập khi nó bắt đầu. Điều này vừa điển hình vừa hợp lý, nhưng chỉ khi những hướng dẫn đó được xây dựng tốt và có thể đạt được.
Thông thường, một nhà điều hành tuyên bố một dự án thất bại dựa trên việc không vận hành trong phạm vi ngân sách được phân bổ, không hoàn thành đúng thời hạn hoặc không tạo ra sản phẩm có chất lượng đủ cao. Nhưng một nhận định như vậy có thể phức tạp.
Một dự án trong phạm vi ngân sách của nó nhưng không đáp ứng được tất cả các nhu cầu luôn thay đổi của các bên liên quan có thể bị coi là thất bại, trong khi một dự án đầy tham vọng có thể vượt quá ngân sách nhưng vẫn được coi là thành công vì ít nhất nó đã được hoàn thành đúng cách.
Những định nghĩa chủ quan về thất bại cho thấy rằng việc đo lường sự thành công của một dự án không phải lúc nào cũng nằm ở việc phân phối, mà là về nhận thức.
Nếu các hướng dẫn của dự án có thể được xác định rõ hơn trước khi bắt đầu, nó có khả năng đạt được thành công cao hơn.
Dữ liệu có thể cải thiện những kỳ vọng này. Dữ liệu về các dự án trong quá khứ có thể giúp bạn đặt ra các mục tiêu phù hợp, có thể đạt được và thông báo cho bạn biết mức độ thực sự nên dự kiến.
1. Ngày bắt đầu / kết thúc dự kiến so với thực tế cho các dự án tương tự
Điểm dữ liệu này yêu cầu bạn đã thực hiện các dự án thuộc loại này trước đây. Chỉ cần thu thập ngày bắt đầu thực tế và ngày kết thúc thực tế của các dự án trước đó (không phải ngày “dự kiến”) sẽ cung cấp cho bạn ước tính thời gian hoàn thành trung bình, cũng như khả năng cao và thấp.
Để có dự đoán chính xác hơn, hãy tìm số ngày làm việc giữa 2 ngày đó, tính cho ngày nghỉ, ngày đào tạo của công ty, ngày nghỉ PTO của nhân viên và ngày ốm đột xuất. Sau đó, tìm số lượng vấn đề phải đối mặt, mất bao lâu để giải quyết chúng, số lần điều chỉnh kế hoạch ban đầu và thời gian bị mất do điều chỉnh kế hoạch.
Phần lớn dữ liệu này có thể không được đưa vào báo cáo chính thức, vì vậy nó có thể yêu cầu tìm hiểu kỹ email, hồ sơ trong công cụ quản lý dự án, biên bản cuộc họp hoặc đặt câu hỏi với những người có liên quan.
Sử dụng dữ liệu này để so sánh với các kỳ nghỉ, đào tạo của công ty, ngày PTO, v.v. được lên kế hoạch diễn ra trong khoảng thời gian của dự án sắp tới của bạn. Đưa vào những thất bại bất ngờ trung bình đã xảy ra trong mỗi dự án trước đó. Ước tính này, dựa trên những kinh nghiệm trước đây, có khả năng chính xác cao hơn so với bản năng ruột hoặc thậm chí thời gian trung bình của dự án.
Nó cũng có thể thuyết phục hơn khi cố gắng giải thích tại sao một dự án sẽ mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành so với mong muốn của các nhà điều hành.
2. Dữ liệu năng suất của nhóm dự án
Điểm dữ liệu này không yêu cầu các dự án trước đó thuộc loại của nó, nhưng nó yêu cầu bạn phải có một số loại dữ liệu về năng suất của từng nhân viên cho các nhiệm vụ tương tự với những nhiệm vụ được yêu cầu bởi dự án hiện tại.
Điều này đòi hỏi nhân viên của bạn có một mức độ sẵn sàng nhất định để cho phép giám sát – hoặc tham gia giám sát – trong thời gian họ mất bao lâu để hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định. Lý tưởng nhất, điều này sẽ không chỉ là một câu nói chung chung, “Tôi mất 2 giờ để làm việc này.” Thay vào đó, nó cần phải là những quan sát nhất quán, không xâm phạm đến tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ (chẳng hạn như ghi nhận mỗi khi một hạng mục được hoàn thành).
Cho dù nó được đo bằng số từ mỗi phút, dòng mã mỗi giờ hoặc mỗi ngày, dữ liệu này có thể được sử dụng để tạo ước tính năng suất trung bình, cũng như mức năng suất tối thiểu và tối đa.
Khi bạn đã xác định được tốc độ sản xuất thực tế, bạn có thể sử dụng thông tin đó để tính toán tiến độ của nhóm theo cách thủ công hoặc với sự trợ giúp của phần mềm quản lý dự án. Nhiều ứng dụng PM cho phép bạn giao nhiệm vụ cho một nhóm công nhân.
Với dữ liệu năng suất của từng thành viên trong nhóm đã được nhập, phần mềm sẽ cung cấp cho bạn thời gian hoàn thành ước tính cho toàn bộ dự án. Điều này cho phép bạn ước tính thời gian hoàn thành nhiệm vụ của nhóm dựa trên năng suất tích lũy của từng nhân viên, với dữ liệu để sao lưu.
Một điều cần cảnh giác là nhiều nhân viên không thoải mái với việc giám sát đặc biệt chi tiết tiến độ nhiệm vụ của họ. Đảm bảo với họ rằng việc giám sát hoàn toàn nhằm mục đích đặt ra các mục tiêu hợp lý cho các dự án trong tương lai, do đó sẽ dẫn đến tỷ lệ thành công cao hơn và ít bị hủy dự án hơn.
3. Dữ liệu tiêu thụ tài nguyên và vật liệu
Mức tiêu thụ vật chất là một số dữ liệu dễ dàng nhất để tìm ra giá trị chính xác và có thể giúp bạn tiết kiệm một khoản tiền lớn. Phân tích mối quan hệ giữa số lượng vật liệu được dự đoán, yêu cầu, sử dụng và còn lại từ các dự án trước đó sẽ giúp bạn tính toán tốt hơn số lượng cần thiết cho dự án sắp tới của mình.
Tương tự, dữ liệu đảm bảo chất lượng về tần suất sản phẩm bị lỗi sẽ giúp bạn dự đoán chi phí và sự chậm trễ trong việc bù đắp các sản phẩm không hoàn hảo.
Ngoài các tài liệu đơn thuần, toàn bộ ngân sách của các dự án trước đó có thể được chia nhỏ và phân tích để tìm ra lĩnh vực nào thường xuyên chi vượt mức, và do đó, lĩnh vực nào cần được lập kế hoạch tốt hơn. Cho dù đó là một nguồn lực, lao động hoặc công cụ cụ thể, nó có khả năng vượt quá ngân sách một lần nữa, trừ khi những thay đổi thực sự được thực hiện.
Tất cả việc thu thập dữ liệu này hoàn toàn nhằm mục đích cải thiện các kỳ vọng của dự án của bạn trước đó. Đó là sự khác biệt giữa việc chỉ đơn giản là hình dung một cây cầu hoặc một phần mềm đã hoàn thành trong ba tháng và thực sự tính toán thời gian cần thiết để mỗi đội thực hiện nhiệm vụ của họ dựa trên những con số từ các màn trình diễn trước đó của họ.
Bạn sẽ sử dụng phương pháp nào để xác định thành công hay thất bại cuối cùng của một dự án?
Tìm hiểu thêm: Các giai đoạn vòng đời của quản lý dự án.